Desde el comienzo de la pandemia, las escuelas se han orientado hacia operaciones virtuales, la más notable de las cuales ha sido clases en línea . Pero, ¿qué aspecto tiene esta transición para otras áreas de la administración de su centro educativo, como el consejo de administración?
Al aprovechar una tecnología eficaz, su consejo escolar puede realizar su trabajo de forma transparente para aumentar la participación de la comunidad, establecer un sentimiento de confianza y agilizar el trabajo en conjunto. Puede celebrar reuniones, centralizar los materiales de las reuniones y almacenar información sobre los objetivos del distrito en un solo lugar, lo que facilita compartir estos materiales con su comunidad.
¿Por qué importa todo esto? Por un lado, la mayoría de los distritos escolares y los legisladores locales exigen a los consejos escolares que mantengan la transparencia a través de leyes de reuniones abiertas y normativas similares. Además de su deber de cumplir legalmente con estas normas, mantener la transparencia, establecer la confianza de la comunidad y priorizar estrategias para un mayor rendimiento académico deberían formar parte de los principales objetivos de su consejo.
Aprovechar la tecnología es una forma eficaz de agilizar este proceso. En cada vez más escuelas vuelven a las operaciones presencialesPor lo tanto, merece la pena plantearse si las nuevas tecnologías supondrán renovar la estrategia actual de gestión de los consejos de administración o empezar de cero. Recorreremos varias formas en que los miembros del consejo escolar pueden incorporar la tecnología a su trabajo:
- Utilice herramientas de reuniones virtuales para celebrar reuniones híbridas.
- Compartir el acceso público a la información pertinente.
- Seguimiento de los objetivos para el año escolar.
Se pretende que los miembros de los consejos escolares sean líderes y defensores de la educación pública, y la tecnología les permite agilizar su trabajo, abriendo más oportunidades para desarrollar planes que apoyen la excelencia académica. Todo depende de cómo incorpores tus herramientas a tu trabajo. Empecemos.
1. Utilice herramientas de reunión virtuales para celebrar reuniones híbridas.
Es probable que los miembros de su junta directiva tengan distintas perspectivas sobre la pandemia. Algunos se sentirán cómodos reuniéndose en persona, mientras que otros preferirán asistir desde una ubicación remota, ya que seguimos afrontando continuos problemas de salud. Para adaptarse a las preferencias de todos, equipe a su consejo escolar con herramientas de reunión híbridas.
Mientras que sus instructores pueden tomar la iniciativa con una configuración de aula híbrida, usted puede preguntarse cómo una tecnología similar puede acomodar las responsabilidades únicas de los miembros de la junta, como la preparación de las reuniones, la votación de los puntos importantes de la toma de decisiones y la comunicación después del hecho. He aquí cómo la tecnología puede influir en las reuniones de su junta directiva híbrida:
Planifique reuniones para mantener el impulso.
No querrá saltarse la planificación de las reuniones. Un creador digital de agendas puede ayudar al presidente de su consejo escolar a crear una hoja de ruta para sus próximas reuniones. Deberías ser capaz de:
- Ordene su reunión exactamente como lo necesita con herramientas de edición fáciles de usar.
- Asigne los puntos del orden del día a diferentes oradores para que todos no estén sentados escuchando al presidente de la junta hablar todo el tiempo.
- Asigne un tiempo determinado a cada tema para que todos sepan cuánto tiempo dedicar a cada tema.
- Asignar objetivos a los temas (por ejemplo, llegar a una decisión o compartir información) para que los miembros del consejo sepan en qué están trabajando.
- Comparta de forma segura el orden del día completo con antelación para que todo el mundo pueda prepararse suficientemente y llegar con ideas perspicaces.
El orden del día y su cumplimiento por parte del moderador determinarán en última instancia la productividad de la reunión. Asegúrate de que el orden del día aparece en las pantallas de todos los asistentes a la reunión para que no se desvíen del tema.
Tómate unos minutos exhaustivos.
Durante las reuniones del consejo escolar, es probable que los asistentes se pongan las pilas y empiecen a lanzar ideas sesudas a diestro y siniestro, sobre todo si están totalmente implicados en la conversación. Lo último que quieres es terminar la reunión y darte cuenta de que nadie ha tomado notas de todas las grandes ideas que han circulado por la sala.
Por eso debes aprovechar la tecnología para registrar actas eficaces. El secretario de su consejo escolar debería poder crear plantillas para tomar notas rápidamente o redactar actas directamente sobre su orden del día. Esto evita tener que empezar de cero y perder un valioso tiempo de reunión (o peor aún, perder información clave). De este modo, no ralentizará la reunión ni excluirá debates clave, lo que ayudará a su centro a evitar problemas de responsabilidad.
Vota a distancia.
Su consejo escolar es responsable de establecer la visión de su distrito y tomar decisiones oficiales para alcanzar esa visión. Ya se trate de votar el plan de estudios de este año o de determinar cómo gastar los fondos de la escuela, esto puede repercutir directamente en la confianza del público. Para tomar decisiones oficiales eficaces e informar al público sobre ellas, dota a la junta de herramientas de votación virtual que les permitan:
- Permitir el voto anónimo para decisiones sensibles
- Crear próximas encuestas para que el consejo escolar las revise antes de una reunión.
- Permitir que los miembros voten desde sus teléfonos inteligentes, facilitando la participación tanto de los asistentes remotos como de los presenciales.
Todo el mundo puede compartir sus opiniones independientemente de si está físicamente presente. Además, esto agiliza el proceso de votación del consejo en total, ya que no tendrá que dedicar tiempo a contar manos alzadas o papeletas. A continuación, puede registrar rápidamente las votaciones en el orden del día y compartir con el público los resultados de las decisiones importantes.
Utilice la videoconferencia para conectarse cara a cara.
Es probable que su centro haya experimentado con aprendizaje a distancia probablemente reconozca que la falta de interacción cara a cara es un escollo común de las reuniones a distancia. Afortunadamente, las interacciones cara a cara pueden emularse en un espacio de reunión en línea con la tecnología adecuada. Asegúrese de que su kit de herramientas para reuniones virtuales incluye una herramienta de videoconferencia. De este modo, los miembros del consejo podrán medir el lenguaje corporal de los demás al hablar para detectar entusiasmo, desacuerdo o aburrimiento.
Establezca reglas de etiqueta para las videoconferencias a fin de que esta estrategia basada en la tecnología sea lo más eficaz posible. Pida a los miembros de su consejo que:
- Encuentre un lugar tranquilo para asistir
- Permanecer en silencio cuando no se habla para eliminar el ruido de fondo
- Prepárate para la cámara con la vestimenta adecuada
Las videoconferencias también facilitan la grabación de reuniones para compartirlas con los miembros de la comunidad que quieran saber lo que ocurre en la sala de juntas. Aunque probablemente no sea obligatorio en su distrito, grabar las reuniones de la junta es una excelente manera de mantener un sentimiento de confianza entre la comunidad y conseguir que todos participen en el éxito del distrito.
2. Compartir el acceso público a la información pertinente.
Dado que los miembros de la comunidad financian su escuela a través de los impuestos, se les considera partes interesadas de su distrito escolar. Esto significa que tienen derecho a saber lo que ocurre en la sala de juntas y si los fondos se utilizan correctamente. Puede lograrlo facilitando el acceso público a la información pertinente.
Durante y entre las reuniones de los comités y del consejo, sus miembros se comunican constantemente y hacen mucho de decisiones. Aunque no todo debe compartirse con el público (como la evaluación del superintendente por parte de la junta), merece la pena compartir algunas cosas con la comunidad para establecer un sentimiento de confianza y transparencia.
He aquí algunas sugerencias que le ayudarán a filtrar los materiales de su junta directiva y a determinar qué merece la pena compartir con su comunidad:
- Anuncie cuándo y dónde será su próxima reunión, así como si dicha reunión estará abierta al público.
- Comparta el orden del día en línea antes de las reuniones. Esto permite consultar la información antes de las reuniones.
- Comparta retransmisiones en directo o archivos de vídeo de las reuniones de los consejos escolares públicos.
- Centralice los documentos de las reuniones, como órdenes del día, actas y cualquier otro recurso oficial, en un archivo en línea, donde los asistentes puedan consultarlos en cualquier momento.
- Comparta los objetivos que se fije su junta directiva. Trataremos este tema con más detalle en la próxima sección.
En general, mostrar a los miembros de la comunidad los recursos adecuados fomenta un fuerte sentimiento de confianza en su junta y en su capacidad para tomar decisiones. A El sitio web del centro educativo es la máxima expresión de su marca en Internet y el lugar perfecto para compartir información con padres y futuros alumnos. Comience por compartir aquí información clave, como los detalles de las reuniones en su calendario de eventos y las grabaciones de reuniones anteriores.
Para ayudar a compartir otro tipo de información, su software de gestión de juntas directivas puede almacenar materiales pertinentes de la junta directiva (como políticas, materiales de reuniones e información legislativa), al tiempo que permite a los administradores del software ajustar quién tiene acceso a qué recursos. De este modo, puedes elegir lo que se comparte con el público sin preocuparte de que accedan a documentos confidenciales.
3. Seguimiento de los objetivos para el año escolar.
Normalmente, durante el verano, la Junta Directiva define los objetivos para el año siguiente. Elaborar esos objetivos no es tarea fácil. La junta debe determinar qué es crucial para el éxito de su distrito y qué datos de apoyo utilizarán para supervisar el progreso. Los objetivos oficiales que fijen deben ser mensurables y tener amplitud de miras.
Una parte de la digitalización consiste en eliminar el esfuerzo y el derroche que supone la documentación física. sin papel . Las herramientas modernas llevan esta estrategia aún más lejos.
Con el software de documentación tradicional, no colaborativo, pueden acabar circulando varias versiones de los nuevos documentos, ya que los usuarios envían sus ediciones por separado, lo que provoca confusión. Mientras que con el software de documentación colaborativa, el proceso podría ser el siguiente:
- Su presidente de la junta sube un borrador de un objetivo discutido recientemente en una reunión de la junta.
- Elizabeth, miembro del Consejo, comenta sus sugerencias, que quedan registradas y a disposición de los demás usuarios.
- Otro miembro del consejo, Derek, lee el comentario de Elizabeth y aporta una sugerencia a una parte diferente del objetivo, en lugar de limitarse a reiterar lo que ella ya ha sugerido.
- Los futuros comentaristas pueden acceder al documento y trabajar a partir de la misma versión, y el administrador puede entrar y aceptar (o rechazar) estos cambios en cualquier momento.
El establecimiento de estos objetivos suele requerir un extenso proceso de edición, en el que todos los miembros del consejo lo revisan y aportan sus sugerencias. Una herramienta de edición colaborativa facilita considerablemente el establecimiento de estos objetivos, ya que los miembros del consejo pueden añadir sus comentarios y colaborar con otros en línea en tiempo real.
No hace falta enviar un nuevo documento cada vez que se hace una revisión cuando todos pueden aportar sus ideas a la vez y ver las sugerencias de los demás. Las herramientas de edición colaborativa eliminan las idas y venidas, sobre todo cuando todo el mundo puede acceder a los documentos en cualquier momento a través del portal del consejo.
Seguimiento de los avances hacia los objetivos.
Una vez que haya colaborado en la fijación de objetivos para el próximo curso escolar, necesitará una forma de medirlos. El hecho de que establecer los objetivos del distrito para el año pueda llevar mucho tiempo no significa que su seguimiento deba serlo.
En recaudación de fondos a los objetivos de asistencia de los alumnos, las herramientas de seguimiento de objetivos facilitan la trazabilidad de los mismos. Almacenar y actualizar tus objetivos te ayuda a seguir tus progresos a lo largo del curso escolar, garantizando que quien esté a cargo de cumplir ese objetivo se mantenga en el buen camino.
Y, como hemos dicho antes, compartir estos objetivos es una forma estupenda de establecer una sensación de transparencia. Los miembros de la comunidad implicados en el éxito del distrito tendrán naturalmente sus propios objetivos para las escuelas de su distrito. Compartir con ellos los objetivos y los progresos les ayuda a determinar si la visión del consejo coincide con la suya y si el consejo está tomando las medidas adecuadas para alcanzar esos objetivos.
Si se aprovecha eficazmente, la tecnología puede ser muy beneficiosa para el consejo escolar. Como ya hemos comentado, les permite agilizar sus reuniones, compartir públicamente la información adecuada y hacer un seguimiento del progreso del distrito a lo largo del curso escolar.
Independientemente de cómo aproveche su tecnología, dé prioridad a la facilidad de uso a la hora de elegir nuevas herramientas. Los consejos escolares deberían dedicar la mayor parte de su tiempo a tomar decisiones impactantes, no a gestionar complicados programas informáticos. Seleccionando cuidadosamente su software y determinando cómo aprovecharlo, puede mejorar sustancialmente el trabajo de su consejo escolar. Como resultado, su consejo estará en el buen camino para mejorar la experiencia de aprendizaje de su centro y promover la excelencia académica.
Preguntas frecuentes
La tecnología permite a los consejos escolares celebrar reuniones híbridas proporcionando herramientas de reunión virtual para la asistencia a distancia, la planificación exhaustiva del orden del día, la redacción digital de actas, la capacidad de votación a distancia y la videoconferencia para la interacción cara a cara.
La tecnología facilita el seguimiento de los objetivos proporcionando herramientas de documentación colaborativa para fijar objetivos, supervisar los progresos y compartir actualizaciones. Los miembros de la Junta pueden colaborar en tiempo real, agilizar el proceso de edición y garantizar la responsabilidad en la consecución de los objetivos del distrito.
Los consejos escolares deben aplicar medidas de ciberseguridad sólidas, como el cifrado, la autenticación y los controles de acceso, para salvaguardar la información confidencial almacenada y compartida a través de herramientas tecnológicas.
