Τα συστήματα διαχείρισης σχολείων (SMS) χρησιμοποιούνται από τα εκπαιδευτικά ιδρύματα για τη διαχείριση και την ολοκλήρωση των ακαδημαϊκών, επικοινωνιακών και οικονομικών διαδικασιών. Πρόκειται για ένα ολοκληρωμένο λογισμικό διαχείρισης που έχει σχεδιαστεί για την αυτοματοποίηση των διαφόρων λειτουργιών ενός ιδρύματος, από τη διαχείριση των προγραμμάτων σπουδών έως την τιμολόγηση. Ο κύριος στόχος της εφαρμογής ενός συστήματος διαχείρισης σχολείων είναι η ανάπτυξη μιας διαδικασίας που διαχειρίζεται όλα τα δεδομένα και τις δραστηριότητες με οργανωμένο και αυτοματοποιημένο τρόπο.
Τα συστήματα διαχείρισης σχολείων συνδέουν και καθορίζουν μια πληθώρα διαδικασιών και επιτρέπουν τη ροή δεδομένων μεταξύ διαφορετικών τύπων χρηστών και του σχολείου. Συλλέγοντας και οργανώνοντας τα δεδομένα συναλλαγών του σχολείου από πολλαπλές πηγές, τα SMS εξαλείφουν την επανάληψη των δεδομένων και παρέχουν ακεραιότητα των δεδομένων, αποτελώντας μια “ενιαία πηγή αλήθειας” για όλους τους χρήστες.
Τι κάνει τα SMS απαραίτητα για τους εκπαιδευτικούς οργανισμούς;
Η ύπαρξη ενός αξιόπιστου SMS επιτρέπει σε όλα τα τμήματα ενός ιδρύματος να έχουν εύκολη πρόσβαση στα δεδομένα των φοιτητών και να εκτελούν εργασίες ακαδημαϊκής, διοικητικής και οικονομικής διαχείρισης.
Όλα τα δεδομένα μπορούν να χειριστούν εύκολα και οι εργασίες μπορούν να ολοκληρωθούν σε χρόνο μηδέν. Οι άνθρωποι σε διαφορετικά τμήματα μπορούν να βλέπουν τις ίδιες πληροφορίες χωρίς τον κίνδυνο ανακρίβειας.
Οι γονείς μπορούν να λαμβάνουν λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το πρόγραμμα του παιδιού τους, να έχουν πρόσβαση σε ακαδημαϊκές αξιολογήσεις και να επικοινωνούν με τους καθηγητές.
Τα συστήματα διαχείρισης σχολείων καλύπτουν, ως εκ τούτου, αποτελεσματικά το χάσμα επικοινωνίας μεταξύ εκπαιδευτικών, μαθητών και γονέων, το οποίο είναι ένα ζωτικό ζήτημα που αντιμετωπίζουν πολλά σχολεία. Ως εκ τούτου, ένα καλό σύστημα σχολικής διαχείρισης βοηθά τα ιδρύματα να ενισχύσουν την επικοινωνία μεταξύ των ενδιαφερομένων. Αυτός είναι ένας παράγοντας αρκετά σημαντικός για την επιτυχία τόσο των φοιτητών όσο και των ιδρυμάτων.
Ως αποτέλεσμα, πολλά ιδρύματα θεωρούν ένα λογισμικό SMS ένα από τα πιο σημαντικά μέρη της οργανωτικής δομής του σχολείου τους. Ένα SMS διαχειρίζεται διάφορες εκπαιδευτικές δραστηριότητες, σημαντικές για την ακαδημαϊκή επιτυχία των μαθητών. Δραστηριότητες όπως:
- Διαχείριση του προγράμματος σπουδών
- Διαχείριση παρουσιών
- Δίδακτρα και οικονομική διαχείριση
- Διαχείριση προσωπικών δεδομένων των μαθητών
- Επικοινωνία ένα προς ένα μεταξύ εκπαιδευτικών-μαθητών-γονέων
Αλλά ενώ τα περισσότερα σχολικά SMS διαθέτουν τις απαραίτητες λειτουργίες για να καλύψουν όλες τις απαιτήσεις ενός ιδρύματος, πολλοί πελάτες απαιτούν ακόμη περισσότερα.
Εδώ είναι που μπαίνουν στο προσκήνιο οι ενσωματώσεις. Ενσωμάτωση είναι η σύνδεση με ένα εργαλείο ή λογισμικό που έχει συμπληρωματική λειτουργικότητα με το βασικό σύστημα διαχείρισης μαθητών.
Γιατί ένα SMS χρειάζεται ενσωμάτωση;
Γενικά, ένα σύστημα διαχείρισης μαθητών είναι ένα αρκετά ολοκληρωμένο εργαλείο. Γιατί λοιπόν χρειαζόμαστε ορισμένες ενσωματώσεις; Το θέμα είναι ότι ο ίδιος ο σκοπός ενός λογισμικού διαχείρισης φοιτητών είναι να είναι ένα ισχυρό και αξιόπιστο εργαλείο που χειρίζεται κάθε λειτουργία που χρειάζεται ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα.
Για να απαντήσουμε στο ερώτημα γιατί ένα SMS, χρειάζεται ενσωματώσεις, είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι τα ιδρύματα δεν λειτουργούν μόνα τους. Συχνά πρέπει να αλληλεπιδρούν με ενδιαφερόμενους που μπορεί να μην ανήκουν στον τομέα αυτό. Ενδέχεται να χρησιμοποιούν λογισμικό και υλικό που δεν έχουν κατασκευαστεί απαραίτητα για εκπαιδευτικά ιδρύματα. Οι δυνατότητές τους επηρεάζονται από αυτούς τους παράγοντες και από το γεγονός ότι η ειδική εκπαιδευτική τεχνολογία εξακολουθεί να αποτελεί αναδυόμενη τάση. Με τις ενσωματώσεις, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα γεφυρώνουν το χάσμα μεταξύ του λογισμικού του συστήματος διαχείρισης φοιτητών και οποιουδήποτε εργαλείου ή πλατφόρμας χρησιμοποιείται ήδη από τους ενδιαφερόμενους.
Τι είδους ενσωμάτωση είναι δυνατή στα συστήματα διαχείρισης σχολείων;
Υπάρχουν διάφορες ενσωματώσεις που θα μπορούσαν να ταιριάξουν στο SMS σας και να κάνουν την εκπαιδευτική εμπειρία καλύτερη. Οι ενσωματώσεις συμβάλλουν στην ενίσχυση της λειτουργικότητας ενός συστήματος διαχείρισης σχολείων στο μέγιστο δυνατό βαθμό, ενσωματώνοντας ό,τι είναι δυνατόν. Ωστόσο, το τεράστιο εύρος των πιθανών ενσωματώσεων μπορεί να είναι συντριπτικό για ορισμένους χρήστες συστημάτων διαχείρισης σχολείων. Από πού θα ήταν λοιπόν το σωστό μέρος για να ξεκινήσετε;
Παρακάτω παρατίθενται οι 6 κορυφαίες ενσωματώσεις που πρέπει να έχει κάθε Σύστημα Διαχείρισης Σχολείων:
Ένα σύστημα διαχείρισης σχολείων θα πρέπει να είναι πλήρως ενσωματωμένο στο Office 365. Ενεργοποιώντας το Office 365, οι χρήστες μπορούν να συνδεθούν χρησιμοποιώντας την ασφαλή και αξιόπιστη υπηρεσία ελέγχου ταυτότητας της Microsoft στο Office 365. Χρησιμοποιώντας αυτόν τον μηχανισμό ενιαίας σύνδεσης, οι τελικοί χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε οποιαδήποτε εφαρμογή του Office 365 μέσα από την πύλη, χωρίς την ανάγκη πολλαπλών συνδέσεων. Με αυτή τη λειτουργία, το λογισμικό μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα γραμματοκιβώτια, να εκχωρήσει άδειες χρήσης του Office 365 και να δημιουργήσει ομάδες ασφαλείας.
Το Moodle LMS είναι το κορυφαίο LMS ανοικτού κώδικα παγκοσμίως. Με εκατομμύρια εγκαταστάσεις σε όλο τον κόσμο σε όλα τα ακαδημαϊκά επίπεδα και σε διάφορα εκπαιδευτικά συστήματα, το Moodle είναι ένα σημαντικό εργαλείο που θα πρέπει επίσης να ενσωματωθεί σε κάθε σύστημα διαχείρισης σχολείων. Η ενσωμάτωση αυτή θα επιτρέψει στους εκπαιδευτικούς να έχουν πρόσβαση στο υπάρχον ηλεκτρονικό υλικό και στα προγράμματα σπουδών χωρίς να χρειάζεται να μεταφέρουν όλα αυτά τα δεδομένα στο SMS.
- Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Τα συστήματα διαχείρισης σχολείων μπορούν να ενσωματωθούν με τους παρόχους υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της προτίμησής σας και να ρυθμίσουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για διάφορους ενδιαφερόμενους – όπως γονείς και μαθητές. Η ενσωμάτωση δίνει στον διαχειριστή τη δυνατότητα να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε επιλεγμένους ενδιαφερόμενους. Μπορούν επίσης να δώσουν τη δυνατότητα στους βασικούς υπαλλήλους να μπορούν να κάνουν το ίδιο μέσω της ίδιας της ενσωμάτωσης του σχολικού λογισμικού. Τέλος, μπορούν να δημιουργηθούν αυτοματοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για συγκεκριμένες ομάδες παραληπτών για ορισμένα γεγονότα που λαμβάνουν χώρα στο ακαδημαϊκό ημερολόγιο (π.χ. ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την ανακοίνωση της αίθουσας όπου θα διεξαχθεί μια εξέταση).
Σε γενικές γραμμές, το WordPress είναι το πιο δημοφιλές σύστημα διαχείρισης περιεχομένου εκεί έξω. Μπορεί να είναι όσο πολύπλοκο ή απλό επιθυμείτε. Όταν συνδυάζετε το WordPress με το σύστημα διαχείρισης του σχολείου σας, μπορείτε να χρησιμοποιείτε, να βελτιώνετε και να παρακολουθείτε τον ιστότοπό σας στο WordPress χωρίς να προσθέτετε ώρες ανάπτυξης στα γενικά έξοδα. Το WordPress είναι δωρεάν, καθιστώντας το προσβάσιμο σε οποιοδήποτε ίδρυμα σε όλο τον κόσμο. Περιλαμβάνει, επίσης, διάφορα πρόσθετα που μπορούν να είναι εξαιρετικά χρήσιμα για τη διαχείριση των δεδομένων σας. Αλλά το πιο σημαντικό είναι ότι τα περισσότερα σχολεία έχουν κατασκευάσει τον ιστότοπό τους στο WordPress, γεγονός που καθιστά την ενσωμάτωση του WordPress σχεδόν υποχρεωτική για επιτυχημένες προσπάθειες.
Η ενσωμάτωση της Google Suite βοηθά το λογισμικό να συνδεθεί και να υλοποιήσει την ενιαία σύνδεση με τη σουίτα προϊόντων cloud της Google. Με το AdWords, το G Suite και το Google Cloud, η Google έχει ενσωματωθεί στον ιστό του τρόπου λειτουργίας και ανάπτυξης των σύγχρονων οργανισμών, συμπεριλαμβανομένων των εκπαιδευτικών οργανισμών. Με αυτή την ενσωμάτωση, μπορείτε εύκολα να συγχρονίσετε το Gmail, το Ημερολόγιο Google και τα Φύλλα Google για Analytics. Μπορείτε, επίσης, να ανεβάσετε βιογραφικά από το Drive στο Hire και να δημιουργήσετε υποψηφίους από αρχεία βιογραφικών που αποθηκεύετε στο Drive ή ακόμη και να καλέσετε υποψηφίους μέσω Hangouts. Μια άλλη δυνατότητα αυτής της ενσωμάτωσης είναι ότι μπορείτε να συγχρονίσετε το Ημερολόγιο Google με τα SMS σας.
- Σάρωση barcode/RFID
Μία από τις πιο χρήσιμες ενσωματώσεις με το σύστημα διαχείρισης σχολείων είναι η ενσωμάτωση RFID/barcode. Αλλά τι είναι το RFID; RFID σημαίνει Radio Frequency Identification (Αναγνώριση ραδιοσυχνοτήτων). Ένα σύστημα διαχείρισης σχολείων μπορεί να ενσωματωθεί με το υλικό ανάγνωσης RFID για να μεταφέρει αυτόματα πληροφορίες κάθε φορά που χρησιμοποιείται η κάρτα ταυτότητας. Ένα παράδειγμα του είδους των πληροφοριών αυτής της ενσωμάτωσης θα ήταν κάτι τόσο απλό όσο οι ώρες εισόδου και εξόδου των μαθητών. Επίσης, η ενσωμάτωση των γραμμωτών κωδικών στην ενότητα βιβλιοθήκης του συστήματος διαχείρισης του σχολείου σας εξασφαλίζει ότι τα βιβλία και το υλικό της βιβλιοθήκης που δανείζονται οι μαθητές και οι εκπαιδευτικοί με γραμμωτό κώδικα παρακολουθούνται.
Ανακεφαλαίωση
Εν κατακλείδι, σήμερα τα ιδρύματα χρειάζονται προηγμένα συστήματα που θα τα βοηθήσουν να τα υποστηρίξουν καθώς θα προσπαθούν να επιτύχουν υψηλότερους μαθησιακούς στόχους. Τα συστήματα διαχείρισης μαθητών είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο που πρέπει να περιλαμβάνεται σε κάθε σχολείο μαζί με τις απίστευτα χρήσιμες ενσωματώσεις του. Αυτά τα εργαλεία αιχμής βοηθούν τα ιδρύματα να προχωρήσουν περαιτέρω, να δημιουργήσουν και να διατηρήσουν την πορεία τους στο δρόμο της εκπαίδευσης.
Με ένα προηγμένο σύστημα διαχείρισης σχολείων, είναι ευκολότερο να ενημερώσετε τα χαρακτηριστικά και να προσφέρετε στα εκπαιδευτικά ιδρύματα το καλύτερο της τελευταίας τεχνολογίας και να τα καταστήσετε ενημερωμένα σε έναν ανταγωνιστικό και πολύπλοκο κόσμο.
Συχνές ερωτήσεις
Οι βασικές ενσωματώσεις για ένα SMS περιλαμβάνουν το Office 365, το Moodle LMS, τους παρόχους υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το WordPress, τη σουίτα Google και τα συστήματα σάρωσης Barcode/RFID, καθένα από τα οποία προσφέρει μοναδικές λειτουργίες για την ενίσχυση των λειτουργιών.
Η Classter ξεχωρίζει προσφέροντας απρόσκοπτη ενσωμάτωση των SMS της με ένα ευρύ φάσμα βασικών εργαλείων, όπως το Office 365, το Moodle LMS, οι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το WordPress, το Google Suite και τα συστήματα σάρωσης Barcode/RFID, παρέχοντας μια ολοκληρωμένη λύση για τα εκπαιδευτικά ιδρύματα.
Η Classter προσφέρει ολοκληρωμένη τεχνική υποστήριξη για υλοποιήσεις ενσωμάτωσης, συμπεριλαμβανομένης της βοήθειας για την εγκατάσταση, την αντιμετώπιση προβλημάτων και τη συνεχή συντήρηση, ώστε να διασφαλίζεται η απρόσκοπτη λειτουργία και η ικανοποίηση των χρηστών.
