Cuando decide emplear un Sistema de Información de Estudiantes (SIS) en su organización, puede resultar una tarea bastante complicada. Hay múltiples aspectos en los que pensar, y es muy posible que acabe dedicando bastante tiempo y esfuerzo a encontrar lo que mejor le funciona. Sin embargo, invertir en un Sistema de Información de Estudiantes bien diseñado puede lograr resultados impresionantes para que su organización funcione mejor que nunca.
Lo primero que le viene a la cabeza cuando piensa en instalar un SIS es cómo saber que está eligiendo la solución adecuada. En este post, le daremos respuesta a las 10 preguntas más frecuentes que se plantean a la hora de buscar un SIS, a la vez que analizaremos algunas funcionalidades importantes que debe proporcionar el Sistema de Información de Estudiantes adecuado.
¿Acelera las operaciones diarias de sus usuarios?
Con el SIS adecuado, los procesos cotidianos pueden agilizarse para todos los usuarios. Los empleados de la administración podrán gestionar solicitudes, pagos y otros procesos importantes de forma masiva y sin problemas. Los educadores podrán crear clases, tareas y exámenes de forma rápida y sencilla, así como supervisar el progreso de sus alumnos. Por último, los estudiantes siempre tendrán acceso a sus tareas, asignaturas y ausencias, y siempre podrán seguir el ritmo del curso académico.
¿Está realmente basado en la nube?
La arquitectura en la nube puede ayudarle a crear una gran experiencia de usuario y, al mismo tiempo, estar preparado para cualquier necesidad institucional que pueda surgir en el futuro. Además, lainfraestructura informática basada en la nube elimina los costes y el estrés de mantener una solución in situ.
¿Es accesible por cualquier persona y desde cualquier lugar?
Una plataforma SIS adecuada debe ser compatible con cualquier dispositivo y facilitar a los usuarios la navegación y la búsqueda de información, tanto si están en la escuela como en casa. Asegúrate de que la interfaz de la plataforma sea fácil de utilizar para todo el mundo, independientemente de sus conocimientos informáticos personales.
¿Es fácil encontrar, utilizar y navegar por la información?
El éxito de su organización educativa depende en gran medida de la facilidad de acceso a datos fiables. Su SIS debe proporcionar a su organización y a los administradores del distrito las herramientas que necesitan para crear informes dinámicos que ayuden a tomar decisiones basadas en datos. Deben ofrecerse a los usuarios finales categorías, filtros de búsqueda y más herramientas para que sus operaciones sean aún más sencillas y rápidas.
¿Hasta qué punto están seguros sus datos?
Los sistemas basados en la nube emplean medidas de ciberseguridad exhaustivas, especialmente cuando gestionan datos sensibles como los expedientes de los estudiantes. Antes de instalar un nuevo SIS en su centro, es importante confirmar que transmite los datos personales de forma segura a redes seguras y que almacena la información de forma segura mediante contraseñas y el cifrado de datos adecuado.
¿Puede personalizarse el SIS en función de sus necesidades?
Añadir campos personalizados le permitirá realizar un seguimiento más preciso de los detalles clave sobre sus alumnos y personal. Las opciones personalizadas, como la terminología, tendrán más probabilidades de ofrecerle la funcionalidad que necesita. Además, la creación de informes personalizados le proporcionará información valiosa para empezar a tomar decisiones con conocimiento de causa.
¿Proporciona la solución asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana?
Un factor clave en la selección de un Sistema de Información de Estudiantes es la disponibilidad de soporte técnico. Es probable que necesite orientación en los primeros pasos de la implantación del sistema, así como cuando deba proceder a pequeños ajustes. Cada sistema tiene diferentes modos de funcionamiento, y lo más probable es que te lleve algún tiempo familiarizarte con él. Por tanto, asegúrese de que se le ofrece formación y asistencia técnica para ayudarle en el camino.
¿Existen integraciones con otros sistemas?
Las integraciones listas para usar ayudarán a su institución tanto desde una perspectiva financiera como de ahorro de tiempo, ya que le ahorrará dinero y tiempo de adoptar múltiples sistemas. Además, un SIS bien construido también debe permitirle integrarse con otros programas de terceros y ofrecer la conectividad adecuada entre ellos para intercambiar información de forma segura. Es otro factor clave que liberará a sus responsables informáticos de la sobrecarga de trabajo y de tener que unir software incompatible.
¿Forma parte del sistema el procesamiento de pagos?
La gestión financiera es una parte importante del éxito de su institución. Un SIS debe proporcionarle herramientas que le ayuden a realizar un seguimiento de los pagos de los alumnos individuales, así como presupuestos, libros mayores, facturas y recibos. Debería poder crear facturas masivas, cobrar pagos en línea y disponer de todos los informes necesarios para ayudarle a realizar un seguimiento del desglose de los ingresos.
¿Mejora sus procesos de admisión?
Al comienzo de cada curso académico, miles de solicitudes entrantes hacen cola a la espera de ser evaluadas. Un método de admisión fácil y sencillo desatará las manos de la administración. Así que asegúrese de que su SIS de candidatos ofrece a los solicitantes un procedimiento rápido a seguir a la hora de presentar su solicitud para su institución. Los responsables de admisiones deben tener acceso en cualquier momento y deben poder encontrar cualquier tipo de solicitud de forma individual o masiva sin ningún esfuerzo.
Conclusión
Antes de elegir un sistema de información para estudiantes, asegúrate de investigar bien. Hay muchas opciones, y no querrás quedarte con una que no sea adecuada para ti. Hay varios factores a tener en cuenta a la hora de elegir el mejor sistema SIS para su centro educativo, entre ellos la importancia y la variedad. Asegúrese de elegir un SIS que ofrezca todas las funciones que mejor se adapten a sus necesidades y requisitos.
Preguntas frecuentes
Los SIS basados en la nube ofrecen accesibilidad, escalabilidad y rentabilidad, garantizando un acceso sin fisuras a la información desde cualquier lugar, al tiempo que eliminan la necesidad de mantenimiento e infraestructura in situ.
Un SIS robusto debe utilizar cifrado, redes seguras y protección por contraseña para salvaguardar los registros y datos personales de los alumnos, garantizando el cumplimiento de la normativa sobre privacidad de datos.
Sí, el SIS de Classter ofrece integraciones con software de terceros, lo que facilita un intercambio de datos fluido y mejora la eficiencia y la productividad generales.
