Nous savons tous qu’un bon logiciel facilite la vie. Mais lorsqu’il s’agit d’établissements d’enseignement supérieur, le bon logiciel de gestion scolaire (SMS) peut faire plus que rationaliser les emplois du temps ou gérer l’assiduité – il peut transformer la façon dont votre institution prospère. En 2024, les établissements d’enseignement supérieur aux États-Unis ont augmenté leur budget logiciel d’environ 20 % par rapport à l’année précédente. Pourtant, nombre d’entre elles ne font qu’effleurer les possibilités offertes par les SMS. La plupart des conversations s’en tiennent aux principes de base, mais il existe un potentiel inexploité qui ne demande qu’à être exploré.
Nous allons vous présenter 7 façons surprenantes dont le bon SMS peut aider les établissements d’enseignement supérieur à prospérer d’une manière à laquelle vous n’avez probablement jamais pensé auparavant. Imaginez des analyses prédictives pour la réussite des étudiants, la création d’expériences de micro-apprentissage ou même la transformation de la façon dont votre campus gère les crises. Voilà le genre d’avantages qui ne figurent pas sur le radar de la plupart des établissements d’enseignement supérieur, mais qui devraient y figurer.
#1 Automatisation invisible permettant de gagner du temps
Vous connaissez probablement déjà l’automatisation des tâches importantes, telles que la planification des cours, le suivi des présences ou la gestion des notes. Mais qu’en est-il des petites tâches quotidiennes qui prennent discrètement des heures de travail au personnel ? Le bon logiciel de gestion scolaire (SMS) change la donne en introduisant des automatisations invisibles qui vous font gagner du temps et que vous ne remarquerez peut-être même pas, mais que votre personnel remarquera certainement.
Prenez par exemple les rappels automatisés pour les frais de scolarité impayés. Au lieu que le personnel envoie manuellement les avis, le logiciel s’en charge et envoie en temps voulu des courriels personnalisés aux étudiants ou aux parents. Pensez également aux notifications automatisées pour les dates limites d’inscription aux cours, afin que personne ne manque une date importante. Ce ne sont pas des fonctions tape-à-l’œil, mais elles vous font gagner un temps précieux.
#2 L’analyse prédictive au service de la réussite des étudiants
L’analyse prédictive permet aux établissements d’enseignement supérieur d’identifier rapidement les étudiants à risque et de prendre des mesures proactives pour les aider. Voici comment cela fonctionne : le logiciel analyse des points de données tels que l’assiduité, les notes, la participation à des activités et même les schémas d’utilisation des ressources du campus par les étudiants. Il peut signaler la baisse des résultats d’un étudiant, son manque d’assiduité ou son désengagement dans les activités extrascolaires. Ces éléments peuvent sembler anodins en soi, mais ensemble, ils permettent de brosser un tableau éloquent de la situation.
Une fois les élèves à risque identifiés, les SMS peuvent proposer des stratégies d’intervention sur mesure. Par exemple, un système peut recommander de prendre rendez-vous avec un conseiller, d’envoyer des ressources scolaires ciblées ou de mettre l’élève en contact avec un tuteur.
#3 Créer des expériences de « micro-campus
Les établissements d’enseignement supérieur sont comme de petites villes, animées par divers groupes d’étudiants, chacun ayant ses propres besoins et attentes. Mais comment faire en sorte que chaque groupe se sente perçu, soutenu et impliqué ? C’est possible grâce aux expériences de « micro-campus ». En analysant les données relatives aux étudiants, telles que le type de programme, les taux de participation et les commentaires, le logiciel identifie les tendances et adapte les expériences aux différentes sous-communautés. Par exemple, il peut signaler un pic d’intérêt pour les ressources en santé mentale chez les étudiants étrangers ou suggérer la création d’ateliers axés sur la carrière pour les étudiants de dernière année. Grâce à ces informations, les administrateurs peuvent programmer des micro-événements, envoyer des communications personnalisées et allouer les ressources de manière plus efficace.
#4 Le suivi de l’intégrité académique au-delà du plagiat
Le maintien de l’intégrité académique est primordial pour tout établissement d’enseignement, et les logiciels de gestion scolaire peuvent contribuer de manière significative à cet effort. Il ne s’agit plus seulement de détecter le plagiat, mais d’utiliser un suivi avancé des données pour garantir l’authenticité de toutes les activités académiques. Le logiciel surveille les schémas de remise des travaux, les registres de présence et d’autres activités des étudiants. Il peut détecter des pics inhabituels de soumissions de dernière minute ou des doublons dans les registres de présence qui pourraient suggérer une malhonnêteté académique. Par exemple, si un grand nombre d’étudiants soumettent systématiquement des devoirs juste avant la date limite, cela peut indiquer une copie de dernière minute.
Le système peut également suivre les schémas de fréquentation, en identifiant les incohérences qui pourraient indiquer un comportement frauduleux. Imaginez un scénario dans lequel l’assiduité d’un étudiant est enregistrée à deux endroits différents en même temps. De telles anomalies peuvent être signalées pour faire l’objet d’une enquête plus approfondie, garantissant ainsi l’intégrité des dossiers académiques.
#5 Gestion de crise en temps réel
En cas d’imprévu, les établissements doivent être équipés pour réagir rapidement et efficacement. Le bon logiciel de gestion scolaire dispose de tableaux de bord robustes conçus pour gérer les crises, petites ou grandes. Ce centre de commandement numérique peut coordonner des procédures d’évacuation sûres ou des transitions transparentes vers l’enseignement à distance en cas de pandémies, d’urgences météorologiques ou même de manifestations. Les outils de communication d’urgence intégrés au logiciel permettent une diffusion rapide des informations vitales. Ces outils garantissent que les messages sont transmis rapidement et avec précision. Les notifications push, les alertes SMS et les mises à jour par courrier électronique permettent à tout le monde d’être au courant, ce qui minimise la confusion et garantit une réponse coordonnée. En outre, les fonctions d’affectation des ressources du logiciel permettent de suivre la disponibilité et l’emplacement des fournitures d’urgence, du matériel médical et des zones d’hébergement sûres. Ainsi, les administrateurs peuvent prendre des décisions basées sur des données à la volée, en dirigeant les ressources là où elles sont le plus nécessaires.
#6 Faciliter les écosystèmes d’éducation et de formation tout au long de la vie
Les établissements d’enseignement supérieur peuvent cultiver une véritable communauté d’apprentissage tout au long de la vie en utilisant le bon logiciel de gestion scolaire. La plateforme peut suivre les progrès et les réalisations des anciens élèves, en les tenant au courant de leur évolution de carrière et de leurs centres d’intérêt. Grâce à ces données, le logiciel peut recommander des programmes de formation continue, des certifications ou même des opportunités de mentorat sur mesure. C’est comme si un concierge d’apprentissage personnalisé guidait les anciens élèves tout au long de leur parcours professionnel. Les fonctions d’engagement du logiciel peuvent également faciliter les événements de mise en réseau, les webinaires et les forums où les anciens élèves peuvent partager leurs expériences et leurs conseils. Cela crée un écosystème dynamique où les étudiants actuels et les anciens interagissent.
#7 Améliorer le récit institutionnel
À l’ère du numérique, la narration est un outil puissant qui permet aux établissements d’enseignement supérieur de mettre en valeur leurs atouts et leurs réalisations. L’exploitation des données visualisées des systèmes de gestion des établissements permet de transformer des statistiques arides en récits convaincants qui captivent les étudiants potentiels, les parents, les anciens élèves et l’ensemble de la communauté. Un établissement d’enseignement supérieur utilise son logiciel de gestion pour suivre et visualiser les résultats des étudiants dans les différents départements. Ces données peuvent ensuite être transformées en récits percutants pour le marketing et les relations publiques. La diversité est un autre élément essentiel de la communication institutionnelle. Le bon logiciel peut fournir des informations détaillées sur la diversité des origines et des expériences des étudiants. Les établissements peuvent utiliser ces données pour mettre en lumière des histoires d’inclusion et d’échanges culturels, démontrant ainsi leur volonté de créer un environnement accueillant et enrichissant pour tous les étudiants.
Classter’s SMS : Donner aux universités l’avantage qu’elles méritent
Dans un paysage concurrentiel où les établissements d’enseignement supérieur rivalisent constamment pour attirer les étudiants et retenir le personnel, Classter peut faire toute la différence. Qu’est-ce qui distingue Classter ? Commençons par son approche tout-en-un. Imaginez que vous puissiez gérer les admissions, les emplois du temps, la notation, la logistique des dortoirs et même l’engagement des anciens élèves, le tout à partir d’une seule et même plateforme. Classter élimine les maux de tête liés à la jonglerie entre plusieurs systèmes, remplaçant le chaos par la clarté. Classter est conçu pour aider les universités à prospérer de manière inattendue. Vous voulez favoriser une culture de campus plus inclusive ? Utilisez les outils de Classter pour suivre et soutenir les initiatives de diversité ou pour rationaliser la communication avec les groupes sous-représentés.
Classter permet même aux établissements d’enseignement supérieur de briller pendant les crises grâce à des alertes en temps réel et à des solutions de gestion des urgences basées sur des données. Qu’il s’agisse d’une urgence météorologique ou d’une transition de l’ensemble du campus vers l’apprentissage à distance, Classter permet à chacun d’être informé et connecté.
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FAQ
Les logiciels de gestion scolaire rationalisent les tâches administratives, améliorent la communication et facilitent la prise de décision. Il soutient les établissements d’enseignement supérieur grâce à des outils tels que l’analyse prédictive pour la réussite des étudiants, les notifications automatisées, les systèmes de gestion de crise et les données en temps réel, afin de garantir un fonctionnement sans heurts et un environnement de campus prospère.
Recherchez des fonctionnalités telles que la gestion des inscriptions et des admissions des étudiants, le suivi des notes et des présences, l’analyse en temps réel, les outils de communication, la gestion des dortoirs et les systèmes d’intervention en cas d’urgence. Des fonctionnalités avancées telles que l’analyse prédictive et la gamification peuvent renforcer l’impact du logiciel.
Classter offre une plateforme tout-en-un qui couvre les admissions, la gestion académique, la logistique des dortoirs, l’engagement des anciens élèves, et bien plus encore. Elle est conçue pour rationaliser les opérations, améliorer la communication et fournir des informations exploitables pour la prise de décision.
