La gestion manuelle de l’ensemble du processus d’admission peut entraîner d’intenses maux de tête, mais comme vous le savez sans doute, les admissions sont le nerf de la guerre pour tout établissement d’enseignement. Aujourd’hui, de nombreux établissements d’enseignement abandonnent la méthode traditionnelle de traitement des données et la remplacent par un logiciel d’admission en ligne. La technologie a infiltré tous les aspects de l’industrie de l’éducation, et les admissions ne font pas exception. Le processus d’admission n’est plus aussi simple qu’il l’était autrefois, il s’est transformé en une procédure très compliquée qui implique plusieurs tâches, un nombre considérable de manipulations de données et une quantité importante de temps et d’efforts humains. Cependant, le secret d’une inscription harmonieuse et efficace au début de chaque année universitaire réside dans les caractéristiques que tous les systèmes d’admission devraient fournir. Dans ce billet, nous allons passer en revue 12 fonctionnalités qui facilitent le processus d’admission du début à la fin.
L’importance du logiciel d’admission
Tout d’abord, les solutions logicielles d’admission réduisent considérablement l’utilisation de papier et l’organisation extensive requise par les administrateurs. Il comble les lacunes qui auraient été laissées par les méthodes manuelles traditionnelles. Les plateformes d’admission sont des systèmes fiables en termes de sécurité, d’exactitude, de stockage et de paiement, et elles aident à la fois les administrateurs et les étudiants.
Les admissions en ligne vous offrent un flux systématique et un processus simplifié, tout en offrant à chaque étudiant une approche unique et personnalisée qui se concentre sur ses préférences. Il facilite la vie des responsables des admissions en suivant les progrès de chaque étudiant potentiel, en automatisant les procédures de base et en générant des informations utiles sur les admissions, accessibles à tout moment.
D’autre part, les établissements saisissent toutes les occasions d’attirer les étudiants pour une première visite de leur campus. Néanmoins, avec l’essor de la technologie, les candidats peuvent utiliser l’internet pour rechercher des établissements qui répondent à leurs besoins. Dans ce cas, le logiciel d’admission à l’école est l’un des moyens les plus efficaces d’attirer des étudiants potentiels du monde entier.
1. Calcul et perception des droits de scolarité Calcul et perception des droits
Comme on le sait, la dernière étape pour compléter un formulaire d’inscription est le calcul et le paiement des frais de scolarité. Dans le passé, le candidat étudiant devait se rendre au bureau des admissions pour effectuer les démarches susmentionnées en personne. Cependant, lors de la procédure d’inscription sur la plateforme d’admission en ligne, l’étudiant peut facilement choisir le programme éducatif de son choix ainsi que des services supplémentaires tels que le transport, ou/et la bibliothèque, etc. Le système étant préconfiguré, les prix de chaque cours et service sont mis à jour et peuvent être calculés automatiquement avant d’afficher le coût final à l’étudiant.
2. Flux de travail automatisés par courrier électronique
Les processus d’admission dans les établissements d’enseignement sont idéaux pour l’adoption de flux de travail automatisés, car ils peuvent diriger les étudiants potentiels vers la destination finale prévue, à savoir l’inscription dans votre établissement. Une fois que les prospects auront manifesté leur intérêt, ils commenceront à recevoir des courriels pertinents, ce qui leur donnera l’occasion de mieux connaître votre institution tout en créant progressivement un lien. Les flux de travail aident également l’administration de l’école en lui fournissant toutes les informations sur la manière dont les candidats répondent, ou, s’ils ont postulé, sur l’état d’avancement de leurs candidatures, sur leur validité ou non, et sur celles qui sont en attente, ce qui se traduit par une réduction significative du temps et de la complexité de l’opération.
3. Personnalisation
Les établissements d’enseignement utilisent souvent une terminologie différente, en fonction du niveau, de la culture, etc. C’est la principale raison pour laquelle un logiciel d’admission intégré doit pouvoir être personnalisé. Cela signifie que les administrateurs seront en mesure de modifier entièrement les formulaires d’enregistrement pour s’assurer que seules les informations pertinentes sont demandées aux candidats.
4. Interface conviviale et mobile
Les jeunes d’aujourd’hui sont des natifs du numérique et sont parfaitement familiarisés avec la technologie. La vérité est qu’ils passent beaucoup de temps sur leur téléphone portable, que ce soit pour rechercher des informations ou simplement pour surfer sur l’internet. C’est pourquoi il est extrêmement important de fournir aux candidats un site web facilement navigable, convivial et adapté aux appareils mobiles. Un logiciel d’admission offre aux candidats un parcours entièrement guidé à travers le processus qu’ils doivent suivre pour compléter leur candidature facilement à partir de leur appareil mobile. Ils ont également la possibilité de trouver toute information relative à l’inscription ou de résoudre des questions directement en naviguant dans l’application.
5. Portail d’admission
L’un des principaux avantages des logiciels d’admission est la personnalisation des portails pour les étudiants candidats. Les candidats peuvent se connecter au portail d’admission à l’aide de leurs coordonnées, ce qui crée automatiquement un compte, puis ils peuvent poursuivre le processus d’inscription. Les portails profitent à la fois aux étudiants et aux responsables des admissions. Tout d’abord, les étudiants peuvent accéder à leur profil et obtenir à tout moment une mise à jour de l’état d’avancement de leur candidature, ainsi que télécharger tout type de fichier ou de document nécessaire. Ensuite, les administrateurs peuvent facilement suivre et gérer la progression et l’état d’avancement de chaque demande tout en disposant d’informations statistiques, le tout à partir d’un tableau de bord unique.
6. Messagerie in-app
Les plateformes d’admission comprennent souvent une fonction de messagerie in-app qui permet aux candidats de s’engager encore plus avec l’institut en utilisant des messages contextuels et opportuns par le biais de l’application. Il a pour but d’aider et de guider le candidat à travers les différentes étapes du processus d’admission. Des messages dans l’application fournissent aux élèves des instructions plus détaillées sur la manière de compléter la procédure en leur permettant d’exprimer leurs questions. Les étudiants peuvent être informés instantanément des mises à jour et des annonces, et même partager des commentaires importants sur leur expérience d’admission.
7. Examens d’entrée
La plupart des organisations éducatives visent à mettre en place un système d’examen sophistiqué, qui pourrait facilement être géré par un logiciel d’admission. Les candidats qui ont soumis leur candidature et qui remplissent les critères de réussite peuvent passer à l’étape suivante et finale de l’acceptation, à savoir l’examen d’entrée. Les instituts peuvent adopter un système d’examens de niveau avancé qui permet aux responsables des admissions de sélectionner facilement les étudiants sur la base de qualifications académiques spécifiques.
8. Applications multiples
Un certain nombre d’étudiants potentiels sont susceptibles d’être intéressés par plus d’un programme d’études. Un logiciel d’admission répond à ces souhaits facilement et sans effort. Le processus d’inscription reste le même, sauf que lorsque le candidat atteint le point de sélection, il doit sélectionner le programme de formation complémentaire de son choix, d’un simple clic. En outre, ils peuvent classer les programmes par ordre de priorité en fonction de leurs préférences via leur portail personnalisé et, même si les candidatures peuvent être nombreuses, chaque candidature à un programme conserve ses propres spécifications, notamment financières, ainsi que le consentement requis.
9. Gestion des apports
Selon la structure de l’institut, un logiciel d’admission peut prendre en charge plusieurs admissions. En outre, plutôt que de recréer une admission fermée, vous pouvez toujours la rouvrir pour chaque année académique, tandis que la plateforme conserve les données historiques relatives au nombre de candidatures des années précédentes.
10. Notifications
Aucun étudiant candidat n’est laissé dans l’ignorance de l’état de sa candidature et, dans le même temps, les responsables des admissions n’ont pas à consacrer de temps supplémentaire aux candidatures qui sont encore en attente. La plateforme informe automatiquement les demandeurs de tout problème lié à leur demande, des dossiers manquants ou des échéances.
11. Organisation des entretiens
Une fois la période de candidature terminée, la phase d’évaluation commence. En plus de vous aider à évaluer soigneusement chaque candidature, les plateformes de gestion des admissions vous permettent également de planifier un entretien avec tout étudiant potentiel. Les candidats sélectionnés n’ont pas besoin de se rendre à l’institution puisque l’entretien peut être réalisé en ligne via la plateforme en utilisant l’intégration appropriée (par exemple, MS Teams, Zoom). Toutes les informations sont directement envoyées au candidat par le biais d’e-mails personnalisés, de SMS ou d’autres moyens de son choix.
12. Registres financiers
La création d’un état financier pour tous les enregistrements peut être une tâche longue et exigeante. Il exige des institutions qu’elles rendent compte des paiements en souffrance, des retraits nets, du total des frais perçus, des factures, etc. Lorsqu’il y a un grand nombre d’étudiants dans un petit établissement, cela devient extrêmement difficile à calculer et laisse place à des erreurs. Un logiciel d’admission rationalise l’ensemble du processus en créant automatiquement une déclaration comprenant toutes les informations nécessaires.
Récapitulation
La difficile saison des admissions appartient au passé, car les admissions en ligne vont devenir la nouvelle norme pour les établissements d’enseignement. Attirer des prospects à temps n’est plus un obstacle actif à mesure que le secteur de l’éducation évolue vers le numérique. Le logiciel d’admission est un outil essentiel et précieux qui rationalise le processus d’administration scolaire de bout en bout et aide les administrateurs à économiser du temps et de l’argent. Nous avons mis en évidence les principales caractéristiques que vous devez prendre en compte avant de choisir celui qui vous convient le mieux.
FAQ
Oui, les logiciels d’admission peuvent automatiser les flux de courrier électronique, en envoyant des informations pertinentes aux étudiants potentiels à chaque étape du processus d’admission. Cela permet aux administrateurs de gagner du temps et aux candidats d’être informés.
La messagerie intégrée permet aux candidats de communiquer avec l’institution, de recevoir des instructions et de rester informés des mises à jour et des annonces, facilitant ainsi la communication tout au long du processus d’admission.
Les logiciels d’admission en ligne s’adressent aux candidats intéressés par plus d’un programme d’enseignement, leur permettant de postuler facilement et de classer leurs préférences par ordre de priorité grâce à des portails personnalisés.
