Les systèmes de gestion scolaire (SMS) sont utilisés par les établissements d’enseignement pour gérer et intégrer les processus académiques, de communication et financiers. Il s’agit d’un logiciel de gestion de bout en bout conçu pour automatiser les diverses opérations d’une institution, de la gestion des programmes d’études à la facturation. L’objectif principal de la mise en œuvre d’un système de gestion scolaire est le développement d’un processus qui gère toutes les données et activités de manière organisée et automatisée.
Les systèmes de gestion scolaire relient et définissent une pléthore de processus et permettent le flux de données entre différents types d’utilisateurs et l’école. En collectant et en organisant les données transactionnelles de l’école à partir de sources multiples, les SMS éliminent la duplication et l’intégrité des données, devenant ainsi une « source unique de vérité » pour tous les utilisateurs.
Pourquoi les SMS sont-ils nécessaires aux organisations éducatives ?
La mise en place d’un SMS fiable permet à tous les services d’un établissement d’accéder facilement aux données des étudiants et d’effectuer des tâches de gestion académique, administrative et financière.
Toutes les données peuvent être facilement manipulées et les tâches peuvent être accomplies en un rien de temps. Des personnes de différents services peuvent consulter les mêmes informations sans risque d’inexactitude.
Les parents peuvent obtenir des informations détaillées sur l’emploi du temps de leur enfant, accéder à des évaluations académiques et communiquer avec les enseignants.
Les systèmes de gestion scolaire couvrent, par conséquent, efficacement le fossé de communication entre les enseignants, les élèves et les parents, qui est un problème vital auquel de nombreuses écoles sont confrontées. Par conséquent, un bon système de gestion scolaire aide les établissements à améliorer la communication entre les parties prenantes. Il s’agit d’un facteur très important pour la réussite des étudiants et des institutions.
Par conséquent, de nombreuses institutions considèrent le logiciel SMS comme l’un des éléments les plus importants de la structure organisationnelle de leur école. Un SMS gère plusieurs activités liées à l’éducation, importantes pour la réussite scolaire des étudiants. Des activités telles que :
- Gestion des programmes d’études
- Gestion des présences
- Frais de scolarité et gestion financière
- Gestion des données personnelles des étudiants
- Communication individuelle entre les enseignants, les élèves et les parents
Mais si la plupart des SMS scolaires disposent des fonctions nécessaires pour répondre à toutes les exigences d’une institution, de nombreux clients en demandent encore plus.
C’est à ce moment-là que les intégrations entrent en jeu. L’intégration est une connexion avec un outil ou un logiciel dont les fonctionnalités sont complémentaires à celles du système de gestion des étudiants.
Pourquoi un SMS doit-il être intégré ?
En général, un système de gestion des étudiants est un outil très complet. Pourquoi avons-nous besoin de certaines intégrations ? En effet, l’objectif même d’un logiciel de gestion des étudiants est d’être un outil robuste et fiable qui prend en charge toutes les fonctions dont un établissement d’enseignement a besoin.
Pour répondre à la question de savoir pourquoi un SMS a besoin d’intégrations, il est important de mentionner que les institutions ne fonctionnent pas seules. Ils doivent souvent interagir avec des parties prenantes qui ne font pas nécessairement partie de ce domaine. Ils peuvent utiliser des logiciels et du matériel qui n’ont pas nécessairement été conçus pour les établissements d’enseignement. Leurs capacités sont affectées par ces facteurs et par le fait que les technologies éducatives dédiées sont encore une tendance émergente. Grâce aux intégrations, les établissements d’enseignement comblent le fossé entre leur système de gestion des étudiants et les outils ou plateformes déjà utilisés par les parties prenantes.
Quel type d’intégration est possible dans les systèmes de gestion scolaire ?
Il existe de nombreuses intégrations qui peuvent s’adapter à votre SMS et améliorer l’expérience éducative. Les intégrations permettent d’améliorer au maximum la fonctionnalité d’un système de gestion scolaire en intégrant tout ce qui est possible. Mais l’étendue des possibilités d’intégration peut être écrasante pour certains utilisateurs de systèmes de gestion scolaire. Par où commencer ?
Vous trouverez ci-dessous les 6 principales intégrations que tout système de gestion scolaire doit posséder :
Un système de gestion scolaire devrait être entièrement intégré à Office 365. En activant Office 365, les utilisateurs peuvent se connecter en utilisant le service sécurisé et fiable d’authentification Microsoft d’Office 365. Grâce à ce mécanisme d’authentification unique, les utilisateurs finaux peuvent accéder à n’importe quelle application Office 365 depuis le portail, sans avoir à se connecter plusieurs fois. Grâce à cette fonction, le logiciel peut créer automatiquement des boîtes aux lettres, attribuer des licences Office 365 et créer des groupes de sécurité.
Moodle LMS est le premier LMS open-source au monde. Avec des millions d’installations dans le monde entier, à tous les niveaux académiques et dans différents systèmes éducatifs, Moodle est un outil important qui devrait également être intégré dans tout système de gestion scolaire. Cette intégration permettra aux éducateurs d’accéder au matériel et aux programmes en ligne existants sans avoir à migrer toutes ces données vers le SMS.
- Courriel
Les systèmes de gestion scolaire peuvent être intégrés à vos fournisseurs de services de messagerie préférés et mettre en place des notifications par courrier électronique pour une variété de parties prenantes, telles que les parents et les élèves. L’intégration permet à l’administrateur d’envoyer des courriels à certaines parties prenantes. Ils peuvent également donner la possibilité aux employés clés de faire de même grâce à l’intégration du logiciel de l’école lui-même. Enfin, des courriels automatisés peuvent être envoyés à des groupes de destinataires spécifiques pour certains événements du calendrier académique (par exemple, notification par courriel de l’annonce de la salle où se déroulera un examen).
En général, WordPress est le système de gestion de contenu le plus populaire. Il peut être aussi complexe ou aussi simple que vous le souhaitez. Lorsque vous combinez WordPress avec votre système de gestion scolaire, vous pouvez utiliser, améliorer et contrôler votre site WordPress sans ajouter d’heures de développement aux frais généraux. WordPress est gratuit, ce qui le rend accessible à toute institution dans le monde. Il comprend également plusieurs plugins qui peuvent s’avérer extrêmement utiles pour la gestion de vos données. Mais surtout, la plupart des écoles ont leur site web construit sur WordPress, ce qui rend l’intégration de WordPress presque obligatoire pour des projets réussis.
L’intégration de Google Suite permet au logiciel de se connecter et de mettre en œuvre l’authentification unique avec la suite de produits en nuage de Google. Avec AdWords, G Suite et Google Cloud, Google est devenu un élément essentiel du fonctionnement et de la croissance des organisations modernes, y compris des établissements d’enseignement. Grâce à cette intégration, vous pouvez facilement synchroniser Gmail, Google Calendar et Google Sheets pour Analytics. Vous pouvez également télécharger des CV depuis Drive dans Hire et créer des candidats à partir des fichiers de CV que vous stockez dans Drive ou même appeler des candidats via Hangouts. Cette intégration permet également de synchroniser votre agenda Google avec votre SMS.
- Numérisation de codes-barres et d’identification par radiofréquence (RFID)
L’une des intégrations les plus utiles avec le système de gestion scolaire est l’intégration RFID/code-barres. Mais qu’est-ce que la RFID ? RFID est l’abréviation de Radio Frequency Identification (identification par radiofréquence). Un système de gestion scolaire peut s’intégrer au matériel de lecture RFID pour transmettre automatiquement des informations à chaque fois que la carte d’identité est utilisée. Un exemple du type d’informations que cette intégration permet d’intégrer serait quelque chose d’aussi simple que les heures d’entrée et de sortie des élèves. En outre, l’intégration des codes-barres dans le module bibliothèque de votre système de gestion scolaire garantit le suivi des livres et du matériel de bibliothèque à code-barres empruntés par les élèves et les enseignants.
Synthèse
En conclusion, les institutions ont aujourd’hui besoin de systèmes avancés qui les aideront à atteindre des objectifs d’apprentissage plus élevés. Les systèmes de gestion des élèves sont un outil efficace qui doit être inclus dans toute école, avec ses intégrations incroyablement utiles. Ces outils de pointe aident les institutions à aller plus loin, à créer et à maintenir leur cap sur la voie de l’éducation.
Avec un système de gestion scolaire avancé, il est plus facile de mettre à jour les fonctionnalités et d’offrir aux établissements d’enseignement le meilleur de la dernière technologie et de les mettre à jour dans un monde compétitif et complexe.
FAQ
Les intégrations essentielles pour un SMS comprennent Office 365, Moodle LMS, les fournisseurs de services de messagerie, WordPress, Google Suite et les systèmes de lecture de codes-barres ou d’identification par radiofréquence, chacun offrant des fonctionnalités uniques pour améliorer les opérations.
Classter se distingue en offrant une intégration transparente de son SMS avec une large gamme d’outils essentiels tels qu’Office 365, Moodle LMS, les fournisseurs de services de messagerie, WordPress, Google Suite, et les systèmes de scannage de codes-barres/RFID, offrant ainsi une solution complète pour les établissements d’enseignement.
Classter offre un support technique complet pour les implémentations d’intégration, y compris l’assistance à la configuration, le dépannage et la maintenance continue pour assurer un fonctionnement sans faille et la satisfaction des utilisateurs.
