Inscription et gestion des événements académiques post-COVID : 4 conseils

Il ne fait aucun doute que le COVID-19 a incité les chefs d’établissement et les éducateurs à modifier leur approche des événements et des expériences éducatives. expériences éducatives de façon spectaculaire. En réfléchissant à l’année et demie écoulée, il est clair que certains aspects de l’expérience scolaire se sont traduits plus facilement que d’autres par l’apprentissage à distance. Par exemple, Les événements scolaires ont été plus difficiles à reproduire avec des moyens en ligne, de sorte que l’approche de votre école à leur égard peut être sujette à des changements dans le paysage post-COVID.

Avant de planifier une transition dans la manière dont les événements scolaires sont organisés, la direction de votre école doit prendre en compte les avantages et les inquiétudes qui sont susceptibles de survenir dans un avenir proche concernant la santé publique et les rassemblements.

Grâce à une approche qui reste à l’écoute des mises à jour en matière de santé publique, de la manière dont d’autres écoles font face à la même situation et des ressources fournissant les meilleures pratiques en matière de gestion d’événements, votre école peut commencer à planifier avec succès ce qui est à venir. Pour aider votre école à démarrer, cet article présente quatre conseils pour l’enregistrement et la gestion des événements scolaires dans l’ère post-COVID :

1. Tenir compte des principales exigences en matière d’enregistrement.
2. Proposer des options de participation hybride.
3. Renseignez-vous et suivez les directives de votre établissement.
4. Fixer les objectifs de l’événement.

La plupart des solutions pour faire face aux problèmes de santé publique reposent sur la technologie, et la gestion des événements dans votre école n’est pas différente. Utilisez les conseils de ce guide pour évaluer votre logiciel de gestion d’événements actuel et mettre en œuvre de nouvelles bonnes pratiques afin de mieux les exploiter lors de vos prochains événements. Commençons.

1. Prendre en compte les principales exigences en matière d’enregistrement.

Le processus d’inscription à l’événement joue un rôle clé dans la réussite de l’événement en fournissant des informations essentielles sur les étudiants qui y participeront. Si toutes les organisations doivent s’efforcer de recueillir les informations essentielles dans leurs formulaires d’inscription, pour vos événements post-COVID, vous devrez prendre des précautions supplémentaires pour fournir des indications et mettre en œuvre les exigences en matière d’inscription.

• Utiliser la logique conditionnelle. Les formulaires d’inscription à votre événement comporteront probablement plus de questions que d’habitude, ce qui les rendra longs et difficiles à remplir. Heureusement, vous pouvez réduire la longueur de vos formulaires d’inscription tout en recueillant toutes les informations nécessaires grâce à la logique conditionnelle. La logique conditionnelle utilise les réponses précédentes pour déterminer les questions qui apparaîtront dans le reste du formulaire. Par exemple, vous pouvez demander aux élèves s’ils ont des problèmes de santé qui pourraient les rendre vulnérables aux maladies contagieuses. S’ils choisissent l’option « oui », votre formulaire les orientera vers les options de participation virtuelle, tandis que ceux qui choisissent l’option « non » verront des questions sur la participation en personne.

• Stocker les données de base. Les données collectées à partir de vos formulaires d’inscription peuvent être utilisées pour de futurs événements et expériences éducatives. Assurez-vous d’avoir un moyen de stocker les données que vous recueillez à long terme et de relier les formulaires à l’étudiant qui les a remplis. Cela peut vous aider à réduire le temps passé sur les futurs formulaires et à prendre des décisions sur les questions que vous devrez poser à nouveau. Par exemple, vous devrez peut-être obtenir à nouveau l’approbation du tuteur pour chaque événement distinct, tandis que d’autres réponses, telles que la méthode de participation préférée, peuvent être reportées d’un formulaire à l’autre.

• Envoyez des enquêtes après l’événement. Votre processus d’inscription devrait également inclure une enquête post-événement. Ces enquêtes peuvent être facultatives, mais plus le nombre d’étudiants qui y répondent est élevé, plus vous pourrez recueillir d’informations sur le succès global de votre événement.

En outre, réfléchissez aux formulaires que les étudiants devront soumettre ou remplir. Par exemple, vous pouvez demander aux élèves de remplir un renonciation en ligne et fournir les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence. Veillez à ce que votre processus d’inscription permette aux étudiants de soumettre ces documents et d’autres encore.

2. Proposer des options de participation hybride.

Enseignement hybride est la nouvelle norme pour l’avenir prévisible, et il en sera probablement de même pour les événements de votre école. Afin d’assurer la sécurité de vos élèves tout en laissant certains d’entre eux en dehors de vos événements, veillez à proposer des options de participation hybride.

Les événements hybrides peuvent être plus complexes à organiser que les rassemblements virtuels ou en personne, car vos moniteurs d’événements devront gérer deux groupes d’étudiants. Heureusement, des ressources telles que Le guide de Bloomerang sur les événements hybrides offre des conseils pour l’organisation de ce type d’événements :

• Créez des activités pour les participants virtuels et en personne. Si votre événement prévoit une activité ou une expérience interactive pour vos invités en personne, trouvez un moyen de reproduire cette expérience ou de trouver un équivalent pour vos invités virtuels. Par exemple, alors que vos étudiants présents en personne participent à des activités pratiques, vous pouvez créer des quiz, des sondages et des jeux interactifs pour vos étudiants qui assistent à l’événement depuis leur domicile.

• Offrir des opportunités sociales. Distance sociale a probablement eu un impact sur la capacité de votre école à établir des relations avec les élèves, ainsi que sur les relations des élèves entre eux. Profitez de vos événements pour permettre aux étudiants d’interagir entre eux et avec le personnel de l’événement, tout en apprenant et en s’engageant dans le matériel éducatif.

• Maintenir des lignes de communication solides. Comme nous l’avons mentionné, maintenir l’engagement de votre public virtuel est une préoccupation régulière pour les événements hybrides. Veillez à ce qu’un membre de l’équipe chargée de l’événement surveille le chat vidéo et textuel des participants à l’événement virtuel et demandez-lui d’aider vos invités virtuels à s’impliquer en partageant leurs commentaires et leurs questions avec vos invités en chair et en os.
• Créer des événements « drive-by ». Vous pouvez éloigner les enfants les uns des autres en toute sécurité et leur proposer des activités amusantes grâce aux événements « drive-by », qui proposent des activités auxquelles les enfants peuvent participer depuis la voiture de leurs parents. Par exemple, au lieu d’une journée traditionnelle, vous pourriez aménager le parking de votre école avec des lancers d’anneaux et des stands de concession, créant ainsi une expérience similaire tout en protégeant la santé de vos élèves.

Comme l’indiquent ces conseils, vos événements hybrides peuvent nécessiter davantage de planification qu’un événement uniquement virtuel ou en personne. Toutefois, le travail en vaut la peine, car les élèves peuvent vivre des expériences éducatives précieuses sans se sentir obligés de compromettre leur sécurité. De plus, vous donnerez l’occasion à ceux qui le souhaitent de sortir de chez eux et d’assister à vos événements en personne.

3. Renseignez-vous et suivez les directives de votre établissement.

Votre école a des directives de sécurité COVID, et il est fort probable que les lieux que vous prévoyez de visiter en aient aussi. Les musées, les zoos et les autres lieux où vous pourriez organiser votre événement doivent assurer la sécurité de leurs employés et des autres invités, ainsi que celle de vos élèves.

Assurez-vous de bien commencer votre événement en prenant contact avec le personnel de votre établissement pour connaître ses directives. Ensuite, distribuez à vos étudiants, au moment de leur inscription, les règles ou règlements qui seront en vigueur pour les participants en personne. Cela permettra de créer un accord entre le lieu et l’école.

La plupart des lieux suivront probablement des directives similaires, telles que l’obligation de porter un masque, de se laver les mains, d’adopter une distance sociale et de s’abstenir de toucher les objets communs. Pour les écoles primaires, il peut s’avérer nécessaire de recruter davantage de bénévoles pour aider les jeunes élèves à se rappeler et à suivre toutes les directives afin que l’événement se déroule en toute sécurité et de manière éducative.

4. Fixer les objectifs de l’événement.

Comme nous l’avons mentionné, votre école devra être encore plus réfléchie lorsqu’elle organisera des événements après la conférence COVID, en raison des problèmes de santé persistants. Cela signifie que lorsque vous planifiez un événement avec une composante en personne, soyez prêt à justifier pourquoi l’organisation d’un événement est nécessaire et quel objectif éducatif il contribuera à atteindre.

Ceci s’applique également aux événements de collecte de fonds de votre école. Bien que l’objectif de ces événements soit évidemment de collecter des fonds, votre équipe chargée de l’organisation de l’événement devra peut-être réfléchir plus profondément que d’habitude à ce qu’il y a à gagner à ce que le public se déplace en personne. Pour prendre ces décisions et fixer des objectifs clairs pour l’événement, commencez par examiner vos événements précédents et la manière dont des problèmes similaires de santé et de sécurité ont été traités. Dans certains cas, vous découvrirez peut-être que l’ensemble de votre événement peut être organisé virtuellement sans rien perdre.

Ensuite, à mesure que vous progressez et que vous commencez à planifier de nouveaux événements, assurez-vous que vous disposez d’outils de collecte de données pour vérifier si vous avez atteint vos objectifs. Dans certains cas, vous pouvez avoir des objectifs plus qualitatifs, ce qui signifie que vous devrez vous appuyer sur des enquêtes et des formulaires de retour d’information plutôt que sur des données. Heureusement, comme nous l’avons déjà mentionné, votre logiciel d’enregistrement en ligne devrait être accompagné d’enquêtes pour vous aider à mesurer vos objectifs qualitatifs et d’outils de suivi pour mesurer vos objectifs quantitatifs.

Alors que votre école se prépare pour les événements à venir, fixez des objectifs éducatifs spécifiques pour chaque événement et suivez toutes les procédures de sécurité nécessaires pour vous assurer que vos élèves vivent une expérience amusante et éducative tout en restant en bonne santé. Tenez-vous au courant des évolutions des pratiques en matière d’événements scolaires et examinez votre logiciel actuel d’enregistrement et de gestion des événements afin que votre établissement soit prêt à effectuer les transitions nécessaires dans le paysage post-COVID.

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