Los sistemas de gestión escolar (SMS) son utilizados por las instituciones educativas para gestionar e integrar los procesos académicos, de comunicación y financieros. Se trata de un software de gestión integral diseñado para automatizar las diversas operaciones de una institución, desde la gestión de los planes de estudios hasta la facturación. El principal objetivo de la implantación de un sistema de gestión escolar es el desarrollo de un proceso que gestione todos los datos y actividades de forma organizada y automatizada.
Los sistemas de gestión escolar agrupan y definen multitud de procesos y permiten el flujo de datos entre distintos tipos de usuarios y el centro educativo. Al recopilar y organizar los datos transaccionales de la escuela a partir de múltiples fuentes, SMS elimina la duplicación de datos y proporciona integridad de datos, convirtiéndose en una «única fuente de verdad» para todos los usuarios.
¿Qué hace que los SMS sean necesarios para las organizaciones educativas?
Disponer de un SMS fiable permite a todos los departamentos de una institución acceder fácilmente a los datos de los alumnos y realizar tareas de gestión académica, administrativa y financiera.
Todos los datos pueden manipularse fácilmente y las tareas pueden completarse en un abrir y cerrar de ojos. Personas de distintos departamentos pueden ver la misma información sin peligro de inexactitud.
Los padres pueden obtener información detallada sobre el horario de sus hijos, acceder a revisiones académicas y comunicarse con los profesores.
Los sistemas de gestión escolar cubren eficazmente la brecha de comunicación entre profesores, alumnos y padres, un problema vital al que se enfrentan muchos centros escolares. Por lo tanto, un buen sistema de gestión escolar ayuda a las instituciones a mejorar la comunicación entre las partes interesadas. Se trata de un factor bastante importante para el éxito tanto de los estudiantes como de las instituciones.
Por ello, muchas instituciones consideran el software de SMS una de las partes más importantes de la estructura organizativa de su centro. Un SMS gestiona varias actividades relacionadas con la educación, importantes para el éxito académico de los estudiantes. Actividades como:
- Gestión curricular
- Gestión de la asistencia
- Gastos de matrícula y gestión financiera
- Gestión de los datos personales de los estudiantes
- Comunicación personalizada entre profesores, alumnos y padres
Pero aunque la mayoría de los SMS escolares tienen las funciones necesarias para atender todos los requisitos de una institución, muchos clientes necesitan aún más.
Es entonces cuando entran en escena las integraciones. La integración es una conexión con una herramienta o software que tiene una funcionalidad complementaria al núcleo del Sistema de Gestión de Estudiantes.
¿Por qué un SMS necesita integración?
En general, un sistema de gestión de alumnos es una herramienta bastante completa. Entonces, ¿por qué necesitamos determinadas integraciones? La cuestión es que el propósito mismo de un software de gestión de estudiantes es ser una herramienta robusta y fiable que se encargue de todas las funciones que necesita una institución educativa.
Para responder a la pregunta de por qué un SMS, necesita integraciones, es importante mencionar que las instituciones no funcionan por sí solas. A menudo tienen que interactuar con partes interesadas que pueden no pertenecer a este ámbito. Es posible que utilicen software y hardware que no han sido creados necesariamente para instituciones educativas. Sus capacidades se ven afectadas por estos factores y por el hecho de que la tecnología educativa dedicada sigue siendo una tendencia emergente. Con las integraciones, las instituciones educativas acortan distancias entre su software de Sistema de Gestión de Alumnos y cualquier herramienta o plataforma que ya utilicen las partes interesadas.
¿Qué tipo de integraciones son posibles en los sistemas de gestión escolar?
Hay varias integraciones que podrían adaptarse a tu SMS y mejorar la experiencia educativa. Las integraciones ayudan a mejorar al máximo la funcionalidad de un sistema de gestión escolar integrando todo lo posible. Pero la enorme variedad de integraciones posibles puede resultar abrumadora para algunos usuarios de sistemas de gestión escolar. ¿Por dónde empezar?
A continuación se presentan las 6 principales integraciones que debe tener cualquier Sistema de Gestión Escolar:
Un sistema de gestión escolar debe estar totalmente integrado con Office 365. Al activar Office 365, los usuarios pueden iniciar sesión utilizando el servicio seguro y fiable de autenticación de Microsoft de Office 365. Mediante este mecanismo de inicio de sesión único, los usuarios finales pueden acceder a cualquier aplicación de Office 365 desde el portal sin necesidad de varios inicios de sesión. Con esta función, el software podría crear automáticamente buzones de correo, asignar licencias de Office 365 y crear grupos de seguridad.
Moodle LMS es el LMS de código abierto líder en todo el mundo. Con millones de instalaciones en todo el mundo en todos los niveles académicos y en diversos sistemas educativos, Moodle es una herramienta importante que también debería integrarse en cualquier sistema de gestión escolar. Esta integración permitirá a los educadores dar acceso al material en línea y a los planes de estudio existentes sin necesidad de migrar todos estos datos al SMS.
- Correo electrónico
Los sistemas de gestión escolar pueden integrarse con sus proveedores de servicios de correo electrónico preferidos y configurar notificaciones por correo electrónico para diversas partes interesadas, como padres y alumnos. La integración permite al administrador enviar correos electrónicos a determinadas partes interesadas. También pueden dar a los empleados clave la posibilidad de hacer lo mismo a través de la propia integración del software escolar. Por último, se pueden configurar correos electrónicos automatizados para grupos específicos de destinatarios en relación con determinados eventos que tengan lugar en el calendario académico (por ejemplo, notificación por correo electrónico para anunciar la sala en la que tendrá lugar un examen).
En general, WordPress es el sistema de gestión de contenidos más popular que existe. Puede ser tan complejo o tan sencillo como desee. Cuando combina WordPress con su sistema de gestión escolar, puede utilizar, mejorar y supervisar su sitio de WordPress sin añadir horas de desarrollo a los gastos generales. WordPress es gratuito, lo que lo hace accesible a cualquier institución del mundo. Incluye, además, varios plugins que pueden ser de gran utilidad para su gestión de datos. Pero lo más importante es que la mayoría de las escuelas tienen su sitio web construido en WordPress, un hecho que hace que la integración de WordPress sea casi obligatoria para el éxito de los esfuerzos.
La integración de Google Suite ayuda al software a conectar e implementar el inicio de sesión único con el conjunto de productos en la nube de Google. Con AdWords, G Suite y Google Cloud, Google se ha entretejido en el tejido de la forma en que las organizaciones modernas funcionan y crecen, incluidas las organizaciones educativas. Con esta integración, puedes sincronizar fácilmente Gmail, Google Calendar y Google Sheets para Analytics. También puedes subir currículos desde Drive a Hire y crear candidatos a partir de archivos de currículos que guardes en Drive o incluso llamar a candidatos a través de Hangouts. Otra capacidad de esta integración es que puedes sincronizar tu Google Calendar con tus SMS.
- Escaneado de códigos de barras/RFID
Una de las integraciones más útiles con el sistema de gestión escolar es la integración RFID/código de barras. Pero, ¿qué es la RFID? RFID son las siglas en inglés de identificación por radiofrecuencia. Un sistema de gestión escolar puede integrarse con el hardware del lector RFID para transmitir automáticamente información cada vez que se utiliza la tarjeta de identificación. Un ejemplo del tipo de información que integra sería algo tan sencillo como las horas de entrada y salida de los alumnos. Además, la integración de los códigos de barras con el módulo de biblioteca del sistema de gestión escolar garantiza el seguimiento de los libros y materiales de la biblioteca con código de barras prestados por alumnos y profesores.
Resumen
En conclusión, hoy en día las instituciones necesitan sistemas avanzados que les ayuden a alcanzar objetivos de aprendizaje más elevados. Los sistemas de gestión de alumnos son una herramienta eficaz que debe incluirse en cualquier centro educativo junto con sus integraciones increíblemente útiles. Estas herramientas de vanguardia ayudan a las instituciones a avanzar, crear y mantener su rumbo en el camino de la educación.
Con un sistema de gestión escolar avanzado, es más fácil actualizar las funciones y ofrecer a los centros educativos lo mejor de la última tecnología y ponerlos al día en un mundo competitivo y complejo.
Preguntas frecuentes
Las integraciones esenciales para un SMS incluyen Office 365, Moodle LMS, proveedores de servicios de correo electrónico, WordPress, Google Suite y sistemas de escaneado de códigos de barras/RFID, cada uno de los cuales ofrece funcionalidades únicas para mejorar las operaciones.
Classter destaca por ofrecer una integración perfecta de sus SMS con una amplia gama de herramientas esenciales como Office 365, Moodle LMS, proveedores de servicios de correo electrónico, WordPress, Google Suite y sistemas de escaneo de códigos de barras/RFID, lo que proporciona una solución integral para las instituciones educativas.
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