Con il 2024 alle porte e il 2025 dietro l’angolo, molte scuole hanno acquistato o stanno pensando di acquistare un nuovo software di gestione scolastica (SMS). E per quanto tutti noi amiamo i software nuovi e scintillanti, può essere scoraggiante assicurarsi che vengano implementati correttamente e che tutti sappiano come usarli. La verità è che anche il software più potente non darà risultati se non viene configurato in modo efficace e non viene accettato dal tuo team.
L’implementazione di un software di gestione scolastica non è un compito da poco. Dalla migrazione di anni di dati alla formazione del personale, il processo può sembrare travolgente. E non dimentichiamoci dei piccoli intoppi, come le comunicazioni, i ritardi o anche gli inevitabili momenti “ho dimenticato il login” che possono aumentare il caos. Ma c’è una buona notizia: non deve essere così.
Con il giusto approccio e un piano chiaro, l’implementazione del tuo SMS può essere un processo agevole e persino stimolante. Questa guida ti accompagna in ogni passo. Ci assicureremo che il tuo SMS sia installato in pochissimo tempo e che la tua scuola possa iniziare a raccogliere i suoi frutti.
Costruisci il tuo team di implementazione
L’implementazione di un nuovo sistema di gestione della scuola è un lavoro di squadra e il primo passo è quello di creare il team giusto per guidarlo. Definisci chiaramente ruoli e responsabilità. Avrai bisogno di un project manager per supervisionare la tempistica e tenere le cose sotto controllo, di un responsabile IT per gestire gli aspetti tecnici e di referenti per i dipartimenti che rappresentino i principali stakeholder come insegnanti, amministratori e persino studenti. Ogni persona deve conoscere bene il proprio ruolo per evitare confusione e garantire la responsabilità.
Non dimenticare di collaborare con il tuo fornitore di SMS. La maggior parte dei fornitori offre team di assistenza dedicati, esperti nel guidare le scuole attraverso il processo di implementazione. Approfitta delle loro conoscenze: possono aiutarti a risolvere i problemi, a personalizzare le funzioni e a formare il tuo personale. Trattali come un’estensione del tuo team.
Migrare e organizzare i dati
La migrazione dei dati è una delle fasi più critiche dell’implementazione del nuovo software di gestione scolastica. Inizia con una verifica dei dati esistenti. Questa è l’occasione perfetta per rivedere ciò che hai, ripulire i record obsoleti o duplicati e assicurarti che tutte le informazioni siano accurate e pertinenti.
Successivamente, concentrati sul trasferimento sicuro dei dati. In questo caso la collaborazione con il tuo fornitore di SMS diventa preziosa. Ti guiderà nel processo di trasferimento sicuro dei dati degli studenti, dei registri delle presenze, degli orari e di qualsiasi altra informazione chiave nel sistema. La sicurezza è fondamentale in questo caso: cripta i file, usa protocolli di trasferimento affidabili e assicurati di rispettare le normative sulla protezione dei dati.
Infine, c’è la fase di test. Esegui delle migrazioni di prova per verificare che tutti i dati siano stati accuratamente trasferiti e siano accessibili nel nuovo sistema. Ricontrolla eventuali informazioni mancanti o non corrispondenti e correggi tempestivamente gli errori.
Personalizzare il sistema
Una volta che il tuo SMS è attivo e funzionante, è il momento di renderlo veramente tuo personalizzandolo per adattarlo alle esigenze uniche della tua scuola. Imposta gli account utente. Questo significa creare e configurare gli account per amministratori, insegnanti, studenti e genitori. Ogni gruppo ha bisogno di livelli di accesso diversi, quindi assicurati di assegnare i permessi appropriati in base al loro ruolo. Gli amministratori potrebbero aver bisogno di un accesso completo, mentre gli insegnanti e i genitori avranno bisogno solo di alcune aree.
Adatta il sistema alle politiche della tua scuola. Sia che si tratti del modo in cui vengono monitorate le presenze, della scala di valutazione utilizzata o del modo in cui vengono concessi i permessi per attività specifiche, allineate il sistema alle vostre procedure esistenti. Ad esempio, se la tua scuola utilizza una scala di valutazione unica o ha regole di frequenza specifiche, assicurati che il sistema le rispecchi.
Configura i moduli necessari per soddisfare le tue esigenze. Attiva i moduli come ammissioni, programmazione e comunicazione e personalizzali in base ai tuoi flussi di lavoro. Potresti voler modificare lo strumento di programmazione per riflettere l’organizzazione delle classi o personalizzare il modulo di comunicazione per allinearlo alle modalità di comunicazione tra insegnanti e genitori.
Sessioni di formazione
- Personalizza la formazione per diversi gruppi di utenti: amministratori, insegnanti e studenti. Ogni gruppo avrà bisogno di un livello di formazione diverso in base al proprio ruolo e alle funzioni che utilizzerà maggiormente.
- Mostra agli utenti come navigare nel cruscotto principale del sistema. Questo include l’accesso alle funzioni principali, come le presenze, i voti, gli orari e gli strumenti di comunicazione.
- Guida il personale su come inserire e gestire i dati in modo accurato, sia che si tratti di aggiornare i registri degli studenti, inserire i voti o programmare le lezioni.
- Dimostra come funzionano i moduli di comunicazione: in che modo gli insegnanti possono inviare messaggi agli studenti o ai genitori, come i genitori possono monitorare i progressi e come il sistema invia le notifiche.
- Insegna agli utenti come gestire i problemi più comuni, come la reimpostazione della password o la risoluzione dei problemi di login, per metterli in grado di risolvere da soli i problemi più semplici.
- Lascia agli utenti molto tempo per esercitarsi nell’uso del sistema. L’apprendimento pratico assicura che il personale si trovi a proprio agio nella navigazione del sistema in un contesto reale.
- Evidenzia le risorse disponibili per l’assistenza continua, comprese le guide per l’utente, l’assistenza tecnica e le persone interne.
Testa il sistema prima di iniziare a lavorare
Prima di lanciare il nuovo sistema di gestione scolastica in tutta la scuola, è fondamentale eseguire alcuni test per assicurarsi che tutto funzioni senza problemi.
- Esegui simulazioni: Testa gli scenari del mondo reale, come la registrazione degli studenti, la registrazione delle presenze, l’inserimento dei voti e la generazione di report. Questo ti aiuta a individuare eventuali problemi prima che si ripercuotano sui tuoi utenti.
- Raccogli il feedback: Coinvolgi il personale nel processo di test per ottenere il loro feedback su usabilità e funzionalità. Insegnanti, amministratori e personale informatico interagiscono con il sistema in modo diverso, quindi il loro contributo è prezioso. Chiedi loro di condividere le loro esperienze e di evidenziare eventuali aree di confusione o frustrazione.
- Risolvi i problemi: Se durante i test si verificano problemi o inconvenienti, lavora a stretto contatto con il fornitore per risolverli rapidamente. Che si tratti di una mancata corrispondenza dei dati, di una funzione che non funziona come ci si aspettava o di un bug nel sistema, affrontare questi problemi fin da subito eviterà problemi più gravi dopo il lancio.
Avvia l’SMS
È arrivato il momento di lanciare il tuo SMS! Dopo tutte le pianificazioni e i preparativi, questo è il momento in cui tutto si concretizza. Fai sapere a tutti quando il sistema sarà attivo. Questo significa informare tutte le parti interessate – insegnanti, amministratori, studenti e genitori – della data esatta del lancio. È fondamentale stabilire le aspettative e fornire risorse di supporto in anticipo, come guide rapide, video tutorial o un helpdesk dedicato.
Nel grande giorno, assicurati che il personale IT e il supporto del fornitore siano prontamente disponibili per gestire qualsiasi problema immediato. Essere pronti ad affrontare eventuali problemi o domande non appena si presentano, farà sì che le cose si svolgano senza intoppi e ridurrà lo stress.
I primi giorni di utilizzo dell’SMS metteranno probabilmente in evidenza le aree che possono essere migliorate o le nuove funzionalità che possono essere messe a punto. Prepara un semplice meccanismo di feedback, come un modulo online o un sondaggio, in modo che gli utenti possano condividere i loro pensieri. Questo contributo ti aiuterà a identificare eventuali problemi o miglioramenti da affrontare nel corso dell’implementazione del sistema.
SMS del Classter
Quando si parla di sistemi di gestione scolastica, Classter si distingue come una soluzione di alto livello che ottimizza ogni aspetto delle operazioni scolastiche. La piattaforma è completamente personalizzabile per soddisfare le esigenze uniche del tuo istituto e si integra perfettamente con altri sistemi.
Ciò che rende Classter davvero speciale è il suo approccio all-in-one. Con Classter avrai a disposizione una suite completa di strumenti che coprono tutto, dalle ammissioni alla programmazione, dalla gestione dei voti al coinvolgimento degli studenti. Inoltre, la sua interfaccia mobile-friendly assicura che insegnanti, studenti e genitori possano accedere al sistema in qualsiasi momento e ovunque.
Il design intuitivo di Classter rende facile la navigazione per gli utenti di tutti i livelli e, grazie ai suoi solidi strumenti di reportistica e analisi, avrai tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni informate. La piattaforma offre inoltre eccellenti risorse di supporto e formazione per aiutare il tuo team a sfruttare al meglio il sistema, assicurandoti una transizione fluida e un successo continuo.
Sei pronto a scoprire come Classter può trasformare le attività della tua scuola? Prenota una demo oggi stesso e prova la potenza di una soluzione di gestione scolastica all-in-one. Siamo qui per aiutarti in ogni momento!
Domande frequenti
L’implementazione di un SMS può aiutare a migliorare l’efficienza, a ridurre gli errori amministrativi, a migliorare la comunicazione tra gli stakeholder e a fornire dati migliori per il processo decisionale, il tutto risparmiando tempo e risorse.
La preparazione comporta la creazione di un team di implementazione dedicato, la pulizia e la migrazione dei dati esistenti, la personalizzazione del sistema per adattarlo alle esigenze della scuola e la formazione del personale per un utilizzo efficace del sistema.
Classter è una piattaforma di gestione scolastica completamente personalizzabile e all-in-one che copre tutto, dalle ammissioni alla gestione dei voti, con una perfetta integrazione tra i vari dipartimenti della scuola. Inoltre, è dotata di un’interfaccia facile da usare a cui si può accedere in qualsiasi momento tramite cellulare.
