Κάθε ακαδημαϊκό έτος, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα υποδέχονται εκατοντάδες νέους υποψηφίους. Ως εκ τούτου, η διαδικασία εισαγωγής μπορεί να είναι αρκετά περίπλοκη και γεμάτη απαιτήσεις και προθεσμίες. Οι παραδοσιακές διαδικασίες εισαγωγής απαιτούν πολλή γραφειοκρατία καθώς και πολλαπλές επαφές με τους φοιτητές, μέσω τηλεφώνου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προκειμένου να τους ενημερώσουν για την πρόοδο της αίτησής τους.
Ως αποτέλεσμα, η εισαγωγή καταλήγει να είναι μια αρκετά αγχωτική και χρονοβόρα διαδικασία για όλους τους εμπλεκόμενους: φοιτητές, διοικητικό προσωπικό και ακαδημαϊκούς. Όμως, με όλα τα ψηφιακά εργαλεία που είναι διαθέσιμα εκεί έξω, θα πρέπει να υπάρχει ένας πιο αποτελεσματικός τρόπος διαχείρισης των διαδικασιών εισαγωγής, σωστά;
Η απάντηση είναι ναι! Τα σύγχρονα συστήματα διαχείρισης εισδοχής μπορούν να κάνουν τη διαδικασία εισδοχής χωρίς φασαρία, μειώνοντας την πολυπλοκότητα και το άγχος που σχετίζονται με τις παραδοσιακές διαδικασίες. Με την ψηφιακή μετάβαση, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική ροή εργασιών, να μειώσετε τις λειτουργικές ανεπάρκειες και να αυξήσετε την αξία του εμπορικού σήματος του ακαδημαϊκού σας ιδρύματος.
Ποια είναι ακριβώς η έννοια της ψηφιακής διαχείρισης εισαγωγών;
Η λειτουργία ψηφιακής διαχείρισης εισαγωγών αποτελεί συνήθως μέρος της ευρύτερης υποδομής ΤΠ των συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών φοιτητών. Τέτοια συστήματα έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν τις καθημερινές σχολικές λειτουργίες, τόσο τις ακαδημαϊκές όσο και τις οικονομικές. Η εφαρμογή ενός Συστήματος Πληροφοριών Φοιτητών στο ακαδημαϊκό σας ίδρυμα σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις διαδικασίες με ακρίβεια.
Πιο συγκεκριμένα, βοηθά τα ιδρύματα να διαχειρίζονται τη διαδικασία εισαγωγής από άκρη σε άκρη. Από την ενημέρωση των φοιτητών σχετικά με τις προϋποθέσεις αποδοχής σε ένα αντικείμενο ή πρόγραμμα έως την υποβολή εντύπων, τη διαχείριση εγγράφων και την τελική αξιολόγηση των υποψηφίων.
Αυτό που καθιστά την ψηφιακή διαδικασία διαχείρισης εισαγωγών τόσο αποτελεσματική είναι ότι επιτρέπει τηναπρόσκοπτη επικοινωνία μεταξύ όλων των τύπων ενδιαφερομένων (μαθητές, εκπαιδευτικοί, γονείς, διοικητικό προσωπικό). Με αυτόν τον τρόπο, όλοι είναι ενήμεροι για την πρόοδο κάθε αίτησης.
Οφέλη για όλους τους εμπλεκόμενους στη διαδικασία
Από τη σκοπιά των υποψηφίων, μια ψηφιακή διαδικασία εισαγωγής τους βοηθά να έχουν ακριβή γνώση των απαιτήσεων εισαγωγής. Επιτρέπει επίσης στον αιτούντα να παρακολουθεί εύκολα την πρόοδο της αίτησής του καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας.
Συνολικά, παρέχει στους αιτούντες μια ομαλότερη εμπειρία εισαγωγής, εξαλείφοντας τις περιττές ουρές αναμονής στα γραφεία υποδοχής και τις συγκεχυμένες επικοινωνίες με το διοικητικό προσωπικό.
Λένε ότι ποτέ δεν έχεις δεύτερη ευκαιρία να κάνεις μια καλή πρώτη εντύπωση και το ίδιο ισχύει και για τη διαδικασία εισαγωγής. Μια ομαλή εισαγωγή θα είναι η καλύτερη εισαγωγή του ιδρύματός σας στους επιτυχόντες υποψηφίους. Αυτό θα έχει θετικό αντίκτυπο στη δέσμευση του φοιτητή με το ίδρυμα καθ’ όλη τη διάρκεια της ακαδημαϊκής του ζωής.
Από τη σκοπιά του εκπαιδευτικού ιδρύματος, η ψηφιοποίηση της διαδικασίας εισαγωγής προσφέρει επίσης πολλά πλεονεκτήματα. Η λιγότερη φυσική αλληλεπίδραση με τους αιτούντες στα αρχικά στάδια θα μειώσει τα γενικά έξοδα και την απογοήτευση.
Στα μεταγενέστερα στάδια της διαδικασίας, μια ψηφιακή διαδικασία εισαγωγής βοηθά στην ταχύτερη αξιολόγηση των υποψηφίων. Οι υπεύθυνοι για την εισαγωγή έχουν πλήρη εικόνα του ακαδημαϊκού προφίλ ενός υποψηφίου, έχοντας όλες τις πληροφορίες και τα έγγραφα σε μια κεντρική βάση δεδομένων.
Τέλος, είναι ευκολότερο για την οικονομική υπηρεσία να παρακολουθεί τους επιτυχόντες αιτούντες. Μπορούν να έχουν ακριβείς πληροφορίες σχετικά με τα δίδακτρα που χρεώνονται σε κάθε αιτούντα με βάση το επιλεγμένο μάθημα. Επίσης, μπορούν να υπολογίσουν τυχόν οικονομική βοήθεια ή έκπτωση που εφαρμόζεται στην τελική αμοιβή.
Αν λοιπόν έχετε πειστεί ότι η διαδικασία εισαγωγής στο ακαδημαϊκό σας ίδρυμα πρέπει να γίνει ψηφιακή, ακολουθούν 4 συμβουλές για να ξεκινήσετε αμέσως:
Συμβουλή 1: Δημιουργήστε μια φιλική προς το χρήστη πύλη εισδοχής
Η Πύλη εισδοχής είναι το “ψηφιακό γραφείο υποδοχής” του εκπαιδευτικού σας ιδρύματος. Η πύλη επιτρέπει στους αιτούντες να αυτοεγγραφούν και να έχουν πρόσβαση σε ένα εξατομικευμένο διαδικτυακό περιβάλλον. Εκεί, μπορούν να διαχειρίζονται και να παρακολουθούν την κατάσταση της αίτησής τους. Τα έξυπνα εργαλεία διαχείρισης πληροφοριών για τους φοιτητές, όπως το Classter, προσφέρουν αρκετές δυνατότητες, συνδεδεμένες με τις πύλες εισαγωγής, για μια βελτιωμένη εμπειρία εισαγωγής.
Λειτουργίες όπως τα προσωπικά ημερολόγια και τα συστήματα ανταλλαγής μηνυμάτων ένας προς έναν επιτρέπουν την έγκαιρη και ακριβή επικοινωνία μεταξύ του ιδρύματος και των αιτούντων. Αυτό διασφαλίζει ότι κάθε υποψήφιος ενημερώνεται για τα απαιτούμενα έγγραφα, τις ημερομηνίες των εξετάσεων ή συνεντεύξεων και τις προθεσμίες υποβολής αιτήσεων. Στην ώρα τους και με ακρίβεια.
Συμβουλή 2: Ενσωμάτωση δεδομένων από πολλαπλές πανεπιστημιουπόλεις σε μία κεντρική υποδομή ΤΠ
Τα καθιερωμένα ακαδημαϊκά ιδρύματα έχουν συνήθως γεωγραφικά διασκορπισμένες πανεπιστημιουπόλεις, σε διαφορετικές χώρες ή ηπείρους.
Προκειμένου να διασφαλιστούν τα ίδια πρότυπα για όλους τους αιτούντες σε όλες τις πανεπιστημιουπόλεις, είναι ζωτικής σημασίας να υπάρχει μια διαδικασία εισδοχής βασισμένη στο cloud. Με αυτόν τον τρόπο, το προσωπικό από διαφορετικές τοποθεσίες θα έχει πρόσβαση στα δεδομένα του αιτούντος εξ αποστάσεως.
Αυτό μπορεί να ισχύει και για τα εκπαιδευτικά ιδρύματα που προσφέρουν διαδικτυακά προγράμματα σπουδών. Στον παγκοσμιοποιημένο κόσμο μας, η μάθηση μπορεί να συμβεί οπουδήποτε και οποτεδήποτε. Το ίδιο ισχύει και για την εισδοχή. Είναι ζωτικής σημασίας για τους επαγγελματίες της εκπαιδευτικής πληροφορικής να αναπτύξουν διαδικτυακές διαδικασίες που επιτρέπουν στους εκπαιδευτικούς, το προσωπικό του front-office και του back-office να παρακολουθούν την πρόοδο κάθε εφαρμογής από οπουδήποτε στον κόσμο.
Συμβουλή 3: Χωρίς χαρτί – διαχειριστείτε έγγραφα online
Πιθανώς η μεγαλύτερη δυσκολία των μη ψηφιακών διαδικασιών εισαγωγής είναι η διαχείριση των απαιτούμενων εγγράφων τόσο για τους αιτούντες όσο και για τις διοικητικές εργασίες.
Συνήθως, η διαδικασία αίτησης ολοκληρώνεται όταν έχουν υποβληθεί διάφορα προσωπικά έγγραφα και ακαδημαϊκά πιστοποιητικά. Σε μια παραδοσιακή διαδικασία, αυτό γίνεται μέσω ταχυδρομείου, με αποτέλεσμα να δημιουργείται άγχος, απογοήτευση στους αιτούντες και καθυστερήσεις, καθώς τα έγγραφα πρέπει να παραδοθούν στο ίδρυμα.
Μπορείτε εύκολα να απαλλαγείτε από το χαρτί χρησιμοποιώντας την ενότητα εισαγωγής ενός συστήματος διαχείρισης πληροφοριών για τους μαθητές, όπως το Classter. Αυτό επιτρέπει στους αιτούντες να ανεβάζουν και να υποβάλλουν εύκολα ψηφιακά αντίγραφα των απαιτούμενων εγγράφων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να μειώσετε σημαντικά ολόκληρο τον κύκλο εισαγωγής, καθώς καταργείτε το χρονοβόρο έργο της αποστολής εγγράφων μέσω του παραδοσιακού ταχυδρομείου. Επίσης, μπορείτε να δώσετε άμεση ανατροφοδότηση στους αιτούντες σε περίπτωση έλλειψης εγγράφων ή πιθανών σφαλμάτων.
Τέλος, μια διαδικασία ψηφιακής διαχείρισης εγγράφων μειώνει την περιβαλλοντική παραγωγή του εκπαιδευτικού σας ιδρύματος.
Συμβουλή 4: Διαχείριση των οικονομικών ρυθμίσεων από άκρη σε άκρη
Αυτή η συμβουλή επικεντρώνεται σε αυτό που είναι πιθανώς το τελευταίο βήμα των περισσότερων από τη διαδικασία εισδοχής: τις οικονομικές διευθετήσεις. Συνήθως, η διαχείριση της λειτουργίας αυτής γίνεται από το back-office ή το λογιστήριο σε απομόνωση από την υπόλοιπη διαδικασία εισδοχής.
Αυτό είναι ένα δύσκολο ζήτημα, καθώς μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση στους επιτυχόντες αιτούντες σχετικά με το πραγματικό ποσό των διδάκτρων ή τους όρους και τις προϋποθέσεις των πληρωμών.
Από την άλλη πλευρά, η ομάδα back-office μπορεί να στερείται σημαντικών πληροφοριών σχετικά με πιθανές εκπτώσεις που εφαρμόζονται στα δίδακτρα ενός υποψηφίου με βάση το προσωπικό υπόβαθρο, τη μειονότητα/εθνική καταγωγή ή την οικονομική κατάσταση.
Είναι σημαντικό να έχετε κατά νου αυτό το κενό πληροφοριών όταν ψηφιοποιείτε την παραδοσιακή διαδικασία εισαγωγής. Μπορείτε να γεφυρώσετε αυτό το κενό χρησιμοποιώντας μια ολοκληρωμένη λύση που παρακολουθεί όλες τις πληροφορίες σχετικά με τα δίδακτρα, τις εκπτώσεις και τις οικονομικές ρυθμίσεις.
Εισαγωγές στην ψηφιακή εποχή
Η εκπαιδευτική βιομηχανία υφίσταται μια θεμελιώδη αλλαγή. Οφείλεται στις τεράστιες αλλαγές που προκαλεί η ψηφιακή τεχνολογία στις κοινωνίες μας τις τελευταίες δεκαετίες.
Τα εκπαιδευτικά ιδρύματα που δεν θα προλάβουν αυτό το κύμα θα αντιμετωπίσουν σοβαρά προβλήματα στην προσπάθειά τους να προσελκύσουν τους καλύτερους υποψήφιους για τα προγράμματά τους. Εκτός αυτού, θα συνεχίσουν να έχουν αναποτελεσματικές διαδικασίες που έχουν αρνητικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα των διοικητικών εργασιών.
Με τη χρήση ενός πλούσιου σε δυνατότητες Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητών, όπως το Classter, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα όλων των τύπων και μεγεθών μπορούν να έχουν άμεση πρόσβαση σε υπερσύγχρονα ψηφιακά εργαλεία εισδοχής, χωρίς να χρειάζεται να επενδύσουν σημαντικά σε μεγάλες υποδομές πληροφορικής.
Αυτό καθιστά την ψηφιακή διαδικασία εισδοχής πιο προσιτή σε όλα τα ιδρύματα, βοηθώντας τα να συμβαδίζουν με όλο τον μετασχηματισμό που συντελείται σε αυτόν τον κλάδο.
Συχνές ερωτήσεις
Τα ψηφιακά συστήματα διαχείρισης εισαγωγών διευκολύνουν την απρόσκοπτη επικοινωνία μεταξύ μαθητών, εκπαιδευτικών, γονέων και διοικητικού προσωπικού. Μέσω λειτουργιών όπως εξατομικευμένες πύλες, συστήματα μηνυμάτων και ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να ενημερώνονται και να συμμετέχουν σε όλη τη διαδικασία εισαγωγής.
Τα συστήματα διαχείρισης εισαγωγών που βασίζονται στο υπολογιστικό νέφος προσφέρουν πλεονεκτήματα όπως η απομακρυσμένη προσβασιμότητα, η ασφάλεια των δεδομένων, η επεκτασιμότητα και η οικονομική αποδοτικότητα. Δίνουν τη δυνατότητα στο προσωπικό από διαφορετικές τοποθεσίες να έχει πρόσβαση στα δεδομένα των αιτούντων, να συνεργάζεται αποτελεσματικά και να διασφαλίζει τη συνοχή μεταξύ των πανεπιστημιουπόλεων.
Η Classter δίνει προτεραιότητα στην ασφάλεια των δεδομένων και τη συμμόρφωση με κανονισμούς όπως ο GDPR στη διαχείριση των εισαγωγών. Χρησιμοποιεί ισχυρά μέτρα κρυπτογράφησης, ελέγχους πρόσβασης και πρωτόκολλα προστασίας δεδομένων για τη διασφάλιση των πληροφοριών των αιτούντων και τη διατήρηση της κανονιστικής συμμόρφωσης.
