Τα συστήματά σας είναι έτοιμα, αλλά πόσο καλά λειτουργούν πραγματικά για εσάς; Ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης σχολείων (SMS ) είναι ζωτικής σημασίας για τα κολέγια σήμερα. Δεν πρόκειται μόνο για την παρακολούθηση των μαθητών και των χρονοδιαγραμμάτων- ένα εξαιρετικό SMS μπορεί να κάνει τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη με τον εξορθολογισμό των λειτουργιών, τη βελτίωση της επικοινωνίας και την ενίσχυση της δέσμευσης των μαθητών.
Αν το τρέχον σύστημά σας μοιάζει περισσότερο με πονοκέφαλο παρά με βοήθεια ή αν σκέφτεστε να κάνετε μια αλλαγή, βρίσκεστε στο σωστό σημείο. Θα σας καθοδηγήσουμε μέσα από επτά σημαντικές ερωτήσεις που θα σας βοηθήσουν να αξιολογήσετε το SMS σας και να καταλάβετε αν κάνει τη δουλειά του.
Θέτοντας αυτές τις ερωτήσεις, θα έχετε μια σαφέστερη εικόνα για το πόσο καλά το σύστημά σας υποστηρίζει τη σχολή και τους φοιτητές σας, καθώς και για τον εντοπισμό τυχόν περιοχών που θα μπορούσαν να χρειάζονται λίγη φροντίδα. Ας μπούμε κατευθείαν στο θέμα.
#1 Πόσο φιλικό προς το χρήστη είναι το σύστημα;
Έχετε ακούσει συστήματα να περιγράφονται ως “δύσχρηστα”, “μη διαισθητικά” ή “βγαλμένα από τη δεκαετία του ’90”; Αν αυτό σας ακούγεται οικείο, δεν είστε οι μόνοι. Μία από τις μεγαλύτερες απογοητεύσεις που αντιμετωπίζουν τα κολέγια με τα συστήματα διαχείρισης σχολείων είναι όταν αυτά δεν είναι φιλικά προς το χρήστη. Αν χρειάζεται αιώνες για να βρείτε βασικές πληροφορίες ή να ολοκληρώσετε απλές εργασίες, αυτό είναι ένα κόκκινο πανί.
Κατά την αξιολόγηση των SMS σας, η ευκολία πλοήγησης είναι το κλειδί. Μπορεί το προσωπικό σας να έχει γρήγορη πρόσβαση στα δεδομένα που χρειάζεται, όπως αρχεία μαθητών, ωρολόγια προγράμματα ή βαθμούς; Και τι γίνεται με τους φοιτητές – μπορούν να δουν εύκολα τις εργασίες τους ή να επικοινωνήσουν με τους καθηγητές τους χωρίς να τραβήξουν τα μαλλιά τους;
Η προσβασιμότητα είναι ένας άλλος σημαντικός παράγοντας. Το SMS σας θα πρέπει να είναι προσβάσιμο από οποιαδήποτε συσκευή, είτε πρόκειται για επιτραπέζιο υπολογιστή, φορητό υπολογιστή ή κινητό τηλέφωνο. Με περισσότερους φοιτητές και προσωπικό που εργάζονται εξ αποστάσεως ή εν κινήσει, η φιλική προς τα κινητά πρόσβαση είναι απαραίτητη.
#2 Το σύστημα ενσωματώνεται με άλλα εργαλεία;
Έτσι, η ενσωμάτωση είναι ένα μεγάλο θέμα. Το SMS σας δεν πρέπει να λειτουργεί μεμονωμένα – πρέπει να συνεργάζεται καλά με τα άλλα εργαλεία στα οποία βασίζεται καθημερινά το ίδρυμά σας. Εάν το σύστημά σας δεν μπορεί να ενσωματωθεί απρόσκοπτα με βασικές πλατφόρμες, θα καταλήξετε να χειρίζεστε τα δεδομένα χειροκίνητα, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε αναποτελεσματικότητα, λάθη και χάσιμο χρόνου.
Ακολουθούν πέντε βασικά εργαλεία με τα οποία θα πρέπει να ενσωματωθούν τα SMS σας:
- Σύστημα διαχείρισης μάθησης (LMS): Για να διασφαλιστεί μια απρόσκοπτη εμπειρία, το SMS σας θα πρέπει να συγχρονιστεί με το LMS σας, έτσι ώστε πράγματα όπως οι εργασίες, οι βαθμοί και το υλικό των μαθημάτων να είναι πάντα ενημερωμένα.
- Πλατφόρμα εισδοχής: Αυτό επιτρέπει μια ομαλότερη διαδικασία εισαγωγής, συγχρονίζοντας αυτόματα τα δεδομένα των φοιτητών από τις αιτήσεις έως τις εγγραφές χωρίς επιπλέον χειροκίνητα βήματα.
- Λογισμικό λογιστικής και χρέωσης: Η παρακολούθηση των διδάκτρων, των πληρωμών και των οικονομικών αναφορών γίνεται πολύ πιο εύκολη όταν αυτά τα συστήματα επικοινωνούν μεταξύ τους.
- Εργαλεία επικοινωνίας: Είτε πρόκειται για πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε για εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων, η ολοκληρωμένη επικοινωνία σημαίνει ότι οι ανακοινώσεις και οι σημαντικές ενημερώσεις μοιράζονται αβίαστα.
- Σύστημα διαχείρισης βιβλιοθηκών: Οι φοιτητές θα πρέπει να μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πηγές της βιβλιοθήκης και να διαχειρίζονται τους λογαριασμούς τους απευθείας μέσω του SMS.
#3 Πόσο ασφαλή είναι τα δεδομένα σας;
Γνωρίζετε το ρητό: “Με τη μεγάλη δύναμη έρχεται και η μεγάλη ευθύνη”. Η κατοχή των δεδομένων των σπουδαστών από το κολλέγιό σας αποτελεί τεράστια ευθύνη. Η προστασία αυτών των δεδομένων θα πρέπει να αποτελεί ύψιστη προτεραιότητα, όχι μόνο για την αποφυγή παραβιάσεων, αλλά και για τη διατήρηση της εμπιστοσύνης και τη συμμόρφωση με κανονισμούς όπως ο GDPR ή ο FERPA.
Ένα αξιόπιστο SMS θα έχει ενσωματωμένα χαρακτηριστικά όπως η κρυπτογράφηση, η οποία διασφαλίζει ότι οποιαδήποτε δεδομένα μεταφέρονται ή αποθηκεύονται δεν μπορούν να διαβαστούν από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες.
Μια άλλη βασική πτυχή που πρέπει να ληφθεί υπόψη είναι οι έλεγχοι πρόσβασης των χρηστών. Δεν θα πρέπει όλοι στο ίδρυμά σας να έχουν το ίδιο επίπεδο πρόσβασης σε ευαίσθητες πληροφορίες. Ένα ασφαλές SMS σας επιτρέπει να ορίζετε δικαιώματα με βάση τους ρόλους, ώστε οι διαχειριστές, οι καθηγητές και οι φοιτητές να βλέπουν μόνο ό,τι χρειάζεται.
Και έπειτα υπάρχει το συχνά παραγνωρισμένο αλλά κρίσιμο χαρακτηριστικό: τα αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων. Ένα καλό σύστημα πρέπει να δημιουργεί τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας και να τα αποθηκεύει με ασφάλεια, ώστε αν ποτέ κάτι πάει στραβά -είτε πρόκειται για επίθεση στον κυβερνοχώρο είτε απλώς για μια τεχνική δυσλειτουργία- να μπορείτε να τα επαναφέρετε όλα χωρίς να ιδρώσετε.
#4 Τι είδους υποστήριξη και κατάρτιση προσφέρεται;
Έχετε καλέσει ποτέ την υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών και σας πήρε πολύ καιρό να λάβετε βοήθεια για ένα απλό ζήτημα; Απογοητευτικό, σωστά; Τώρα, φανταστείτε ότι αυτό συμβαίνει όταν διακυβεύονται οι λειτουργίες ολόκληρου του σχολείου σας. Η ύπαρξη ενός αξιόπιστου συστήματος υποστήριξης για τα SMS σας είναι απολύτως ζωτικής σημασίας.
Κατά την αξιολόγηση του SMS σας, είναι σημαντικό να εξετάσετε τον τύπο της υποστήριξης και της κατάρτισης που σας προσφέρεται:
- Τεχνική υποστήριξη: Είτε πρόκειται για μια δυσλειτουργία είτε για μια πλήρη διακοπή λειτουργίας του συστήματος, πρέπει να ξέρετε ότι η βοήθεια είναι διαθέσιμη όταν τη χρειάζεστε. Η υποστήριξη παρέχεται 24/7 ή μόνο κατά τις εργάσιμες ώρες;
- Εκπαίδευση χρηστών: Τι γίνεται όμως με τη συνεχή εκπαίδευση για το νέο προσωπικό ή τις ενημερώσεις του συστήματος; Ένας ισχυρός πάροχος SMS θα προσφέρει συνεχείς ευκαιρίες μάθησης.
- Βάση γνώσεων ή επιλογές αυτοεξυπηρέτησης: Κάποιες φορές, ένας γρήγορος οδηγός ή ένα εκπαιδευτικό βίντεο είναι το μόνο που χρειάζεστε. Μια καλά εφοδιασμένη βάση γνώσεων μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και απογοήτευση.
- Αφιερωμένος διαχειριστής λογαριασμού: Είναι πάντα χρήσιμο να έχετε κάποιον που γνωρίζει το ίδρυμά σας και μπορεί να προσφέρει εξατομικευμένη υποστήριξη όταν τα πράγματα περιπλέκονται.
#5 Μπορεί το σύστημα να κλιμακωθεί ανάλογα με τις ανάγκες του ιδρύματός σας;
Το κολέγιο σας αναπτύσσεται και προσελκύει νέα ταλέντα – φανταστικό! Αλλά με την ανάπτυξη έρχονται νέες προκλήσεις, ειδικά όταν πρόκειται για την ομαλή διαχείριση των λειτουργιών. Γι’ αυτό είναι απαραίτητο να έχετε ένα SMS που να μπορεί να κλιμακώνεται με τις εξελισσόμενες ανάγκες του ιδρύματός σας. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι να ξεπεράσετε το σύστημά σας ακριβώς τη στιγμή που τα πράγματα παίρνουν μπροστά.
| Χαρακτηριστικό γνώρισμα | Περιγραφή |
| Αρθρωτή σχεδίαση | Προσθέστε ή αφαιρέστε εύκολα λειτουργίες καθώς το ίδρυμά σας αναπτύσσεται. Επεκταθείτε με πρόσθετες ενότητες χωρίς να ξεκινήσετε από το μηδέν. |
| Αρχιτεκτονική βασισμένη στο σύννεφο | Προσαρμοστείτε γρήγορα στην αυξημένη κίνηση και τα δεδομένα χωρίς να χρειάζεστε δαπανηρές αναβαθμίσεις υλικού, εξασφαλίζοντας ευελιξία καθώς το ίδρυμά σας κλιμακώνεται. |
| Ευέλικτη πρόσβαση χρηστών | Διαχειριστείτε τους ρόλους και τα δικαιώματα των χρηστών καθώς το ίδρυμά σας αναπτύσσεται, επιτρέποντας σε περισσότερο προσωπικό και φοιτητές να έχουν απρόσκοπτη πρόσβαση στο σύστημα. |
| Προσαρμόσιμες αναφορές και πίνακες ελέγχου | Δημιουργήστε προσαρμοσμένες αναφορές που ευθυγραμμίζονται με τις εξελισσόμενες ανάγκες σας για την παρακολούθηση δεδομένων, εξασφαλίζοντας σχετικές πληροφορίες καθώς οι προτεραιότητες αλλάζουν. |
| Υποστήριξη πολλαπλών πανεπιστημιουπόλεων | Χειριστείτε με ευκολία πολλαπλές πανεπιστημιουπόλεις, επιτρέποντας την κεντρική διαχείριση και ταυτόχρονα τον τοπικό έλεγχο σε διαφορετικές τοποθεσίες. |
#6: Πόσο προσαρμόσιμο είναι το σύστημα;
Αν μη τι άλλο, τα συστήματά σας θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν τον μοναδικό τρόπο λειτουργίας του κολλεγίου σας. Κανένα ίδρυμα δεν είναι το ίδιο και οι διαδικασίες που λειτουργούν σε ένα μπορεί να μην ταιριάζουν σε ένα άλλο. Η προσαρμογή επιτρέπει στο ίδρυμά σας να προσαρμόσει το σύστημα ώστε να ταιριάζει με τις ροές εργασίας, τις απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων, ακόμη και με την επωνυμία σας. Είτε χρειάζεστε συγκεκριμένα πεδία δεδομένων, διαφορετικούς ρόλους χρηστών είτε εξατομικευμένα ταμπλό, η ευελιξία τροποποίησης του SMS σας διασφαλίζει ότι συμπληρώνει τις καθημερινές σας λειτουργίες αντί να τις περιπλέκει.
Μπορείτε να τροποποιείτε ή να προσθέτετε νέα χαρακτηριστικά καθώς αλλάζουν οι ανάγκες σας; Ένα παραμετροποιήσιμο SMS θα πρέπει να σας επιτρέπει να προσαρμόζετε τις λειτουργίες χωρίς να απαιτείται έντονη εμπλοκή της πληροφορικής. Σας επιτρέπει το σύστημα να προσαρμόζετε τις διαδικασίες στις ειδικές ανάγκες του ιδρύματός σας; Από την εισαγωγή έως την αποφοίτηση, το SMS σας θα πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τον τρόπο λειτουργίας της ομάδας σας.
#7 Ποια χαρακτηριστικά ανάλυσης και αναφοράς είναι διαθέσιμα;
Τέλος, αλλά σίγουρα όχι λιγότερο σημαντικό, ας μιλήσουμε για τα αναλυτικά στοιχεία. Οι ισχυρές λειτουργίες ανάλυσης και υποβολής εκθέσεων στο σύστημα διαχείρισης σχολείων (SMS) σας επιτρέπουν να λαμβάνετε αποφάσεις με βάση τα δεδομένα που μπορούν να βελτιώσουν τα πάντα, από τη λειτουργική αποδοτικότητα έως τα αποτελέσματα των μαθητών.
Το SMS σας θα πρέπει να κάνει περισσότερα από το να αποθηκεύει απλώς δεδομένα – θα πρέπει να σας βοηθά ενεργά να τα αξιοποιήσετε. Ακολουθούν έξι βασικές λειτουργίες ανάλυσης και αναφοράς που πρέπει να διαθέτει το SMS σας:
- Παρακολούθηση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο
- Προσαρμόσιμες αναφορές
- Αναλυτικά στοιχεία παρουσίας
- Πίνακες ακαδημαϊκών επιδόσεων
- Εργαλεία χρηματοοικονομικής αναφοράς
- Προβλεπτική ανάλυση για την επιτυχία των φοιτητών
Γιατί το Classter είναι η λύση σας
Αν θέλετε ένα Σύστημα Διαχείρισης Σχολείου που δεν θα σας αφήνει να αναρωτιέστε αν κάνατε τη σωστή επιλογή, τότε το Classter είναι η επιλογή σας. Σχεδιασμένο με γνώμονα τα κολέγια, το Classter συνδυάζει όλα όσα χρειάζεστε σε μια ισχυρή, ευέλικτη πλατφόρμα. Από την αυτοματοποίηση εργασιών διαχείρισης, όπως η εισαγωγή και ο προγραμματισμός, μέχρι την παροχή πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τις επιδόσεις των φοιτητών, κάνουμε τη διαχείριση του ιδρύματός σας πιο εύκολη από ποτέ.
Το Classter ενσωματώνεται επίσης απρόσκοπτα με τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε, διασφαλίζοντας την ομαλή ροή των δεδομένων σας μεταξύ του LMS, των οικονομικών συστημάτων και άλλων. Επιπλέον, προσφέρουμε απαράμιλλη ασφάλεια δεδομένων, προσαρμόσιμες λειτουργίες και ολοκληρωμένες αναλύσεις που σας επιτρέπουν να λαμβάνετε αποφάσεις με βάση τα δεδομένα με σιγουριά.
Στο Classter, πιστεύουμε ότι κάθε κολέγιο αξίζει ένα σύστημα που εξελίσσεται μαζί του. Είτε είστε ένα μικρό ίδρυμα είτε αναπτύσσεστε ραγδαία, η επεκτάσιμη πλατφόρμα μας προσαρμόζεται στις ανάγκες σας και προσφέρει τα πάντα, από οικονομική διαχείριση έως εργαλεία επικοινωνίας με τους γονείς.
Είστε έτοιμοι να μεταμορφώσετε τις λειτουργίες του σχολείου σας και τη δέσμευση των μαθητών; Κλείστε ένα demo με το Classter σήμερα και δείτε πώς το all-in-one SMS μας μπορεί να βελτιώσει τις διαδικασίες του κολλεγίου σας και να σας προετοιμάσει για μακροπρόθεσμη επιτυχία.
Συχνές ερωτήσεις
Όταν επιλέγετε ένα SMS, δώστε προτεραιότητα σε χαρακτηριστικά όπως η φιλικότητα προς το χρήστη, η ασφάλεια δεδομένων, η προσβασιμότητα μέσω κινητού τηλεφώνου, η ενσωμάτωση με άλλα εργαλεία και η επεκτασιμότητα. Βεβαιωθείτε ότι μπορεί να υποστηρίξει τις καθημερινές λειτουργίες, να εξορθολογήσει την επικοινωνία και να παρέχει ολοκληρωμένες αναφορές και αναλύσεις που βοηθούν στη λήψη αποφάσεων.
Ένα SMS πρέπει να ενσωματώνεται με εργαλεία όπως το LMS, το λογιστικό λογισμικό και οι πλατφόρμες επικοινωνίας, ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή ροή δεδομένων μεταξύ των συστημάτων. Η ενσωμάτωση μειώνει τη χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων, ελαχιστοποιεί τα σφάλματα και βελτιώνει τις διαδικασίες, εξοικονομώντας χρόνο για τους διαχειριστές και το διδακτικό προσωπικό.
Ναι, το Classter υποστηρίζει την ενσωμάτωση με ένα ευρύ φάσμα πλατφορμών, όπως συστήματα διαχείρισης μάθησης (LMS), εργαλεία επικοινωνίας, οικονομικό λογισμικό και πολλά άλλα. Αυτό επιτρέπει την αβίαστη ροή δεδομένων σε όλα τα συστήματα, μειώνοντας την αναποτελεσματικότητα.
