Όλο και περισσότερα εκπαιδευτικά ιδρύματα υιοθετούν πλέον Διαχείριση Σχέσεων Πελατών (CRM). Αυτό τους βοηθά να προσελκύουν, να εμπλέκουν και να επικοινωνούν καλύτερα με τους μαθητές, τους εκπαιδευτικούς και τους γονείς. Όπως και στον κόσμο των επιχειρήσεων, η συνεπής επικοινωνία σε όλα τα κανάλια είναι ζωτικής σημασίας και για τα ακαδημαϊκά ιδρύματα.
Κατά συνέπεια, ο πυρήνας του ακαδημαϊκού CRM πρέπει να είναι παρόμοιος με το παραδοσιακό CRM. Ένα ακαδημαϊκό CRM θα πρέπει να έχει καθαρό και φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον εργασίας, καθιστώντας εύκολη τη χρήση του από τους τελικούς χρήστες σε καθημερινή βάση. Επίσης, θα πρέπει να βοηθήσει τους οργανισμούς να ενοποιήσουν όλους τους αγωγούς επικοινωνίας σε έναν. Έτσι, θα παρέχει στο προσωπικό τα εργαλεία για να επικοινωνεί με συνέπεια με τους ενδιαφερόμενους φορείς.
Επιπλέον, το ακαδημαϊκό CRM μπορεί να βελτιώσει ολόκληρη τη διαδρομή ενός φοιτητή ή αιτούντος, παρέχοντας περιεχόμενο που μπορεί εύκολα να εμπλουτιστεί από εσωτερικούς πόρους δεδομένων.
Αλλά πού διαφέρουν τα παραδοσιακά CRM από τα ακαδημαϊκά;
Οι βασικές διαφορές που έχουν αυτού του είδους οι πλατφόρμες διαχείρισης πελατειακών σχέσεων είναι:
- Τα δεδομένα που συλλέγονται είναι διαφορετικά
Ο σκοπός ενός ακαδημαϊκού CRM είναι να συγκεντρώνει και να κατηγοριοποιεί δεδομένα που σχετίζονται με τους φοιτητές, όπως βαθμούς, μαθήματα, πιστωτικές μονάδες κ.λπ. Συγκρίνετε αυτό με ένα παραδοσιακό CRM που εστιάζει σε αλληλεπιδράσεις που σχετίζονται με τις πωλήσεις, όπως αγορές, τιμολόγηση κ.λπ.
Το παραδοσιακό CRM επικεντρώνεται στις σχέσεις με τους πελάτες και στον τρόπο ανάπτυξης αυτών των σχέσεων σε οικονομικούς όρους με σχετική ενεργοποίηση μάρκετινγκ. Από την άλλη πλευρά, το ακαδημαϊκό CRM δίνει έμφαση στον τρόπο εξορθολογισμού της επικοινωνίας μεταξύ μαθητών, καθηγητών και γονέωνγια τη βελτίωση της εκπαιδευτικής διαδικασίας με την εξάλειψη των σιλό δεδομένων.
- Η αρχιτεκτονική σχεδιασμού είναι επίσης διαφορετική
Οι ακαδημαϊκές πλατφόρμες CRM έχουν σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτρέπουν σε μη εξειδικευμένους χρήστες να εκτελούν καθημερινές εργασίες χωρίς εκτεταμένη εκπαίδευση. Στην περίπτωση της εκπαίδευσης K12, ένα τέτοιο σύστημα πρέπει να σχεδιαστεί με τρόπο που να χρησιμοποιείται εύκολα και από τα παιδιά.
Αυτό απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή όχι μόνο σε θέματα ευχρηστίας αλλά και σε θέματα συμμόρφωσης. Ένα σύστημα που χρησιμοποιείται από παιδιά θα πρέπει να είναι ασφαλές από επιθέσεις κακόβουλου λογισμικού.
- Διαφορετικός τελικός χρήστης
Τα παραδοσιακά CRM έχουν σχεδιαστεί για να χρησιμοποιούνται από υπαλλήλους με εκτεταμένο υπόβαθρο πληροφορικής που, στις περισσότερες περιπτώσεις, έχουν βασικές γνώσεις διαχείρισης βάσεων δεδομένων, SQL κ.λπ.
Από την άλλη πλευρά, ένα ακαδημαϊκό CRM πρέπει να είναι εύκολο στη χρήση από το προσωπικό του εκπαιδευτικού ιδρύματος. Αυτοί οι άνθρωποι συνήθως εκτελούν ταυτόχρονα και άλλα καθήκοντα, οπότε δεν είναι εύκολο γι’ αυτούς να χρησιμοποιούν εξελιγμένο λογισμικό.
Αυτό απαιτεί μια απλούστερη αρχιτεκτονική CRM με έμφαση στα εύχρηστα χαρακτηριστικά, χωρίς την πολυπλοκότητα των μεγάλων, επιχειρηματικών λύσεων CRM.
- Η γλώσσα του υπεύθυνου προσλήψεων αντί του αντιπροσώπου πωλήσεων
Τόσο οι επιχειρήσεις όσο και οι ακαδημαϊκοί φορείς έχουν τις ίδιες ανάγκες παρακολούθησης, ανάλυσης και υποβολής εκθέσεων σχετικά με τον “πελάτη” τους. Όμως, η γλώσσα που χρησιμοποιείται σε ένα εκπαιδευτικό CRM διαφέρει σημαντικά από εκείνη ενός τυπικού CRM. Αντικαταστήστε λέξεις όπως χωνί, απόκτηση πελατών, αιτήματα επίδειξης με μαθήματα, πιστώσεις, συνάντηση γονέων-καθηγητών. Μπορείτε να συνειδητοποιήσετε ότι πρόκειται για μια αρκετά διαφορετική γλώσσα μεταξύ αυτών των 2 τύπων CRM.
Ποια είναι τα βασικά χαρακτηριστικά για το ακαδημαϊκό CRM;
Τα λογιστικά φύλλα, τα συστήματα πληροφοριών για τους φοιτητές και οι πλατφόρμες μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να λειτουργούν καλά μεμονωμένα. Όμως, το γεγονός ότι δεν “μιλούν” μεταξύ τους σημαίνει μεγάλη χειρωνακτική προσπάθεια για την αντιγραφή πληροφοριών από το ένα μέρος στο άλλο.
Αυτό δεν είναι μόνο χρονοβόρο αλλά και επικίνδυνο. Η λανθασμένη τοποθέτηση δεδομένων μπορεί να είναι επιβλαβής και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να προκαλέσει ζητήματα συμμόρφωσης. Ιδιαίτερα μετά τις νέες απαιτήσεις του ΓΚΠΔ στις χώρες της ΕΕ.
Ένα ακαδημαϊκό CRM, όπως το Classter, σας παρέχει αρκετές σημαντικές δυνατότητες για τη βελτίωση των καθημερινών λειτουργιών των εκπαιδευτικών σας ιδρυμάτων.
Μπορεί να σας βοηθήσει να προγραμματίσετε και να διαχειριστείτε τις ακαδημαϊκές σας εκδηλώσεις γρήγορα και εύκολα, online και offline, χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης εκδηλώσεων για σχολεία.
Παρέχει επίσης στους εκπαιδευτικούς τη δυνατότητα να δημιουργούν online εκδηλώσεις στον προσωπικό τους πίνακα ελέγχου, οι οποίες μεταφορτώνονται αυτόματα στο κεντρικό σχολικό ημερολόγιο.
Κάθε χρήστης, είτε μαθητές και γονείς είτε καθηγητές και υπάλληλοι, μπορεί να έχει το δικό του/της προσωπικό ημερολόγιο. Με αυτόν τον τρόπο, όλα τα γεγονότα, οι συναντήσεις, οι δράσεις, οι εργασίες και οι εξετάσεις μπορούν εύκολα να οργανωθούν και να διαχειριστούν σε ένα μέρος
Επιπλέον, όταν λαμβάνει χώρα ένα ακαδημαϊκό γεγονός, το ακαδημαϊκό CRM μπορεί να επιτρέψει τηνκαταγραφή των συμμετεχόντων, εξασφαλίζοντας την επιτυχή εγγραφή στην εκδήλωσή σας. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε εύκολα την καθημερινή σας ανακοινώσεις και να ενημερώνετε τους χρήστες.
Ένα ακαδημαϊκό CRM, όπως το Classter, σας επιτρέπει να ελέγχετε αποτελεσματικά τη διαδικασία εισαγωγής και τις εγγραφές. Αυτή η κατασκευή διαχείριση υποψηφίων ένα εύκολο στη διαχείριση έργο. Διαχειριστείτε τους υποψηφίους σας, την τεκμηρίωση, τη λίστα ελέγχου εισδοχής, τις αιτήσεις και τις εγγραφές, ενώ τα χαρακτηριστικά του ακαδημαϊκού CRM σας επιτρέπουν επίσης να διαχειρίζεστε τη σχέση μεταξύ του ιδρύματός σας και των αποφοίτων.
Χαρακτηριστικά όπως Πύλες αποφοίτων σας βοηθούν να δημιουργήσετε ένα ισχυρό, επιτυχημένο και δια βίου δίκτυο επικοινωνίας με τους αποφοίτους σας.
Ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό είναι ότι σας παρέχει τη δυνατότητα να καταγράφετε με ακρίβεια και αποτελεσματικότητα τα περιστατικά εκφοβισμού. Η λεπτομερής καταγραφή τέτοιων συμβάντων θα προάγει την αποτελεσματική πρόληψη και συνεπώς, διαχείριση του εκφοβισμού. Επιπλέον, το ακαδημαϊκό CRM προσφέρει στους εκπαιδευτικούς τη δυνατότητα να διαχειρίζονται περιστατικών και την ανατροφοδότηση.
Αυτό τους βοηθά να τηρούν ακριβή αρχεία σχετικά με τα διάφορα περιστατικά και γεγονότα που λαμβάνουν χώρα στο σχολικό περιβάλλον και να ενημερώνουν τους γονείς αναλόγως.
Το Academic CRMS μπορεί επίσης να σας βοηθήσει στη διαχείριση αιτήσεων εγγράφων, όπως επίσημα αντίγραφα πιστοποίησης ή οποιαδήποτε άλλη επίσημη έκθεση, μεταγραφή ή έγγραφο που ζητά ο φοιτητής.
Τέλος, το ακαδημαϊκό CRM σας βοηθά να ενημερώνετε τους χρήστες σας σε πραγματικό χρόνο μέσω του εξατομικευμένου πίνακα οργάνων και να στέλνετε μαζικά μηνύματα μέσω email ή SMS με στοχευμένο περιεχόμενο.
Διαφορετικό αλλά με σκοπό
Με λίγα λόγια, τα συστήματα CRM αποτελούν ακρογωνιαίο λίθο για τα εκπαιδευτικά ιδρύματα με τον ίδιο τρόπο που είναι για τις παραδοσιακές επιχειρήσεις. Ένα καλό CRM μπορεί να κάνει ή να καταστρέψει τη σχέση με τους υπάρχοντες ή τους δυνητικούς φοιτητές και να επηρεάσει ολόκληρο τον οργανισμό.
Επίσης, οι ηγέτες των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων θα πρέπει να είναι εξαιρετικά προσεκτικοί στην επιλογή του CRM που ταιριάζει στη φύση του ιδρύματός τους. Η επιλογή αυτή μπορεί να έχει σοβαρό αντίκτυπο στις επιδόσεις ολόκληρου του οργανισμού και των ενδιαφερομένων μερών του.
Συχνές ερωτήσεις
Τα ακαδημαϊκά CRM επικεντρώνονται σε δεδομένα που σχετίζονται με τους φοιτητές και την επικοινωνία εντός των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων, ενώ τα παραδοσιακά CRM δίνουν προτεραιότητα στις αλληλεπιδράσεις που σχετίζονται με τις πωλήσεις και την οικονομική ανάπτυξη.
Τα χαρακτηριστικά του Classter περιλαμβάνουν διαχείριση εκδηλώσεων, προσωπικά ημερολόγια, πύλες αποφοίτων, διαχείριση περιστατικών, αιτήσεις εγγράφων, καταγραφή παρουσιών και επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο.
Το CRM του Classter προσφέρει μια κεντρική βάση δεδομένων που περιλαμβάνει ακαδημαϊκά αρχεία, ιστορικό επικοινωνίας και προσωπικά ορόσημα, παρέχοντας μια άποψη 360 μοιρών για κάθε μαθητή για εξατομικευμένες αλληλεπιδράσεις και υποστήριξη.
