En el entorno educativo actual, en rápida evolución, las organizaciones educativas necesitan una amplia gama de soluciones y aplicaciones de TI para funcionar con eficacia. Las universidades necesitan tener todos los datos de sus estudiantes y educadores almacenados bajo un mismo techo. Además, los sistemas de gestión de las universidades deben mejorar la intercambio de información entre estudiantes, educadores y personal administrativo y ayudar a los estudiantes a mantener el rumbo de su rendimiento académico. Hoy en día, los sistemas de información al estudiante (SIS) basados en la tecnología educativa se están convirtiendo en una herramienta esencial para el buen funcionamiento y la eficacia de los centros de enseñanza superior.
En este post, mostraremos cómo un SIS ayuda en la gestión diaria de los colegios en cinco aspectos importantes.
¿Por qué es importante un sistema de información estudiantil?
Debido a la digitalización de la educación y al brote de la pandemia de COVID-19 casi todas las facultades tuvieron que pasar a la modalidad de aprendizaje en línea. Los administradores de TI de las universidades se enfrentaron a serios retos durante esta transición, ya que tuvieron que recurrir a soluciones heredadas y locales. La implantación de un SIS basado en la nube resuelve el problema de la accesibilidad remota y facilita a los educadores y administradores del Colegio el acceso a la información a su conveniencia, desde cualquier lugar.
La demanda de soluciones SIS crece rápidamente. La razón por la que los sistemas de información para estudiantes son cada vez más populares en el sector educativo son sus características únicas, que permiten gestionar de principio a fin los procesos académicos y operativos desde una infraestructura informática unificada.
Veamos con más detalle las principales ventajas de los SIS.
#1 Solución basada en la nube
La implantación de una arquitectura basada en la nube en la infraestructura informática de su universidad a través de un SIS puede librarle de instalaciones locales costosas y difíciles de mantener. Al migrar la base de datos de estudiantes de su universidad al entorno seguro de las nubes de Microsoft, Amazon o Google, obtendrá el entorno más seguro para sus datos mientras disfruta de un tiempo de actividad de casi el 100%. La ausencia de copias de seguridad y de una inversión inicial significativa en TI permite a los administradores asignar el presupuesto de TI de la universidad de forma más eficaz.
#2 Procesos digitales de admisión y matriculación
Un sistema de gestión universitaria puede proporcionar un proceso de admisión sin papeles que ayude a las instituciones de enseñanza superior a disminuir las tareas administrativas repetitivas y a mejorar la experiencia de registro de los solicitantes. Los responsables de admisiones pueden crear fácilmente flujos de trabajo de inscripción, gestionar documentos de admisión y consentimientos, y obtener datos en tiempo real e informes completos sobre las solicitudes. Además, los responsables de las universidades obtienen toda la funcionalidad necesaria para atraer a los estudiantes interesados y proporcionarles una forma intuitiva de presentar su solicitud a través de portales de admisión basados en web y personalizables. Por último, los responsables de la educación pueden disponer de información sobre las inscripciones en tiempo real, desde distintos campus y visualizar los datos de admisión para obtener perspectivas procesables.
#3 Facturación y cobro de tasas
Un sistema de gestión universitaria puede ser una solución sin complicaciones.e y segura de gestionar los pagos de las matrículas de los estudiantes. Los empleados de la administración pueden tener una visión completa de los planes de pago durante el curso académico y gestionar los pagos mediante un sistema flexible y fácil de usar. También pueden hacer un seguimiento de la facturación de las tasas de admisión, el transporte o las actividades y servicios extraescolares. Además, las universidades de cualquier tamaño pueden empezar a aceptar pagos en línea a través de integraciones con 3rd pasarelas de pago de terceros, como Stripe y PayPal, y crear procesos sin papel para sus facturación.
#4 Canales de comunicación mejorados
Aunque la comunicación puede darse de forma natural en cualquier ecosistema universitario, añadir un canal de comunicación centralizado puede ayudar a aumentar las conexiones entre estudiantes, educadores y administradores. Un sistema de información estudiantil puede proporcionar a los usuarios un potente centro de mensajería que permite a las universidades tener un control total en lo que se refiere a la comunicación. Desde programar reuniones individuales entre estudiantes y educadores, hasta enviar correos electrónicos masivos a los alumnos que asisten a un curso específico, son tareas que pueden gestionarse fácilmente mediante una herramienta de comunicación integrada en un sistema de gestión universitaria.
#5 Compromiso de los antiguos alumnos
Contar con una red activa de antiguos alumnos puede ayudar a su organización en los esfuerzos de recaudación de fondos, al tiempo que puede proporcionar a sus alumnos actuales mejores oportunidades profesionales. Los estudiantes pueden seguir conectados con su alma mater después de la ceremonia de graduación y crear una sólida red que apoyará a la comunidad estudiantil y participará en futuras actividades de donación. Como resultado, un sistema de información estudiantil puede mantener a los antiguos alumnos comprometidos mediante anuncios sobre oportunidades profesionales, información sobre becas e integración con plataformas de medios sociales.
Conclusión
En conclusión, los sistemas de gestión universitaria pueden desempeñar un papel importante en el desarrollo de la institución. Las universidades actuales tienen que gestionar una gran cantidad de información sobre los estudiantes y necesitan sistemas avanzados que les ayuden a alcanzar sus objetivos académicos. Un Sistema de Información de Estudiantes es una herramienta clave que puede utilizarse para agilizar las operaciones y proporcionar trabajo a tiempo de forma más rentable.
Preguntas frecuentes
Sí, un SIS puede facilitar el compromiso de los antiguos alumnos proporcionándoles anuncios profesionales, información sobre becas e integración en las redes sociales, lo que permite a las universidades mantener fuertes conexiones con los antiguos alumnos para los esfuerzos de recaudación de fondos y el apoyo profesional a los estudiantes actuales.
Classter ofrece funciones completas adaptadas específicamente a las instituciones educativas, incluidos módulos para admisiones, facturación, comunicación y participación de antiguos alumnos, con opciones personalizables e integraciones para satisfacer eficazmente las diversas necesidades de las universidades.
Sí, Classter está diseñado para integrarse a la perfección con la infraestructura informática existente de la universidad, garantizando la compatibilidad con diversos sistemas y plataformas para facilitar una transición fluida y un rendimiento óptimo para las universidades.
