Όταν αποφασίζετε να χρησιμοποιήσετε ένα Σύστημα Πληροφοριών Φοιτητών (SIS) στον οργανισμό σας, μπορεί να αποδειχθεί ένα αρκετά δύσκολο έργο. Υπάρχουν πολλές πτυχές που πρέπει να σκεφτείτε και είναι πολύ πιθανό να καταλήξετε να ξοδέψετε αρκετό χρόνο και προσπάθεια για να βρείτε αυτό που σας ταιριάζει καλύτερα. Ωστόσο, η επένδυση σε ένα καλά σχεδιασμένο Σύστημα Πληροφόρησης Φοιτητών μπορεί να επιτύχει εντυπωσιακά αποτελέσματα στη λειτουργία του οργανισμού σας πιο ομαλά από ποτέ.
Το πρώτο πράγμα που σας έρχεται στο μυαλό όταν σκέφτεστε να εγκαταστήσετε ένα SIS είναι πώς ξέρετε ότι επιλέγετε τη σωστή λύση. Σε αυτή την ανάρτηση, θα σας δώσουμε απαντήσεις στις 10 πιο συχνές ερωτήσεις που τίθενται κατά την αναζήτηση ενός SIS, ενώ παράλληλα θα αναλύσουμε ορισμένες σημαντικές λειτουργίες που θα πρέπει να παρέχει το σωστό Σύστημα Πληροφόρησης Φοιτητών.
Επιταχύνει τις καθημερινές λειτουργίες των χρηστών σας;
Με το σωστό SIS, οι καθημερινές διαδικασίες μπορούν να επιταχυνθούν για όλους τους χρήστες. Οι υπάλληλοι της διοίκησης θα μπορούν να διαχειρίζονται μαζικά και ομαλά τις αιτήσεις, τις πληρωμές και άλλες σημαντικές διαδικασίες. Οι εκπαιδευτικοί θα μπορούν να δημιουργούν τάξεις, εργασίες και εξετάσεις γρήγορα και εύκολα, ενώ παράλληλα θα μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο των μαθητών τους. Τέλος, οι μαθητές θα έχουν πάντα πρόσβαση στις εργασίες, τα θέματα και τις απουσίες τους και θα μπορούν πάντα να παρακολουθούν τη ροή του ακαδημαϊκού έτους.
Είναι πραγματικά βασισμένο στο σύννεφο;
Η αρχιτεκτονική νέφους μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια εξαιρετική εμπειρία χρήστη, ενώ παράλληλα θα είστε προετοιμασμένοι για κάθε θεσμική ανάγκη που μπορεί να προκύψει στο μέλλον. Επιπλέον, ηυποδομή ΤΠ που βασίζεται στο νέφος καταργεί το κόστος και το άγχος που συνεπάγεται η διατήρηση μιας λύσης στις εγκαταστάσεις.
Είναι προσβάσιμο από οποιονδήποτε και από οπουδήποτε;
Μια κατάλληλη πλατφόρμα SIS θα πρέπει να είναι συμβατή με οποιαδήποτε συσκευή και να διευκολύνει τους χρήστες να περιηγηθούν και να βρουν πληροφορίες, είτε βρίσκονται στο σχολείο είτε στο σπίτι. Βεβαιωθείτε ότι η διεπαφή της πλατφόρμας είναι εύκολο να χρησιμοποιηθεί από όλους, ανεξάρτητα από τις προσωπικές τους δεξιότητες πληροφορικής.
Πόσο εύκολο είναι να βρείτε, να χρησιμοποιήσετε και να περιηγηθείτε σε πληροφορίες;
Η επιτυχία του εκπαιδευτικού σας οργανισμού εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την εύκολη πρόσβαση σε αξιόπιστα δεδομένα. Το SIS σας θα πρέπει να παρέχει στον οργανισμό σας και στους διαχειριστές της περιοχής σας τα εργαλεία που χρειάζονται για τη δημιουργία δυναμικών αναφορών που βοηθούν στη λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων. Οι κατηγορίες, τα φίλτρα αναζήτησης και άλλα εργαλεία θα πρέπει να προσφέρονται στους τελικούς χρήστες για να κάνουν τις λειτουργίες σας ακόμη πιο απλές και γρήγορες.
Πόσο ασφαλή είναι τα δεδομένα σας;
Τα συστήματα που βασίζονται στο υπολογιστικό νέφος χρησιμοποιούν ολοκληρωμένα μέτρα κυβερνοασφάλειας, ιδίως όταν διαχειρίζονται ευαίσθητα δεδομένα όπως τα αρχεία των φοιτητών. Πριν εγκαταστήσετε ένα νέο SIS στο ίδρυμά σας, είναι σημαντικό να επιβεβαιώσετε ότι αυτό μεταδίδει τα προσωπικά δεδομένα με ασφάλεια σε ασφαλή δίκτυα και αποθηκεύει τις πληροφορίες με ασφάλεια χρησιμοποιώντας κωδικούς πρόσβασης και την κατάλληλη κρυπτογράφηση δεδομένων.
Μπορεί το SIS να προσαρμοστεί ανάλογα με τις ανάγκες σας;
Η προσθήκη προσαρμοσμένων πεδίων θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε με μεγαλύτερη ακρίβεια βασικές λεπτομέρειες σχετικά με τους μαθητές και το προσωπικό σας. Οι προσαρμοσμένες επιλογές, όπως η ορολογία, είναι πιο πιθανό να παρέχουν τη λειτουργικότητα που χρειάζεστε. Επιπλέον, η δημιουργία προσαρμοσμένων αναφορών θα σας παρέχει πολύτιμες πληροφορίες για να αρχίσετε να λαμβάνετε τεκμηριωμένες αποφάσεις.
Παρέχει η λύση υποστήριξη 24/7;
Ένας βασικός παράγοντας στην επιλογή ενός συστήματος πληροφοριών για τους μαθητές είναι η διαθεσιμότητα τεχνικής υποστήριξης. Είναι πιθανό ότι θα χρειαστείτε καθοδήγηση στα πρώτα βήματα της εφαρμογής του συστήματος, καθώς και όταν πρέπει να προχωρήσετε σε μικρές προσαρμογές. Κάθε σύστημα έχει διαφορετικούς τρόπους λειτουργίας και πιθανότατα θα χρειαστείτε κάποιο χρόνο για να εξοικειωθείτε με αυτό. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι παρέχεται εκπαίδευση και τεχνική υποστήριξη για να σας βοηθήσουν στην πορεία.
Είναι διαθέσιμες ενσωματώσεις με άλλα συστήματα;
Οι έτοιμες ενσωματώσεις θα βοηθήσουν το ίδρυμά σας τόσο από οικονομική άποψη όσο και από άποψη εξοικονόμησης χρόνου, καθώς θα σας εξοικονομήσουν χρήματα και χρόνο από την υιοθέτηση πολλαπλών συστημάτων. Επιπλέον, ένα καλά κατασκευασμένο SIS θα πρέπει επίσης να σας επιτρέπει την ενσωμάτωση με άλλο λογισμικό τρίτων και να προσφέρει την κατάλληλη συνδεσιμότητα μεταξύ τους για την ασφαλή ανταλλαγή πληροφοριών. Είναι άλλος ένας βασικός παράγοντας που θα απαλλάξει τους διαχειριστές πληροφορικής σας από την υπερφόρτωση και από το να πρέπει να συνδέσουν ασύμβατο λογισμικό.
Αποτελεί μέρος του συστήματος η επεξεργασία πληρωμών;
Η οικονομική διαχείριση αποτελεί σημαντικό μέρος της επιτυχίας του ιδρύματός σας. Ένα SIS θα πρέπει να σας παρέχει εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τις πληρωμές από μεμονωμένους μαθητές, καθώς και τον προϋπολογισμό, τα γενικά λογιστικά βιβλία, τα τιμολόγια και τις αποδείξεις. Θα πρέπει να είστε σε θέση να δημιουργείτε μαζικές χρεώσεις, να συλλέγετε πληρωμές online και να έχετε όλες τις απαραίτητες αναφορές που θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε την κατανομή των εσόδων.
Βελτιώνει τις διαδικασίες εισδοχής σας;
Στην αρχή κάθε ακαδημαϊκού έτους, χιλιάδες εισερχόμενες αιτήσεις βρίσκονται στη σειρά και περιμένουν να αξιολογηθούν. Μια εύκολη και απλή μέθοδος εισαγωγής θα λύσει τα χέρια της διοίκησης. Βεβαιωθείτε λοιπόν ότι το SIS των υποψηφίων σας προσφέρει στους αιτούντες μια γρήγορη διαδικασία που μπορούν να ακολουθήσουν όταν πρόκειται να υποβάλουν αίτηση για το ίδρυμά σας. Οι υπεύθυνοι εισαγωγής πρέπει να έχουν πρόσβαση ανά πάσα στιγμή και να μπορούν να βρίσκουν κάθε είδους αίτηση μεμονωμένα ή μαζικά χωρίς προσπάθεια.
Ανακεφαλαιώστε
Πριν επιλέξετε ένα Σύστημα Πληροφοριών για Φοιτητές, φροντίστε να κάνετε την έρευνά σας. Υπάρχουν πολλές επιλογές εκεί έξω και δεν θέλετε να κολλήσετε με μία που δεν είναι κατάλληλη για εσάς. Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε το καλύτερο σύστημα SIS για το εκπαιδευτικό σας ίδρυμα, συμπεριλαμβανομένης της σημασίας και της ποικιλίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει ένα SIS που παρέχει όλες τις δυνατότητες που ανταποκρίνονται καλύτερα στις ανάγκες και τις απαιτήσεις σας.
Συχνές ερωτήσεις
Το SIS που βασίζεται στο νέφος προσφέρει προσβασιμότητα, επεκτασιμότητα και οικονομική αποδοτικότητα, εξασφαλίζοντας απρόσκοπτη πρόσβαση σε πληροφορίες από οπουδήποτε, ενώ παράλληλα εξαλείφει την ανάγκη για συντήρηση και υποδομή στις εγκαταστάσεις.
Ένα ισχυρό SIS θα πρέπει να χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση, ασφαλή δίκτυα και προστασία με κωδικό πρόσβασης για την προστασία των αρχείων των μαθητών και των προσωπικών δεδομένων, εξασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς περί προστασίας των δεδομένων.
Ναι, το SIS της Classter προσφέρει ενσωμάτωση με λογισμικό τρίτων, διευκολύνοντας την απρόσκοπτη ανταλλαγή δεδομένων και ενισχύοντας τη συνολική αποδοτικότητα και παραγωγικότητα.
