Ogni anno accademico, le istituzioni scolastiche accolgono centinaia di nuovi candidati. Di conseguenza, il processo di ammissione può essere piuttosto complesso e pieno di requisiti e scadenze. I processi di ammissione tradizionali richiedono molti documenti e molteplici interazioni con gli studenti, via telefono o e-mail, per aggiornarli sull’avanzamento della loro domanda.
Di conseguenza, l’ammissione finisce per essere un processo piuttosto stressante e dispendioso in termini di tempo per tutti i soggetti coinvolti: studenti, personale amministrativo e accademici. Ma con tutti gli strumenti digitali disponibili, deve esserci un modo più efficiente per gestire i processi di ammissione, giusto?
La risposta è sì! I moderni sistemi di gestione delle ammissioni possono rendere il processo di ammissione privo di difficoltà, riducendo la complessità e lo stress legati ai processi tradizionali. Passando al digitale, potete creare un flusso di lavoro efficiente, ridurre le inefficienze operative e aumentare la brand equity della vostra istituzione accademica.
Che cos’è esattamente il concetto di gestione digitale delle ammissioni?
La funzione di gestione digitale delle ammissioni fa solitamente parte della più ampia infrastruttura informatica dei sistemi di gestione delle informazioni sugli studenti. Questi sistemi sono progettati per consentire le operazioni scolastiche quotidiane, sia accademiche che finanziarie. L’implementazione di un Sistema Informativo Studenti nella vostra istituzione accademica vi permette di gestire i processi con precisione.
In particolare, aiuta le istituzioni a gestire il processo di ammissione end-to-end. Dall’informazione agli studenti sui requisiti per l’accettazione di una materia o di un programma alla presentazione dei moduli, alla gestione dei documenti e alla valutazione finale dei candidati.
Ciò che rende il processo di gestione digitale delle ammissioni così efficiente è che consente unacomunicazione senza soluzione di continuità tra tutti i tipi di stakeholder (studenti, educatori, genitori, personale amministrativo). In questo modo, tutti sono informati sullo stato di avanzamento di ciascuna domanda.
Vantaggi per tutti i soggetti coinvolti nel processo
Dal punto di vista del candidato, un processo di ammissione digitale lo aiuta a conoscere con precisione i requisiti di ammissione. Inoltre, consente al richiedente di seguire facilmente l’avanzamento della domanda durante l’intero processo.
Nel complesso, il sistema offre ai candidati un’esperienza di ammissione più agevole, eliminando inutili code agli uffici di accoglienza e comunicazioni confuse con il personale amministrativo.
Si dice che non si ha mai una seconda occasione per fare una buona prima impressione e lo stesso vale per il processo di ammissione. Un’ammissione senza problemi sarà la migliore presentazione del vostro istituto ai candidati selezionati. Questo avrà un effetto positivo sull’impegno dello studente nei confronti dell’istituzione per tutta la sua vita accademica.
Anche dal punto di vista dell’istituto scolastico, la digitalizzazione del processo di ammissione offre molti vantaggi. Una minore interazione fisica con i richiedenti nelle fasi iniziali ridurrà i costi generali e la frustrazione.
Nelle fasi successive del processo, un processo di ammissione digitale aiuta a valutare i candidati più rapidamente. I funzionari addetti all’ammissione hanno una visione completa del profilo accademico di un candidato grazie alla presenza di tutte le informazioni e i documenti in un database centrale.
Infine, è più facile per il dipartimento finanziario seguire i candidati selezionati. Possono avere informazioni precise sulle tasse universitarie applicate a ciascun candidato in base al corso selezionato. Inoltre, possono calcolare eventuali aiuti finanziari o sconti applicati alla tariffa finale.
Quindi, se siete convinti che il processo di ammissione della vostra istituzione accademica debba diventare digitale, ecco 4 consigli per iniziare subito:
Suggerimento 1: Creare un portale di ammissione facile da usare
Il portale di ammissione è il “front-office digitale” della vostra istituzione scolastica. Il portale consente ai candidati di autoregistrarsi e di accedere a un ambiente web personalizzato. Lì possono gestire e seguire lo stato della loro domanda. Gli strumenti di gestione intelligente delle informazioni sugli studenti, come Classter, offrono diverse funzionalità, collegate ai portali di ammissione, per migliorare l’esperienza di ammissione.
Funzionalità come i calendari personali e i sistemi di messaggistica one-to-one consentono una comunicazione tempestiva e accurata tra l’istituto e i candidati. Questo garantisce che ogni candidato sia informato sui documenti richiesti, sulle date degli esami o dei colloqui e sulle scadenze delle domande. In tempo e con precisione.
Suggerimento 2: integrare i dati di più campus in un’unica infrastruttura IT centrale.
Le istituzioni accademiche affermate hanno di solito campus geograficamente dispersi, in paesi o continenti diversi.
Per garantire gli stessi standard a tutti i candidati nei vari campus, è fondamentale disporre di un processo di ammissione basato sul cloud. In questo modo, il personale di diverse sedi potrà accedere ai dati del richiedente da remoto.
Questo può valere anche per le istituzioni educative che offrono programmi di studio online. Nel nostro mondo globalizzato, l’apprendimento può avvenire ovunque e in qualsiasi momento. Lo stesso vale per l’ammissione. Per i professionisti dell’informatica educativa è fondamentale sviluppare processi basati sul web che consentano agli educatori, al personale di front-office e di back-office di monitorare l’avanzamento di ogni applicazione da qualsiasi parte del mondo.
Suggerimento 3: Non usare la carta – gestire i documenti online
Probabilmente il problema più grande dei processi di ammissione non digitali è la gestione dei documenti necessari sia per i candidati che per le attività amministrative.
In genere, il processo di candidatura si conclude con la presentazione di diversi documenti personali e certificazioni accademiche. In un processo tradizionale, questo avviene per posta, con conseguente stress, frustrazione per i richiedenti e ritardi, poiché i documenti devono essere consegnati all’istituzione.
Si può facilmente passare all’assenza di carta utilizzando il modulo di ammissione di un sistema di gestione delle informazioni sugli studenti come Classter. Questo permette ai richiedenti di caricare e presentare facilmente copie digitali dei documenti richiesti. In questo modo, è possibile ridurre in modo significativo l’intero ciclo di ammissione, poiché si elimina il lungo compito di inviare i documenti per posta tradizionale. Inoltre, è possibile fornire un feedback immediato ai candidati in caso di documenti mancanti o di possibili errori.
Infine, un processo di gestione digitale dei documenti riduce l’impatto ambientale dell’istituto scolastico.
Suggerimento 4: Gestire gli accordi finanziari end-to-end
Questo consiglio si concentra su quella che probabilmente è l’ultima fase della maggior parte del processo di ammissione: gli accordi finanziari. Di solito, questa funzione è gestita dal back-office o dal reparto contabilità in modo isolato dal resto del processo di ammissione.
Si tratta di una questione spinosa, in quanto può creare confusione nei candidati selezionati circa l’importo effettivo delle tasse universitarie o i termini e le condizioni di pagamento.
D’altro canto, il team di back-office potrebbe non disporre di informazioni importanti su eventuali sconti applicati alle tasse universitarie di un candidato in base al suo background personale, alla sua minoranza/etnia o al suo status finanziario.
È importante tenere presente questo gap informativo quando si digitalizza il processo di ammissione tradizionale. È possibile colmare questo divario utilizzando una soluzione end-to-end che tenga traccia di tutte le informazioni relative a tasse scolastiche, sconti e accordi finanziari.
Le ammissioni nell’era digitale
Il settore dell’istruzione sta subendo un cambiamento fondamentale. È guidata dagli enormi cambiamenti che la tecnologia digitale ha provocato nelle nostre società negli ultimi decenni.
Le istituzioni scolastiche che non coglieranno quest’onda si troveranno ad affrontare seri problemi quando cercheranno di attirare i migliori candidati per i loro programmi. Inoltre, continueranno ad avere processi inefficienti che hanno un impatto negativo sulla produttività e sull’efficienza delle operazioni amministrative.
Utilizzando un sistema informativo per la gestione degli studenti ricco di funzionalità, come Classter, gli istituti scolastici di ogni tipo e dimensione possono avere accesso immediato a strumenti digitali di ammissione all’avanguardia, senza dover investire pesantemente in grandi infrastrutture IT.
Questo rende il processo di ammissione digitale più accessibile a tutte le istituzioni, aiutandole a tenere il passo con tutte le trasformazioni in atto nel settore.
Domande frequenti
I sistemi digitali di gestione delle ammissioni facilitano la comunicazione tra studenti, educatori, genitori e personale amministrativo. Grazie a funzioni come portali personalizzati, sistemi di messaggistica e aggiornamenti in tempo reale, le parti interessate possono rimanere informate e impegnate durante l’intero processo di ammissione.
I sistemi di gestione delle ammissioni basati sul cloud offrono vantaggi quali l’accessibilità remota, la sicurezza dei dati, la scalabilità e l’economicità. Consentono al personale di sedi diverse di accedere ai dati dei candidati, di collaborare efficacemente e di garantire la coerenza tra i campus.
Classter dà priorità alla sicurezza dei dati e alla conformità alle normative come il GDPR nella gestione delle ammissioni. Utilizza solide misure di crittografia, controlli di accesso e protocolli di protezione dei dati per salvaguardare le informazioni dei richiedenti e mantenere la conformità normativa.
