Chaque année, les établissements d’enseignement accueillent des centaines de nouveaux candidats. Par conséquent, le processus d’admission peut être assez complexe et comporter de nombreuses exigences et échéances. Les processus d’admission traditionnels nécessitent de nombreux documents et de multiples interactions avec les étudiants, par téléphone ou par courrier électronique, afin de les informer de l’état d’avancement de leur candidature.
En conséquence, l’admission devient un processus assez stressant et chronophage pour toutes les personnes concernées : étudiants, personnel administratif et universitaires. Mais avec tous les outils numériques disponibles, il doit y avoir un moyen plus efficace de gérer les processus d’admission, n’est-ce pas ?
La réponse est oui ! Les systèmes modernes de gestion des admissions peuvent faciliter le processus d’admission, en réduisant la complexité et le stress liés aux processus traditionnels. En passant au numérique, vous pouvez créer un flux de travail efficace, réduire les inefficacités opérationnelles et accroître l’image de marque de votre institution universitaire.
En quoi consiste exactement le concept de gestion numérique des admissions ?
La fonction de gestion numérique des admissions fait généralement partie de l’infrastructure informatique plus large des systèmes de gestion de l’information sur les étudiants. Ces systèmes sont conçus pour permettre le fonctionnement quotidien de l’école, tant sur le plan académique que financier. La mise en place d’un système d’information sur les étudiants dans votre établissement universitaire vous permet de gérer les processus avec précision.
Plus précisément, il aide les institutions à gérer le processus d’admission de bout en bout. De l’information des étudiants sur les conditions d’acceptation d’une matière ou d’un programme à la soumission des formulaires, en passant par la gestion des documents et l’évaluation finale des candidats.
L’efficacité du processus de gestion numérique des admissions réside dans le fait qu’il permet unecommunication transparente entre tous les types de parties prenantes (étudiants, éducateurs, parents, personnel administratif). De cette manière, tout le monde est au courant de l’état d’avancement de chaque demande.
Avantages pour toutes les personnes impliquées dans le processus
Du point de vue du candidat, un processus d’admission numérique l’aide à avoir une connaissance précise des conditions d’admission. Il permet également au demandeur de suivre facilement l’évolution de sa demande tout au long de la procédure.
Globalement, il permet aux candidats de bénéficier d’une expérience d’admission plus fluide en éliminant les files d’attente inutiles aux guichets et les communications confuses avec le personnel administratif.
On dit qu’on n’a jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression et il en va de même pour le processus d’admission. Une admission en douceur constituera la meilleure présentation de votre institution aux candidats retenus. Cela aura un effet positif sur l’engagement de l’étudiant envers l’institution tout au long de sa vie académique.
Du point de vue de l’établissement d’enseignement, la numérisation du processus d’admission offre également de nombreux avantages. Le fait d’avoir moins d’interactions physiques avec les candidats lors des étapes initiales réduira les frais généraux et la frustration.
Aux stades ultérieurs du processus, une procédure d’admission numérique permet d’évaluer les candidats plus rapidement. Les responsables de l’admission ont une vue complète du profil académique d’un candidat en ayant toutes les informations et tous les documents dans une base de données centrale.
Enfin, il est plus facile pour le service financier d’assurer le suivi des candidats retenus. Ils peuvent obtenir des informations précises sur les frais de scolarité facturés à chaque candidat en fonction de la formation choisie. Ils peuvent également calculer toute aide financière ou réduction appliquée au montant final des frais.
Si vous êtes convaincu que le processus d’admission de votre établissement d’enseignement doit être numérisé, voici 4 conseils pour commencer immédiatement :
Conseil n° 1 : mettre en place un portail d’admission convivial
Le portail d’admission est le « guichet numérique » de votre établissement d’enseignement. Le portail permet aux candidats de s’inscrire eux-mêmes et d’accéder à un environnement web personnalisé. Ils peuvent y gérer et suivre l’état d’avancement de leur demande. Les outils de gestion intelligente de l’information sur les étudiants, tels que Classter, offrent plusieurs fonctionnalités, liées aux portails d’admission, pour une expérience d’admission améliorée.
Des fonctionnalités telles que les calendriers personnels et les systèmes de messagerie individuelle permettent une communication opportune et précise entre l’institution et les candidats. Cela garantit que chaque candidat est informé des documents requis, des dates d’examen ou d’entretien et des délais d’inscription. Dans les délais et avec précision.
Conseil n° 2 : intégrer les données de plusieurs campus dans une infrastructure informatique centrale
Les institutions universitaires établies ont généralement des campus géographiquement dispersés, dans différents pays ou continents.
Afin de garantir les mêmes normes à tous les candidats sur tous les campus, il est essentiel de disposer d’un processus d’admission basé sur le cloud. De cette manière, le personnel de différents sites aura accès à distance aux données du demandeur.
Cela peut également être le cas pour les établissements d’enseignement qui proposent des programmes d’études en ligne. Dans notre monde globalisé, l’apprentissage peut se faire n’importe où et n’importe quand. Il en va de même pour l’admission. Il est essentiel que les professionnels de l’informatique éducative développent des processus basés sur le web qui permettent aux éducateurs, au personnel du front-office et du back-office de suivre l’évolution de chaque demande depuis n’importe quel endroit du monde.
Conseil n° 3 : Gérer les documents en ligne sans utiliser de papier
La gestion des documents requis, tant pour les candidats que pour les tâches administratives, est probablement la principale difficulté des processus d’admission non numériques.
En général, la procédure de candidature est achevée lorsque plusieurs documents personnels et attestations d’études ont été soumis. Dans une procédure traditionnelle, cela se fait par courrier, ce qui est source de stress, de frustration pour les candidats et de retards, car les documents doivent être livrés à l’institution.
Vous pouvez facilement vous passer de papier en utilisant le module d’admission d’un système de gestion de l’information sur les étudiants tel que Classter. Cela permet aux demandeurs de télécharger et de soumettre facilement des copies numériques des documents requis. De cette manière, vous pouvez réduire considérablement l’ensemble du cycle d’admission, puisque vous supprimez la tâche fastidieuse que représente l’envoi de documents par courrier traditionnel. Vous pouvez également donner un retour d’information immédiat aux candidats en cas de documents manquants ou d’erreurs éventuelles.
Enfin, un processus de gestion des documents numériques réduit l’impact environnemental de votre établissement d’enseignement.
Conseil n° 4 : gérer les dispositions financières de bout en bout
Ce conseil se concentre sur ce qui est probablement la dernière étape de la plupart des procédures d’admission : les dispositions financières. En général, cette fonction est gérée par le back-office ou le service comptable, indépendamment du reste du processus d’admission.
Il s’agit d’une question délicate, car elle peut créer une confusion chez les candidats retenus quant au montant réel des frais de scolarité ou aux modalités de paiement.
D’autre part, l’équipe de back-office peut manquer d’informations importantes sur les réductions éventuelles appliquées aux frais de scolarité d’un candidat en fonction de ses antécédents personnels, de son appartenance à une minorité ou à une ethnie, ou de sa situation financière.
Il est important de garder à l’esprit ce manque d’information lorsque vous numérisez votre processus d’admission traditionnel. Vous pouvez combler cette lacune en utilisant une solution de bout en bout qui permet de suivre toutes les informations relatives aux frais de scolarité, aux réductions et aux arrangements financiers.
Les admissions à l’ère numérique
Le secteur de l’éducation est en train de subir un changement fondamental. Elle est motivée par les changements considérables que la technologie numérique a apportés à nos sociétés au cours des dernières décennies.
Les établissements d’enseignement qui ne saisiront pas cette vague seront confrontés à de graves problèmes lorsqu’ils tenteront d’attirer les meilleurs candidats pour leurs programmes. En outre, elles continueront à avoir des processus inefficaces qui ont un impact négatif sur la productivité et l’efficacité des opérations administratives.
En utilisant un système d’information de gestion des étudiants riche en fonctionnalités, tel que Classter, les établissements d’enseignement de tous types et de toutes tailles peuvent avoir un accès immédiat à des outils numériques d’admission de pointe, sans avoir à investir lourdement dans de grandes infrastructures informatiques.
Cela rend le processus d’admission numérique plus accessible à toutes les institutions, en les aidant à suivre toutes les transformations en cours dans ce secteur.
FAQ
Les systèmes numériques de gestion des admissions facilitent la communication entre les élèves, les éducateurs, les parents et le personnel administratif. Grâce à des fonctionnalités telles que des portails personnalisés, des systèmes de messagerie et des mises à jour en temps réel, les parties prenantes peuvent rester informées et engagées tout au long du processus d’admission.
Les systèmes de gestion des admissions basés sur le cloud offrent des avantages tels que l’accessibilité à distance, la sécurité des données, l’évolutivité et la rentabilité. Ils permettent au personnel de différents sites d’accéder aux données des candidats, de collaborer efficacement et d’assurer la cohérence entre les campus.
Classter donne la priorité à la sécurité des données et à la conformité avec des réglementations telles que le GDPR dans la gestion des admissions. Il utilise des mesures de cryptage robustes, des contrôles d’accès et des protocoles de protection des données pour sauvegarder les informations relatives aux candidats et maintenir la conformité réglementaire.
