Η ψηφιακή εποχή: Πώς να αξιοποιήσετε την τεχνολογία για το σχολικό σας συμβούλιο

Από την έναρξη της πανδημίας, τα σχολεία έχουν στραφεί σε εικονικές λειτουργίες, οι πιο αξιοσημείωτες από τις οποίες είναι διαδικτυακές τάξεις . Πώς όμως φαίνεται αυτή η μετάβαση για άλλους τομείς της διοίκησης του σχολείου σας, όπως το διοικητικό συμβούλιο;

Αξιοποιώντας την αποτελεσματική τεχνολογία, η σχολική σας επιτροπή μπορεί να διεξάγει με διαφάνεια το έργο της για να αυξήσει τη συμμετοχή της κοινότητας, να δημιουργήσει μια αίσθηση εμπιστοσύνης και να εξορθολογίσει συνολικά το έργο της. Μπορείτε να διεξάγετε συνεδριάσεις, να συγκεντρώνετε το υλικό των συνεδριάσεων και να αποθηκεύετε πληροφορίες σχετικά με τους στόχους της περιφέρειας σε μία τοποθεσία, διευκολύνοντας την κοινοποίηση του υλικού αυτού στην κοινότητά σας.

Γιατί όλα αυτά έχουν σημασία; Πρώτον, οι περισσότερες σχολικές περιφέρειες και οι τοπικοί νομοθέτες απαιτούν από τα σχολικά συμβούλια να διατηρούν τη διαφάνεια μέσω των νόμων περί ανοικτών συνεδριάσεων και παρόμοιων κανονισμών. Εκτός από το καθήκον τους να συμμορφώνονται νομικά με αυτούς τους κανόνες, η διατήρηση της διαφάνειας, η εδραίωση της εμπιστοσύνης της κοινότητας και η ιεράρχηση στρατηγικών για υψηλότερες ακαδημαϊκές επιδόσεις θα πρέπει να αποτελούν μέρος των κύριων στόχων του διοικητικού συμβουλίου σας.

Η αξιοποίηση της τεχνολογίας είναι ένας ισχυρός τρόπος για τον εξορθολογισμό αυτής της διαδικασίας. Όπως περισσότερα σχολεία επιστρέφουν στις προσωπικές λειτουργίες, αξίζει να εξετάσετε αν η νέα τεχνολογία θα σημάνει την αναμόρφωση της τρέχουσας στρατηγικής σας για τη διαχείριση του διοικητικού συμβουλίου ή αν θα πρέπει να ξεκινήσετε από το μηδέν. Θα εξετάσουμε διάφορους τρόπους με τους οποίους τα μέλη του σχολικού σας συμβουλίου μπορούν να ενσωματώσουν την τεχνολογία στην εργασία τους, όπως:

1. Χρησιμοποιήστε εργαλεία εικονικών συνεδριάσεων για τη διεξαγωγή υβριδικών συνεδριάσεων.
2. Κοινή πρόσβαση του κοινού στις σχετικές πληροφορίες.
3. Παρακολουθήστε τους στόχους για το σχολικό έτος.

Τα μέλη των σχολικών συμβουλίων προορίζονται να είναι ηγέτες και υποστηρικτές της δημόσιας εκπαίδευσης, και η τεχνολογία τους επιτρέπει να εξορθολογίζουν το έργο τους, ανοίγοντας περισσότερες ευκαιρίες για την ανάπτυξη σχεδίων που υποστηρίζουν την ακαδημαϊκή αριστεία. Όλα εξαρτώνται από το πώς ενσωματώνετε τα εργαλεία σας στη δουλειά σας. Ας ξεκινήσουμε.

1. Χρήση εργαλείων εικονικών συνεδριάσεων για τη διεξαγωγή υβριδικών συνεδριάσεων.

Τα μέλη του διοικητικού σας συμβουλίου πιθανόν να έχουν διαφορετικές απόψεις για την πανδημία. Κάποιοι θα νιώθουν άνετα να συναντηθούν αυτοπροσώπως, ενώ άλλοι θα προτιμήσουν να παρακολουθήσουν από μια απομακρυσμένη τοποθεσία, καθώς συνεχίζουμε να αντιμετωπίζουμε συνεχιζόμενες ανησυχίες για την υγεία. Για να ικανοποιήσετε τις προτιμήσεις όλων, εξοπλίστε το σχολικό σας συμβούλιο με εργαλεία υβριδικών συνεδριάσεων.

Ενώ οι εκπαιδευτές σας μπορεί να αναλάβουν την πρωτοβουλία με μια υβριδική τάξη, μπορεί να αναρωτηθείτε πώς παρόμοια τεχνολογία μπορεί να εξυπηρετήσει τις μοναδικές ευθύνες των μελών του διοικητικού συμβουλίου, όπως η προετοιμασία για τις συνεδριάσεις, η ψηφοφορία για σημαντικά θέματα λήψης αποφάσεων και η επικοινωνία μετά το γεγονός. Δείτε πώς η τεχνολογία μπορεί να παίξει ρόλο στις υβριδικές συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου σας:

Προγραμματίστε πλήρως τις συνεδριάσεις για να διατηρήσετε τη δυναμική.

Δεν θέλετε να παραλείψετε τον προγραμματισμό των συναντήσεων. Μια ψηφιακή ατζέντα μπορεί να βοηθήσει τον πρόεδρο του σχολικού σας συμβουλίου να δημιουργήσει έναν οδικό χάρτη για τις επερχόμενες συνεδριάσεις σας. Θα πρέπει να είστε σε θέση να:

• Παραγγείλετε τη συνάντησή σας ακριβώς όπως πρέπει με εύχρηστα εργαλεία επεξεργασίας.
• Ανάθεση θεμάτων ημερήσιας διάταξης σε διαφορετικούς ομιλητές έτσι ώστε να μην κάθονται όλοι και να ακούνε τον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου να μιλάει όλη την ώρα.
• Διαθέστε καθορισμένο χρόνο για κάθε αντικείμενο ώστε όλοι να γνωρίζουν πόσο χρόνο πρέπει να αφιερώσουν σε κάθε θέμα.
• Ανάθεση στόχων σε αντικείμενα (π.χ. λήψη απόφασης ή ανταλλαγή πληροφοριών), ώστε τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου να γνωρίζουν προς τι εργάζονται.
• Μοιραστείτε με ασφάλεια την ολοκληρωμένη ατζέντα εκ των προτέρων, ώστε όλοι να μπορούν να προετοιμαστούν επαρκώς και να έρθουν με διορατικές σκέψεις.

Η ατζέντα σας και το πόσο καλά ο συντονιστής τηρεί την ατζέντα θα καθορίσουν τελικά το πόσο παραγωγική είναι η συνάντησή σας. Φροντίστε να εμφανίζετε την ατζέντα σας στις οθόνες όλων κατά τη διάρκεια της συνάντησής σας, ώστε όλοι να παρακολουθούν το πρόγραμμα.

Αφιερώστε περιεκτικά λεπτά.

Κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων του σχολικού σας συμβουλίου, οι συμμετέχοντες είναι πιθανό να μπουν σε ένα ρυθμό και να αρχίσουν να πετούν στοχαστικές ιδέες δεξιά και αριστερά, ειδικά αν έχουν επενδύσει πλήρως στη συζήτηση. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι να ολοκληρώσετε τη συνάντηση και να συνειδητοποιήσετε ότι κανείς δεν κρατούσε σημειώσεις για όλες τις σπουδαίες ιδέες που κυκλοφορούσαν στην αίθουσα.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να αξιοποιήσετε την τεχνολογία για την καταγραφή αποτελεσματικών πρακτικών. Η γραμματέας του σχολικού σας συμβουλίου θα πρέπει να μπορεί να δημιουργεί πρότυπα για να κρατάει γρήγορα σημειώσεις ή να κρατάει πρακτικά απευθείας στην ημερήσια διάταξη. Έτσι, δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από το μηδέν και να χάσετε πολύτιμο χρόνο για τη συνάντηση (ή, ακόμη χειρότερα, να χάσετε βασικές πληροφορίες). Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα επιβραδύνετε τη συνεδρίαση ή δεν θα αποκλείσετε βασικές συζητήσεις, γεγονός που βοηθά το σχολείο σας να αποφύγει ζητήματα ευθύνης.

Ψηφίστε εξ αποστάσεως.

Το σχολικό σας συμβούλιο είναι υπεύθυνο για τον καθορισμό του οράματος της περιφέρειάς σας και τη λήψη επίσημων αποφάσεων για την επίτευξη αυτού του οράματος. Είτε ψηφίζουν για το φετινό πρόγραμμα σπουδών είτε καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο θα δαπανηθούν τα κονδύλια του σχολείου, αυτό μπορεί να έχει άμεσο αντίκτυπο στην εμπιστοσύνη του κοινού. Για τη λήψη αποτελεσματικών επίσημων αποφάσεων και την ενημέρωση του κοινού σχετικά με αυτές, εξοπλίστε το διοικητικό συμβούλιο με εικονικά εργαλεία ψηφοφορίας που του επιτρέπουν:

• Δυνατότητα ανώνυμης ψηφοφορίας για ευαίσθητες αποφάσεις
• Δημιουργία επερχόμενων δημοσκοπήσεων για το σχολικό συμβούλιο, ώστε να τις εξετάζει πριν από μια συνεδρίαση
• Επιτρέψτε στα μέλη να ψηφίζουν από τα smartphones τους, διευκολύνοντας τόσο τους απομακρυσμένους όσο και τους δια ζώσης συμμετέχοντες να συνεισφέρουν.

Όλοι μπορούν να μοιραστούν τις απόψεις τους, ανεξάρτητα από το αν είναι φυσικά παρόντες. Επιπλέον, αυτό εξορθολογίζει η διαδικασία ψηφοφορίας του διοικητικού συμβουλίου συνολικά, αφού δεν θα χρειαστεί να ξοδέψετε χρόνο για να μετρήσετε τα σηκωμένα χέρια ή τα ψηφοδέλτια σε χαρτί. Στη συνέχεια, μπορείτε να καταγράφετε γρήγορα τις ψηφοφορίες στην ημερήσια διάταξη και να κοινοποιείτε τα αποτελέσματα των σημαντικών αποφάσεων στο κοινό.

Χρησιμοποιήστε τη βιντεοδιάσκεψη για να συνδεθείτε πρόσωπο με πρόσωπο.

Όπως το σχολείο σας έχει πιθανώς πειραματιστεί με την εξ αποστάσεως εκπαίδευση , πιθανότατα αναγνωρίζετε ότι η έλλειψη αλληλεπίδρασης πρόσωπο με πρόσωπο είναι μια κοινή παγίδα των απομακρυσμένων συναντήσεων. Ευτυχώς, οι αλληλεπιδράσεις πρόσωπο με πρόσωπο μπορούν να προσομοιωθούν σε ένα χώρο ηλεκτρονικών συναντήσεων με τη σωστή τεχνολογία. Βεβαιωθείτε ότι η εργαλειοθήκη εικονικών συναντήσεων περιλαμβάνει ένα εργαλείο τηλεδιάσκεψης. Αυτό θα επιτρέψει στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου σας να μετρήσουν τη γλώσσα του σώματος του άλλου όταν μιλούν για να ανιχνεύσουν τον ενθουσιασμό, τη διαφωνία ή τη βαρεμάρα.

Καθιέρωση κανόνων εθιμοτυπίας για τις τηλεδιασκέψεις, ώστε αυτή η στρατηγική που βασίζεται στην τεχνολογία να είναι όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική. Ζητήστε από τα μέλη του διοικητικού σας συμβουλίου να:

• Βρείτε μια ήσυχη τοποθεσία για να παρακολουθήσετε
• Παραμείνετε σιωπηλοί όταν δεν μιλάτε για να εξαλείψετε το θόρυβο του περιβάλλοντος.
• Να είστε έτοιμοι για την κάμερα με την κατάλληλη ενδυμασία

Η τηλεδιάσκεψη διευκολύνει επίσης την καταγραφή των συνεδριάσεων για να τις μοιραστείτε με τα μέλη της κοινότητας που θέλουν να γνωρίζουν τι συμβαίνει στην αίθουσα συνεδριάσεων. Παρόλο που πιθανότατα δεν απαιτείται στην περιφέρειά σας, η καταγραφή των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρηθεί η αίσθηση εμπιστοσύνης μεταξύ της κοινότητας και να συμμετέχουν όλοι στην επιτυχία της περιφέρειας.

2. Κοινή πρόσβαση του κοινού στις σχετικές πληροφορίες.

Δεδομένου ότι τα μέλη της κοινότητας χρηματοδοτούν το σχολείο σας μέσω των φόρων, θεωρούνται ενδιαφερόμενοι για τη σχολική σας περιφέρεια. Αυτό σημαίνει ότι έχουν το δικαίωμα να γνωρίζουν τι συμβαίνει στην αίθουσα συνεδριάσεων και αν τα κεφάλαια χρησιμοποιούνται σωστά. Μπορείτε να το επιτύχετε αυτό παρέχοντας πρόσβαση του κοινού στις σχετικές πληροφορίες.

Κατά τη διάρκεια και μεταξύ των συνεδριάσεων των επιτροπών και του διοικητικού συμβουλίου, τα μέλη του διοικητικού σας συμβουλίου επικοινωνούν συνεχώς και κάνουν πολλά των αποφάσεων. Αν και δεν πρέπει να κοινοποιούνται όλα στο κοινό (όπως η αξιολόγηση του επιθεωρητή από το διοικητικό συμβούλιο), ορισμένα πράγματα αξίζει να τα μοιράζεστε με την κοινότητά σας για να δημιουργήσετε μια αίσθηση εμπιστοσύνης και διαφάνειας.

Ακολουθούν μερικές προτάσεις που θα σας βοηθήσουν να φιλτράρετε το υλικό του διοικητικού σας συμβουλίου και να κρίνετε τι αξίζει να μοιραστείτε με την κοινότητά σας:

• Ανακοινώστε πότε και πού θα γίνει η επόμενη συνάντησή σας, καθώς και αν η συνάντηση αυτή θα είναι ανοιχτή στο κοινό.
• Μοιραστείτε την ημερήσια διάταξη στο διαδίκτυο πριν από τις συνεδριάσεις. Αυτό επιτρέπει την προβολή πληροφοριών πριν από τις συνεδριάσεις.
• Μοιραστείτε livestreams ή αρχεία βίντεο των συνεδριάσεων του δημόσιου σχολικού συμβουλίου.
• Συγκεντρώστε έγγραφα συνεδριάσεων, όπως ημερήσιες διατάξεις, πρακτικά και οποιουσδήποτε άλλους επίσημους πόρους σε ένα ηλεκτρονικό αρχείο, όπου οι άνθρωποι μπορούν να ανατρέξουν σε αυτά ανά πάσα στιγμή.
• Μοιραστείτε τους στόχους που θέτει το διοικητικό σας συμβούλιο. Θα το καλύψουμε αυτό σε βάθος στην επόμενη ενότητα.

Συνολικά, δείχνοντας στα μέλη της κοινότητας τους κατάλληλους πόρους προωθείται μια ισχυρή αίσθηση εμπιστοσύνης στο διοικητικό συμβούλιο και στην ικανότητά του να λαμβάνει αποφάσεις. A ο δικτυακός τόπος του σχολείου είναι η απόλυτη διαδικτυακή δήλωση της επωνυμίας του και είναι το ιδανικό μέρος για την ανταλλαγή πληροφοριών με τους γονείς και τους υποψήφιους μαθητές. Ξεκινήστε με την κοινοποίηση βασικών πληροφοριών εδώ, όπως οι λεπτομέρειες των συναντήσεων στο ημερολόγιο εκδηλώσεων και οι καταγραφές προηγούμενων συναντήσεων.

Για να βοηθήσετε στην κοινή χρήση άλλων πληροφοριών, το λογισμικό διαχείρισης διοικητικών συμβουλίων μπορεί να αποθηκεύει σχετικό υλικό του διοικητικού συμβουλίου (όπως πολιτικές, υλικό συνεδριάσεων και νομοθετικές πληροφορίες), ενώ παράλληλα επιτρέπει στους διαχειριστές του λογισμικού να ρυθμίζουν ποιος έχει πρόσβαση σε ποιους πόρους. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επιλέγετε τι θα μοιραστείτε με το κοινό χωρίς να ανησυχείτε ότι θα αποκτήσουν πρόσβαση σε ευαίσθητα έγγραφα.

3. Παρακολούθηση των στόχων για το σχολικό έτος.

Συνήθως κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού, το διοικητικό σας συμβούλιο θα καθορίσει τους στόχους για το επόμενο έτος. Η διαμόρφωση αυτών των στόχων δεν είναι μικρό κατόρθωμα. Το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να καθορίσει τι είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία της περιφέρειάς σας και ποια υποστηρικτικά δεδομένα θα χρησιμοποιήσει για την παρακολούθηση της προόδου. Οι επίσημοι στόχοι που θέτουν πρέπει να είναι μετρήσιμοι και να έχουν οραματικό εύρος.

Η ψηφιακή μετάβαση σημαίνει ότι μπορείτε να εξαλείψετε τον αγώνα και τη σπατάλη της φυσικής τεκμηρίωσης με χωρίς χαρτί . Τα σύγχρονα εργαλεία προχωρούν αυτή τη στρατηγική ακόμη περισσότερο.

Με το παραδοσιακό, μη συνεργατικό λογισμικό τεκμηρίωσης, πολλαπλές εκδόσεις νέων εγγράφων μπορεί να καταλήξουν να κυκλοφορούν, καθώς οι άνθρωποι στέλνουν τις επεξεργασίες τους ξεχωριστά, προκαλώντας σύγχυση. Ενώ με το λογισμικό συνεργατικής τεκμηρίωσης, η διαδικασία μπορεί να μοιάζει ως εξής:

1. Το σας πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου ανεβάζει ένα πρόχειρο προσχέδιο ενός πρόσφατου στόχου που συζητήθηκε σε συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου.
2. Ένα μέλος του συμβουλίου, η Elizabeth, σχολιάζει τις προτάσεις της, οι οποίες είναι χρονοσημειωμένες και διαθέσιμες στους άλλους χρήστες.
3. Ένα άλλο μέλος του διοικητικού συμβουλίου, ο Derek, διαβάζει το σχόλιο της Elizabeth και κάνει μια πρόταση για ένα διαφορετικό μέρος του στόχου, αντί να επαναλάβει απλώς αυτό που έχει ήδη προτείνει.
4. Οι μελλοντικοί σχολιαστές μπορούν να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο και να εργάζονται με βάση την ίδια έκδοση, και ο διαχειριστής μπορεί να εισέλθει και να αποδεχτεί (ή να απορρίψει) αυτές τις αλλαγές σε οποιοδήποτε σημείο.

Ο καθορισμός αυτών των στόχων απαιτεί συνήθως μια εκτεταμένη διαδικασία επεξεργασίας, όπου όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου εξετάζουν και συνεισφέρουν με τις προτάσεις τους. Ένα εργαλείο συνεργατικής επεξεργασίας διευκολύνει σημαντικά τον καθορισμό αυτών των στόχων, καθώς τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου μπορούν να προσθέσουν τα σχόλιά τους και να συνεργαστούν με άλλους σε πραγματικό χρόνο.

Δεν χρειάζεται να στέλνετε ένα νέο έγγραφο κάθε φορά που γίνεται μια αναθεώρηση, όταν όλοι οι άνθρωποι μπορούν να συνεισφέρουν τις ιδέες τους ταυτόχρονα και να βλέπουν ο ένας τις προτάσεις του άλλου. Τα εργαλεία συνεργατικής επεξεργασίας εξαλείφουν το μπρος-πίσω, ειδικά όταν όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα ανά πάσα στιγμή χρησιμοποιώντας την πύλη του διοικητικού συμβουλίου σας.

Παρακολουθήστε την πρόοδο προς την επίτευξη των στόχων.

Αφού συνεργαστείτε σε στόχους για την επόμενη σχολική χρονιά, θα χρειαστείτε έναν τρόπο για να τους μετρήσετε. Το γεγονός ότι ο καθορισμός των στόχων της περιφέρειάς σας για το έτος μπορεί να είναι χρονοβόρος δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να είναι και η παρακολούθησή τους.

Από το συγκέντρωση χρημάτων για το σχολείο στους στόχους της φοίτησης των μαθητών, τα εργαλεία παρακολούθησης των στόχων καθιστούν τους στόχους εύκολα ανιχνεύσιμους. Η αποθήκευση και ενημέρωση των στόχων σας βοηθά στην παρακολούθηση της προόδου σας καθ’ όλη τη διάρκεια της σχολικής χρονιάς, διασφαλίζοντας ότι όποιος είναι υπεύθυνος για την εκπλήρωση του στόχου θα παραμείνει στην πορεία.

Και όπως αναφέραμε προηγουμένως, η κοινοποίηση αυτών των στόχων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δημιουργηθεί μια αίσθηση διαφάνειας. Τα μέλη της κοινότητας που έχουν επενδύσει στην επιτυχία της περιφέρειας θα έχουν φυσικά τους δικούς τους στόχους για τα σχολεία της περιφέρειάς σας. Η ανταλλαγή στόχων και προόδου μαζί τους τους βοηθά να διαπιστώσουν αν το όραμα του διοικητικού σας συμβουλίου ευθυγραμμίζεται με το δικό τους και αν το διοικητικό συμβούλιο λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα για την επίτευξη των στόχων αυτών.

Όταν αξιοποιείται αποτελεσματικά, η τεχνολογία μπορεί να προσφέρει πολλά καλά στο εκπαιδευτικό σας συμβούλιο. Όπως έχουμε καλύψει, τους επιτρέπει να εξορθολογίζουν τις συνεδριάσεις τους, να μοιράζονται δημόσια τις κατάλληλες πληροφορίες και να παρακολουθούν την πρόοδο της περιφέρειας καθ’ όλη τη διάρκεια του σχολικού έτους.

Ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο αξιοποιείτε την τεχνολογία σας, δώστε προτεραιότητα στην ευκολία χρήσης όταν επιλέγετε νέα εργαλεία. Τα σχολικά συμβούλια θα πρέπει να αφιερώνουν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου τους στη λήψη σημαντικών αποφάσεων και όχι στη διαχείριση περίπλοκου λογισμικού. Επιλέγοντας προσεκτικά το λογισμικό σας και καθορίζοντας τον τρόπο αξιοποίησής του, μπορείτε να βελτιώσετε σημαντικά το έργο της σχολικής σας επιτροπής. Ως αποτέλεσμα, το διοικητικό συμβούλιο του σχολείου σας θα βρίσκεται σε καλό δρόμο για τη βελτίωση της μαθησιακής εμπειρίας του σχολείου σας και την προώθηση της ακαδημαϊκής αριστείας.

Συχνές ερωτήσεις