Η απόφαση για το αν θα αγοράσετε ή θα κατασκευάσετε ένα νέο Σύστημα Πληροφόρησης Φοιτητών είναι πολύπλοκη. Ως CIO ή Διευθυντής Εκπαίδευσης, μπορεί να πιάσετε τον εαυτό σας να σκέφτεται αν υπάρχουν οφέλη από την κατασκευή ενός νέου Συστήματος Πληροφόρησης Μαθητών από το μηδέν; Ποια πιθανά προβλήματα μπορεί να προκύψουν και ποιοι είναι οι πιθανοί κίνδυνοι που πρέπει να σταθμιστούν πριν από τη λήψη της εν λόγω απόφασης; Ορισμένα εκπαιδευτικά ιδρύματα επιλέγουν να αναπτύξουν το δικό τους SIS, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε αβέβαια αποτελέσματα και υπερβολικές υπερβάσεις του προϋπολογισμού. Αν όμως το διοικητικό σας συμβούλιο πιστεύει ότι αξίζει το ρίσκο, μπορεί να θέλετε να εξετάσετε το πραγματικό κόστος και τον χρόνο που απαιτούνται για την κατασκευή ενός νέου και πολύπλοκου συστήματος πληροφοριών διαχείρισης.
Ας ξεκινήσουμε με τον απλούστερο αλλά πιο σημαντικό παράγοντα: τη διάρκεια.
Η ανάπτυξη ενός συστήματος διοικητικών πληροφοριών από το μηδέν αποτελείται από διάφορα στάδια, τα οποία με τη σειρά τους χρειάζονται ορισμένο χρόνο για να υλοποιηθούν. Σε κάθε περίπτωση, ο χρόνος υλοποίησης μπορεί να διαφέρει, καθώς εξαρτάται από τις επιμέρους ανάγκες που υπάρχουν και φυσικά από την πολυπλοκότητα. Ωστόσο, σε κάθε περίπτωση, η κατασκευή λογισμικού είναι σαν να χτίζεις ένα σπίτι. Όλα τα βήματα που απαιτούνται είναι παρόμοια, ξεκινώντας από τον προσδιορισμό των απαιτήσεων και τον σχεδιασμό, τον προγραμματισμό, την αρχιτεκτονική και την ανάπτυξη και, τέλος, τη δοκιμή. Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, η συνολική διάρκεια ενός Κύκλου Ζωής Ανάπτυξης Λογισμικού (SDLC) μπορεί να είναι κατά μέσο όρο 4-9 μήνες .
Φάση 1: Σχεδιασμός και προδιαγραφές συστήματος
Όπως αναφέρεται στα προαναφερθέντα, το πρώτο βήμα σε μια προσαρμοσμένη ανάπτυξη είναι ο σχεδιασμός του προϊόντος. Αυτό μπορεί να διαρκέσει 2-4 εβδομάδες, και κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου οι προγραμματιστές θα επικεντρωθούν στη δημιουργία ενός μοναδικού και προσαρμοσμένου προϊόντος για τις ανάγκες σας. Όπως και σε ένα κατασκευαστικό έργο, πρέπει να έχετε ένα σαφές τεχνικό σχέδιο πριν ξεκινήσετε, ώστε να βεβαιωθείτε ότι ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του προϊόντος. Πρέπει να δοθεί ένα σαφές όραμα στους προγραμματιστές, ώστε να διασφαλιστεί ότι γνωρίζουν τι πρέπει να αναπτύξουν και πώς να το αναπτύξουν.
Φάση 2: Αρχιτεκτονική και ανάπτυξη
Είναι το μεγαλύτερο στάδιο ανάπτυξης και μπορεί να διαρκέσει έως και 3-8 μήνες. Πρώτα έρχεται ο σχεδιασμός που περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες εργασίες και τους πόρους, ενώ παράλληλα ελέγχεται ποιες εργασίες μπορούν να γίνουν ταυτόχρονα και ποιες όχι. Μόλις γίνει αυτό, το σύστημα θα χρειαστεί ένα πλαίσιο ή μια δομή πάνω στην οποία θα χτιστεί. Θα χρειαστεί μια ομάδα με συγκεκριμένους ρόλους για να ξεκινήσει το έργο και να είναι σε καλό δρόμο. Συγκεκριμένα, θα χρειαστείτε προγραμματιστές λογισμικού για να γράψουν τον κώδικα, τεχνικούς αρχιτέκτονες για να σχεδιάσουν το πλαίσιο και σχεδιαστές για να βοηθήσουν στη διεπαφή χρήστη (UI) ή/και στην εμπειρία χρήστη (UX).
Φάση 3: QA και συμμόρφωση
Αυτό είναι το τελικό στάδιο της ανάπτυξης προσαρμοσμένου λογισμικού και συνήθως διαρκεί 3-6 εβδομάδες. Περιλαμβάνει τη δοκιμή και τη σύγκριση του τελικού προϊόντος με τα πρότυπα ευχρηστίας και κωδικοποίησης. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, το σύστημα θα πρέπει, τουλάχιστον, να υποβληθεί σε έλεγχο κωδικοποίησης, δοκιμή από άκρο σε άκρο και δοκιμή αποδοχής από τον χρήστη (UAT). Θα πρέπει επίσης να διεξάγονται πρόσθετες δοκιμές για τους χρόνους φόρτωσης και τις επιδόσεις υψηλής επισκεψιμότητας, καθώς και δοκιμές για τον τρόπο με τον οποίο το λογισμικό σας θα ενσωματωθεί με άλλα συστήματα3ου μέρους.
Έτσι, μετά από όλα αυτά, υπάρχει ένα ακόμη ερώτημα που μπορεί να σκεφτείτε: αξίζει να περιμένετε;
Ένα πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου είναι ότι ακόμη και αν κατασκευάσετε το δικό σας SIS και αυτό λειτουργεί ήδη, θα χρειαστεί περίπου διπλάσιος χρόνος για να φτάσει το σύστημα στο σημείο να είναι πλήρως λειτουργικό. Πολλές ελλείψεις ή/και σφάλματα μπορεί να εμφανιστούν στην πορεία, τα οποία επίσης χρειάζονται χρόνο για να διορθωθούν. Επίσης, κατά τη διάρκεια της δημιουργίας του πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης, είναι λογικό ότι πολλές από τις απαιτήσεις θα έχουν εξελιχθεί ή ίσως εμφανιστούν νέες τεχνολογίες, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να γίνουν περισσότερες αλλαγές.
Η αλήθεια είναι ότι η υιοθέτηση μιας έτοιμης λύσης SIS μπορεί να μειώσει σημαντικά τον χρόνο υλοποίησης στο ίδρυμά σας. Πιο συγκεκριμένα, ο χρόνος υλοποίησης και λειτουργίας του λογισμικού μειώνεται από 4-9 μήνες σε 2-3 εβδομάδες, δηλαδή περισσότερο από 90% μείωση του χρόνου. Αξίζει να σημειωθεί ότι αυτή η περίοδος είναι απαραίτητη για να έρθετε σε επαφή με την ομάδα προϊόντων που επιλέξατε, για να καθορίσετε τις επιμέρους ανάγκες σας και, στο επόμενο βήμα, για να ξεκινήσετε τη διαμόρφωση και την ενσωμάτωση των δεδομένων σας στο σύστημα. Σκεφτείτε ότι το τελικό προϊόν που θα λάβετε θα είναι ένα πλήρες, πλήρως διαμορφωμένο SIS έτοιμο προς χρήση.
Με αυτά τα δεδομένα, ας προχωρήσουμε στον επόμενο βασικό παράγοντα που πρέπει να λάβετε υπόψη σας: την πολυπλοκότητα.
Γνωρίζουμε ήδη ότι η δημιουργία ενός συστήματος διαχείρισης από το μηδέν είναι μια πολύπλοκη διαδικασία και απαιτεί πολλή οργάνωση και υπομονή. Η ίδια πολυπλοκότητα (ίσως ακόμη μεγαλύτερη) υπάρχει και στη διαχείριση ενός σχολείου, ιδίως στην τριτοβάθμια εκπαίδευση και γενικά σε μεγάλους οργανισμούς. Έτσι, αν αναλογιστούμε πόσες πληροφορίες αντιστοιχούν σε κάθε φοιτητή και πόσοι φοιτητές είναι ενεργοί ή πόσοι βρίσκονται στη διαδικασία εισαγωγής, αρχίζουμε ήδη να αισθανόμαστε ότι βρισκόμαστε στην αρχή ενός λαβύρινθου.
Μέρος της πολυπλοκότητας οφείλεται στον αριθμό των φορέων εκμετάλλευσης που πρέπει να καταχωρούνται και να ενημερώνονται συνεχώς στο σύστημα:
1. Πολλαπλοί ενδιαφερόμενοι
Εκπαιδευτικοί, προσωπικό, μαθητές, γονείς, μέλη του διοικητικού συμβουλίου κ.λπ.
2. Πολλαπλές θεσμικές δομές
Τάξεις, τμήματα, αθλητισμός, τέχνες, σύλλογοι, κ.λπ.
3. Παροχή υπηρεσιών
Διευθυντές, εκπαιδευτικοί, προσωπικό κ.λπ.
Ένα Σύστημα Πληροφοριών για τους Φοιτητές (SIS) πρέπει να είναι ικανό να διαχειρίζεται μεγάλο όγκο πληροφοριών που προέρχονται από πολλαπλές πηγές. Πρέπει να αυτοματοποιεί βασικές διαδικασίες, να διευκολύνει τη διοίκηση και τους διαχειριστές πληροφορικής και, φυσικά, να ενισχύει τη μάθηση.
Μην ξεχνάτε ότι το SIS σας θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να σας βοηθήσει στα εξής
Κάθε μαθητής πρέπει να έχει το δικό του προσωπικό αρχείο που περιέχει όλα τα δημογραφικά του στοιχεία, καθώς και τις ακαδημαϊκές του πληροφορίες (τρέχοντα μαθήματα, βαθμοί, συμπεριφορά, οικονομικά στοιχεία κ.λπ.). Οι μαθητές θα πρέπει επίσης να έχουν τη δυνατότητα να εγγράφονται σε μαθήματα, να συντονίζονται με τις εργασίες τους και να έχουν μια επισκόπηση της ακαδημαϊκής τους προόδου.
Οι εκπαιδευτικοί, από την άλλη πλευρά, θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να διαχειρίζονται τις τάξεις τους με ευκολία. Πρέπει να έχουν συχνή και άμεση επικοινωνία με τους μαθητές τους και τους γονείς τους όποτε χρειάζεται. Επιπλέον, η δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων και αξιολογήσεων, η αξιολόγηση, η επισκόπηση της εξέλιξης των μαθητών, οι ροές εργασίας και άλλα είναι θεμελιώδεις λειτουργίες που πρέπει να παρέχονται στους εκπαιδευτικούς.
Η διαχείριση της εισδοχής είναι ένα κρίσιμο στοιχείο κάθε συστήματος πληροφοριών για τους φοιτητές. Τα SIS είναι γνωστό ότι βελτιώνουν ολόκληρη τη διαδικασία εγγραφής από την αρχή έως το τέλος, διευκολύνοντας τόσο το ίδρυμα όσο και τους υποψηφίους. Οι υποψήφιοι πρέπει να μπορούν να υποβάλλουν αίτηση μέσω του συστήματος μαζί με όλα τα απαραίτητα έγγραφα, ενώ οι υπεύθυνοι εισαγωγής πρέπει να έχουν πρόσβαση σε κάθε αίτηση ανά πάσα στιγμή.
Τέλος, ένα βασικό χαρακτηριστικό που πρέπει να παρέχει το σύστημά σας είναι η οικονομική διαχείριση. Αυτό σημαίνει λειτουργίες για την παρακολούθηση των δαπανών, τον προϋπολογισμό, τη δημιουργία τιμολογίων και τις πληρωμές. Η ανάπτυξη ενός SIS από το μηδέν μπορεί να είναι δύσκολη για τους προγραμματιστές, δεδομένου ότι μόνο λίγοι έχουν εμπειρία στα οικονομικά. Έτσι, για να έχετε αξιόπιστα αποτελέσματα, θα χρειαστείτε έναν ειδικό στα οικονομικά στην ομάδα σας.
Και ο λαβύρινθος της πολυπλοκότητας δεν σταματά εδώ
Υψηλή πολυπλοκότητα θεωρείται ότι υπάρχει όταν ένα έργο περιλαμβάνει πάνω από 30+ οθόνες, περιλαμβάνει πύλες χρηστών και εφαρμογές χρηστών, υποστηρίζει πολλαπλά λειτουργικά συστήματα (web, Android, iOS), περιλαμβάνει τη μετάπτωση δεδομένων από παλαιότερα συστήματα και ενσωματώνεται με πολλαπλά συστήματα και πλατφόρμες: CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), πύλες πληρωμών, MS Teams κ.λπ.) και έχει πολύπλοκες απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων. Ακούγεται σαν αυτό που περιέχει ένα SIS, σωστά;
Τέλος, αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, θα πρέπει επίσης να εξετάσετε το συνολικό κόστος και πώς αυτό θα επηρεάσει την απόδοση της επένδυσής σας.
Το κόστος κατασκευής λογισμικού ποικίλλει σε κάθε περίπτωση. Η έρευνα έδειξε ότι το μέσο κόστος του προσαρμοσμένου λογισμικού κυμαίνεται μεταξύ 50.000 και 250.000 δολαρίων. Στην περίπτωσή μας, το τελικό κόστος διαμορφώνεται από διάφορους παράγοντες που θα συζητηθούν παρακάτω.
Κατ’ αρχάς, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, για να ξεκινήσετε το έργο, θα πρέπει να αναζητήσετε και να προσλάβετε μια ομάδα ατόμων που θα αποτελείται από:
- Ένας τεχνικός αρχιτέκτονας
- Μια ομάδα προγραμματιστών
- Σχεδιαστές UI/UX
- Ένας ειδικός σε θέματα ευχρηστίας
- Ένας τεχνικός συγγραφέας
- Διαχειριστής έργου
- Ένας μηχανικός QA
Για να έχετε μια καλύτερη ιδέα για το πού κυμαίνεται το εύρος των τιμών, θα έχουμε μια γρήγορη άποψη για το ποιοι είναι οι ακριβείς παράγοντες και πώς καθορίζουν το τελικό κόστος.
Μέγεθος λογισμικού
Όσο μεγαλύτερο είναι το μέγεθος, τόσο περισσότερη δουλειά πρέπει να γίνει. Μπορείτε να υπολογίσετε γρήγορα το μέγεθος από τον αριθμό των οθονών που έχει ή χρειάζεται το σύστημά σας, μεγάλο είναι οτιδήποτε πάνω από 40.
Πολυπλοκότητα
Όπως και στο μέγεθος του λογισμικού, πιο περίπλοκη επιχειρησιακή λογική σημαίνει περισσότερη κωδικοποίηση και δοκιμές.
Ενσωματώσεις3ου μέρους
Η ενσωμάτωση με άλλα συστήματα μπορεί να είναι επικίνδυνη, καθώς εμπλέκονται πολλοί άγνωστοι παράγοντες. Οι ενημερώσεις των αντίστοιχων λύσεων 3ου μέρους μπορεί να οδηγήσουν σε σφάλματα και να αυξήσουν το κόστος ανάπτυξης.
Μετεγκατάσταση υφιστάμενων δεδομένων
Για να μεταφέρετε τα υπάρχοντα δεδομένα σας, θα πρέπει να τα αφαιρέσετε από το παλιό σας σύστημα και να τα μεταφέρετε στο νέο σας σύστημα. Ο χρόνος που δαπανάται για τον καθορισμό των κανόνων μετάφρασης, την κατασκευή σεναρίων και την ολοκλήρωση μιας σειράς δοκιμών θα προσθέσει επιπλέον κόστος στο έργο.
Ένα σύστημα πληροφοριών για τους μαθητές “όλα σε ένα
Όταν αγοράζετε μια λύση SIS, όπως το Classter, αποφεύγετε την ταλαιπωρία της κατασκευής της. Πίσω από ένα έτοιμο σύστημα λογισμικού βρίσκεται μια ομάδα με πολυετή εμπειρία και εξειδίκευση στον τομέα αυτό. Το τελικό σύστημα που εγκαταστάθηκε παρέχει μια πλήρως λειτουργική πλατφόρμα που έχει δοκιμαστεί και εφαρμοστεί με επιτυχία σε εκπαιδευτικούς οργανισμούς στο παρελθόν. Επίσης, να θυμάστε ότι μια ομάδα τεχνικής υποστήριξης θα είναι στο πλευρό σας για να σας καθοδηγήσει καθ’ όλη τη διάρκεια της διαμόρφωσης και εγκατάστασης του συστήματος και για κάθε φορά που έχετε ερωτήσεις ή δυσκολίες στη χρήση της πλατφόρμας.
Κατά τη διάρκεια της υλοποίησης, η ομάδα προϊόντων που έχετε επιλέξει θα κάνει όλη τη δουλειά για εσάς. Σημασία: Η μεταφορά όλων των δεδομένων, η δημιουργία ροών, καταστάσεων, πυλών, μαθητών, χρονοδιαγραμμάτων και οτιδήποτε άλλο χρειάζεται, ώστε να αποκτήσετε το πιο ολοκληρωμένο Σύστημα Πληροφοριών Μαθητών που ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας. Και είπαμε, χρειάζονται μόνο 2-3 εβδομάδες για να τεθεί σε λειτουργία το SIS σας, οπότε μη διστάσετε να ξεκινήσετε.
Σας δώσαμε αρκετή τροφή για σκέψη, αλλά η αλήθεια είναι ότι η απάντηση για το αν αξίζει τον κόπο να δημιουργήσετε ένα νέο Σύστημα Πληροφόρησης Φοιτητών είναι δική σας.
Συχνές ερωτήσεις
Η απόφαση εξαρτάται από παράγοντες όπως ο χρόνος, ο προϋπολογισμός και οι θεσμικές ανάγκες. Η κατασκευή από το μηδέν μπορεί να προσφέρει προσαρμογή, αλλά συνεπάγεται μεγαλύτερο χρόνο ανάπτυξης και υψηλότερο κόστος, ενώ η αγορά ενός προκατασκευασμένου SIS όπως το Classter παρέχει έτοιμες προς χρήση λύσεις με γρήγορη υλοποίηση.
Η κατασκευή ενός προσαρμοσμένου SIS διαρκεί συνήθως 4-9 μήνες και περιλαμβάνει φάσεις όπως ο σχεδιασμός, η ανάπτυξη και η δοκιμή. Ωστόσο, οι έτοιμες λύσεις μπορούν να υλοποιηθούν σε μόλις 2-3 εβδομάδες, μειώνοντας σημαντικά το χρόνο ανάπτυξης.
Η επιλογή μιας προκατασκευασμένης λύσης SIS, όπως το Classter, προσφέρει ταχύτερη υλοποίηση, χαμηλότερο κόστος ανάπτυξης, συνεχή υποστήριξη και αποδεδειγμένο ιστορικό επιτυχημένων υλοποιήσεων σε εκπαιδευτικά ιδρύματα σε όλο τον κόσμο.
