Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το COVID-19 έχει προκαλέσει στην ηγεσία των σχολείων και τους εκπαιδευτικούς να αλλάξουν την προσέγγισή τους στις εκδηλώσεις και τις εκπαιδευτικές εμπειρίες δραματικά. Αναλογιζόμενοι τον τελευταίο ενάμιση χρόνο, είναι σαφές ότι ορισμένες πτυχές της σχολικής εμπειρίας μεταφράστηκαν στην εξ αποστάσεως μάθηση πιο ομαλά από άλλες. Για παράδειγμα, οι σχολικές εκδηλώσεις ήταν πιο δύσκολο να αναπαραχθούν με ηλεκτρονικά μέσα, οπότε η προσέγγιση του σχολείου σας σε αυτές μπορεί να αλλάξει στο τοπίο μετά το Covid.
Πριν σχεδιάσετε μια μετάβαση στον τρόπο διεξαγωγής των σχολικών εκδηλώσεων, η ηγεσία του σχολείου σας θα πρέπει να λάβει υπόψη της τόσο τα οφέλη όσο και τις ανησυχίες που είναι πιθανό να προκύψουν στο εγγύς μέλλον γύρω από τη δημόσια υγεία και τις συγκεντρώσεις.
Με μια προσέγγιση που παραμένει συντονισμένη με τις ενημερώσεις για τη δημόσια υγεία, τον τρόπο με τον οποίο άλλα σχολεία αντιμετωπίζουν την ίδια κατάσταση και τους πόρους που παρέχουν βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης εκδηλώσεων, το σχολείο σας μπορεί να αρχίσει να σχεδιάζει με επιτυχία το μέλλον. Για να βοηθήσετε το σχολείο σας να ξεκινήσει, αυτό το άρθρο θα καλύψει τέσσερις συμβουλές για την εγγραφή και τη διαχείριση σχολικών εκδηλώσεων στη μετά-COVID εποχή:
- Εξετάστε τις βασικές απαιτήσεις εγγραφής.
- Παροχή υβριδικών επιλογών παρακολούθησης.
- Ερευνήστε και ακολουθήστε τις οδηγίες του χώρου σας.
- Καθορίστε τους στόχους της εκδήλωσης.
Οι περισσότερες λύσεις για την αντιμετώπιση των προβλημάτων δημόσιας υγείας βασίζονται στην τεχνολογία, και η διαχείριση των εκδηλώσεων του σχολείου σας δεν διαφέρει. Χρησιμοποιήστε τις συμβουλές αυτού του οδηγού για να αξιολογήσετε το τρέχον λογισμικό διαχείρισης εκδηλώσεων και να εφαρμόσετε νέες βέλτιστες πρακτικές για την καλύτερη αξιοποίησή τους για τις επερχόμενες εκδηλώσεις σας. Ας ξεκινήσουμε.
1. Εξετάστε τις βασικές απαιτήσεις εγγραφής.
Η διαδικασία εγγραφής στην εκδήλωσή σας παίζει καθοριστικό ρόλο στον καθορισμό της επιτυχίας της εκδήλωσής σας, καθώς παρέχει βασικές πληροφορίες σχετικά με τους μαθητές που θα συμμετάσχουν. Αν και όλοι οι οργανισμοί πρέπει να προσπαθούν να συλλέγουν βασικές πληροφορίες από τα έντυπα εγγραφής τους, για τις εκδηλώσεις σας μετά το COVID, θα πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στην παροχή οδηγιών και στην εφαρμογή των απαιτήσεων εγγραφής.
- Χρησιμοποιήστε λογική υπό όρους. Οι φόρμες εγγραφής στην εκδήλωσή σας θα περιλαμβάνουν πιθανότατα περισσότερες ερωτήσεις από το κανονικό, γεγονός που μπορεί να κάνει τις φόρμες σας μακροσκελείς και δύσκολες στη συμπλήρωση. Ευτυχώς, μπορείτε να διατηρήσετε τις φόρμες εγγραφής σας σύντομες και παρόλα αυτά να συγκεντρώσετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες με λογική υπό όρους. Η λογική υπό όρους χρησιμοποιεί προηγούμενες απαντήσεις για να ενημερώσει ποιες ερωτήσεις θα εμφανιστούν στην υπόλοιπη φόρμα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ρωτήσετε τους μαθητές αν έχουν καταστάσεις υγείας που θα μπορούσαν να τους κάνουν να θεωρηθούν υψηλού κινδύνου για μεταδοτικές ασθένειες. Αν επιλέξουν ναι, η φόρμα σας θα τους οδηγήσει στις επιλογές εικονικής συμμετοχής, ενώ όσοι επιλέξουν όχι θα δουν ερωτήσεις σχετικά με τη δια ζώσης συμμετοχή.
- Αποθήκευση βασικών δεδομένων. Τα δεδομένα που συλλέγονται από τις φόρμες εγγραφής σας μπορούν πιθανότατα να εφαρμοστούν σε μελλοντικές εκδηλώσεις και εκπαιδευτικές εμπειρίες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε έναν τρόπο να αποθηκεύετε τα δεδομένα που συλλέγετε μακροπρόθεσμα και να συνδέετε τις φόρμες με τον μαθητή που τις συμπλήρωσε. Με τον τρόπο αυτό μπορείτε να μειώσετε το χρόνο που δαπανάται για μελλοντικά έντυπα και να λάβετε αποφάσεις σχετικά με τις ερωτήσεις που θα χρειαστεί να κάνετε ξανά. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να λάβετε εκ νέου την έγκριση του κηδεμόνα για κάθε ξεχωριστή εκδήλωση, ενώ άλλες απαντήσεις, όπως η προτιμώμενη μέθοδος παρακολούθησης, μπορούν ενδεχομένως να μεταφερθούν από το ένα έντυπο στο άλλο.
- Στείλτε έρευνες μετά την εκδήλωση. Η διαδικασία εγγραφής σας θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει μια έρευνα μετά την εκδήλωση. Αυτές οι έρευνες μπορεί να είναι προαιρετικές, αλλά όσο περισσότεροι μαθητές τις συμπληρώσουν, τόσο περισσότερες πληροφορίες θα μπορέσετε να συλλέξετε σχετικά με τη συνολική επιτυχία της εκδήλωσής σας.
Επιπλέον, σκεφτείτε ποια έντυπα θα χρειαστεί να υποβάλουν ή να συμπληρώσουν οι μαθητές. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να συμπληρώσουν οι μαθητές ένα ηλεκτρονική παραίτηση και δώστε πληροφορίες επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης. Βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία εγγραφής σας παρέχει στους σπουδαστές έναν τρόπο υποβολής αυτών και άλλων εγγράφων.
2. Παροχή υβριδικών επιλογών παρακολούθησης.
Υβριδική εκπαίδευση είναι η νέα κανονικότητα για το προσεχές μέλλον, και το ίδιο θα ισχύει πιθανότατα και για τις εκδηλώσεις του σχολείου σας. Για να διατηρήσετε τους μαθητές σας ασφαλείς χωρίς να αφήσετε κάποιους από αυτούς εκτός των εκδηλώσεών σας, φροντίστε να προσφέρετε επιλογές υβριδικής παρακολούθησης.
Οι υβριδικές εκδηλώσεις μπορεί να είναι πιο πολύπλοκες από τις εικονικές ή τις προσωπικές συγκεντρώσεις, καθώς οι υπεύθυνοι της εκδήλωσής σας θα πρέπει να διαχειριστούν δύο ομάδες μαθητών. Ευτυχώς, πόροι όπως Ο οδηγός του Bloomerang για υβριδικές εκδηλώσεις προσφέρει συμβουλές για τη διεξαγωγή τέτοιων τύπων εκδηλώσεων:
- Δημιουργήστε δραστηριότητες τόσο για εικονικούς όσο και για προσωπικούς συμμετέχοντες. Εάν η εκδήλωσή σας έχει προγραμματίσει δραστηριότητα ή διαδραστική εμπειρία για τους προσωπικούς επισκέπτες σας, βρείτε έναν τρόπο να αναπαράγετε αυτή την εμπειρία ή να βρείτε μια αντίστοιχη για τους εικονικούς επισκέπτες σας. Για παράδειγμα, ενώ οι μαθητές σας που παρακολουθούν αυτοπροσώπως συμμετέχουν σε πρακτικές δραστηριότητες, μπορείτε να δημιουργήσετε κουίζ, δημοσκοπήσεις και διαδραστικά παιχνίδια για τους μαθητές σας που παρακολουθούν από το σπίτι.
- Παρέχετε κοινωνικές ευκαιρίες. Κοινωνικά αποστασιοποιημένος η επικοινωνία έχει πιθανότατα επηρεάσει την ικανότητα του σχολείου σας να δημιουργεί σχέσεις με τους μαθητές, καθώς και τις σχέσεις των μαθητών μεταξύ τους. Χρησιμοποιήστε τις εκδηλώσεις σας ως ευκαιρία για να επιτρέψετε στους μαθητές να αλληλεπιδράσουν μεταξύ τους και με το προσωπικό της εκδήλωσής σας, ενώ παράλληλα μαθαίνουν και ασχολούνται με το εκπαιδευτικό υλικό.
- Διατηρήστε ισχυρές γραμμές επικοινωνίας. Όπως αναφέρθηκε, η διατήρηση της δέσμευσης του εικονικού σας κοινού είναι μια τακτική ανησυχία για τις υβριδικές εκδηλώσεις. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα μέλος της ομάδας διοργάνωσης που παρακολουθεί τη συνομιλία βίντεο και κειμένου των εικονικών συμμετεχόντων στην εκδήλωσή σας και βάλτε τον να βοηθήσει τους εικονικούς επισκέπτες σας να συμμετάσχουν, μοιραζόμενοι τα σχόλια και τις ερωτήσεις τους με τους προσωπικούς επισκέπτες σας.
- Δημιουργήστε εκδηλώσεις “drive-by”. Μπορείτε να κρατήσετε τα παιδιά σε ασφαλή κοινωνική απόσταση μεταξύ τους και να τους παρέχετε διασκεδαστικές δραστηριότητες με εκδηλώσεις “drive-by”, στις οποίες τα παιδιά μπορούν να συμμετέχουν από τα αυτοκίνητα των γονέων τους. Για παράδειγμα, αντί για μια παραδοσιακή μέρα στο γήπεδο, μπορείτε να οργανώσετε το πάρκινγκ του σχολείου σας με ρίψεις δαχτυλιδιών και πάγκους παραχωρήσεων, δημιουργώντας μια παρόμοια εμπειρία και προστατεύοντας παράλληλα την υγεία των μαθητών σας.
Όπως δείχνουν αυτές οι συμβουλές, οι υβριδικές εκδηλώσεις σας μπορεί να απαιτούν περισσότερο σχεδιασμό από μια αποκλειστικά εικονική ή δια ζώσης εκδήλωση. Ωστόσο, η εργασία θα αξίζει τον κόπο, καθώς οι μαθητές θα μπορούν να έχουν πολύτιμες εκπαιδευτικές εμπειρίες χωρίς να αισθάνονται ότι πιέζονται να θέσουν σε κίνδυνο την ασφάλειά τους. Επιπλέον, θα δώσετε την ευκαιρία σε όσους θέλουν να βγουν από το σπίτι και να παρακολουθήσουν τις εκδηλώσεις σας αυτοπροσώπως.
3. Ερευνήστε και ακολουθήστε τις οδηγίες του χώρου σας.
Το σχολείο σας έχει οδηγίες ασφαλείας COVID και είναι πολύ πιθανό να έχουν και οι χώροι που σκοπεύετε να επισκεφθείτε. Τα μουσεία, οι ζωολογικοί κήποι και άλλοι χώροι στους οποίους μπορεί να φιλοξενήσετε την εκδήλωσή σας πρέπει να διατηρούν τους υπαλλήλους και τους άλλους επισκέπτες τους ασφαλείς, καθώς και τους μαθητές σας.
Βεβαιωθείτε ότι ξεκινήσατε σωστά την εμπειρία της εκδήλωσής σας, επικοινωνώντας με το προσωπικό του χώρου σας για να μάθετε τις κατευθυντήριες γραμμές τους. Στη συνέχεια, διανείμετε στους μαθητές σας τυχόν κανόνες ή κανονισμούς που θα ισχύουν για τους αυτοπροσώπως συμμετέχοντες όταν εγγραφούν για πρώτη φορά. Αυτό θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια συμφωνία μεταξύ του χώρου σας και του σχολείου σας.
Οι περισσότεροι χώροι θα ακολουθούν πιθανότατα παρόμοιες κατευθυντήριες γραμμές, όπως η απαίτηση μάσκας, πλύσης των χεριών, κοινωνικής απομάκρυνσης και αποχής από το άγγιγμα κοινών αντικειμένων. Για τα δημοτικά σχολεία, μπορεί να χρειαστεί να προσλάβετε περισσότερους εθελοντές για να βοηθήσετε τους μικρότερους μαθητές σας να θυμούνται και να ακολουθούν όλες τις οδηγίες για να έχουν μια ασφαλή και εκπαιδευτική εμπειρία εκδήλωσης.
4. Καθορίστε τους στόχους της εκδήλωσης.
Όπως αναφέρθηκε, το σχολείο σας θα πρέπει να είναι ακόμη πιο προσεκτικό κατά τον προγραμματισμό εκδηλώσεων μετά το COVID λόγω των παρατεταμένων ανησυχιών για την υγεία. Αυτό σημαίνει ότι όταν σχεδιάζετε μια εκδήλωση με προσωπική συμμετοχή, να είστε έτοιμοι να δικαιολογήσετε γιατί η διοργάνωση μιας εκδήλωσης είναι απαραίτητη και ποιον εκπαιδευτικό στόχο θα βοηθήσει να επιτευχθεί.
Αυτό ισχύει επίσης για τις εκδηλώσεις συγκέντρωσης χρημάτων του σχολείου σας. Αν και προφανώς, ο σκοπός αυτών των εκδηλώσεων είναι η συγκέντρωση χρημάτων, η ομάδα της εκδήλωσής σας μπορεί να χρειαστεί να σκεφτεί βαθύτερα από το κανονικό για το τι κερδίζει από την παρουσία ενός προσωπικού ακροατηρίου. Για να λάβετε αυτές τις αποφάσεις και να καθορίσετε σαφείς στόχους της εκδήλωσης, ξεκινήστε με την ανασκόπηση των προηγούμενων εκδηλώσεών σας και του τρόπου με τον οποίο αντιμετωπίστηκαν παρόμοιες ανησυχίες σχετικά με την υγεία και την ασφάλεια. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να ανακαλύψετε ότι ολόκληρη η εκδήλωσή σας μπορεί να φιλοξενηθεί εικονικά χωρίς να χάσετε τίποτα.
Στη συνέχεια, καθώς προχωράτε μπροστά και αρχίζετε να σχεδιάζετε νέες εκδηλώσεις, βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε εργαλεία συλλογής δεδομένων για να παρακολουθείτε αν πετύχατε τους στόχους σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να έχετε πιο ποιοτικούς στόχους, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να βασιστείτε σε έρευνες και φόρμες ανατροφοδότησης αντί για δεδομένα. Ευτυχώς, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, το λογισμικό ηλεκτρονικής εγγραφής σας θα πρέπει να περιλαμβάνει έρευνες που θα σας βοηθήσουν να μετρήσετε τους ποιοτικούς σας στόχους και εργαλεία παρακολούθησης για να μετρήσετε τους ποσοτικούς σας στόχους.
Καθώς το σχολείο σας προετοιμάζεται για μελλοντικές εκδηλώσεις, θέστε συγκεκριμένους εκπαιδευτικούς στόχους για κάθε εκδήλωση και ακολουθήστε όλες τις απαραίτητες διαδικασίες ασφαλείας για να βεβαιωθείτε ότι οι μαθητές σας θα έχουν μια διασκεδαστική, εκπαιδευτική εμπειρία και θα παραμείνουν υγιείς. Παραμείνετε ενήμεροι για τις εξελίξεις στις πρακτικές σχολικών εκδηλώσεων και επανεξετάστε το τρέχον λογισμικό εγγραφής και διαχείρισης εκδηλώσεων, ώστε το σχολείο σας να είναι έτοιμο να κάνει τις απαραίτητες μεταβάσεις στο τοπίο μετά το COVID.
Συχνές ερωτήσεις
Η εγγραφή στην εκδήλωση διασφαλίζει ότι τα σχολεία συγκεντρώνουν βασικές πληροφορίες από τους συμμετέχοντες, ώστε να διασφαλιστεί μια ασφαλής και οργανωμένη εμπειρία εκδήλωσης. Βοηθά στη διαχείριση της παρουσίας, στην παρακολούθηση των προτιμήσεων και στην εφαρμογή των απαραίτητων μέτρων ασφαλείας.
Τα σχολεία μπορούν να απλοποιήσουν τη διαδικασία εγγραφής σε εκδηλώσεις χρησιμοποιώντας λύσεις βασισμένες στην τεχνολογία, όπως τα συστήματα διαχείρισης μαθητών. Αυτά τα συστήματα μπορούν να ενσωματώσουν λογική υπό όρους για την προσαρμογή των φορμών εγγραφής και την αποτελεσματική συλλογή σχετικών δεδομένων.
Τα σχολεία θα πρέπει να ερευνούν και να ακολουθούν σχολαστικά τις κατευθυντήριες γραμμές του χώρου διεξαγωγής, ώστε να διασφαλίζεται η συμμόρφωση με τα πρωτόκολλα υγείας και ασφάλειας. Η σαφής κοινοποίηση των κανόνων του χώρου στους συμμετέχοντες και ο κατάλληλος σχεδιασμός είναι απαραίτητα για τη δημιουργία ενός ασφαλούς περιβάλλοντος εκδήλωσης.
