I tuoi sistemi sono già operativi, ma quanto funzionano davvero per te? Un solido sistema di gestione scolastica (SMS) è fondamentale per le università di oggi. Non si tratta solo di tenere traccia degli studenti e degli orari; un ottimo SMS può renderti la vita molto più facile, semplificando le operazioni, migliorando la comunicazione e aumentando il coinvolgimento degli studenti.
Se il tuo sistema attuale ti sembra più un mal di testa che un aiuto, o se stai pensando di cambiare, sei nel posto giusto. Ti guideremo attraverso sette domande importanti per aiutarti a valutare il tuo SMS e capire se sta facendo il suo lavoro.
Ponendoti queste domande, otterrai un quadro più chiaro di quanto il tuo sistema sia in grado di supportare i tuoi docenti e studenti, oltre a identificare le aree che necessitano di un po’ di attenzione. Entriamo subito nel vivo.
#1 Quanto è facile da usare il sistema?
Hai mai sentito descrivere i sistemi come “goffi”, “non intuitivi” o “usciti dagli anni ’90”? Se ti suona familiare, non sei il solo. Una delle maggiori frustrazioni che i college devono affrontare con i sistemi di gestione scolastica è quando questi non sono facili da usare. Se ci vuole un sacco di tempo per trovare le informazioni di base o per completare semplici operazioni, questo è un segnale di allarme.
Quando valuti il tuo SMS, la facilità di navigazione è fondamentale. Il tuo personale può accedere rapidamente ai dati di cui ha bisogno, come i dati degli studenti, gli orari o i voti? E gli studenti: possono visualizzare facilmente i loro compiti o comunicare con i loro professori senza strapparsi i capelli?
L’accessibilità è un altro fattore importante. Il tuo SMS deve essere accessibile da qualsiasi dispositivo, sia esso un desktop, un laptop o un cellulare. Con un numero sempre maggiore di studenti e personale che lavora da remoto o in movimento, l’accesso mobile-friendly è un must.
#2 Il sistema si integra con altri strumenti?
L’integrazione è un aspetto importante. Il tuo SMS non deve funzionare in modo isolato: deve funzionare bene con gli altri strumenti su cui il tuo istituto fa affidamento ogni giorno. Se il tuo sistema non è in grado di integrarsi perfettamente con le principali piattaforme, finirai per gestire i dati manualmente, il che può portare a inefficienze, errori e perdite di tempo.
Ecco cinque strumenti essenziali con cui il tuo SMS dovrebbe integrarsi:
- Sistema di gestione dell’apprendimento (LMS): per garantire un’esperienza senza interruzioni, il tuo SMS dovrebbe sincronizzarsi con il tuo LMS, in modo che compiti, voti e materiali del corso siano sempre aggiornati.
- Piattaforma di ammissione: Consente un processo di onboarding più fluido, sincronizzando automaticamente i dati degli studenti dalle domande alle iscrizioni senza ulteriori passaggi manuali.
- Software di contabilità e fatturazione: Tenere traccia delle tasse scolastiche, dei pagamenti e dei rapporti finanziari diventa molto più facile quando questi sistemi dialogano tra loro.
- Strumenti di comunicazione: Che si tratti di piattaforme di posta elettronica o di app di messaggistica, avere una comunicazione integrata significa condividere senza problemi annunci e aggiornamenti importanti.
- Sistema di gestione della biblioteca: Gli studenti devono poter accedere alle risorse della biblioteca e gestire i propri account direttamente tramite SMS.
#3 Quanto sono sicuri i tuoi dati?
Conosci il detto: “Da un grande potere derivano grandi responsabilità”. Avere i dati degli studenti in possesso della tua università è una responsabilità enorme. Proteggere quei dati dovrebbe essere una priorità assoluta, non solo per evitare violazioni, ma anche per mantenere la fiducia e la conformità a normative come il GDPR o il FERPA.
Un SMS solido avrà funzioni integrate come la crittografia, che garantisce che tutti i dati trasferiti o memorizzati siano illeggibili per gli utenti non autorizzati.
Un altro aspetto fondamentale da considerare è il controllo dell’accesso degli utenti. Non tutti i membri della tua istituzione devono avere lo stesso livello di accesso alle informazioni sensibili. Un SMS sicuro ti permette di impostare le autorizzazioni in base ai ruoli, in modo che gli amministratori, i docenti e gli studenti vedano solo ciò di cui hanno bisogno.
E poi c’è una caratteristica spesso trascurata ma fondamentale: il backup dei dati. Un buon sistema dovrebbe eseguire regolarmente il backup dei dati e conservarli in modo sicuro, in modo che se qualcosa dovesse andare storto – che si tratti di un attacco informatico o di un semplice inconveniente tecnico – tu possa ripristinare tutto senza sudare.
#4 Che tipo di assistenza e formazione viene offerta?
Ti è mai capitato di chiamare il servizio clienti e di metterci un’eternità per ottenere aiuto per un semplice problema? Frustrante, vero? Immagina che questo accada quando è in gioco l’attività di tutta la tua scuola. Avere un sistema di supporto affidabile per il tuo SMS è assolutamente fondamentale.
Nel valutare il tuo SMS, è importante considerare il tipo di assistenza e formazione che ti viene offerta:
- Assistenza tecnica: Che si tratti di un guasto o di una vera e propria interruzione del sistema, devi sapere che l’assistenza è disponibile quando ne hai bisogno. Il supporto è attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, o solo durante l’orario di lavoro?
- Formazione degli utenti: La formazione iniziale è ottima, ma che dire della formazione continua per il nuovo personale o per gli aggiornamenti del sistema? Un fornitore di SMS forte offrirà opportunità di apprendimento continuo.
- Base di conoscenze o opzioni self-service: A volte è sufficiente una guida rapida o un video tutorial. Una base di conoscenze ben fornita può farti risparmiare tempo e frustrazione.
- Account Manager dedicato: È sempre utile avere qualcuno che conosca il tuo istituto e che possa offrire un supporto personalizzato quando le cose si complicano.
#5 Il sistema può adattarsi alle esigenze della tua istituzione?
La tua università sta crescendo e attrae nuovi talenti: fantastico! Ma con la crescita arrivano anche nuove sfide, soprattutto quando si tratta di gestire le operazioni senza intoppi. Ecco perché è fondamentale avere un SMS in grado di adattarsi all’evoluzione delle esigenze del tuo istituto. L’ultima cosa che vuoi è che il tuo sistema diventi obsoleto proprio quando le cose si stanno risollevando.
| Caratteristica | Descrizione |
| Design modulare | Aggiungi o rimuovi facilmente funzionalità in base alla crescita della tua istituzione. Espandi con moduli aggiuntivi senza dover ripartire da zero. |
| Architettura basata sul cloud | Adattati rapidamente all’aumento del traffico e dei dati senza dover ricorrere a costosi aggiornamenti dell’hardware, garantendo la flessibilità necessaria per la crescita del tuo istituto. |
| Accesso flessibile degli utenti | Gestisci i ruoli e le autorizzazioni degli utenti man mano che la tua istituzione cresce, consentendo a più personale e studenti di accedere al sistema senza problemi. |
| Rapporti e cruscotti personalizzabili | Genera report personalizzati in linea con le tue esigenze di tracciamento dei dati in continua evoluzione, assicurandoti approfondimenti pertinenti al mutare delle priorità. |
| Supporto multi-campus | Gestisci più campus con facilità, permettendo una gestione centralizzata e al tempo stesso il controllo locale delle diverse sedi. |
#6: Quanto è personalizzabile il sistema?
I sistemi dovrebbero riflettere il modo in cui opera la tua università. Non esistono due istituti uguali e i processi che funzionano per uno potrebbero non essere adatti a un altro. La personalizzazione consente al tuo istituto di adattare il sistema ai flussi di lavoro, ai requisiti di reportistica e persino al branding. Sia che tu abbia bisogno di campi di dati specifici, di ruoli diversi per gli utenti o di dashboard personalizzati, la flessibilità di modificare il tuo SMS assicura che esso integri le tue operazioni quotidiane invece di complicarle.
Puoi modificare o aggiungere nuove funzionalità in base alle tue esigenze? Un SMS personalizzabile dovrebbe permetterti di modificare le funzionalità senza richiedere un forte coinvolgimento dell’IT. Il sistema ti permette di adattare i processi alle esigenze specifiche del tuo istituto? Dall’ammissione alla laurea, il tuo SMS deve essere in linea con le modalità di lavoro del tuo team.
#7 Quali sono le funzioni di analisi e reportistica disponibili?
Infine, ma non certo per importanza, parliamo di analisi. Le solide funzioni di analisi e reporting del tuo sistema di gestione scolastica (SMS) ti permettono di prendere decisioni basate sui dati che possono migliorare tutto, dall’efficienza operativa ai risultati degli studenti.
Il tuo SMS non deve limitarsi a immagazzinare i dati, ma deve aiutarti attivamente a trarne un senso. Ecco sei funzioni essenziali di analisi e reporting che il tuo SMS dovrebbe avere:
- Tracciamento dei dati in tempo reale
- Rapporti personalizzabili
- Analisi delle presenze
- Cruscotti di rendimento accademico
- Strumenti di reporting finanziario
- Analisi predittiva per il successo degli studenti
Perché Classter è la tua soluzione
Se vuoi un sistema di gestione scolastica che non ti lasci dubbi sulla scelta giusta, Classter è la soluzione che fa per te. Progettato pensando alle università, Classter combina tutto ciò di cui hai bisogno in un’unica piattaforma potente e flessibile. Dall’automatizzazione di attività amministrative come l’ammissione e la programmazione alla fornitura di informazioni in tempo reale sui risultati degli studenti, Classter rende la gestione del tuo istituto più semplice che mai.
Classter si integra perfettamente con gli strumenti che già utilizzi, assicurando che i tuoi dati fluiscano senza problemi tra il tuo LMS, i sistemi finanziari e altro ancora. Inoltre, offriamo una sicurezza dei dati senza pari, funzioni personalizzabili e analisi complete che ti permettono di prendere decisioni basate sui dati in tutta tranquillità.
Noi di Classter crediamo che ogni università meriti un sistema che si evolva con lei. Che si tratti di un istituto piccolo o in rapida crescita, la nostra piattaforma scalabile si adatta alle tue esigenze e offre tutto, dalla gestione finanziaria agli strumenti di comunicazione con i genitori.
Sei pronto a trasformare le operazioni della tua scuola e il coinvolgimento degli studenti? Prenota oggi stesso una demo con Classter e scopri come il nostro SMS all-in-one può ottimizzare i processi della tua scuola e garantirti un successo a lungo termine.
Domande frequenti
Quando scegli un SMS, dai priorità a caratteristiche come la facilità d’uso, la sicurezza dei dati, l’accessibilità mobile, l’integrazione con altri strumenti e la scalabilità. Assicurati che sia in grado di supportare le operazioni quotidiane, di semplificare la comunicazione e di fornire report e analisi complete per aiutare il processo decisionale.
Un SMS deve integrarsi con strumenti quali LMS, software di contabilità e piattaforme di comunicazione per garantire che i dati fluiscano senza problemi tra i sistemi. L’integrazione riduce l’inserimento manuale dei dati, minimizza gli errori e snellisce i processi, facendo risparmiare tempo ad amministratori e docenti.
Sì, Classter supporta l’integrazione con un’ampia gamma di piattaforme, tra cui sistemi di gestione dell’apprendimento (LMS), strumenti di comunicazione, software finanziari e altro ancora. Questo permette ai dati di fluire senza sforzo tra i vari sistemi, riducendo le inefficienze.
