I sistemi di gestione scolastica (SMS) sono utilizzati dalle istituzioni scolastiche per gestire e integrare i processi accademici, di comunicazione e finanziari. Si tratta di un software di gestione end-to-end progettato per automatizzare le diverse operazioni di un istituto, dalla gestione del curriculum alla fatturazione. L’obiettivo principale dell’implementazione di un sistema di gestione scolastica è lo sviluppo di un processo che gestisca tutti i dati e le attività in modo organizzato e automatizzato.
I sistemi di gestione scolastica collegano e definiscono una pletora di processi e consentono il flusso di dati tra diversi tipi di utenti e la scuola. Raccogliendo e organizzando i dati transazionali della scuola da più fonti, SMS elimina la duplicazione dei dati e ne garantisce l’integrità, diventando una “singola fonte di verità” per tutti gli utenti.
Cosa rende necessari gli SMS per le organizzazioni educative?
Disporre di un SMS affidabile permette a tutti i dipartimenti di un istituto di accedere facilmente ai dati degli studenti e di svolgere attività di gestione accademica, amministrativa e finanziaria.
Tutti i dati possono essere facilmente manipolati e le attività possono essere completate in pochissimo tempo. Persone di reparti diversi possono visualizzare le stesse informazioni senza il pericolo di imprecisioni.
I genitori possono ottenere dettagli approfonditi sul programma dei loro figli, accedere alle valutazioni accademiche e comunicare con gli insegnanti.
I sistemi di gestione scolastica coprono, di conseguenza, in modo efficace il divario di comunicazione tra insegnanti, studenti e genitori, un problema vitale che molte scuole si trovano ad affrontare. Pertanto, un buon sistema di gestione scolastica aiuta le istituzioni a migliorare la comunicazione tra le parti interessate. Questo è un fattore molto importante per il successo sia degli studenti che delle istituzioni.
Di conseguenza, molti istituti considerano il software SMS una delle parti più importanti della struttura organizzativa della scuola. Un SMS gestisce diverse attività educative, importanti per il successo accademico degli studenti. Attività come:
- Gestione del curriculum
- Gestione delle presenze
- Tasse scolastiche e gestione finanziaria
- Gestione dei dati personali degli studenti
- Comunicazione individuale tra insegnanti-studenti-genitori
Ma mentre la maggior parte degli SMS scolastici dispone delle funzioni necessarie per soddisfare tutte le esigenze di un’istituzione, molti clienti richiedono ancora di più.
È qui che entrano in gioco le integrazioni. L’integrazione è un collegamento con uno strumento o un software che ha funzionalità complementari al sistema di gestione degli studenti di base.
Perché un SMS deve essere integrato?
In generale, un sistema di gestione degli studenti è uno strumento piuttosto completo. Perché abbiamo bisogno di certe integrazioni? Il fatto è che lo scopo di un software di gestione degli studenti è quello di essere uno strumento robusto e affidabile, in grado di gestire tutte le funzioni di cui un istituto scolastico ha bisogno.
Per rispondere alla domanda sul perché un SMS abbia bisogno di integrazioni, è importante ricordare che le istituzioni non funzionano da sole. Spesso devono interagire con interlocutori che potrebbero non appartenere a questo settore. Potrebbero utilizzare software e hardware non necessariamente costruiti per le istituzioni scolastiche. Le loro capacità sono influenzate da questi fattori e dal fatto che la tecnologia educativa dedicata è ancora una tendenza emergente. Con le integrazioni, gli istituti scolastici colmano il divario tra il loro software di gestione degli studenti e gli strumenti o le piattaforme già utilizzati dalle parti interessate.
Che tipo di integrazioni sono possibili nei sistemi di gestione scolastica?
Esistono varie integrazioni che potrebbero adattarsi al vostro SMS e rendere migliore l’esperienza educativa. Le integrazioni aiutano a migliorare al massimo le funzionalità di un sistema di gestione scolastica, integrando tutto il possibile. Tuttavia, l’ampia gamma di integrazioni possibili potrebbe risultare eccessiva per alcuni utenti di sistemi di gestione scolastica. Quindi, quale sarebbe il posto giusto per iniziare?
Di seguito sono riportate le 6 principali integrazioni che ogni sistema di gestione scolastica deve avere:
Un sistema di gestione della scuola dovrebbe essere completamente integrato con Office 365. Abilitando Office 365, gli utenti possono accedere utilizzando il servizio di autenticazione Microsoft sicuro e affidabile di Office 365. Grazie a questo meccanismo di single sign-on, gli utenti finali possono accedere a qualsiasi applicazione di Office 365 dall’interno del portale senza dover effettuare più accessi. Grazie a questa funzione, il software può creare automaticamente caselle di posta elettronica, assegnare licenze Office 365 e creare gruppi di sicurezza.
Moodle LMS è il principale LMS open-source a livello mondiale. Con milioni di installazioni in tutto il mondo, a tutti i livelli accademici e in diversi sistemi educativi, Moodle è uno strumento importante che dovrebbe essere integrato in qualsiasi sistema di gestione scolastica. Questa integrazione consentirà agli educatori di accedere al materiale online e ai programmi di studio esistenti senza dover migrare tutti questi dati sull’SMS.
I sistemi di gestione scolastica possono essere integrati con i fornitori di servizi di posta elettronica preferiti e impostare le notifiche via e-mail per una serie di soggetti interessati, come genitori e studenti. L’integrazione consente all’amministratore di inviare e-mail a soggetti selezionati. Possono anche dare la possibilità ai dipendenti chiave di fare lo stesso attraverso l’integrazione del software scolastico. Infine, è possibile impostare e-mail automatiche per gruppi specifici di destinatari per determinati eventi che si verificano nel calendario accademico (ad esempio, la notifica via e-mail dell’annuncio dell’aula in cui si svolgerà un esame).
In generale, WordPress è il sistema di gestione dei contenuti più diffuso. Può essere complesso o semplice come si desidera. Quando combinate WordPress con il vostro sistema di gestione scolastica, potete utilizzare, migliorare e monitorare il vostro sito WordPress senza aggiungere ore di sviluppo ai costi generali. WordPress è gratuito, il che lo rende accessibile a qualsiasi istituzione in tutto il mondo. Include anche diversi plugin che possono essere estremamente utili per la gestione dei dati. Ma soprattutto, la maggior parte delle scuole ha il proprio sito web costruito su WordPress, un fatto che rende l’integrazione di WordPress quasi obbligatoria per un’impresa di successo.
L’integrazione con Google Suite aiuta il software a connettersi e a implementare il Single Sign-on con la suite di prodotti cloud di Google. Con AdWords, G Suite e Google Cloud, Google è diventato parte integrante del funzionamento e della crescita delle organizzazioni moderne, comprese quelle educative. Con questa integrazione è possibile sincronizzare facilmente Gmail, Google Calendar e Google Sheets per Analytics. È inoltre possibile caricare i curriculum da Drive in Hire e creare candidati dai file di curriculum memorizzati in Drive o persino chiamare i candidati tramite Hangouts. Un’altra caratteristica di questa integrazione è la possibilità di sincronizzare il calendario di Google con gli SMS.
- Scansione di codici a barre/RFID
Una delle integrazioni più utili con il sistema di gestione scolastica è l’integrazione RFID/barcode. Ma che cos’è l’RFID? RFID è l’acronimo di Radio Frequency Identification (identificazione a radiofrequenza). Un sistema di gestione scolastica può integrarsi con l’hardware del lettore RFID per trasmettere automaticamente le informazioni ogni volta che si utilizza la carta d’identità. Un esempio del tipo di informazioni da integrare potrebbe essere qualcosa di semplice come l’orario di entrata e di uscita degli studenti. Inoltre, l’integrazione dei codici a barre con il modulo della biblioteca del sistema di gestione della scuola garantisce la tracciabilità dei libri e dei materiali presi in prestito da studenti e insegnanti.
Conclusione
In conclusione, oggi le istituzioni hanno bisogno di sistemi avanzati che le aiutino a raggiungere obiettivi di apprendimento più elevati. I sistemi di gestione degli studenti sono uno strumento efficace che deve essere incluso in ogni scuola insieme alle sue integrazioni incredibilmente utili. Questi strumenti all’avanguardia aiutano le istituzioni a progredire, a creare e a mantenere il loro percorso nella strada dell’istruzione.
Con un sistema di gestione scolastica avanzato, è più facile aggiornare le funzionalità e offrire agli istituti scolastici il meglio dell’ultima tecnologia, mettendoli al passo con un mondo competitivo e complesso.
Domande frequenti
Le integrazioni essenziali per un SMS includono Office 365, Moodle LMS, fornitori di servizi e-mail, WordPress, Google Suite e sistemi di scansione Barcode/RFID, ognuno dei quali offre funzionalità uniche per migliorare le operazioni.
Classter si distingue per la perfetta integrazione dei suoi SMS con un’ampia gamma di strumenti essenziali come Office 365, Moodle LMS, fornitori di servizi di posta elettronica, WordPress, Google Suite e sistemi di scansione Barcode/RFID, fornendo una soluzione completa per gli istituti scolastici.
Classter offre un supporto tecnico completo per le implementazioni di integrazione, che comprende l’assistenza per la configurazione, la risoluzione dei problemi e la manutenzione continua, per garantire un funzionamento perfetto e la soddisfazione degli utenti.
