Le nombre croissant d’étudiants qui s’inscrivent à des études universitaires exerce une forte pression sur le corps administratif des organismes d’enseignement supérieur. Il est difficile de gérer manuellement le processus d’admission et, en même temps, de le mener à bien avec précision et en temps voulu. La gestion des admissions peut être une tâche ardue et difficile pour les universités et les établissements d’enseignement supérieur, mais avec l’avènement des nouvelles technologies, un logiciel d’admission peut faciliter le processus, puisque tout peut être géré en ligne.
Il n’est pas surprenant que la plupart des organisations éducatives aient opté pour la solution d’un SIS basé sur le cloud. Les instituts utilisent de plus en plus la technologie pour améliorer non seulement les progrès académiques des étudiants, mais aussi leur processus d’admission. Un système de gestion des admissions en ligne est essentiel dans l’environnement éducatif d’aujourd’hui. Il permet aux institutions de suivre plus facilement les candidats et les décisions d’admission.
Voyons plus en détail pourquoi le logiciel d’admission est un outil essentiel pour chaque établissement d’enseignement.
Suivre et évaluer les demandes
Vos candidats ont la possibilité de soumettre plusieurs candidatures pour chaque programme de formation qui les intéresse. Dans le même temps, ils peuvent également donner la priorité à leurs cours préférés. D’autre part, les administrateurs chargés des admissions peuvent obtenir des informations détaillées, telles que le nombre de candidatures reçues, le nombre d’étudiants ayant créé un compte mais n’ayant pas soumis leur candidature, l’étape de la candidature, etc. En outre, les entrées fermées pour chaque année académique peuvent être rouvertes plutôt que recréées. Un logiciel d’admission peut fournir une vue d’ensemble de chaque candidat, ce qui permet à votre institution de prendre des décisions éclairées sur l’efficacité du processus d’admission.
Une communication efficace
Un système d’admission en ligne rationalise la communication entre les candidats et les administrateurs de l’école, sans effort et en temps réel. Les informations sont déjà stockées dans la base de données du système, vous n’avez donc pas besoin de les saisir manuellement. Informer facilement les étudiants potentiels de l’avancement, du statut ou de l’achèvement de leur candidature. Prenez rapidement contact par e-mail, SMS ou messages directs via la plateforme et organisez des entretiens ou informez-les de toute question manquante ou en suspens.
Pas de documents perdus
Un logiciel d’admission bien conçu stocke automatiquement toutes les données des candidats dans un environnement sécurisé basé sur le cloud. Ce que la plupart des gens ignorent, c’est que les informations enregistrées auprès d’un fournisseur de services en ligne sont plus sûres que celles stockées sur le disque dur d’un ordinateur. Si votre ordinateur tombe en panne ou si votre centre de données est détruit à la suite, par exemple, d’un désastre physique, vous aurez toujours accès à vos fichiers puisqu’il y aura toujours une copie cryptée et disponible dans un autre centre de données.
Solution sans papier
Les outils de gestion des candidatures en ligne sont conçus pour prendre en charge le processus d’admission du début à la fin. Les demandeurs suivent les étapes et téléchargent toutes les informations et tous les documents nécessaires dans un environnement en ligne pour compléter leur demande. Les institutions peuvent utiliser des outils de filtrage pour éliminer les candidats inéligibles et les candidatures inexactes. Il s’agit d’une solution numérique qui élimine le coût de la paperasserie et transforme le processus de demande en une procédure plus écologique et plus respectueuse du budget.
Rapports et mises à jour en temps réel
Grâce à un logiciel d’admission, les universités et les établissements d’enseignement supérieur peuvent suivre leur processus d’admission en temps réel. Un logiciel d’admission bien conçu vous permettra d’accéder aux données et vous fournira des informations sur les candidatures reçues, le nombre de frais de candidature payés, l’étape du processus de candidature dans laquelle se trouvent les étudiants, etc. Vous pouvez obtenir un rapport détaillé sur les indicateurs clés de performance de votre processus de candidature, sur l’évolution de ces indicateurs depuis le dernier recrutement et sur le type d’activités de marketing qui pourraient être nécessaires pour les améliorer.
Disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
Le logiciel d’admission en ligne permet aux candidats de soumettre leur demande en ligne à tout moment et de n’importe où. Le système est toujours opérationnel, 24 heures sur 24 et sept jours sur sept. Le temps de traitement des demandes est considérablement réduit car la plateforme est conviviale et peut être utilisée de n’importe où. De plus, un logiciel de gestion des admissions peut soutenir vos candidats à tout moment en leur fournissant des tutoriels utiles, des chatbots et des FAQ pour résoudre d’éventuelles questions et interrogations.
Effectuer facilement des paiements en ligne
L’introduction du paiement en ligne n’est pas un concept nouveau, mais il est aujourd’hui plus pertinent que jamais. Les passerelles de paiement en ligne offrent aux candidats la possibilité de payer leurs frais de scolarité en ligne, facilement et en toute sécurité, comme dernière étape de la procédure de candidature. En collaboration avec le système d’information des étudiants et le logiciel d’admission de l’institut, l’intégration d’une passerelle de paiement en ligne offre une solution unifiée qui permet aux candidats d’effectuer toutes les démarches nécessaires en toute sécurité depuis le web.
Récapitulation
Un logiciel d’admission innovant vous aidera globalement à simplifier et à améliorer votre flux de travail en matière d’admission. Il convient de noter que les étudiants d’aujourd’hui sont plus conscients et plus au fait des technologies qu’il y a dix ans. Au fil du temps, le logiciel d’admission devient un outil essentiel pour les organisations éducatives. Ses fonctionnalités robustes permettent de rationaliser l’administration de l’organisation du début à la fin. L’optimisation et l’automatisation du processus de candidature ne peuvent que vous être bénéfiques et se traduire par une plus grande efficacité organisationnelle.
FAQ
Les logiciels d’admission permettent aux établissements de suivre et d’évaluer efficacement les candidatures, en fournissant une vue d’ensemble des données relatives aux candidats afin de prendre des décisions éclairées.
Un logiciel d’admission bien conçu stocke les données des candidats dans un environnement sécurisé basé sur le cloud, ce qui réduit le risque de perte de documents et garantit la sécurité des données même en cas de catastrophe physique.
Oui, les logiciels d’admission s’intègrent aux passerelles de paiement en ligne, ce qui permet aux candidats de payer les frais de scolarité en ligne de manière sûre et pratique à la dernière étape du processus de candidature.
