Vos systèmes sont en place, mais dans quelle mesure fonctionnent-ils vraiment pour vous ? Un système de gestion scolaire (SMS) robuste est aujourd’hui essentiel pour les établissements d’enseignement supérieur. Il ne s’agit pas seulement de suivre les étudiants et les emplois du temps ; un bon SMS peut vous faciliter la vie en rationalisant les opérations, en améliorant la communication et en stimulant l’engagement des étudiants.
Si votre système actuel est plus un casse-tête qu’une aide, ou si vous envisagez d’en changer, vous êtes au bon endroit. Nous vous proposons de répondre à sept questions importantes pour vous aider à évaluer votre SMS et à déterminer s’il remplit bien sa mission.
En posant ces questions, vous obtiendrez une image plus claire de la manière dont votre système soutient vos enseignants et vos étudiants, et vous identifierez les domaines qui mériteraient d’être améliorés. Entrons dans le vif du sujet.
#1 Quelle est la convivialité du système ?
Avez-vous déjà entendu parler de systèmes décrits comme « lourds », « non intuitifs » ou « tout droit sortis des années 90 » ? Si cela vous semble familier, vous n’êtes pas seul. L’une des plus grandes frustrations auxquelles les établissements d’enseignement supérieur sont confrontés avec les systèmes de gestion scolaire est leur manque de convivialité. S’il faut une éternité pour trouver des informations de base ou effectuer des tâches simples, c’est un signal d’alarme.
Lors de l’évaluation de votre SMS, la facilité de navigation est essentielle. Votre personnel peut-il accéder rapidement aux données dont il a besoin, comme les dossiers des étudiants, les emplois du temps ou les notes ? Quant aux étudiants, peuvent-ils facilement consulter leurs devoirs ou communiquer avec leurs professeurs sans s’arracher les cheveux ?
L’accessibilité est un autre facteur important. Votre SMS doit être accessible à partir de n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable ou d’un téléphone mobile. Étant donné que de plus en plus d’étudiants et de membres du personnel travaillent à distance ou sont en déplacement, un accès adapté aux mobiles est indispensable.
#2Le système s’intègre-t-il à d’autres outils ?
L’intégration est donc un élément important. Votre SMS ne doit pas fonctionner de manière isolée, il doit être compatible avec les autres outils sur lesquels votre institution s’appuie quotidiennement. Si votre système ne peut pas s’intégrer de manière transparente aux principales plateformes, vous finirez par jongler manuellement avec les données, ce qui peut être source d’inefficacité, d’erreurs et de perte de temps.
Voici cinq outils essentiels avec lesquels votre SMS devrait s’intégrer :
- Système de gestion de l’apprentissage (LMS) : pour garantir une expérience transparente, votre SMS doit être synchronisé avec votre LMS, de sorte que les devoirs, les notes et les supports de cours soient toujours à jour.
- Plate-forme d’admission : Elle permet de faciliter le processus d’intégration, en synchronisant automatiquement les données des étudiants, depuis les demandes jusqu’aux inscriptions, sans étapes manuelles supplémentaires.
- Logiciel de comptabilité et de facturation : Le suivi des frais de scolarité, des paiements et des rapports financiers devient beaucoup plus facile lorsque ces systèmes communiquent entre eux.
- Outils de communication : Qu’il s’agisse de plateformes de courrier électronique ou d’applications de messagerie, le fait de disposer d’une communication intégrée signifie que les annonces et les mises à jour importantes sont partagées sans effort.
- Système de gestion de bibliothèque : Les étudiants doivent pouvoir accéder aux ressources de la bibliothèque et gérer leurs comptes directement par le biais du SMS.
#3 Dans quelle mesure vos données sont-elles sécurisées ?
Vous connaissez le dicton : « Un grand pouvoir implique de grandes responsabilités ». Avoir des données sur les étudiants en possession de votre collège est une énorme responsabilité. La protection de ces données doit être une priorité absolue, non seulement pour éviter les violations, mais aussi pour maintenir la confiance et rester en conformité avec des réglementations telles que le GDPR ou la FERPA.
Un SMS solide intègre des fonctions telles que le cryptage, qui garantit que toutes les données transférées ou stockées sont illisibles pour les utilisateurs non autorisés.
Un autre aspect essentiel à prendre en considération est le contrôle de l’accès des utilisateurs. Tous les membres de votre institution ne doivent pas avoir le même niveau d’accès aux informations sensibles. Un SMS sécurisé vous permet de définir des autorisations en fonction des rôles, de sorte que les administrateurs, les enseignants et les étudiants ne voient que ce dont ils ont besoin.
Et puis, il y a une fonction souvent négligée mais essentielle : les sauvegardes de données. Ainsi, en cas de problème, qu’il s’agisse d’une cyberattaque ou d’un simple incident technique, vous pourrez tout restaurer sans le moindre effort.
#4 Quel type d’assistance et de formation est offert ?
Vous est-il déjà arrivé d’appeler le service clientèle et de devoir attendre une éternité avant d’obtenir de l’aide pour un simple problème ? C’est frustrant, n’est-ce pas ? Imaginez maintenant que cela se produise lorsque l’ensemble des activités de votre école est en jeu. Disposer d’un système d’assistance fiable pour votre SMS est absolument crucial.
Lors de l’évaluation de votre SMS, il est important de prendre en compte le type de soutien et de formation qui vous est proposé :
- Assistance technique: Qu’il s’agisse d’un pépin ou d’une panne totale du système, vous devez savoir que de l’aide est disponible quand vous en avez besoin. L’assistance est-elle disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ou seulement pendant les heures de bureau ?
- Formation des utilisateurs: La formation initiale est une excellente chose, mais qu’en est-il de la formation continue pour les nouveaux employés ou les mises à jour du système ? Un bon fournisseur de SMS offrira des possibilités de formation continue.
- Base de connaissances ou options de libre-service: Parfois, un guide pratique rapide ou un tutoriel vidéo suffisent. Une base de connaissances bien fournie peut vous faire gagner du temps et vous éviter des frustrations.
- Un gestionnaire de compte dédié: Il est toujours utile d’avoir une personne qui connaît votre institution et qui peut vous offrir un soutien personnalisé lorsque les choses se compliquent.
#5 Le système peut-il s’adapter aux besoins de votre institution ?
Votre établissement se développe et attire de nouveaux talents – fantastique ! Mais la croissance s’accompagne de nouveaux défis, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer les opérations en douceur. C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’un SGS capable de s’adapter à l’évolution des besoins de votre établissement. La dernière chose que vous souhaitez, c’est d’être dépassé par votre système au moment où les choses s’accélèrent.
| Fonctionnalité | Description |
| Conception modulaire | Ajoutez ou supprimez facilement des fonctionnalités au fur et à mesure que votre institution se développe. Ajoutez des modules supplémentaires sans avoir à repartir de zéro. |
| Architecture en nuage | S’adapter rapidement à l’augmentation du trafic et des données sans nécessiter de mises à niveau matérielles coûteuses, garantissant ainsi la flexibilité nécessaire à l’évolution de votre institution. |
| Accès flexible des utilisateurs | Gérez les rôles et les autorisations des utilisateurs au fur et à mesure de la croissance de votre institution, en permettant à davantage de personnel et d’étudiants d’accéder au système de manière transparente. |
| Rapports et tableaux de bord personnalisables | Générez des rapports personnalisés qui s’alignent sur l’évolution de vos besoins en matière de suivi des données, garantissant ainsi des informations pertinentes à mesure que les priorités évoluent. |
| Soutien multi-campus | Gérez facilement plusieurs campus, en permettant une gestion centralisée tout en autorisant un contrôle local sur différents sites. |
#6 : Dans quelle mesure le système est-il personnalisable ?
Vos systèmes doivent refléter le mode de fonctionnement unique de votre établissement. Il n’y a pas deux établissements identiques, et les processus qui fonctionnent pour l’un peuvent ne pas convenir à l’autre. La personnalisation permet à votre établissement d’adapter le système à vos flux de travail, à vos exigences en matière de rapports et même à votre image de marque. Que vous ayez besoin de champs de données spécifiques, de rôles d’utilisateurs différents ou de tableaux de bord personnalisés, le fait d’avoir la possibilité de modifier votre SMS garantit qu’il complète vos opérations quotidiennes au lieu de les compliquer.
Pouvez-vous modifier ou ajouter de nouvelles fonctionnalités en fonction de l’évolution de vos besoins ? Un SMS personnalisable doit vous permettre d’ajuster les fonctionnalités sans nécessiter une forte implication des services informatiques. Le système vous permet-il d’adapter les processus aux besoins spécifiques de votre établissement ? De l’admission à la remise des diplômes, votre SMS doit s’aligner sur le mode de fonctionnement de votre équipe.
#7 Quelles sont les fonctions d’analyse et de rapport disponibles ?
Enfin et surtout, parlons de l’analyse. Les fonctions d’analyse et de reporting de votre système de gestion scolaire (SMS) vous permettent de prendre des décisions fondées sur des données qui peuvent améliorer tous les aspects, de l’efficacité opérationnelle aux résultats des élèves.
Votre SMS ne doit pas se contenter de stocker des données, il doit aussi vous aider à les exploiter. Voici six fonctions essentielles d’analyse et de reporting que votre SMS doit posséder :
- Suivi des données en temps réel
- Rapports personnalisables
- Analyse des présences
- Tableaux de bord des performances scolaires
- Outils d’information financière
- L’analyse prédictive au service de la réussite des étudiants
Pourquoi Classter est votre solution
Si vous voulez un système de gestion scolaire qui ne vous laisse pas vous demander si vous avez fait le bon choix, alors Classter est la solution qu’il vous faut. Conçu pour les établissements d’enseignement supérieur, Classter combine tout ce dont vous avez besoin dans une plateforme puissante et flexible. De l’automatisation des tâches administratives telles que les admissions et la programmation à la fourniture d’informations en temps réel sur les performances des étudiants, nous rendons la gestion de votre institution plus facile que jamais.
Classter s’intègre également de manière transparente aux outils que vous utilisez déjà, garantissant que vos données circulent sans problème entre votre LMS, vos systèmes financiers, et bien plus encore. De plus, nous offrons une sécurité des données inégalée, des fonctionnalités personnalisables et des analyses complètes qui vous permettent de prendre des décisions basées sur les données en toute confiance.
Chez Classter, nous pensons que chaque établissement mérite un système qui évolue avec lui. Que vous soyez une petite institution ou que vous connaissiez une croissance rapide, notre plateforme évolutive s’adapte à vos besoins et vous offre tout, de la gestion financière aux outils de communication avec les parents.
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FAQ
Lorsque vous choisissez un SMS, donnez la priorité à des caractéristiques telles que la convivialité, la sécurité des données, l’accessibilité mobile, l’intégration avec d’autres outils et l’évolutivité. Assurez-vous qu’il peut prendre en charge les opérations quotidiennes, rationaliser la communication et fournir des rapports et des analyses complets pour faciliter la prise de décision.
Un SMS doit s’intégrer à des outils tels que les LMS, les logiciels de comptabilité et les plateformes de communication afin de garantir la fluidité des données entre les systèmes. L’intégration réduit la saisie manuelle des données, minimise les erreurs et rationalise les processus, ce qui permet aux administrateurs et aux enseignants de gagner du temps.
Oui, Classter supporte l’intégration avec une large gamme de plateformes, y compris les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS), les outils de communication, les logiciels financiers, et plus encore. Cela permet aux données de circuler sans effort entre les systèmes, réduisant ainsi les inefficacités.
