Tus sistemas están en marcha, pero ¿te están funcionando realmente bien? Un sólido Sistema de Gestión Escolar (SMS ) es crucial para las universidades de hoy en día. No se trata sólo de llevar la cuenta de los alumnos y los horarios; un buen SMS puede facilitarte mucho la vida al agilizar las operaciones, mejorar la comunicación y potenciar el compromiso de los alumnos.
Si tu sistema actual te parece más un dolor de cabeza que una ayuda, o si estás pensando en hacer un cambio, estás en el lugar adecuado. Te guiaremos a través de siete preguntas importantes para ayudarte a evaluar tu SMS y averiguar si está haciendo su trabajo.
Haciéndote estas preguntas, obtendrás una imagen más clara de lo bien que tu sistema apoya al profesorado y a los estudiantes, además de identificar las áreas que podrían necesitar un poco de cariño. Entremos directamente en materia.
#1 ¿Cómo de fácil es el sistema?
¿Has oído describir los sistemas como «toscos», «no intuitivos» o «sacados directamente de los años 90»? Si te suena, no eres el único. Una de las mayores frustraciones a las que se enfrentan las universidades con los Sistemas de Gestión Escolar es cuando no son fáciles de usar. Si tardas siglos en encontrar información básica o realizar tareas sencillas, es una señal de alarma.
Al evaluar tu SMS, la facilidad de navegación es clave. ¿Puede tu personal acceder rápidamente a los datos que necesita, como registros de alumnos, horarios o calificaciones? Y qué decir de los estudiantes: ¿pueden ver fácilmente sus tareas o comunicarse con sus profesores sin tirarse de los pelos?
La accesibilidad es otro factor importante. Tu SMS debe ser accesible desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador de sobremesa, un portátil o un teléfono móvil. Cada vez hay más estudiantes y personal que trabaja a distancia o en movimiento, por lo que el acceso móvil es imprescindible.
#2 ¿Se integra el sistema con otras herramientas?
Por tanto, la integración es importante. Tu SMS no debe funcionar de forma aislada: tiene que funcionar bien con las demás herramientas en las que confía tu institución a diario. Si tu sistema no puede integrarse perfectamente con las plataformas clave, acabarás haciendo malabarismos con los datos manualmente, lo que puede dar lugar a ineficiencias, errores y pérdidas de tiempo.
Aquí tienes cinco herramientas esenciales con las que tu SMS debería integrarse:
- Sistema de Gestión del Aprendizaje (SGA): Para garantizar una experiencia fluida, tu SMS debe sincronizarse con tu SGA, para que cosas como las tareas, las calificaciones y los materiales del curso estén siempre actualizados.
- Plataforma de Admisiones: Permite un proceso de incorporación más fluido, sincronizando automáticamente los datos de los estudiantes desde las solicitudes hasta las inscripciones, sin pasos manuales adicionales.
- Software de contabilidad y facturación: Llevar el control de las matrículas, los pagos y los informes financieros es mucho más fácil cuando estos sistemas se comunican entre sí.
- Herramientas de comunicación: Ya sean plataformas de correo electrónico o aplicaciones de mensajería, tener una comunicación integrada significa que los anuncios y las actualizaciones importantes se comparten sin esfuerzo.
- Sistema de gestión de la biblioteca: Los estudiantes deben poder acceder a los recursos de la biblioteca y gestionar sus cuentas directamente a través del SMS.
#3 ¿Hasta qué punto están seguros tus datos?
Ya conoces el dicho: «Un gran poder conlleva una gran responsabilidad». Tener datos de estudiantes en posesión de tu universidad es una gran responsabilidad. Proteger esos datos debe ser una prioridad máxima, no sólo para evitar infracciones, sino para mantener la confianza y seguir cumpliendo normativas como la GDPR o la FERPA.
Un SMS sólido tendrá incorporadas funciones como la encriptación, que garantiza que cualquier dato transferido o almacenado sea ilegible para usuarios no autorizados.
Otro aspecto clave a tener en cuenta son los controles de acceso de los usuarios. No todo el mundo en tu institución debe tener el mismo nivel de acceso a la información sensible. Un SMS seguro te permite establecer permisos en función de las funciones, de modo que los administradores, el profesorado y los estudiantes sólo vean lo que necesitan.
Y luego está lo que a menudo se pasa por alto, pero que es fundamental: las copias de seguridad de los datos. Un buen sistema debe hacer copias de seguridad periódicas de tus datos y almacenarlos de forma segura, de modo que si algo sale mal -ya sea un ciberataque o simplemente un fallo técnico- puedas restaurarlo todo sin sudar la gota gorda.
#4 ¿Qué tipo de apoyo y formación se ofrece?
¿Has llamado alguna vez al servicio de atención al cliente y tardan una eternidad en ayudarte con un simple problema? Frustrante, ¿verdad? Ahora imagínate que eso ocurriera cuando todo el funcionamiento de tu centro escolar está en juego. Disponer de un sistema de asistencia fiable para tu SMS es absolutamente crucial.
Al evaluar tu SMS, es importante tener en cuenta el tipo de apoyo y formación que te ofrecen:
- Asistencia técnica: Tanto si se trata de un fallo como de una interrupción total del sistema, necesitas saber que la ayuda está disponible cuando la necesitas. ¿El servicio de asistencia es ininterrumpido o sólo en horario laboral?
- Formación de usuarios: La formación inicial está muy bien, pero ¿qué pasa con la formación continua para el nuevo personal o las actualizaciones del sistema? Un proveedor de SMS sólido ofrecerá oportunidades de aprendizaje continuo.
- Base de conocimientos u opciones de autoservicio: A veces, lo único que necesitas es una guía rápida o un videotutorial. Una base de conocimientos bien surtida puede ahorrarte tiempo y frustración.
- Gestor de cuenta dedicado: Siempre es útil tener a alguien que conozca tu institución y pueda ofrecerte ayuda personalizada cuando las cosas se complican.
#5 ¿Puede el sistema adaptarse a las necesidades de tu institución?
Tu universidad está creciendo y atrayendo nuevos talentos: ¡fantástico! Pero el crecimiento conlleva nuevos retos, sobre todo cuando se trata de gestionar las operaciones sin problemas. Por eso es esencial disponer de un SMS que pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de tu institución. Lo último que quieres es que tu sistema se quede pequeño justo cuando las cosas están mejorando.
| Función | Descripción |
| Diseño modular | Añade o elimina funcionalidades fácilmente a medida que crece tu institución. Amplía con módulos adicionales sin empezar desde cero. |
| Arquitectura basada en la nube | Ajústate rápidamente al aumento del tráfico y los datos sin necesidad de costosas actualizaciones de hardware, garantizando la flexibilidad a medida que tu institución crece. |
| Acceso flexible de usuarios | Gestiona las funciones y permisos de los usuarios a medida que crece tu institución, permitiendo que más personal y estudiantes accedan al sistema sin problemas. |
| Informes y cuadros de mando personalizables | Genera informes personalizados que se ajusten a tus necesidades de seguimiento de datos en evolución, garantizando perspectivas relevantes a medida que cambian las prioridades. |
| Apoyo multicampus | Maneja varios campus con facilidad, permitiendo una gestión centralizada a la vez que un control local en diferentes ubicaciones. |
#6: ¿Hasta qué punto es personalizable el sistema?
En todo caso, tus sistemas deben reflejar la forma única en que funciona tu universidad. No hay dos instituciones iguales, y los procesos que funcionan para una pueden no adaptarse a otra. La personalización permite a tu institución adaptar el sistema a sus flujos de trabajo, requisitos de información e incluso marca. Tanto si necesitas campos de datos específicos, diferentes funciones de usuario o cuadros de mando personalizados, tener la flexibilidad de modificar tu SMS garantiza que complemente tus operaciones cotidianas en lugar de complicarlas.
¿Puedes modificar o añadir nuevas funciones a medida que cambien tus necesidades? Un SMS personalizable debe permitirte ajustar las funcionalidades sin necesidad de una gran intervención de TI. ¿Te permite el sistema adaptar los procesos a las necesidades específicas de tu institución? Desde las admisiones hasta la graduación, tu SMS debe adaptarse a la forma de trabajar de tu equipo.
#7 ¿Qué funciones de análisis e informes están disponibles?
Por último, pero no por ello menos importante, hablemos de análisis. Las sólidas funciones de análisis e informes de tu sistema de gestión escolar (SMS) te permiten tomar decisiones basadas en datos que pueden mejorarlo todo, desde la eficacia operativa hasta los resultados de los alumnos.
Tu SMS debe hacer algo más que almacenar datos: debe ayudarte activamente a darles sentido. Aquí tienes seis funciones esenciales de análisis y elaboración de informes que debe tener tu SMS:
- Seguimiento de datos en tiempo real
- Informes personalizables
- Análisis de asistencia
- Tableros de rendimiento académico
- Herramientas de información financiera
- Análisis predictivo para el éxito de los estudiantes
Por qué Classter es tu solución
Si quieres un Sistema de Gestión Escolar que no te deje preguntándote si has hecho la elección correcta, entonces Classter es tu solución. Diseñado pensando en las universidades, Classter combina todo lo que necesitas en una plataforma potente y flexible. Desde la automatización de tareas administrativas como la admisión y la programación hasta la información en tiempo real sobre el rendimiento de los estudiantes, hacemos que gestionar tu institución sea más fácil que nunca.
Classter también se integra perfectamente con las herramientas que ya utilizas, garantizando que tus datos fluyan sin problemas entre tu LMS, sistemas financieros y más. Además, ofrecemos una seguridad de datos inigualable, funciones personalizables y análisis exhaustivos que te permiten tomar decisiones basadas en datos con confianza.
En Classter, creemos que cada universidad merece un sistema que evolucione con ella. Tanto si eres una institución pequeña como si estás creciendo rápidamente, nuestra plataforma escalable se ajusta a tus necesidades y te ofrece desde gestión financiera hasta herramientas de comunicación con los padres.
¿Estás preparado para transformar las operaciones de tu centro y la participación de los alumnos? Reserva una demostración con Classter hoy mismo y comprueba cómo nuestro SMS todo en uno puede agilizar los procesos de tu centro y prepararte para el éxito a largo plazo.
Preguntas frecuentes
Al elegir un SMS, da prioridad a características como la facilidad de uso, la seguridad de los datos, la accesibilidad móvil, la integración con otras herramientas y la escalabilidad. Asegúrate de que puede respaldar las operaciones diarias, agilizar la comunicación y proporcionar informes y análisis completos que ayuden a tomar decisiones.
Un SMS debe integrarse con herramientas como el LMS, el software de contabilidad y las plataformas de comunicación para garantizar que los datos fluyan sin problemas entre los sistemas. La integración reduce la introducción manual de datos, minimiza los errores y agiliza los procesos, ahorrando tiempo a los administradores y al profesorado.
Sí, Classter admite la integración con una amplia gama de plataformas, como sistemas de gestión del aprendizaje (LMS), herramientas de comunicación, software financiero, etc. Esto permite que los datos fluyan sin esfuerzo entre los sistemas, reduciendo las ineficiencias.
