Gestire manualmente l’intero processo di ammissione può causare intensi grattacapi, ma come forse sapete, le ammissioni sono l’ancora di salvezza di qualsiasi istituto scolastico. Oggi molti istituti scolastici stanno abbandonando il metodo tradizionale di elaborazione dei dati e lo stanno sostituendo con un software di ammissione online. La tecnologia si è infiltrata in ogni aspetto dell’industria educativa e le ammissioni non fanno eccezione. Il processo di ammissione non è più così semplice come un tempo, ma è diventato una procedura molto complicata, che comporta diversi compiti, la gestione di un numero considerevole di dati e una notevole quantità di tempo e impegno umano. Tuttavia, il segreto di un’iscrizione regolare ed efficace all’inizio di ogni anno accademico risiede nelle caratteristiche che tutti i sistemi di ammissione dovrebbero fornire. In questo post, esamineremo 12 caratteristiche che rendono il processo di ammissione più semplice dall’inizio alla fine.
L’importanza del software di ammissione
Per cominciare, le soluzioni software per l’ammissione riducono in modo significativo l’uso della carta e l’ampia organizzazione richiesta dagli amministratori. Colma le lacune che sarebbero state lasciate dai metodi manuali tradizionali. Le piattaforme di ammissione sono sistemi affidabili in termini di sicurezza, accuratezza, archiviazione e pagamenti, e assistono sia gli amministratori che gli studenti.
Le ammissioni online offrono un flusso sistematico e un processo semplificato, mentre offrono a ogni studente un approccio unico e personalizzato che si concentra sulle sue preferenze. Semplifica la vita dei responsabili delle ammissioni tracciando i progressi di ogni potenziale studente, automatizzando le procedure di base e generando utili informazioni sull’ammissione accessibili in qualsiasi momento.
D’altra parte, le istituzioni colgono ogni opportunità per attirare gli studenti per una prima visita al loro campus. Tuttavia, con l’avvento della tecnologia, i candidati possono utilizzare internet per cercare le istituzioni che soddisfano le loro esigenze. In questi casi, il software di ammissione alle scuole è uno dei modi più efficaci per attirare potenziali studenti da tutto il mondo.
1. Lezioni Calcolo e riscossione delle tasse
Come è noto, l’ultimo passo per completare il modulo di iscrizione è il calcolo e il pagamento delle tasse scolastiche. In passato, il candidato studente doveva recarsi di persona presso l’ufficio ammissioni per completare le azioni sopra descritte. Tuttavia, durante la procedura di registrazione attraverso la piattaforma di ammissione online, lo studente può scegliere facilmente il programma educativo di sua scelta e i servizi aggiuntivi come il trasporto, la biblioteca, ecc. Poiché il sistema è preconfigurato, i prezzi di ogni corso e servizio vengono aggiornati e possono essere calcolati automaticamente prima di mostrare il costo finale allo studente.
2. Flussi di lavoro automatizzati via e-mail
I processi di ammissione presso gli istituti scolastici sono ideali per l’adozione di flussi di lavoro automatizzati, in quanto possono indirizzare i potenziali studenti verso la destinazione finale prevista, ovvero la domanda di iscrizione al vostro istituto. Una volta che i potenziali clienti mostrano interesse, inizieranno a ricevere e-mail pertinenti, offrendo loro l’opportunità di conoscere meglio la vostra istituzione e di creare lentamente un legame. I flussi di lavoro aiutano anche l’amministrazione della scuola, fornendo tutte le informazioni su come i candidati stanno rispondendo o, nel caso in cui abbiano fatto domanda, in quale fase si trovano le loro domande, se sono valide o meno e quali sono in sospeso, con una conseguente significativa riduzione dei tempi e della complessità.
3. Personalizzazione
Spesso si utilizza una terminologia diversa tra le istituzioni educative, a seconda, ad esempio, del livello, della cultura, ecc. Questo è il motivo principale per cui la personalizzazione dovrebbe essere disponibile con un software di ammissione integrato. Ciò significa che gli amministratori saranno in grado di modificare completamente i moduli di registrazione per garantire che ai richiedenti vengano richieste solo le informazioni pertinenti.
4. Interfaccia user-friendly e mobile-friendly
I giovani di oggi sono nativi digitali e conoscono perfettamente la tecnologia. La verità è che trascorrono molto tempo sui loro telefoni cellulari, alla ricerca di informazioni o semplicemente navigando in Internet. Per questo motivo è estremamente importante fornire ai candidati un sito web facilmente navigabile, facile da usare e in grado di rispondere alle esigenze dei dispositivi mobili. Un software di ammissione offre ai candidati un percorso completamente guidato attraverso il processo che devono seguire per completare la loro domanda facilmente dal loro dispositivo mobile. Inoltre, durante la navigazione dell’applicazione, è possibile trovare qualsiasi informazione relativa alla registrazione o risolvere domande direttamente.
5. Portale di ammissione
Uno dei maggiori vantaggi offerti dai software di ammissione è rappresentato dai portali personalizzati per gli studenti candidati. I candidati possono accedere al portale di ammissione utilizzando i loro dati; in questo modo viene creato automaticamente un account e possono continuare il processo di registrazione. I portali sono vantaggiosi sia per gli studenti che per i responsabili delle ammissioni. In primo luogo, gli studenti possono accedere al proprio profilo e ottenere un aggiornamento dello stato di avanzamento della domanda in qualsiasi momento, oltre a caricare qualsiasi tipo di file o documento necessario. In secondo luogo, gli amministratori possono facilmente monitorare e gestire lo stato di avanzamento e la fase di ogni applicazione, con approfondimenti statistici, il tutto da un’unica dashboard.
6. Messaggistica in-app
Le piattaforme di ammissione spesso includono una funzione di messaggistica in-app che consente ai candidati di impegnarsi ancora di più con l’istituto utilizzando messaggi contestuali e tempestivi attraverso l’app. Il documento ha lo scopo di assistere e guidare il candidato nelle varie fasi del processo di ammissione. I messaggi in-app forniscono agli studenti istruzioni più dettagliate su come completare la procedura, consentendo loro di esprimere le proprie richieste. Gli studenti possono essere avvisati istantaneamente di aggiornamenti e annunci, e persino condividere importanti feedback sulla loro esperienza di ammissione.
7. Esami di ammissione
La maggior parte delle organizzazioni educative mira a implementare un sistema di esami sofisticato, che potrebbe essere facilmente gestito con un software di ammissione. I candidati che hanno presentato la domanda e che hanno soddisfatto i criteri di ammissione possono passare alla fase successiva e finale di accettazione, ovvero l’esame di ammissione. Gli istituti possono adottare un sistema di esami di livello avanzato che consenta ai responsabili delle ammissioni di scegliere prontamente gli studenti in base a specifiche qualifiche accademiche.
8. Applicazioni multiple
È probabile che una percentuale di potenziali studenti sia interessata a più di un programma educativo. Un software di ammissione soddisfa questi desideri in modo semplice e senza sforzo. Il processo di registrazione rimane lo stesso, ma quando il candidato raggiunge il punto di selezione, deve selezionare il programma educativo aggiuntivo di sua scelta, semplicemente con un clic. Inoltre, attraverso il loro portale personalizzato, possono comodamente stabilire la priorità dei programmi in base alle loro preferenze e, anche se le domande possono essere molte, ogni domanda di partecipazione a un programma mantiene le proprie specifiche, come quelle finanziarie, e il consenso richiesto.
9. Gestione delle assunzioni
A seconda della struttura dell’istituto, un software di ammissione può supportare più ingressi. Inoltre, piuttosto che ricreare un’iscrizione chiusa, potete sempre riaprirla per ogni anno accademico, mentre la piattaforma conserva i dati storici del numero di domande degli anni passati.
10. Notifiche
Nessuno studente candidato viene lasciato senza informazioni sullo stato della propria domanda e, allo stesso tempo, i responsabili dell’ammissione non devono dedicare tempo supplementare alle domande ancora in sospeso. La piattaforma notifica automaticamente ai richiedenti eventuali problemi con le loro domande, i file mancanti o le scadenze.
11. Disposizione dei colloqui
Una volta terminato il periodo di candidatura, inizia la fase di valutazione. Oltre ad assistervi nell’attenta valutazione di ogni domanda, le piattaforme di gestione delle ammissioni vi permettono anche di programmare un colloquio con ogni potenziale studente. I candidati prescelti non devono recarsi presso l’istituto, poiché il colloquio può essere svolto online attraverso la piattaforma utilizzando l’integrazione appropriata (ad esempio, MS Teams, Zoom). Tutte le informazioni vengono inviate direttamente al candidato tramite e-mail personalizzate, SMS o altri mezzi preferiti.
12. Documentazione finanziaria
Creare un rendiconto finanziario per tutte le registrazioni può essere un compito lungo e impegnativo. Richiede agli istituti di contabilizzare i pagamenti in ritardo, i prelievi netti, il totale delle commissioni riscosse, le fatture e altro ancora. Quando il numero di studenti è elevato in una piccola istituzione, il calcolo diventa estremamente difficile e lascia spazio a errori. Un software di ammissione semplifica l’intero processo creando automaticamente una dichiarazione che include tutte le informazioni necessarie.
Avvolte
La faticosa stagione delle ammissioni appartiene al passato, perché le ammissioni online saranno la nuova norma per le istituzioni scolastiche. Attirare i potenziali clienti in tempo non è più una barriera attiva con l’evoluzione digitale del settore dell’istruzione. Il software di ammissione è uno strumento essenziale e prezioso che semplifica il processo di amministrazione scolastica end-to-end e aiuta gli amministratori a risparmiare tempo e denaro. Abbiamo evidenziato le principali caratteristiche che dovreste considerare prima di scegliere quella più adatta a voi.
Domande frequenti
Sì, il software di ammissione può automatizzare i flussi di posta elettronica, inviando informazioni pertinenti ai potenziali studenti in ogni fase del processo di ammissione. Questo fa risparmiare tempo agli amministratori e tiene informati i candidati.
La messaggistica in-app consente ai candidati di interagire con l’istituzione, ricevere istruzioni e rimanere informati su aggiornamenti e annunci, facilitando la comunicazione durante l’intero processo di ammissione.
Il software di ammissione online si rivolge ai candidati interessati a più di un programma educativo, consentendo loro di presentare facilmente la domanda di ammissione e di stabilire le priorità attraverso portali personalizzati.
