Gestionar manualmente todo el proceso de admisión puede causar intensos quebraderos de cabeza, pero, como ya sabrá, las admisiones son el sustento de cualquier institución educativa. Hoy en día, muchas instituciones educativas están abandonando el método tradicional de procesamiento de datos y lo están sustituyendo por un software de admisión en línea. La tecnología se ha infiltrado en todos los aspectos de la industria educativa, y las admisiones no son una excepción. El proceso de admisión ya no es tan sencillo como lo era antes, se ha convertido en un procedimiento muy complicado que compromete varias tareas, un número considerable de manipulación de datos y una cantidad importante de tiempo y esfuerzo humanos. Sin embargo, el secreto de una matriculación fluida y eficaz al comienzo de cada curso académico reside en las características que debe reunir todo sistema de admisión. En este post, repasaremos 12 características que facilitan el proceso de admisión de principio a fin.
La importancia del software de admisión
Para empezar, las soluciones de software de admisión disminuyen considerablemente el uso de papel y la organización exhaustiva que requieren los administradores. Cubre las lagunas que habrían dejado los métodos manuales tradicionales. Las plataformas de admisión son sistemas fiables en términos de seguridad, precisión, almacenamiento y pagos, y ayudan tanto a los administradores como a los estudiantes.
Admisiones en línea le ofrece un flujo sistemático y un proceso simplificado, al tiempo que ofrece a cada estudiante un enfoque único y personalizado que se centra en sus preferencias. Facilita la vida de los responsables de admisiones mediante el seguimiento del progreso de cada estudiante potencial, la automatización de los procedimientos básicos y la generación de información útil sobre la admisión a la que se puede acceder en cualquier momento.
Por otra parte, las instituciones aprovechan cualquier oportunidad para atraer a los estudiantes a una primera visita a su campus. Sin embargo, con el auge de la tecnología, los candidatos pueden utilizar Internet para buscar instituciones que satisfagan sus necesidades. En estos casos, el software de admisión escolar es una de las formas más eficaces de atraer a estudiantes potenciales de todo el mundo.
1. Matrícula Cálculo y cobro de tasas
Como es sabido, el último paso para completar un formulario de inscripción es el cálculo y pago de las tasas de matrícula. En el pasado, el estudiante candidato tenía que asistir a la oficina de admisiones para completar las acciones mencionadas en persona. Sin embargo, durante el procedimiento de inscripción a través de la plataforma de admisión en línea, el estudiante puede elegir fácilmente el programa educativo de su elección, así como servicios adicionales como transporte, o/y biblioteca, etc. Como el sistema está preconfigurado, los precios de cada curso y servicio se actualizan y pueden calcularse automáticamente antes de mostrar el coste final al estudiante.
2. Flujos de correo electrónico automatizados
Los procesos de admisión en las instituciones educativas son ideales para la adopción de flujos de trabajo automatizados, ya que pueden dirigir a los futuros estudiantes al destino final previsto, que es la solicitud de ingreso en su institución. Una vez que los clientes potenciales muestren interés, comenzarán a recibir correos electrónicos relevantes, ofreciéndoles la oportunidad de conocer mejor su institución mientras crean poco a poco una conexión. Los flujos de trabajo también ayudan a la administración del centro educativo proporcionándoles toda la información sobre cómo están respondiendo los candidatos o, en caso de que se hayan presentado, en qué fase se encuentran sus solicitudes, si son válidas o no y cuáles están pendientes, lo que supone una importante disminución de tiempo y complejidad.
3. Personalización
Muchas veces se utiliza una terminología diferente en los distintos centros educativos, dependiendo, por ejemplo, del nivel, la cultura, etc. Este es el principal motivo por el que un software de admisión integrado debe poder personalizarse. Eso sugiere que los administradores podrán modificar completamente los formularios de inscripción para garantizar que sólo se exige a los solicitantes la información pertinente.
4. Interfaz fácil de usar y móvil
Los jóvenes de hoy son nativos digitales y están plenamente familiarizados con la tecnología. Lo cierto es que pasan mucho tiempo en sus teléfonos móviles, ya sea buscando información o simplemente navegando por Internet. Por eso es muy importante ofrecer a los candidatos un sitio web fácil de navegar, fácil de usar y que responda a las necesidades de los dispositivos móviles. Lo que hace un software de admisión es ofrecer a los solicitantes una ruta totalmente guiada a través del proceso que deben seguir para completar su solicitud fácilmente desde su dispositivo móvil. También se les da la opción de encontrar cualquier información relacionada con el registro o resolver dudas directamente mientras navegan por la aplicación.
5. Portal de admisión
Una de las mayores ventajas que ofrece el software de admisión son los portales personalizados para los estudiantes solicitantes. Los candidatos pueden iniciar sesión en el portal de admisiones utilizando sus datos, con lo que se creará automáticamente una cuenta y, a continuación, podrán continuar con el proceso de inscripción. Los portales benefician tanto a los estudiantes como a los responsables de admisiones. En primer lugar, los estudiantes pueden acceder a su perfil y obtener una actualización del estado de su solicitud en cualquier momento, así como cargar cualquier tipo de archivo o documento que sea necesario. En segundo lugar, los administradores pueden seguir y gestionar fácilmente el progreso y la fase de cada solicitud, al tiempo que disponen de información estadística, todo ello desde un único panel de control.
6. Mensajería en la aplicación
Las plataformas de admisión suelen incluir una función de mensajería en la aplicación que permite a los candidatos interactuar aún más con el centro mediante mensajes contextuales y oportunos a través de la aplicación. Su objetivo es ayudar y guiar al candidato a través de las diferentes etapas del proceso de admisión. Los mensajes dentro de la aplicación proporcionan a los alumnos instrucciones más detalladas sobre cómo completar el procedimiento, permitiéndoles expresar sus dudas. Los estudiantes pueden recibir notificaciones instantáneas sobre actualizaciones y anuncios, e incluso compartir comentarios importantes sobre su experiencia de admisión.
7. Exámenes de acceso
La mayoría de las organizaciones educativas pretenden implantar un sofisticado sistema de exámenes, que podría gestionarse fácilmente con un software de admisión. Los candidatos que hayan presentado su solicitud y cumplan los criterios de admisión pueden pasar a la siguiente y última fase de aceptación, que es la prueba de acceso. Los institutos pueden adoptar un sistema de exámenes de nivel avanzado que permita a los responsables de admisiones elegir fácilmente a los estudiantes en función de cualificaciones académicas específicas.
8. Múltiples aplicaciones
Es probable que un porcentaje de futuros estudiantes esté interesado en más de un programa educativo. Un software de admisión satisface estos deseos fácilmente y sin esfuerzo. El proceso de inscripción sigue siendo el mismo, salvo que cuando el candidato llega al punto de selección, tiene que seleccionar el programa educativo adicional de su elección, simplemente con un clic. Además, pueden priorizar cómodamente los programas según sus preferencias a través de su portal personalizado y, aunque las solicitudes pueden ser muchas, cada solicitud a un programa mantiene sus propias especificaciones, como las financieras, así como el consentimiento requerido.
9. Gestión de las ingestas
Dependiendo de la estructura del instituto, un programa informático de admisión puede admitir varias admisiones. Además, en lugar de volver a crear una admisión cerrada, siempre puede reabrirla para cada curso académico, mientras que la plataforma conserva datos históricos del número de solicitudes de años anteriores.
10. Notificaciones
Ningún estudiante solicitante queda desinformado sobre el estado de su solicitud y, al mismo tiempo, los responsables de admisiones no tienen que dedicar tiempo extra a las solicitudes que aún están pendientes. La plataforma notifica automáticamente a los solicitantes los problemas que puedan surgir con sus solicitudes, los archivos que puedan faltar o los plazos.
11. 11. Organización de entrevistas
Una vez finalizado el plazo de solicitud, comienza la fase de evaluación. Además de ayudarle a evaluar cuidadosamente cada solicitud, las plataformas de gestión de admisiones también le permiten programar una entrevista con cualquier estudiante potencial. Los candidatos elegidos no tienen que acudir a la institución, ya que la entrevista puede realizarse en línea a través de la plataforma utilizando la integración adecuada (por ejemplo, MS Teams, Zoom). Toda la información se envía directamente al candidato a través de correos electrónicos personalizados, SMS u otros medios que prefiera.
12. Registros financieros
Crear un estado financiero para todas las inscripciones puede ser una tarea larga y exigente. Requiere que las entidades contabilicen los pagos vencidos, las retiradas netas, el total de comisiones cobradas, las facturas, etc. Cuando hay un gran número de estudiantes en una institución pequeña, esto se vuelve extremadamente difícil de calcular y deja margen para errores. Un software de admisión agiliza todo el proceso creando automáticamente una declaración que incluye toda la información necesaria.
Conclusión
La extenuante temporada de admisiones queda en el pasado, ya que las admisiones en línea van a ser la nueva norma para las instituciones educativas. Captar clientes potenciales a tiempo ya no es una barrera activa a medida que la industria de la educación evoluciona digitalmente. El software de admisión es una herramienta esencial y valiosa que agiliza el proceso de administración escolar de principio a fin y ayuda a los administradores a ahorrar tiempo y costes. Hemos destacado las principales características que debe tener en cuenta antes de seleccionar la que mejor se adapte a usted.
Preguntas frecuentes
Sí, el software de admisión puede automatizar los flujos de trabajo de correo electrónico, enviando información relevante a los futuros estudiantes en cada etapa del proceso de admisión. Esto ahorra tiempo a los administradores y mantiene informados a los solicitantes.
La mensajería dentro de la aplicación permite a los candidatos interactuar con la institución, recibir instrucciones y mantenerse informados sobre actualizaciones y anuncios, facilitando la comunicación durante todo el proceso de admisión.
El software de admisión en línea atiende a los candidatos interesados en más de un programa educativo, permitiéndoles solicitar fácilmente y priorizar sus preferencias a través de portales personalizados.
