Ένα από τα πιο σημαντικά εργαλεία στο οπλοστάσιο κάθε οργανισμού είναι το λογισμικό εισαγωγής, καθώς παίζει αναπόσπαστο ρόλο στη λήψη αποφάσεων από τους υπεύθυνους εισαγωγής σχετικά με το ποιοι φοιτητές θα γίνουν δεκτοί. Ωστόσο, ενώ υπάρχουν δεκάδες επιλογές, ορισμένα κολέγια μπορεί να μην αξιοποιούν στο έπακρο το λογισμικό τους, επειδή δεν έχουν συγκεκριμένους στόχους. Πώς μπορείτε, λοιπόν, να βεβαιωθείτε ότι το κολλέγιό σας αποκομίζει τη μεγαλύτερη δυνατή αξία από το λογισμικό εισδοχής του; Αυτός ο οδηγός θα απαντήσει σε όλες τις ερωτήσεις σας!
Ποια είναι ορισμένα κοινά προβλήματα που αντιμετωπίζουν τα κολέγια κατά τη διαδικασία εισαγωγής;
#1 Φιλική προς το χρήστη ηλεκτρονική φόρμα αίτησης: Μια ηλεκτρονική φόρμα αίτησης που δεν είναι φιλική προς το χρήστη μπορεί να προκαλέσει πολλά προβλήματα στους αιτούντες κατά τη συμπλήρωσή της ηλεκτρονικά. Αυτό το είδος φόρμας πρέπει να είναι εύκολο στην πλοήγηση και απλό. Μια φιλική προς το χρήστη ηλεκτρονική φόρμα μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο για τους φοιτητές και να μειωθεί ο αριθμός των σχετικών ερωτημάτων.
#2 Επικοινωνία με τους αιτούντες: Η διαδικασία εισδοχής περιλαμβάνει διάφορα στάδια, όπως η συμπλήρωση εντύπων, η επαλήθευση πρωτότυπων εγγράφων και η συνέντευξη των υποψηφίων. Κάθε βήμα περιλαμβάνει επικοινωνία με τους υποψήφιους φοιτητές. Είναι σημαντικό για κάθε ινστιτούτο να καθορίσει έναν μηχανισμό επικοινωνίας με τους αιτούντες χρησιμοποιώντας διάφορα ηλεκτρονικά κανάλια
#3 Επιβεβαίωση εισδοχής και είσπραξη τελών: Η ηλεκτρονική διαδικασία εισαγωγής περνάει στο επόμενο βήμα, όταν το κολλέγιο επιλέγει και επικοινωνεί με τους φοιτητές για την επιβεβαίωση της εισαγωγής. Οι φοιτητές των οποίων η εισαγωγή έχει επιβεβαιωθεί αναμένεται να προχωρήσουν στην καταβολή της πρώτης δόσης στο ινστιτούτο εντός του καθορισμένου χρονοδιαγράμματος. Είναι χρήσιμο να παρέχεται η δυνατότητα ηλεκτρονικής πληρωμής, ώστε οι φοιτητές να μπορούν να κάνουν αμέσως την πληρωμή για να επιβεβαιώσουν την εισαγωγή.
Γιατί πρέπει να χρησιμοποιήσετε προηγμένο, πλήρως ολοκληρωμένο λογισμικό εισδοχής μαζί με το σύστημα πληροφοριών για τους φοιτητές σας;
Το SIS, ή Σύστημα Πληροφοριών Φοιτητών, χρησιμοποιείται συνήθως σε εκπαιδευτικούς οργανισμούς για τον εξορθολογισμό τόσο των διοικητικών όσο και των ακαδημαϊκών διαδικασιών. Στόχος του είναι να διαχειρίζεται διάφορες πληροφορίες σχετικά με τους αιτούντες και τους φοιτητές, καθώς και τα άτομα που τους παρέχουν υποστήριξη, όπως καθηγητές, σύμβουλοι και οικονομικοί υπεύθυνοι μεταξύ άλλων. Με ένα προηγμένο σύστημα SIS που διαθέτει ο εκπαιδευτικός σας οργανισμός, σε συνδυασμό με το λογισμικό εισδοχής, μπορείτε να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά διάφορα δεδομένα αιτούντων και φοιτητών.
Πώς μπορείτε, λοιπόν, να βελτιώσετε τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων με προηγμένη τεχνολογία;
#1 Συλλογή δεδομένων των αιτούντων: και υπάρχουν διάφορες επιλογές. Τα συστήματα που βασίζονται στο cloud διευκολύνουν τη συλλογή πληροφοριών για τους αιτούντες, όπως όνομα, στοιχεία επικοινωνίας, βαθμολογίες εξετάσεων, απολυτήρια λυκείου και πολλά άλλα, επιτρέποντάς σας ακόμη και να ανεβάσετε προσυμπληρωμένες φόρμες από το ίδρυμά σας.
#2 Διεξαγωγή εικονικών συνεντεύξεων: Οι μέρες που οι υποψήφιοι έπρεπε να διασχίσουν οδικώς ή αεροπορικώς τη χώρα για προσωπικές συνεντεύξεις μπορεί να έχουν περάσει, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να περάσουν από συνέντευξη. Η τεχνολογία σας επιτρέπει να διεξάγετε εικονικές συνεντεύξεις με τους υποψηφίους χωρίς να τους συναντήσετε ποτέ προσωπικά- πολλές λύσεις που βασίζονται στο cloud προσφέρουν δυνατότητες τηλεδιάσκεψης, ώστε οι υποψήφιοι να μπορούν να συναντηθούν με πολλά μέλη του προσωπικού σας για την εισαγωγή ταυτόχρονα.
#3 Προσαρμογή των προσπαθειών προβολής: Δεν υπάρχει πια μια ενιαία προσέγγιση για την προσέλκυση στο κολέγιο. Σήμερα, οι φοιτητές έχουν πρόσβαση σε έναν άνευ προηγουμένου όγκο πληροφοριών σχετικά με τις σχολές και τα προγράμματά τους στο διαδίκτυο, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να ξεχωρίζετε αν θέλετε να αυξηθεί ο αριθμός των αιτήσεων σας. Ένας αποτελεσματικός τρόπος για να γίνει αυτό είναι η χρήση εξατομικευμένων μηνυμάτων με βάση τα ενδιαφέροντα και τις ανάγκες κάθε υποψηφίου – κάτι που το προηγμένο λογισμικό καθιστά εφικτό χάρη στην ικανότητά του να αναλύει γρήγορα μεγάλες ποσότητες δεδομένων.
#4 Εύκολη ολοκλήρωση ηλεκτρονικών πληρωμών
Οι διαδικτυακές πύλες πληρωμών προσφέρουν στους αιτούντες τη δυνατότητα να πληρώνουν τα δίδακτρα online και εύκολα ως το τελευταίο μέρος της διαδικασίας υποβολής αίτησης. Σε συνεργασία με το Σύστημα Πληροφοριών Φοιτητών του κολεγίου, η ενσωμάτωση μιας διαδικτυακής πύλης πληρωμών παρέχει μια ενιαία λύση που επιτρέπει στους αιτούντες να ολοκληρώνουν όλες τις απαραίτητες ενέργειες με ασφάλεια στο διαδίκτυο.
Αξιοποιώντας το λογισμικό εισδοχής, μπορείτε να αυξήσετε την παραγωγικότητα, να προσελκύσετε νέο κοινό και να δημιουργήσετε περισσότερα έσοδα για τον οργανισμό σας. Επιπλέον, το λογισμικό εισδοχής επιτρέπει επίσης στο τμήμα υποδοχής να επικεντρωθεί σε αυτό που πραγματικά έχει σημασία – την εύρεση υποψηφίων υψηλής ποιότητας που θα προσθέσουν αξία στη μαθησιακή εμπειρία του κολλεγίου σας.
Συχνές ερωτήσεις
Ένα προηγμένο SIS, σε συνδυασμό με το λογισμικό εισδοχής, επιτρέπει στα εκπαιδευτικά ιδρύματα να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τα δεδομένα των υποψηφίων και των φοιτητών. Εξορθολογίζει τις διοικητικές και ακαδημαϊκές διαδικασίες, παρέχοντας μια ολοκληρωμένη λύση για τη διαχείριση των πληροφοριών και την υποστήριξη των διαφόρων ενδιαφερομένων στο ίδρυμα.
Το λογισμικό εισδοχής που βασίζεται στο υπολογιστικό νέφος επιτρέπει στα κολέγια να συλλέγουν με ασφάλεια τις πληροφορίες των υποψηφίων, να διεξάγουν εικονικές συνεντεύξεις εξ αποστάσεως και να προσαρμόζουν τις προσπάθειες προσέγγισης με βάση τις προτιμήσεις των υποψηφίων. Προσφέρει επεκτασιμότητα, ευελιξία και προσβασιμότητα.
Ναι, το λογισμικό εισαγωγής του Classter προσφέρει απρόσκοπτη ενσωμάτωση με τα υπάρχοντα συστήματα διαχείρισης φοιτητών, εξασφαλίζοντας συμβατότητα και ενισχύοντας τη συνολική αποτελεσματικότητα της διαδικασίας εισαγωγής.
