La decisión de comprar o construir un nuevo sistema de información estudiantil es compleja. Como director de sistemas de información o responsable de educación, es posible que se pregunte si construir un nuevo sistema de información estudiantil desde cero tiene alguna ventaja. ¿Qué problemas pueden surgir y cuáles son los posibles riesgos que hay que sopesar antes de tomar esa decisión? Algunas instituciones educativas optan por desarrollar su propio SIS, lo que puede dar lugar a resultados inciertos y excesivos sobrecostes presupuestarios. Pero si su junta directiva cree que merece la pena correr el riesgo, quizá quiera considerar el coste real y el tiempo necesarios para crear un nuevo y complejo sistema de información de gestión.
Empecemos por el factor más sencillo pero más importante: la duración.
Desarrollar un sistema de información de gestión desde cero consta de varias etapas, que a su vez necesitan cierto tiempo para ponerse en marcha. En cada caso, el tiempo de implantación puede variar, ya que depende de las necesidades individuales que existan y, por supuesto, de la complejidad. Sin embargo, en cualquier situación, construir software es como construir una casa. Todos los pasos necesarios son similares, desde la identificación de requisitos y el diseño hasta la planificación, la arquitectura y el desarrollo, y finalmente las pruebas. Teniendo en cuenta lo anterior, la duración total de un ciclo de vida de desarrollo de software (SDLC) puede ser de 4 a 9 meses de media.
Fase 1: Diseño y especificación del sistema
Como ya se ha dicho, el primer paso en un desarrollo a medida es diseñar el producto. Esto puede llevar de 2 a 4 semanas, durante las cuales los desarrolladores se centrarán en crear un producto único y adaptado a sus necesidades. Al igual que un proyecto de construcción, hay que tener un plan de ingeniería claro antes de empezar para asegurarse de que cumple los requisitos del producto. Hay que dar una visión clara a los promotores para que sepan qué tienen que desarrollar y cómo hacerlo.
Fase 2: Arquitectura y desarrollo
Es la fase más larga del desarrollo y puede durar entre 3 y 8 meses. Primero viene la planificación, que implica todas las tareas y recursos necesarios al tiempo que se comprueba qué tareas pueden hacerse simultáneamente y cuáles no. Una vez hecho, el sistema necesitará un marco o una estructura sobre la que construirse. Se necesitará un equipo con funciones específicas para poner en marcha el proyecto y seguir por el buen camino. En concreto, necesitará desarrolladores de software que escriban el código, arquitectos técnicos que diseñen el marco y diseñadores que ayuden en la interfaz de usuario (UI) y/o la experiencia de usuario (UX).
Fase 3: Control de calidad y conformidad
Esta es la fase final del desarrollo de software a medida y suele durar entre 3 y 6 semanas. Se trata de probar y comparar el producto final con las normas de usabilidad y codificación. Durante este periodo, el sistema debe someterse, como mínimo, a una revisión de la codificación, pruebas de extremo a extremo y pruebas de aceptación del usuario (UAT). También se deben realizar pruebas adicionales de los tiempos de carga y del rendimiento con mucho tráfico, así como pruebas sobre cómo se integrará su software con otros sistemasde terceros.
Así que, dicho todo esto, hay una pregunta más que quizá se plantee: ¿merece la pena esperar?
Una cosa que hay que tener en cuenta es que, incluso si construyes tu propio SIS y ya está funcionando, te llevará el doble de tiempo conseguir que el sistema sea totalmente funcional. En el camino pueden aparecer muchas deficiencias y/o fallos que también tardan en solucionarse. Además, durante el tiempo de construcción del sistema de información de gestión, es razonable que muchos de los requisitos hayan evolucionado o tal vez aparezcan nuevas tecnologías, lo que significa que habrá que hacer más cambios.
Lo cierto es que adoptar una solución SIS ya preparada puede reducir considerablemente el tiempo de implantación en su institución. Más concretamente, el tiempo de implantación y puesta en marcha del software se reduce de 4-9 meses a 2-3 semanas, lo que supone una reducción de más del 90%. Cabe señalar que este periodo es necesario para que se ponga en contacto con el equipo del producto que ha elegido, para determinar cuáles son sus necesidades individuales y, en el siguiente paso, para empezar a configurar e integrar sus datos en el sistema. Piensa que el producto final que obtendrás será un SIS completo, totalmente configurado y listo para ser utilizado.
Dicho esto, pasemos al siguiente factor clave que debe tener en cuenta: la complejidad.
Ya sabemos que crear un sistema de gestión desde cero es un proceso complejo en sí mismo y requiere mucha organización y paciencia. La misma complejidad (quizá incluso mayor) existe en la gestión de un centro educativo, especialmente en la enseñanza superior y en las grandes organizaciones en general. Por lo tanto, si tenemos en cuenta cuánta información corresponde a cada estudiante y cuántos estudiantes están activos o cuántos están en proceso de admisión ya empezamos a sentir que estamos al principio de un laberinto.
Parte de la complejidad se debe a la gran cantidad de operadores que hay que registrar y actualizar constantemente en el sistema:
1. Múltiples partes interesadas
Profesores, personal, alumnos, padres, miembros del consejo, etc.
2. Múltiples estructuras institucionales
Grados, divisiones, atletismo, artes, clubes, etc.
3. 3. Prestación de servicios
Administradores, profesores, personal, etc.
Un Sistema de Información de Estudiantes (SIS) debe ser capaz de gestionar una gran cantidad de información, procedente de múltiples fuentes. Debe automatizar los procesos clave, facilitar la administración y los gestores informáticos y, por supuesto, potenciar el aprendizaje.
No olvide que su SIS también debería poder ayudarle en lo siguiente
Cada estudiante debe tener su propio expediente personal que contenga todos sus datos demográficos, así como su información académica (cursos actuales, calificaciones, comportamiento, financiera, etc.). Los estudiantes también deben tener la posibilidad de matricularse en asignaturas, coordinarse con sus tareas y tener una visión general de su progreso académico.
Los profesores, por su parte, también deben poder gestionar sus clases con facilidad. Deben mantener una comunicación frecuente y directa con sus alumnos y sus padres siempre que sea necesario. Además, la creación de calendarios y evaluaciones, la evaluación, la visión general de la progresión de los alumnos, los flujos de trabajo, etc., son funciones fundamentales que deben proporcionarse a los educadores.
La gestión de la admisión es un componente crítico de todo Sistema de Información de Estudiantes. Los SIS son bien conocidos por mejorar todo el proceso de inscripción de principio a fin, facilitándolo tanto para la institución como para los candidatos. Los solicitantes deben poder presentar su solicitud a través del sistema junto con todos los documentos necesarios, mientras que los responsables de admisiones deben tener acceso a cualquier solicitud en cualquier momento.
Por último, una función esencial que debe ofrecer su sistema es la gestión financiera. Esto significa funciones de seguimiento de gastos, elaboración de presupuestos, creación de facturas y pagos. Desarrollar un SIS desde cero puede ser complicado para los desarrolladores, ya que sólo unos pocos tienen experiencia en finanzas. Así que, para obtener resultados creíbles, va a necesitar a un experto en finanzas en su equipo.
Y el laberinto de complejidad no acaba aquí
Se considera que existe alta complejidad cuando un proyecto contiene más de 30 pantallas, incluye portales de usuario y aplicaciones de usuario, es compatible con varios sistemas operativos (web, Android, iOS), implica la migración de datos desde sistemas antiguos y se integra con múltiples sistemas y plataformas: CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), pasarelas de pago, MS Teams, etc.), y tiene complejos requisitos de elaboración de informes. Suena como lo que contiene un SIS, ¿verdad?
Por último, pero no por ello menos importante, también debe tener en cuenta el coste total y cómo afectaría a la rentabilidad de su inversión.
El coste del software de construcción varía en cada caso. Los estudios muestran que el coste medio de un software a medida oscila entre 50.000 y 250.000 dólares. En nuestro caso, el coste final depende de varios factores que se analizarán a continuación.
Para empezar, como ya se ha dicho, para poner en marcha el proyecto tendrá que buscar y contratar a un equipo de personas formado por:
- Arquitecto técnico
- Un equipo de desarrolladores
- Diseñadores UI/UX
- Un experto en usabilidad
- Un redactor técnico
- Un gestor de proyectos
- Un ingeniero de control de calidad
Para hacernos una mejor idea de dónde se sitúa la horquilla de precios, veremos rápidamente cuáles son los factores exactos y cómo definen el coste final.
Tamaño del software
Cuanto mayor sea el tamaño, más trabajo habrá que hacer. Puedes calcular rápidamente el tamaño a partir del número de pantallas que tiene o necesita tu sistema, grande es cualquiera que supere las 40.
Complejidad
Como en el tamaño del software, una lógica empresarial más complicada implica más codificación y pruebas.
Integraciones deterceros
La integración con otros sistemas puede ser arriesgada, ya que intervienen muchos factores desconocidos. Las actualizaciones de las correspondientes soluciones de terceros pueden provocar errores y aumentar el coste de desarrollo.
Migración de datos existentes
Para transferir los datos existentes, tendrás que eliminarlos de tu antiguo sistema y migrarlos al nuevo. El tiempo dedicado a determinar las reglas de traducción, crear guiones y completar una secuencia de pruebas añadirá un coste adicional al proyecto.
Un sistema de información estudiantil todo en uno
Al comprar una solución SIS, como Classter, se evita la molestia de construirla usted mismo. Detrás de un sistema de software ya preparado hay un equipo con años de experiencia y conocimientos en este campo. El sistema final instalado proporciona una plataforma totalmente funcional que ha sido probada e implantada con éxito en organizaciones educativas en el pasado. Además, tenga en cuenta que un equipo de soporte técnico estará a su lado para guiarle a lo largo de la configuración e instalación del sistema y para cualquier momento en que tenga dudas o dificultades para utilizar la plataforma.
Durante la implantación, el equipo de producto que haya elegido hará todo el trabajo por usted. Es decir: Transferir todos los datos, crear flujos, estados, portales, estudiantes, horarios, y cualquier otra cosa que sea necesaria para obtener el Sistema de Información de Estudiantes más completo que satisfaga sus necesidades. Y lo dicho, sólo se tarda de 2 a 3 semanas en poner en marcha su SIS, así que no dude en empezar.
Le hemos dado mucho que pensar, pero la verdad es que la respuesta a si merece la pena construir un nuevo Sistema de Información de Estudiantes es suya.
Preguntas frecuentes
La decisión depende de factores como el tiempo, el presupuesto y las necesidades institucionales. Construir desde cero puede ofrecer personalización pero conlleva más tiempo de desarrollo y costes más elevados, mientras que comprar un SIS preconstruido como Classter proporciona soluciones listas para usar con una rápida implementación.
Construir un SIS a medida suele llevar entre 4 y 9 meses, con fases como el diseño, el desarrollo y las pruebas. Sin embargo, las soluciones ya preparadas pueden implantarse en tan solo 2-3 semanas, lo que reduce considerablemente el tiempo de implantación.
Elegir una solución SIS prefabricada como Classter ofrece una implantación más rápida, menores costes de desarrollo, asistencia continua y un historial probado de implantaciones con éxito en instituciones educativas de todo el mundo.
