Sistemi informativi per studenti basati sul cloud per le scuole K12

Al giorno d’oggi, tutto è nel “cloud”. Salviamo le nostre foto, trasmettiamo in streaming i nostri programmi preferiti e gestiamo persino le nostre finanze online. Ma sapevi che il cloud sta trasformando anche il modo in cui le scuole gestiscono le informazioni degli studenti?

L’archiviazione in cloud si riferisce all’uso di server basati su internet per archiviare, gestire ed elaborare i dati, invece di affidarsi a server locali o a personal computer. Questo cambiamento ha reso l’accesso ai dati più veloce, più sicuro e più conveniente che mai. Ora abbiamo anche sistemi informativi per studenti (SIS) basati sul cloud. Questa soluzione moderna sta cambiando il modo in cui le scuole K12 gestiscono tutto, dalle presenze ai voti, dalla programmazione alla comunicazione con i genitori.

Allora, perché i SIS basati sul cloud stanno diventando così popolari nelle scuole K12? E come puoi garantire una transizione senza problemi a questa tecnologia innovativa?

Scopriamolo.

SIS basato su cloud e SIS on-premise

Innanzitutto, cerchiamo di capire qual è la differenza tra un SIS on-premise e uno basato sul cloud.

SIS On-Premises:

I SIS on-premises sono sistemi che le scuole installano e gestiscono su server locali all’interno delle proprie strutture. Questi sistemi richiedono ingenti investimenti in hardware e software e un team IT dedicato alla loro gestione e manutenzione.

SIS basato sul cloud:

Il SIS basato sul cloud, invece, opera su server remoti gestiti da un fornitore terzo. Le scuole accedono a questi sistemi tramite Internet, eliminando la necessità di hardware costoso e di un’ampia assistenza informatica.

Confronto tra i requisiti dell’infrastruttura:

SIS On-Premises:

• Server fisici ospitati in loco
• Requisiti significativi di spazio, energia e raffreddamento
• Team IT dedicato per la manutenzione e gli aggiornamenti

SIS basato sul cloud:

• Non sono necessari server in loco
• Richiede un accesso affidabile a Internet
• La manutenzione e gli aggiornamenti sono gestiti dal fornitore

Differenze di costo

I sistemi on-premise comportano alti costi iniziali per l’hardware, il software e l’installazione, oltre a spese continue per la manutenzione, gli aggiornamenti e l’assistenza informatica. I sistemi basati sul cloud hanno generalmente costi iniziali più bassi e le spese correnti sono incluse in un canone di abbonamento.

Manutenzione e aggiornamenti: Chi è responsabile?

Nel caso di un SIS on-premise, il team IT della scuola è responsabile di tutti gli interventi di manutenzione e aggiornamento, il che può essere dispendioso in termini di tempo e denaro. I fornitori di SIS basati sul cloud gestiscono tutti gli aggiornamenti e la manutenzione, assicurando che il sistema sia sempre aggiornato ed efficiente.

Problemi di sicurezza e privacy dei dati

Entrambi i sistemi richiedono solide misure di sicurezza. Il SIS on-premises si affida al team IT della scuola per implementare e gestire i protocolli di sicurezza. Il SIS basato sul cloud dipende dalle misure di sicurezza avanzate del provider, tra cui la crittografia dei dati e le verifiche periodiche, per proteggere le informazioni sensibili.

Perché le scuole K12 dovrebbero utilizzare un SIS basato sul cloud?

Ora che abbiamo capito cos’è un SIS basato sul cloud e come si differenzia dai tradizionali sistemi on-premises, analizziamo come funziona e perché le scuole K12 dovrebbero prendere in considerazione il passaggio.

Come funziona un SIS basato sul cloud:

1. Insegnanti, amministratori e genitori possono accedere al SIS da remoto attraverso una connessione internet sicura. In genere questo avviene tramite un browser web o un’applicazione dedicata.

2. Gli insegnanti accedono per inserire voti, presenze e altre informazioni sugli studenti. Questi dati vengono immediatamente archiviati su server remoti gestiti dal fornitore del SIS.

3. Tutti i dati degli studenti sono centralizzati su questi server remoti, in modo da garantire un’archiviazione sicura e un facile accesso.

4. Il fornitore del SIS gestisce tutti gli aspetti della manutenzione del sistema, compresi gli aggiornamenti e i protocolli di sicurezza. In questo modo, il personale informatico della scuola non è gravato da questi compiti.

5. Tutti i dati inseriti nel sistema vengono istantaneamente aggiornati e riflessi in tutta la piattaforma, consentendo l’accesso in tempo reale alle informazioni più recenti.

Perché il SIS basato sul cloud è la scelta migliore:

Scalabilità: I SIS basati sul cloud possono scalare facilmente per soddisfare le esigenze di una popolazione studentesca in crescita senza richiedere hardware aggiuntivo o complessi aggiornamenti del sistema. Questo garantisce che il sistema possa adattarsi alla crescita della scuola.

Flessibilità: Grazie alla possibilità di accedere al SIS da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, gli insegnanti possono inserire i dati da casa, gli amministratori possono gestire i record in mobilità e i genitori possono controllare i progressi dei loro figli ogni volta che ne hanno bisogno.

Efficienza dei costi: Il SIS basato sul cloud offre un notevole risparmio sui costi, eliminando la necessità di costosi server in loco e riducendo la richiesta di personale IT. I prezzi basati sull’abbonamento di solito includono la manutenzione e gli aggiornamenti, il che porta a spese più prevedibili.

Aggiornamento e accesso ai dati in tempo reale: Gli aggiornamenti dei dati in tempo reale assicurano che tutte le parti interessate – insegnanti, amministratori, studenti e genitori – abbiano accesso alle informazioni più aggiornate. In questo modo si favorisce il processo decisionale, si migliora la comunicazione e si garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Considerazioni sull’implementazione di un SIS basato sul cloud

Se stai per passare a un SIS basato sul cloud, devi considerare diversi fattori chiave per garantire una transizione fluida e un’implementazione efficace.

1. Valutare le esigenze specifiche della tua scuola:

Inizia a valutare i requisiti specifici della tua scuola. Individua le funzionalità più importanti, come il monitoraggio delle presenze, la gestione dei voti e la comunicazione con i genitori. Comprendere le tue esigenze ti aiuterà a scegliere un sistema che si allinei perfettamente con le attività della tua scuola.

2. Scegliere il fornitore giusto:

La scelta del fornitore giusto è fondamentale. Ecco alcuni fattori chiave da considerare:

• Cerca fornitori con una comprovata esperienza nelle piattaforme SIS.
• Assicurati che il sistema sia facile da usare per insegnanti, amministratori e genitori.
• Verifica la disponibilità e la qualità del servizio di assistenza clienti.
• Determina se il sistema può essere adattato alle tue esigenze specifiche.
• Assicurati la compatibilità con i sistemi e gli strumenti esistenti.
• Verifica le misure di sicurezza del fornitore e la conformità alle normative sulla protezione dei dati.

3. Sicurezza dei dati e conformità alle normative

La sicurezza dei dati è fondamentale. Assicurarsi che il SIS basato sul cloud sia conforme alle normative vigenti, come il Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA). Questo include una solida crittografia, regolari controlli di sicurezza e severi controlli di accesso per proteggere le informazioni sensibili degli studenti.

4. Migrazione da On-Premises a Cloud

La pianificazione e l’esecuzione sono fondamentali quando si migrano i dati da un sistema on-premise al cloud. Sviluppa un piano di migrazione dettagliato che includa il backup dei dati, i test e una chiara tempistica. Coinvolgere le parti interessate e fornire formazione per garantire una transizione senza problemi.

5. Prevedere un budget per i costi correnti e i potenziali aggiornamenti

Sebbene i SIS basati sul cloud possano ridurre i costi iniziali, è importante mettere in conto le spese correnti, come i costi di abbonamento e i potenziali aggiornamenti. Considera la scalabilità futura e assicurati che il tuo budget sia in grado di accogliere la crescita e le funzionalità aggiuntive necessarie.

Il SIS K12 basato sul cloud di Classter

Il sistema informativo per studenti basato sul cloud di Classter è progettato per le scuole K12. Offre una piattaforma robusta e intuitiva che semplifica processi complessi e supporta gli educatori nelle loro attività quotidiane. La comprovata esperienza di Classter al servizio di oltre 5.000 scuole dimostra la sua affidabilità ed efficacia nel migliorare la gestione dell’istruzione.

Servizi chiave:

• Hosting: I servizi di hosting di Classter offrono soluzioni sicure e scalabili per l’eccellenza educativa. L’architettura del cloud Azure garantisce affidabilità e prestazioni.
• Audit: I servizi di audit di Classter sono progettati per ottimizzare il tuo istituto scolastico in termini di eccellenza e conformità.
• Migrazione: I servizi di migrazione di Classter assicurano un processo di transizione senza soluzione di continuità grazie a un’assistenza completa, una pianificazione meticolosa e un trasferimento sicuro dei dati.
• Formazione: Classter offre servizi di formazione su misura per educatori e amministratori, assicurando un’adozione perfetta delle sue soluzioni.
• Installazione: Il team di Classter offre servizi di installazione su misura per una configurazione efficiente, controlli di compatibilità e pianificazione strategica per garantire che tutto funzioni senza problemi fin dal primo giorno.
• Assistenza: Classter si impegna a fornire un’assistenza costante con accesso all’helpdesk 24 ore su 24, 7 giorni su 7, risoluzione dei problemi in tempo reale e monitoraggio proattivo del sistema per far sì che tutto funzioni senza intoppi.

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