L’ère numérique : comment tirer parti de la technologie pour votre conseil scolaire

Depuis le début de la pandémie, les écoles se sont tournées vers des opérations virtuelles, dont les plus remarquables sont les suivantes les cours en ligne . Mais à quoi ressemble cette transition pour d’autres secteurs de l’administration de votre école, comme votre conseil d’administration ?

En tirant parti d’une technologie efficace, votre conseil scolaire peut mener ses travaux de manière transparente afin d’accroître la participation de la communauté, d’instaurer un sentiment de confiance et de rationaliser l’ensemble du travail. Vous pouvez organiser des réunions, centraliser les documents de réunion et stocker les informations relatives aux objectifs du district en un seul endroit, ce qui facilite le partage de ces documents avec votre communauté.

Pourquoi tout cela est-il important ? D’une part, la plupart des districts scolaires et des législateurs locaux exigent des conseils scolaires qu’ils fassent preuve de transparence par le biais de lois sur les réunions publiques et d’autres réglementations similaires. Outre le devoir de se conformer légalement à ces règles, le maintien de la transparence, l’établissement de la confiance de la communauté et la priorité accordée aux stratégies visant à améliorer les résultats scolaires doivent faire partie des principaux objectifs de votre conseil d’administration.

L’utilisation de la technologie est un moyen efficace de rationaliser ce processus. En tant que de plus en plus d’écoles reviennent à des opérations en personneIl est donc utile de se demander si les nouvelles technologies vous obligeront à revoir votre stratégie de gestion du conseil d’administration ou à repartir de zéro. Nous passerons en revue plusieurs façons dont les membres de votre conseil scolaire peuvent intégrer la technologie dans leur travail, notamment :

1. Utiliser des outils de réunion virtuelle pour organiser des réunions hybrides.
2. Partager l’accès du public aux informations pertinentes.
3. Suivre les objectifs de l’année scolaire.

Les membres des conseils scolaires sont censés être des leaders et des défenseurs de l’enseignement public, et la technologie leur permet de rationaliser leur travail, ce qui leur offre davantage de possibilités d’élaborer des plans qui soutiennent l’excellence académique. Tout dépend de la manière dont vous intégrez vos outils dans votre travail. Commençons.

1. Utiliser des outils de réunion virtuelle pour organiser des réunions hybrides.

Les membres de votre conseil d’administration ont probablement des points de vue différents sur la pandémie. Certains seront à l’aise pour se réunir en personne, tandis que d’autres préfèreront participer à distance, car nous continuons à faire face à des problèmes de santé. Pour répondre aux préférences de chacun, équipez votre conseil scolaire d’outils de réunion hybrides.

Alors que vos instructeurs peuvent prendre l’initiative d’une configuration de classe hybride, vous pouvez vous demander comment une technologie similaire peut s’adapter aux responsabilités uniques des membres du conseil d’administration, telles que la préparation des réunions, le vote sur les points importants de la prise de décision et la communication après coup. Voici comment la technologie peut jouer un rôle dans les réunions hybrides du conseil d’administration :

Planifier entièrement les réunions pour maintenir l’élan.

Vous ne voulez pas faire l’impasse sur la planification des réunions. Un agenda numérique peut aider le président de votre conseil scolaire à créer une feuille de route pour les réunions à venir. Vous devez être capable de :

• Organisez votre réunion exactement comme vous le souhaitez grâce à des outils d’édition faciles à utiliser.
• Attribuez les points de l’ordre du jour à différents orateurs afin que tout le monde ne reste pas assis à écouter le président du conseil d’administration parler tout le temps.
• Attribuez une durée déterminée à chaque point afin que chacun sache combien de temps il doit consacrer à chaque sujet.
• Attribuer des objectifs aux points (par exemple, parvenir à une décision ou partager des informations) afin que les membres du conseil sachent à quoi ils travaillent.
• Partager en toute sécurité l’ordre du jour complet à l’avance afin que chacun puisse se préparer suffisamment et venir avec des idées perspicaces.

L’ordre du jour et la façon dont l’animateur s’y tient déterminent en fin de compte la productivité de la réunion. Veillez à afficher l’ordre du jour sur les écrans de tous les participants pendant la réunion afin que chacun ne perde pas le fil.

Prenez des minutes complètes.

Au cours des réunions de votre conseil scolaire, les participants se mettront probablement dans le bain et commenceront à lancer des idées réfléchies à droite et à gauche, surtout s’ils sont pleinement impliqués dans la conversation. La dernière chose que vous souhaitez, c’est de conclure la réunion en réalisant que personne n’a pris de notes sur toutes les bonnes idées qui ont circulé dans la salle.

C’est pourquoi vous devez tirer parti de la technologie pour enregistrer des procès-verbaux efficaces. Le secrétaire de votre conseil scolaire doit pouvoir créer des modèles pour prendre rapidement des notes ou rédiger des procès-verbaux directement sur l’ordre du jour. Il n’est donc pas nécessaire de repartir de zéro et de perdre un temps précieux en réunion (ou pire, de passer à côté d’informations essentielles). Ainsi, vous ne ralentirez pas la réunion et vous n’exclurez pas des discussions essentielles, ce qui permet à votre école d’éviter les problèmes de responsabilité.

Vote à distance.

Votre conseil scolaire est chargé de définir la vision de votre district et de prendre des décisions officielles pour réaliser cette vision. Qu’il s’agisse de voter sur le programme scolaire de l’année ou de déterminer comment dépenser les fonds de l’école, cela peut avoir un impact direct sur la confiance du public. Pour prendre des décisions officielles efficaces et en informer le public, équipez le conseil d’administration d’outils de vote virtuels qui lui permettent.. :

• Permettre le vote anonyme pour les décisions sensibles
• Créer des sondages à venir pour que le conseil scolaire puisse les consulter avant une réunion.
• Permettre aux membres de voter à partir de leur smartphone, afin de faciliter la contribution des participants, qu’ils soient à distance ou en personne.

Tout le monde peut partager ses opinions, qu’il soit physiquement présent ou non. De plus, cela permet de rationaliser le processus de vote du conseil d’administration en général, puisque vous n’aurez pas à passer du temps à compter les mains levées ou les bulletins de vote en papier. Vous pouvez ensuite enregistrer rapidement les votes dans l’ordre du jour et partager les résultats des décisions importantes avec le public.

Utilisez la vidéoconférence pour vous connecter en face à face.

Comme votre école a probablement expérimenté l l’apprentissage à distance vous reconnaissez sans doute que l’absence d’interaction en face à face est un écueil courant des réunions à distance. Heureusement, les interactions en face à face peuvent être reproduites dans un espace de réunion en ligne grâce à la technologie appropriée. Veillez à ce que votre boîte à outils pour les réunions virtuelles comprenne un outil de vidéoconférence. Cela permettra aux membres de votre conseil d’administration d’évaluer le langage corporel de chacun lorsqu’ils parlent, afin de détecter l’enthousiasme, le désaccord ou l’ennui.

Établissez des règles d’étiquette pour les vidéoconférences afin de rendre cette stratégie technologique aussi efficace que possible. Demandez aux membres de votre conseil d’administration de

• Trouver un endroit calme pour assister à l’événement
• Le son reste coupé lorsqu’on ne parle pas afin d’éliminer les bruits de fond.
• Être prêt à photographier avec une tenue vestimentaire appropriée

La vidéoconférence permet également d’enregistrer plus facilement les réunions pour les partager avec les membres de la communauté qui souhaitent savoir ce qui se passe dans la salle de réunion. Même si cela n’est probablement pas obligatoire dans votre district, l’enregistrement des réunions du conseil d’administration est un excellent moyen de maintenir un sentiment de confiance au sein de la communauté et d’impliquer tout le monde dans la réussite du district.

2. Partager l’accès du public aux informations pertinentes.

Étant donné que les membres de la communauté financent votre école par le biais des impôts, ils sont considérés comme des parties prenantes de votre district scolaire. Cela signifie qu’ils ont le droit de savoir ce qui se passe dans la salle du conseil d’administration et si les fonds sont utilisés correctement. Vous pouvez y parvenir en offrant au public un accès aux informations pertinentes.

Pendant et entre les réunions des comités et du conseil d’administration, les membres de votre conseil d’administration communiquent en permanence et font beaucoup de choses. beaucoup des décisions. Si tout ne doit pas être rendu public (comme l’évaluation du directeur de l’école par le conseil d’administration), certains éléments méritent d’être communiqués à la communauté afin d’instaurer un climat de confiance et de transparence.

Voici quelques suggestions qui vous aideront à filtrer les documents de votre conseil d’administration et à déterminer ce qui mérite d’être partagé avec votre communauté :

• Annoncez la date et le lieu de votre prochaine réunion, et précisez si cette réunion sera ouverte au public.
• Partager l’ordre du jour en ligne avant les réunions. Cela permet de consulter les informations avant les réunions.
• Partager des flux vidéo en direct ou des archives vidéo des réunions des conseils d’administration des écoles publiques.
• Centraliser les documents de réunion tels que les ordres du jour, les procès-verbaux et toute autre ressource officielle dans une archive en ligne, où les gens peuvent les consulter à tout moment.
• Partagez les objectifs fixés par votre conseil d’administration. Nous aborderons ce point plus en détail dans la section suivante.

Dans l’ensemble, le fait de montrer aux membres de la communauté les ressources appropriées favorise un fort sentiment de confiance dans votre conseil et dans sa capacité à prendre des décisions. A Le site web de l’école est son ultime déclaration de marque en ligne et constitue l’endroit idéal pour partager des informations avec les parents et les étudiants potentiels. Commencez par partager des informations clés ici, telles que les détails de la réunion sur votre calendrier d’événements et les enregistrements des réunions passées.

Pour faciliter le partage d’autres informations, votre logiciel de gestion du conseil d’administration peut stocker les documents pertinents du conseil (tels que les politiques, les documents de réunion et les informations législatives), tout en permettant aux administrateurs du logiciel de déterminer qui a accès à quelles ressources. Vous pouvez ainsi choisir ce qui est partagé avec le public sans craindre qu’il accède à des documents sensibles.

3. Suivre les objectifs pour l’année scolaire.

En général, au cours de l’été, votre conseil d’administration définit des objectifs pour l’année à venir. L’élaboration de ces objectifs n’est pas une mince affaire. Le conseil d’administration doit déterminer les éléments essentiels à la réussite de votre district et les données qu’il utilisera pour suivre les progrès accomplis. Les objectifs officiels qu’ils fixent doivent être mesurables et avoir une portée visionnaire.

Le passage au numérique signifie notamment que vous pouvez éliminer les difficultés et le gaspillage liés à la documentation physique en en passant au zéro papier . Les outils modernes poussent cette stratégie encore plus loin.

Avec les logiciels de documentation traditionnels, non collaboratifs, plusieurs versions de nouveaux documents peuvent finir par circuler car les personnes envoient leurs modifications séparément, ce qui crée de la confusion. Alors qu’avec un logiciel de documentation collaborative, le processus pourrait ressembler à ceci :

1. Votre président du conseil d’administration télécharge une ébauche d’un objectif récent discuté lors d’une réunion du conseil d’administration.
2. Un membre du conseil d’administration, Elizabeth, commente ses suggestions, qui sont horodatées et consultables par les autres utilisateurs.
3. Un autre membre du conseil, Derek, lit le commentaire d’Elizabeth et suggère une autre partie de l’objectif, au lieu de simplement répéter ce qu’elle a déjà suggéré.
4. Les futurs commentateurs peuvent accéder au document et travailler à partir de la même version, et l’administrateur peut à tout moment accepter (ou rejeter) ces modifications.

La définition de ces objectifs nécessite généralement un processus de révision approfondi, au cours duquel tous les membres du conseil d’administration examinent et font part de leurs suggestions. Un outil d’édition collaboratif facilite considérablement la définition de ces objectifs, car les membres du conseil d’administration peuvent ajouter leurs commentaires et collaborer avec d’autres personnes en ligne en temps réel.

Il n’est pas nécessaire d’envoyer un nouveau document à chaque fois qu’une révision est effectuée lorsque tous les participants peuvent apporter leurs idées en même temps et voir les suggestions des autres. Les outils d’édition collaborative éliminent les allers-retours, en particulier lorsque tout le monde peut accéder aux documents à tout moment via le portail du conseil d’administration.

Suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs.

Une fois que vous avez défini ensemble les objectifs de l’année scolaire à venir, il vous faut un moyen de les mesurer. Ce n’est pas parce que la définition des objectifs du district pour l’année peut prendre du temps qu’il faut en faire autant pour le suivi.

De la collecte de fonds dans les écoles aux objectifs d’assiduité des élèves, les outils de suivi des objectifs facilitent la traçabilité des objectifs. L’enregistrement et la mise à jour de vos objectifs permettent de suivre vos progrès tout au long de l’année scolaire et de s’assurer que la personne chargée d’atteindre l’objectif reste sur la bonne voie.

Et comme nous l’avons mentionné précédemment, partager ces objectifs est un excellent moyen d’établir un sentiment de transparence. Les membres de la communauté qui s’investissent dans la réussite du district auront naturellement leurs propres objectifs pour les écoles du district. En partageant avec eux les objectifs et les progrès réalisés, vous les aidez à déterminer si la vision de votre conseil d’administration correspond à la leur et si le conseil d’administration prend les mesures appropriées pour atteindre ces objectifs.

Lorsqu’elle est exploitée efficacement, la technologie peut apporter beaucoup à votre conseil scolaire. Comme nous l’avons vu, il leur permet de rationaliser leurs réunions, de partager publiquement les informations appropriées et de suivre les progrès du district tout au long de l’année scolaire.

Quelle que soit la manière dont vous exploitez votre technologie, donnez la priorité à la facilité d’utilisation lorsque vous choisissez de nouveaux outils. Les conseils scolaires devraient consacrer l’essentiel de leur temps à prendre des décisions importantes, et non à gérer des logiciels compliqués. En choisissant soigneusement votre logiciel et en déterminant comment l’exploiter, vous pouvez améliorer considérablement le travail de votre conseil scolaire. Ainsi, votre conseil scolaire sera sur la bonne voie pour améliorer l’expérience d’apprentissage de votre école et promouvoir l’excellence académique.

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