Post-COVID Registro y gestión de eventos académicos: 4 consejos

No cabe duda de que COVID-19 ha hecho que la dirección de los centros escolares y los educadores cambien su enfoque de los actos y las experiencias educativas experiencias educativas dramáticamente. Reflexionando sobre el último año y medio, está claro que algunos aspectos de la experiencia escolar se han trasladado al aprendizaje a distancia más fácilmente que otros. Por ejemplo, Los actos escolares han sido más difíciles de reproducir con medios en línea, por lo que el planteamiento de tu centro puede estar sujeto a cambios en el panorama posterior a COVID.

Antes de planificar una transición en la forma de celebrar los actos escolares, la dirección de tu centro debe tener en cuenta tanto las ventajas como las preocupaciones que probablemente surjan en un futuro próximo en torno a la salud pública y las reuniones.

Con un enfoque que se mantenga en sintonía con las actualizaciones de salud pública, la forma en que otras escuelas están navegando por la misma situación, y los recursos que proporcionan las mejores prácticas de gestión de eventos, su escuela puede comenzar a planificar con éxito por adelantado para lo que está por venir. Para ayudar a su centro a ponerse en marcha, en este artículo se ofrecen cuatro consejos para el registro y la gestión de eventos escolares en la era post-COVID:

1. Tenga en cuenta los principales requisitos de registro.
2. Proporcionar opciones de asistencia híbrida.
3. Investiga y sigue las directrices del lugar de celebración.
4. Establezca los objetivos del evento.

La mayoría de las soluciones para hacer frente a los problemas de salud pública se basan en la tecnología, y la gestión de eventos de su centro escolar no es diferente. Utilice los consejos de esta guía para evaluar su actual software de gestión de eventos e implantar nuevas prácticas recomendadas para aprovecharlo mejor en sus próximos eventos. Empecemos.

1. Considere los principales requisitos de registro.

El proceso de inscripción desempeña un papel fundamental en el éxito del acto, ya que proporciona información clave sobre los estudiantes que asistirán. Aunque todas las organizaciones deben esforzarse por recopilar la información esencial de sus formularios de inscripción, en el caso de sus actos posteriores a la COVID, tendrá que prestar especial atención a las indicaciones y a la aplicación de los requisitos de inscripción.

• Utilice la lógica condicional. Es probable que los formularios de inscripción de su evento incluyan más preguntas de lo normal, lo que puede hacer que sus formularios sean largos y difíciles de rellenar. Afortunadamente, puede hacer que sus formularios de registro sean breves y aún así recopilar toda la información necesaria con lógica condicional. La lógica condicional utiliza respuestas anteriores para informar de qué preguntas aparecerán en el resto del formulario. Por ejemplo, puede preguntar a los alumnos si tienen problemas de salud que puedan hacer que se les considere de alto riesgo para contraer enfermedades contagiosas. Si seleccionan «sí», el formulario les dirigirá a las opciones de asistencia virtual, mientras que los que seleccionen «no» verán preguntas sobre la asistencia en persona.

• Almacenar datos básicos. Los datos recogidos en los formularios de inscripción pueden aplicarse a futuros eventos y experiencias educativas. Asegúrate de que tienes un modo de almacenar los datos que recopilas a largo plazo y de conectar los formularios con el estudiante que los ha rellenado. Hacerlo puede ayudarle a reducir el tiempo invertido en futuros formularios y a tomar decisiones sobre qué preguntas tendrá que volver a hacer. Por ejemplo, es posible que tenga que volver a obtener la aprobación del tutor para cada acto por separado, mientras que otras respuestas, como el método de asistencia preferido, pueden trasladarse de un formulario a otro.

• Envíe encuestas después del evento. El proceso de inscripción debe incluir también una encuesta posterior al acto. Estas encuestas pueden ser opcionales, pero cuantos más estudiantes las rellenen, más información podrá recopilar sobre el éxito general de su acto.

Además, considere qué formularios necesitará que los estudiantes presenten o rellenen. Por ejemplo, puede que necesite que los alumnos rellenen un renuncia en línea y facilite información de contacto en caso de emergencia. Asegúrese de que su proceso de inscripción ofrece a los estudiantes la posibilidad de presentar estos y otros documentos.

2. Ofrecer opciones de asistencia híbrida.

Educación híbrida es la nueva normalidad en el futuro inmediato, y lo mismo ocurrirá probablemente con los actos de su centro de enseñanza. Para mantener la seguridad de sus alumnos sin dejar a algunos de ellos fuera de sus eventos, asegúrese de ofrecer opciones de asistencia híbrida.

Los eventos híbridos pueden ser más complejos de organizar que las reuniones virtuales o presenciales, ya que los monitores tendrán que gestionar dos grupos de estudiantes. Afortunadamente, recursos como La guía de eventos híbridos de Bloomerang ofrece consejos para organizar este tipo de actos:

• Cree actividades tanto para los asistentes virtuales como para los presenciales. Si en su evento se ha planificado una actividad o experiencia interactiva para sus invitados presenciales, busque la forma de replicar esa experiencia o encuentre una equivalente para sus invitados virtuales. Por ejemplo, mientras sus alumnos presenciales participan en actividades prácticas, usted puede crear cuestionarios, encuestas y juegos interactivos para los alumnos que asisten desde casa.

• Ofrezca oportunidades sociales. Socialmente distanciado es probable que la comunicación haya afectado a la capacidad de su centro para forjar relaciones con los alumnos, así como a las conexiones de los alumnos entre sí. Aproveche sus actos para que los estudiantes interactúen entre sí y con el personal del acto, al tiempo que aprenden y se interesan por el material educativo.

• Mantenga líneas de comunicación sólidas. Como ya se ha dicho, mantener el interés de su público virtual es una preocupación habitual en los eventos híbridos. Asegúrese de que un miembro del equipo del evento supervisa el chat de vídeo y de texto de los asistentes virtuales, y pídales que ayuden a los invitados virtuales a participar compartiendo sus comentarios y preguntas con los invitados presenciales.
• Crear eventos «drive-by». Puede mantener a los niños socialmente distanciados de forma segura y ofrecerles actividades divertidas con los eventos «drive-by», que cuentan con actividades en las que los niños pueden participar desde los coches de sus padres. Por ejemplo, en lugar de un día de campo tradicional, puede instalar en el aparcamiento de su centro escolar lanzamientos de anillas y puestos de comida para llevar, creando una experiencia similar y protegiendo al mismo tiempo la salud de sus alumnos.

Como indican estos consejos, sus eventos híbridos pueden requerir más planificación que un evento exclusivamente virtual o presencial. Sin embargo, el trabajo merecerá la pena, ya que los estudiantes podrán vivir valiosas experiencias educativas sin sentirse presionados a comprometer su seguridad. Además, brindará una oportunidad a quienes quieran salir de casa y asistir en persona a sus actos.

3. Investiga y sigue las directrices de tu lugar de celebración.

Tu centro de enseñanza cuenta con directrices de seguridad COVID, y es muy probable que los lugares que piensas visitar también las tengan. Los museos, zoológicos y otros lugares en los que pueda celebrarse un acto deben garantizar la seguridad de sus empleados y demás invitados, así como la de los alumnos.

Para empezar con buen pie, ponte en contacto con el personal del lugar de celebración para conocer sus directrices. A continuación, distribuya entre sus alumnos, cuando se inscriban por primera vez, las normas o reglamentos que se aplicarán a los asistentes presenciales. Esto ayudará a crear un acuerdo entre el lugar de celebración y la escuela.

Es probable que la mayoría de los lugares sigan directrices similares, como exigir mascarillas, lavarse las manos, distanciarse socialmente y abstenerse de tocar objetos comunes. Para las escuelas primarias, puede ser necesario reclutar más voluntarios para ayudar a sus alumnos más jóvenes a recordar y seguir todas las directrices para tener una experiencia de evento segura y educativa.

4. Establezca los objetivos del evento.

Como ya se ha dicho, los centros escolares tendrán que ser aún más prudentes a la hora de planificar actos después de la COVID, debido a los problemas de salud que persisten. Esto significa que cuando planifique un acto con un componente presencial, esté preparado para justificar por qué es necesario celebrar un acto y qué objetivo educativo ayudará a conseguir.

Esto también se aplicará a los actos de recaudación de fondos de su centro escolar. Aunque, obviamente, el objetivo de estos eventos es recaudar fondos, es posible que su equipo de eventos tenga que pensar más a fondo de lo normal qué se gana teniendo un público en persona. Para tomar estas decisiones y establecer objetivos claros para el evento, empiece por revisar sus eventos anteriores y cómo se gestionaron problemas similares de salud y seguridad. En algunos casos, puede descubrir que todo su evento puede celebrarse virtualmente sin perder nada.

A continuación, a medida que avance y comience a planificar nuevos eventos, asegúrese de que dispone de herramientas de recopilación de datos para comprobar si ha alcanzado sus objetivos. En algunos casos, puede que tenga objetivos más cualitativos, lo que significa que tendrá que basarse en encuestas y formularios de opinión en lugar de en datos. Afortunadamente, como ya se ha mencionado, el software de registro en línea debería incluir encuestas para ayudarle a medir sus objetivos cualitativos y herramientas de seguimiento para medir los cuantitativos.

Cuando su centro escolar se prepare para futuros actos, establezca objetivos educativos específicos para cada uno de ellos y siga todos los procedimientos de seguridad necesarios para asegurarse de que sus alumnos disfrutan de una experiencia divertida y educativa al tiempo que se mantienen sanos. Manténgase al día de los avances en las prácticas de eventos escolares y revise su actual software de registro y gestión de eventos para que su centro pueda estar preparado para realizar las transiciones necesarias en el panorama post-COVID.

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