Registrazione e gestione di eventi accademici post-COVID: 4 suggerimenti

Non c’è dubbio che il COVID-19 abbia indotto la dirigenza scolastica e gli educatori a cambiare il loro approccio agli eventi e alle esperienze educative. esperienze educative drammaticamente. Riflettendo sull’ultimo anno e mezzo, è chiaro che alcuni aspetti dell’esperienza scolastica si sono tradotti in apprendimento a distanza più facilmente di altri. Per esempio, Gli eventi scolastici sono stati più difficili da replicare con mezzi online, quindi l’approccio della vostra scuola potrebbe essere soggetto a cambiamenti nel panorama post-COVID.

Prima di pianificare una transizione nelle modalità di svolgimento degli eventi scolastici, la dirigenza della tua scuola dovrebbe prendere in considerazione sia i vantaggi che le preoccupazioni che potrebbero sorgere nel prossimo futuro in merito alla salute pubblica e agli incontri.

Con un approccio che tenga conto degli aggiornamenti sulla salute pubblica, di come le altre scuole stanno affrontando la stessa situazione e delle risorse che forniscono le migliori pratiche di gestione degli eventi, la vostra scuola può iniziare a pianificare con successo ciò che sta per accadere. Per aiutare la vostra scuola a iniziare, questo articolo illustra quattro consigli per la registrazione e la gestione degli eventi scolastici nell’era post-COVID:

1. Considerare i principali requisiti di registrazione.
2. Fornire opzioni di frequenza ibride.
3. Ricercate e seguite le linee guida del vostro locale.
4. Stabilire gli obiettivi dell’evento.

La maggior parte delle soluzioni per affrontare i problemi di salute pubblica si basa sulla tecnologia, e la gestione degli eventi della vostra scuola non è diversa. Utilizzate i suggerimenti di questa guida per valutare il vostro attuale software di gestione degli eventi e implementare nuove best practice per sfruttarle al meglio per i vostri prossimi eventi. Cominciamo.

1. Considerare i principali requisiti di registrazione.

Il processo di registrazione dell’evento gioca un ruolo fondamentale nel determinare il successo dell’evento stesso, fornendo informazioni chiave sugli studenti che parteciperanno. Sebbene tutte le organizzazioni debbano sforzarsi di raccogliere le informazioni essenziali dai loro moduli di registrazione, per i vostri eventi post-COVID dovrete prestare particolare attenzione a fornire indicazioni e a implementare i requisiti di registrazione.

• Utilizzare la logica condizionale. I moduli di iscrizione all’evento includeranno probabilmente più domande del normale, il che può rendere i moduli lunghi e difficili da compilare. Fortunatamente, è possibile mantenere i moduli di registrazione brevi e raccogliere tutte le informazioni necessarie con la logica condizionale. La logica condizionale utilizza le risposte precedenti per determinare quali domande appariranno nel resto del modulo. Ad esempio, si potrebbe chiedere agli studenti se hanno condizioni di salute che potrebbero farli considerare ad alto rischio di malattie contagiose. Se selezionano sì, il modulo li indirizzerà verso le opzioni di partecipazione virtuale, mentre coloro che selezionano no vedranno domande sulla partecipazione di persona.

• Memorizzare i dati fondamentali. I dati raccolti dai moduli di registrazione possono essere utilizzati per eventi ed esperienze formative future. Assicuratevi di avere un modo per archiviare i dati raccolti a lungo termine e di collegare i moduli allo studente che li ha compilati. Questo può aiutarvi a ridurre il tempo speso per i futuri moduli e a prendere decisioni su quali domande dovrete porre di nuovo. Ad esempio, potrebbe essere necessario ottenere nuovamente l’approvazione del tutore per ogni evento separato, mentre altre risposte, come il metodo di partecipazione preferito, possono potenzialmente essere riportate da un modulo all’altro.

• Inviare sondaggi post-evento. Il processo di registrazione dovrebbe includere anche un sondaggio post-evento. Questi sondaggi possono essere facoltativi, ma più studenti li compilano, più informazioni si potranno raccogliere sul successo complessivo dell’evento.

Inoltre, considerate i moduli che gli studenti dovranno presentare o compilare. Ad esempio, è possibile che gli studenti debbano compilare un modulo di rinuncia online e fornire le informazioni di contatto per le emergenze. Assicuratevi che il vostro processo di registrazione offra agli studenti un modo per presentare questi e altri documenti.

2. Fornire opzioni di frequenza ibride.

Formazione ibrida è la nuova normalità per il prossimo futuro, e lo stesso sarà probabilmente per gli eventi della vostra scuola. Per garantire la sicurezza dei vostri studenti senza escludere alcuni di loro dagli eventi, assicuratevi di offrire opzioni di partecipazione ibride.

Gli eventi ibridi possono essere più complessi da gestire rispetto agli incontri virtuali o di persona, poiché i responsabili dell’evento dovranno gestire due gruppi di studenti. Fortunatamente, risorse come La guida di Bloomerang agli eventi ibridi offre consigli per la gestione di questo tipo di eventi:

• Creare attività per i partecipanti sia virtuali che di persona. Se il vostro evento prevede un’attività o un’esperienza interattiva per gli ospiti in carne e ossa, cercate un modo per replicare quell’esperienza o trovare un equivalente per gli ospiti virtuali. Per esempio, mentre gli studenti che frequentano di persona partecipano ad attività pratiche, potreste creare quiz, sondaggi e giochi interattivi per gli studenti che frequentano da casa.

• Offrire opportunità sociali. Socialmente distanti La comunicazione ha probabilmente influito sulla capacità della vostra scuola di creare relazioni con gli studenti, nonché sulle connessioni degli studenti tra loro. Utilizzate i vostri eventi come un’opportunità per consentire agli studenti di interagire tra loro e con il personale dell’evento, imparando e coinvolgendo allo stesso tempo il materiale didattico.

• Mantenere forti linee di comunicazione. Come già detto, mantenere il pubblico virtuale impegnato è una preoccupazione regolare per gli eventi ibridi. Assicuratevi che un membro del team dell’evento controlli la chat video e di testo dei partecipanti all’evento virtuale e che aiuti i vostri ospiti virtuali a partecipare condividendo i loro commenti e le loro domande con gli ospiti in carne e ossa.
• Creare eventi “drive-by”. È possibile mantenere i bambini socialmente distanti tra loro e offrire loro attività divertenti con eventi “drive-by”, che prevedono attività a cui i bambini possono partecipare dalle auto dei genitori. Per esempio, invece di una tradizionale giornata campestre, potreste allestire il parcheggio della vostra scuola con lanci di anelli e chioschi drive-thru, creando un’esperienza simile e proteggendo al contempo la salute dei vostri studenti.

Come indicato da questi suggerimenti, i vostri eventi ibridi potrebbero richiedere una maggiore pianificazione rispetto a un evento esclusivamente virtuale o di persona. Tuttavia, il lavoro ne varrà la pena, perché gli studenti potranno vivere esperienze educative preziose senza sentirsi costretti a compromettere la propria sicurezza. Inoltre, offrirete un’opportunità a chi vuole uscire di casa e partecipare di persona ai vostri eventi.

3. Ricercate e seguite le linee guida del vostro locale.

La vostra scuola ha delle linee guida sulla sicurezza COVID ed è molto probabile che anche i luoghi che intendete visitare lo facciano. I musei, gli zoo e le altre strutture in cui potreste ospitare il vostro evento devono garantire la sicurezza dei loro dipendenti e degli altri ospiti, oltre che dei vostri studenti.

Assicuratevi di iniziare bene l’esperienza dell’evento contattando il personale del locale per conoscere le sue linee guida. Poi, distribuite ai vostri studenti, al momento dell’iscrizione, tutte le regole o i regolamenti che saranno in vigore per i partecipanti di persona. Questo aiuterà a creare un accordo tra la sede e la scuola.

La maggior parte dei luoghi seguirà probabilmente linee guida simili, come la richiesta di maschere, il lavaggio delle mani, l’allontanamento sociale e l’astensione dal toccare gli oggetti comuni. Per le scuole elementari, potrebbe essere necessario reclutare più volontari per aiutare gli studenti più giovani a ricordare e seguire tutte le linee guida per vivere un’esperienza sicura ed educativa.

4. Stabilire gli obiettivi dell’evento.

Come già detto, la vostra scuola dovrà essere ancora più attenta nel pianificare gli eventi post-COVID a causa delle persistenti preoccupazioni per la salute. Ciò significa che quando si pianifica un evento con una componente di persona, bisogna essere pronti a giustificare perché l’organizzazione di un evento è necessaria e quale obiettivo educativo contribuirà a raggiungere.

Questo vale anche per gli eventi di raccolta fondi della scuola. Sebbene lo scopo di questi eventi sia ovviamente quello di raccogliere fondi, il team dell’evento potrebbe dover riflettere più a fondo del solito su cosa si guadagna ad avere un pubblico in carne e ossa. Per prendere queste decisioni e stabilire obiettivi chiari per l’evento, iniziate a rivedere i vostri eventi precedenti e come sono stati gestiti problemi simili in materia di salute e sicurezza. In alcuni casi, potreste scoprire che l’intero evento può essere ospitato virtualmente senza perdere nulla.

Poi, quando andrete avanti e inizierete a pianificare nuovi eventi, assicuratevi di disporre di strumenti di raccolta dei dati per verificare se avete raggiunto i vostri obiettivi. In alcuni casi, gli obiettivi possono essere più qualitativi, il che significa che dovrete affidarvi a sondaggi e moduli di feedback piuttosto che ai dati. Fortunatamente, come accennato in precedenza, il software di registrazione online dovrebbe essere dotato di sondaggi per misurare gli obiettivi qualitativi e di strumenti di monitoraggio per misurare quelli quantitativi.

Quando la vostra scuola si prepara per eventi futuri, stabilite obiettivi educativi specifici per ogni evento e seguite tutte le procedure di sicurezza necessarie per assicurarvi che i vostri studenti vivano un’esperienza divertente ed educativa rimanendo in salute. Rimanete aggiornati sugli sviluppi delle pratiche relative agli eventi scolastici e rivedete il vostro attuale software di registrazione e gestione degli eventi, in modo che la vostra scuola possa essere pronta a effettuare le transizioni necessarie nel panorama post-COVID.

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