Préparer la nouvelle année académique avec EdTech : Conseils pour les établissements d’enseignement supérieur européens

À l’approche de la nouvelle année universitaire, les établissements d’enseignement supérieur européens se préparent à un tourbillon de tâches qui leur est familier. Qu’il s’agisse de gérer l’afflux de demandes d’inscription ou de veiller à ce que chaque nouvel étudiant se sente bien accueilli, le début de l’année est une période critique pour le personnel et les étudiants.

Soyons honnêtes : jongler avec ces tâches peut sembler insurmontable. Le simple volume de données à gérer, associé à la nécessité d’une communication rapide et d’une intégration efficace, peut mettre à rude épreuve même les équipes les mieux organisées.

Toutefois, à mesure que le monde devient plus avancé sur le plan technologique, les solutions EdTech offrent une bouée de sauvetage aux institutions. Ces systèmes peuvent simplifier et automatiser un grand nombre de processus qui submergent généralement les établissements pendant cette période chargée. En utilisant les bons outils, vous pouvez tout simplifier, de l’inscription à l’intégration, et transformer ce qui était un début mouvementé en une expérience fluide et bien coordonnée.

Améliorer les processus d’inscription

La première chose qui vient à l’esprit lorsque l’on pense au début d’une nouvelle année universitaire est l’inscription. C’est la porte d’entrée de tous les étudiants dans votre établissement, mais soyons honnêtes : la gestion des inscriptions entraîne une montagne de paperasse et une tonne de tâches administratives. Les établissements doivent gérer un afflux de candidatures, vérifier d’innombrables documents et suivre les progrès de chaque étudiant.

Voici comment les solutions EdTech, comme la gestion des inscriptions de Classter, peuvent transformer ce processus chaotique en un processus transparent :

1. Les étudiants soumettent leurs demandes par le biais d’un portail en ligne, ce qui élimine la nécessité de remplir des documents physiques et de saisir manuellement des données.

2. Le système de Classter contrôle et vérifie automatiquement les documents soumis, en signalant tout problème pour une résolution rapide et en s’assurant que tous les documents requis sont en place.

3. Un tableau de bord en temps réel permet de suivre l’évolution de chaque candidat. Vous pouvez facilement voir à quelle étape du processus se trouve chaque candidature, ce qui réduit la nécessité d’un suivi constant.

4. Les demandeurs reçoivent des notifications et des mises à jour automatisées, de sorte qu’ils sont toujours informés de l’état d’avancement de leur demande, sans intervention manuelle.

5. Toutes les données relatives aux inscriptions sont centralisées sur une seule plateforme, ce qui facilite l’analyse des tendances, la production de rapports et la prise de décisions fondées sur des données.

Rationaliser l’accueil des étudiants

La nouvelle année universitaire est synonyme de nouveaux étudiants. Les établissements ont la responsabilité de créer une expérience d’intégration transparente afin que les étudiants se sentent valorisés et confiants dans leurs études. Un processus d’intégration sans heurts donne le ton à un parcours universitaire positif et productif, en aidant les étudiants à faire facilement la transition entre l’école secondaire et les établissements précédents.

Les outils d’intégration de Classter sont conçus pour soutenir cette phase cruciale et la rendre aussi fluide que possible. Voici comment ils peuvent vous aider :

• Gestion centralisée de l’orientation : Planifiez et coordonnez les programmes d’orientation en un seul endroit. Planifiez rapidement les sessions, suivez les présences et veillez à ce que chaque étudiant reçoive les informations nécessaires.
• Distribution automatisée d’informations : Envoyez des courriels ou des notifications personnalisés contenant des informations essentielles telles que les horaires des cours, les plans du campus et les contacts clés, réduisant ainsi le risque que des informations importantes passent inaperçues.
• Portails d’accueil interactifs : Créez des portails en ligne attrayants où les étudiants peuvent accéder à des messages de bienvenue, des vidéos d’introduction et des ressources interactives pour se familiariser avec la vie sur le campus.
• Soumission de documents et de formulaires : Simplifiez la collecte des documents et formulaires importants, tels que les dossiers médicaux et les formulaires de consentement, grâce à un système en ligne facile à utiliser.
• Gestion des tâches et des listes de contrôle : Fournissez aux étudiants des listes de contrôle personnalisées pour suivre les tâches importantes et les échéances, afin qu’ils soient parfaitement préparés avant le premier jour de classe.

Améliorer la communication avec les étudiants

Maintenir une communication claire et cohérente avec vos étudiants leur facilite la vie et les aide à se sentir plus proches d’eux. Mais ce n’est pas toujours facile, surtout en début d’année universitaire. Les établissements doivent répondre à des demandes de renseignements, envoyer des mises à jour et répondre à des préoccupations. Il est facile pour les messages de se perdre dans la mêlée ou pour les détails importants de passer entre les mailles du filet. Le défi n’est pas seulement de rester en contact, mais aussi de s’assurer que chaque communication est personnelle et pertinente pour chaque étudiant.

C’est là que les fonctions de communication de Classter entrent en jeu et font toute la différence. Grâce à ces outils, vous pouvez rationaliser vos processus de communication et améliorer l’engagement des étudiants sans effort.

Notifications automatisées

Classter vous permet de mettre en place des notifications automatiques pour les événements importants, les échéances et les mises à jour. Cela signifie que les étudiants reçoivent des rappels en temps voulu sans avoir à envoyer chaque message manuellement. Qu’il s’agisse d’une date limite d’inscription ou d’un événement à venir, les notifications automatisées permettent aux étudiants de rester informés et sur la bonne voie.

Messages personnalisés

La personnalisation permet de donner plus de sens à la communication. Classter vous permet d’envoyer des messages personnalisés basés sur les profils et les besoins des étudiants. De cette façon, les étudiants reçoivent les informations qui comptent le plus pour eux, créant une expérience plus engageante et pertinente.

Plates-formes intégrées

Gérer toutes vos communications à partir d’une seule plateforme simplifie le processus et assure la cohérence. Le système intégré de Classter vous permet de suivre et de gérer les conversations, en gardant tout organisé et en réduisant le risque de messages manqués ou dupliqués.

Intégrer les technologies de l’information et de la communication dans la stratégie institutionnelle

Il est clair qu’avec les bons outils EdTech, les institutions deviennent plus organisées et ont une approche rationalisée pour gérer les processus des étudiants. Mais comment s’assurer que votre école ou université tire pleinement parti de ces technologies ? Il s’agit d’aligner les EdTech sur les objectifs et les stratégies de votre établissement. L’intégration d’EdTech comme Classter dans vos processus existants nécessite d’adapter ces outils à la partie centrale de la vision de votre institution.

Vous devez définir comment les technologies de l’information et de la communication (EdTech) soutiennent les objectifs de votre institution. Qu’il s’agisse d’améliorer l’engagement des étudiants, d’accroître l’efficacité opérationnelle ou d’augmenter le nombre d’inscriptions, assurez-vous que la technologie s’aligne sur vos objectifs généraux.

Si vous souhaitez transformer les processus de votre institution et améliorer l’expérience des étudiants, Classter est là pour vous aider. Nos solutions EdTech complètes rationalisent l’inscription, l’intégration et la communication, rendant les tâches administratives plus efficaces et les interactions avec les étudiants plus significatives.

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