Συλλέγετε δεδομένα που δεν χρειάζεστε; Και πώς ένα SIS μπορεί να βοηθήσει

Τα σχολεία διαχειρίζονται πολλά δεδομένα – βαθμούς, παρουσίες, αναφορές συμπεριφοράς, στοιχεία επικοινωνίας με τους γονείς και πολλά άλλα. Αλλά έχετε ποτέ σταματήσει να σκεφτείτε αν όλα αυτά τα δεδομένα που συλλέγετε είναι απαραίτητα; Για πολλά σχολεία, η υπερφόρτωση δεδομένων έχει γίνει πραγματικό πρόβλημα. Η αλήθεια είναι ότι δεν είναι όλα τα δεδομένα ίδια.

Γιατί, λοιπόν, το θέμα αυτό είναι επείγον τώρα; Με τη στροφή προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό, τα σχολεία βασίζονται στα δεδομένα περισσότερο από ποτέ για τη βελτίωση των αποτελεσμάτων και την εξατομίκευση της μάθησης. Ταυτόχρονα, οι κανονισμοί σχετικά με την προστασία της ιδιωτικής ζωής και την ασφάλεια των δεδομένων αυστηροποιούνται. Αφήνοντας ελάχιστα περιθώρια για λάθη.

Αλλά το Σύστημα Πληροφοριών Φοιτητών (SIS) είναι εδώ για να σας βοηθήσει. Θα σας καθοδηγήσουμε πώς να προσδιορίσετε ποια δεδομένα έχουν πραγματικά σημασία, τους κινδύνους της συλλογής περιττών πληροφοριών και πώς να εξορθολογήσετε τις διαδικασίες σας. Επιπλέον, θα σας δείξουμε πώς ένα SIS όπως το Classter μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειρίζεστε τα δεδομένα πιο αποτελεσματικά, να παραμένετε συμβατοί και να λαμβάνετε πιο έξυπνες αποφάσεις.

Το πραγματικό κόστος των περιττών δεδομένων

Η συλλογή περιττών δεδομένων μπορεί να προκαλέσει μεγαλύτερη ζημιά από ό,τι νομίζετε. Με την πρώτη ματιά, μπορεί να φαίνεται ακίνδυνο να αποθηκεύετε πληροφορίες “για κάθε ενδεχόμενο”, αλλά το κόστος αυξάνεται.

Οικονομικές επιπτώσεις
Κάθε επιπλέον δεδομένο που αποθηκεύετε απαιτεί ψηφιακό χώρο και αυτός ο χώρος δεν είναι δωρεάν. Είτε χρησιμοποιείτε αποθήκευση στο cloud είτε διατηρείτε εσωτερικούς διακομιστές, το κόστος της αποθήκευσης υπερβολικών δεδομένων μπορεί να επιβαρύνει τον προϋπολογισμό σας. Και δεν πρόκειται μόνο για τα τέλη αποθήκευσης – ο χρόνος του προσωπικού που δαπανάται για την οργάνωση, την αναζήτηση ή τη διόρθωση σφαλμάτων δεδομένων είναι μια άλλη κρυφή δαπάνη.

Επίδραση στη λήψη αποφάσεων
Τα πολλά δεδομένα μπορούν να θολώσουν την κρίση σας. Όταν το σύστημά σας είναι γεμάτο με άσχετες πληροφορίες, είναι πιο δύσκολο να εξάγετε πληροφορίες που έχουν πραγματικά σημασία. Φανταστείτε να προσπαθείτε να εντοπίσετε τάσεις στις επιδόσεις των μαθητών αλλά να κολλάτε σε ξεπερασμένες ή μη ουσιώδεις μετρήσεις.

Κρυμμένοι κίνδυνοι στην κακή διαχείριση δεδομένων
Το διακύβευμα είναι ακόμη υψηλότερο όταν πρόκειται για συμμόρφωση. Η διατήρηση περιττών δεδομένων αυξάνει τις πιθανότητες παραβίασης, θέτοντας σε κίνδυνο ευαίσθητες πληροφορίες για τους μαθητές και το προσωπικό. Ακόμη χειρότερα, η μη συμμόρφωση με τους κανονισμούς για τα δεδομένα μπορεί να οδηγήσει σε υψηλά πρόστιμα και να βλάψει τη φήμη του σχολείου σας.

Απαραίτητα έναντι μη απαραίτητων δεδομένων

Ακολουθεί μια γρήγορη ματιά στο πώς μπορείτε να διαχωρίσετε τα δεδομένα που χρειάζεστε απολύτως από τις πληροφορίες που απλώς καταλαμβάνουν χώρο.

Πώς ένα SIS αποτρέπει τη συλλογή περιττών δεδομένων μαθητών;

1. Προσαρμόσιμα πεδία δεδομένων: Ένα ισχυρό σύστημα πληροφοριών μαθητών επιτρέπει στα σχολεία να δημιουργούν προσαρμοσμένα πεδία δεδομένων που είναι ειδικά προσαρμοσμένα στις ανάγκες τους. Αυτό σημαίνει ότι συλλέγονται μόνο οι πιο σχετικές πληροφορίες, μειώνοντας τις πιθανότητες συλλογής περιττών ή ξεπερασμένων δεδομένων που μπορεί να γεμίσουν το σύστημά σας.
2. Αυτοματοποιημένες πολιτικές διατήρησης δεδομένων: Με αυτοματοποιημένους κανόνες διατήρησης, ένα SIS μπορεί να αρχειοθετεί ή να διαγράφει αυτόματα τα δεδομένα που δεν χρειάζονται πλέον. Αυτό περιλαμβάνει ξεπερασμένα αρχεία καταγραφής παρουσιών, ληγμένα αρχεία υγείας, ληγμένες πιστοποιήσεις ή συμβάσεις προσωπικού κ.λπ. Αυτό βοηθά τα σχολεία να διατηρήσουν ένα λιτό σύστημα και διασφαλίζει ότι αποθηκεύουν μόνο τα απαραίτητα δεδομένα, αποφεύγοντας περιττά έξοδα αποθήκευσης.
3. Δικαιώματα χρηστών και έλεγχοι πρόσβασης: Τα σχολεία μπορούν να διασφαλίσουν ότι μόνο το εξουσιοδοτημένο προσωπικό μπορεί να προσθέσει ή να τροποποιήσει δεδομένα, ρυθμίζοντας ειδικά δικαιώματα και ελέγχους πρόσβασης για κάθε χρήστη. Αυτό συμβάλλει στην αποτροπή της τυχαίας συλλογής ή εισαγωγής άσχετων δεδομένων από το μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό, διατηρώντας το σύστημα επικεντρωμένο σε αυτό που είναι σημαντικό.
4. Παρακολούθηση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο: Ένα SIS παρέχει εργαλεία για την παρακολούθηση των δεδομένων σε πραγματικό χρόνο, επιτρέποντας στους διαχειριστές να παρακολουθούν ποια δεδομένα εισάγονται και από ποιον. Αυτή η εποπτεία βοηθά στον έγκαιρο εντοπισμό και την εξάλειψη των περιττών δεδομένων, διασφαλίζοντας ότι το σύστημά σας παραμένει οργανωμένο και αποτελεσματικό.
5. Χαρακτηριστικά συμμόρφωσης και ασφάλειας: Το SIS συλλέγει μόνο τα απαραίτητα και συμβατά δεδομένα. Με την αυτόματη επισήμανση των δυνητικά ευαίσθητων ή άσχετων πληροφοριών, το σύστημα βοηθά τα σχολεία να διατηρούν τη συμμόρφωση με τους νόμους περί απορρήτου δεδομένων, μειώνοντας τον κίνδυνο παραβιάσεων και κυρώσεων.

Προληπτικές συμβουλές για τη χρήση του SIS για τη διαχείριση δεδομένων

Συμβουλή 1:
Συνηθίστε να ενημερώνετε τα αρχεία των μαθητών σας. Όσο πιο ενημερωμένα είναι τα δεδομένα σας, τόσο πιο ακριβείς και αξιόπιστες θα είναι οι αναφορές σας. Ενθαρρύνετε τους καθηγητές και το προσωπικό να ενημερώνουν άμεσα στοιχεία όπως η φοίτηση, οι βαθμοί και τα στοιχεία επικοινωνίας. Με ένα SIS, είναι εύκολο να διατηρείτε σε πραγματικό χρόνο μια εικόνα της προόδου των μαθητών και των αλλαγών στα δεδομένα.

Συμβουλή 2:
Εκμεταλλευτείτε τη δυνατότητα του SIS να φιλτράρει και να επισημαίνει δεδομένα. Αυτό σας επιτρέπει να ταξινομείτε και να οργανώνετε τις πληροφορίες με τρόπους που έχουν νόημα για τις ανάγκες του σχολείου σας. Τα προσαρμοσμένα φίλτρα βοηθούν στη γρήγορη πρόσβαση στα δεδομένα. Αυτό περιλαμβάνει την παρακολούθηση των ακαδημαϊκών επιδόσεων, των αρχείων υγείας ή της εξωσχολικής συμμετοχής.

Συμβουλή 3:
Ελέγξτε ποιος έχει πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα, ορίζοντας σαφή δικαιώματα στο SIS σας. Αυτό είναι ζωτικής σημασίας τόσο για την ασφάλεια όσο και για τη συμμόρφωση. Αναθέτοντας ρόλους χρηστών, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι μόνο το εξουσιοδοτημένο προσωπικό μπορεί να βλέπει ή να επεξεργάζεται τις πληροφορίες των μαθητών, μειώνοντας τον κίνδυνο παραβίασης δεδομένων.

Συμβουλή 4:
Χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες αναφοράς του SIS για τη δημιουργία προσαρμοσμένων αναφορών. Είτε πρόκειται για συναντήσεις γονέων, είτε για αξιολογήσεις προσωπικού, είτε για ελέγχους συμμόρφωσης, τα εργαλεία αναφοράς εξοικονομούν χρόνο και διασφαλίζουν ότι τα δεδομένα που μοιράζεστε είναι σχετικά και επικαιροποιημένα.

Συμβουλή 5:
Δημιουργήστε αυτοματοποιημένες ροές εργασίας για να εξοικονομήσετε χρόνο σε επαναλαμβανόμενες εργασίες. Από την παρακολούθηση των παρουσιών έως την υποβολή βαθμολογιών, η αυτοματοποίηση μπορεί να εξορθολογήσει πολλές καθημερινές εργασίες, δίνοντας στο προσωπικό σας περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθεί στους μαθητές και λιγότερο σε διοικητικές εργασίες.

SIS του Classter

Το Classter καθιστά τη συλλογή δεδομένων μαθητών χωρίς άγχος. Προσφέρει ένα ισχυρό, φιλικό προς το χρήστη Σύστημα Πληροφοριών Μαθητών, σχεδιασμένο για να βελτιστοποιεί κάθε πτυχή της διαχείρισης δεδομένων. Με το Classter, τα σχολεία μπορούν εύκολα να συγκεντρώσουν τα δεδομένα των μαθητών, διασφαλίζοντας ότι όλες οι πληροφορίες -από τις ακαδημαϊκές επιδόσεις έως τη φοίτηση- αποθηκεύονται σε μια ασφαλή τοποθεσία. Η διαισθητική διεπαφή της πλατφόρμας επιτρέπει στο προσωπικό να έχει πρόσβαση, να ενημερώνει και να αναφέρει δεδομένα με ευκολία, μειώνοντας τον χρόνο που δαπανάται για διοικητικές εργασίες και βελτιώνοντας τη συνολική αποδοτικότητα. Το Classter περιλαμβάνει επίσης ενσωματωμένες λειτουργίες συμμόρφωσης, διασφαλίζοντας ότι το σχολείο σας παραμένει ευθυγραμμισμένο με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων, ενώ τα προσαρμόσιμα φίλτρα του σας βοηθούν να συλλέγετε μόνο τις πιο σχετικές πληροφορίες.

Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε το Classter σήμερα και ανακαλύψτε πόσο εύκολη μπορεί να γίνει η διαχείριση δεδομένων. Κλείστε μια επίδειξη τώρα για να δείτε πώς μπορούμε να βοηθήσουμε στον εξορθολογισμό των σχολικών σας λειτουργιών!

Συχνές ερωτήσεις