Schulmanagementsysteme (SMS) werden von Bildungseinrichtungen zur Verwaltung und Integration von akademischen, kommunikativen und finanziellen Prozessen eingesetzt. Es handelt sich um eine End-to-End-Verwaltungssoftware zur Automatisierung der verschiedenen Abläufe einer Einrichtung, von der Lehrplanverwaltung bis zur Rechnungsstellung. Das Hauptziel der Einführung eines Schulverwaltungssystems ist die Entwicklung eines Prozesses, der alle Daten und Aktivitäten auf organisierte und automatisierte Weise verwaltet.
Schulverwaltungssysteme verknüpfen und definieren eine Vielzahl von Prozessen und ermöglichen den Datenfluss zwischen verschiedenen Nutzern und der Schule. Durch das Sammeln und Organisieren von Transaktionsdaten der Schule aus verschiedenen Quellen eliminiert SMS die Datenduplizierung und sorgt für Datenintegrität und wird so zu einer „einzigen Quelle der Wahrheit“ für alle Benutzer.
Was macht SMS für Bildungseinrichtungen notwendig?
Mit einem zuverlässigen SMS können alle Abteilungen einer Einrichtung problemlos auf die Daten der Studenten zugreifen und akademische, administrative und finanzielle Verwaltungsaufgaben durchführen.
Alle Daten lassen sich leicht bearbeiten, und Aufgaben können im Handumdrehen erledigt werden. Personen in verschiedenen Abteilungen können dieselben Informationen einsehen, ohne dass die Gefahr besteht, dass sie ungenau sind.
Eltern können sich ausführlich über den Stundenplan ihres Kindes informieren, akademische Bewertungen abrufen und mit Lehrern kommunizieren.
Schulverwaltungssysteme schließen somit die Kommunikationslücke zwischen Lehrern, Schülern und Eltern, die in vielen Schulen ein zentrales Problem darstellt. Daher hilft ein gutes Schulmanagementsystem den Einrichtungen, die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu verbessern. Dies ist ein Faktor, der für den Erfolg sowohl der Studierenden als auch der Einrichtungen von großer Bedeutung ist.
Infolgedessen betrachten viele Einrichtungen eine SMS-Software als einen der wichtigsten Bestandteile der Organisationsstruktur ihrer Schule. Ein SMS verwaltet mehrere bildungsbezogene Aktivitäten, die für den akademischen Erfolg der Schüler von Bedeutung sind. Aktivitäten wie zum Beispiel:
- Verwaltung des Lehrplans
- Verwaltung der Anwesenheit
- Studiengebühren und Finanzverwaltung
- Verwaltung persönlicher Daten von Studenten
- Eins-zu-eins-Kommunikation zwischen Lehrern-Schülern-Eltern
Während die meisten Schul-SMS über die erforderlichen Funktionen verfügen, um allen Anforderungen einer Einrichtung gerecht zu werden, benötigen viele Kunden noch mehr.
Hier kommen die Integrationen ins Spiel. Integration ist eine Verbindung mit einem Tool oder einer Software, die ergänzende Funktionen zum zentralen Studentenverwaltungssystem bietet.
Warum muss eine SMS integriert werden?
Im Allgemeinen ist ein Studentenverwaltungssystem ein recht umfassendes Instrument. Warum brauchen wir also bestimmte Integrationen? Der eigentliche Zweck einer Studentenverwaltungssoftware besteht darin, ein robustes und zuverlässiges Werkzeug zu sein, das alle Funktionen abdeckt, die eine Bildungseinrichtung benötigt.
Um die Frage zu beantworten, warum eine SMS-Integration notwendig ist, muss man wissen, dass Institutionen nicht alleine funktionieren. Sie müssen oft mit Interessengruppen interagieren, die nicht zu diesem Bereich gehören. Sie verwenden möglicherweise Software und Hardware, die nicht unbedingt für Bildungseinrichtungen entwickelt wurde. Diese Faktoren und die Tatsache, dass spezielle Bildungstechnologien immer noch ein neuer Trend sind, wirken sich auf ihre Fähigkeiten aus. Mit Integrationen überbrücken Bildungseinrichtungen die Lücke zwischen ihrer Studentenverwaltungssoftware und den von den Beteiligten bereits verwendeten Tools oder Plattformen.
Welche Arten von Integrationen sind in Schulverwaltungssystemen möglich?
Es gibt verschiedene Integrationen, die zu Ihrer SMS passen und die Bildungserfahrung verbessern können. Integrationen tragen dazu bei, die Funktionalität eines Schulverwaltungssystems maximal zu erweitern, indem alles Mögliche integriert wird. Doch die Vielzahl der möglichen Integrationen könnte für manche Nutzer von Schulverwaltungssystemen überwältigend sein. Wo wäre also der richtige Ort, um anzufangen?
Im Folgenden finden Sie die 6 wichtigsten Integrationen, die jedes Schulverwaltungssystem haben muss:
Ein Schulverwaltungssystem sollte vollständig mit Office 365 integriert sein. Wenn Sie Office 365 aktivieren, können sich die Benutzer mit dem sicheren und zuverlässigen Microsoft-Authentifizierungsdienst von Office 365 anmelden. Mit diesem Single-Sign-On-Mechanismus können Endbenutzer über das Portal auf jede Office 365-Anwendung zugreifen, ohne dass mehrere Anmeldungen erforderlich sind. Mit dieser Funktion kann die Software automatisch Postfächer erstellen, Office 365-Lizenzen zuweisen und Sicherheitsgruppen erstellen.
Moodle LMS ist das weltweit führende Open-Source LMS. Mit Millionen von Installationen auf der ganzen Welt auf allen akademischen Ebenen und in verschiedenen Bildungssystemen ist Moodle ein bedeutendes Werkzeug, das auch in jedes Schulverwaltungssystem integriert werden sollte. Durch diese Integration können Pädagogen auf vorhandenes Online-Material und Lehrpläne zugreifen, ohne dass all diese Daten auf das SMS migriert werden müssen.
Schulverwaltungssysteme können mit den von Ihnen bevorzugten E-Mail-Anbietern integriert werden und E-Mail-Benachrichtigungen für eine Vielzahl von Interessengruppen – wie Eltern und Schüler – einrichten. Die Integration ermöglicht es dem Administrator, E-Mails an ausgewählte Interessengruppen zu senden. Sie können auch wichtige Mitarbeiter in die Lage versetzen, dasselbe über die Integration der Schulsoftware selbst zu tun. Schließlich lassen sich für bestimmte Ereignisse im akademischen Kalender automatische E-Mails für bestimmte Empfängergruppen einrichten (z. B. E-Mail-Benachrichtigung für die Bekanntgabe des Raums, in dem eine Prüfung stattfinden wird).
Im Allgemeinen ist WordPress das beliebteste Content Management System auf dem Markt. Sie kann so komplex oder so einfach sein, wie Sie es wünschen. Wenn Sie WordPress mit Ihrem Schulverwaltungssystem kombinieren, können Sie Ihre WordPress-Website nutzen, verbessern und überwachen, ohne dass Sie zusätzliche Entwicklungsstunden zu den Gemeinkosten leisten müssen. WordPress ist kostenlos und somit für jede Einrichtung auf der ganzen Welt zugänglich. Außerdem enthält es mehrere Plugins, die für Ihre Datenverwaltung äußerst nützlich sein können. Am wichtigsten ist jedoch, dass die meisten Schulen ihre Website auf WordPress aufgebaut haben, was eine WordPress-Integration für erfolgreiche Bemühungen fast zwingend erforderlich macht.
Die Google Suite-Integration hilft der Software, sich mit der Google-Suite von Cloud-Produkten zu verbinden und implementiert das Single Sign-on. Mit AdWords, G Suite und Google Cloud ist Google ein fester Bestandteil der Arbeitsweise und des Wachstums moderner Unternehmen, einschließlich Bildungseinrichtungen. Mit dieser Integration können Sie Google Mail, Google Calendar und Google Sheets for Analytics problemlos synchronisieren. Sie können auch Lebensläufe aus Drive in Hire hochladen und Bewerber aus Lebenslaufdateien erstellen, die Sie in Drive speichern, oder sogar Bewerber über Hangouts anrufen. Eine weitere Fähigkeit dieser Integration ist, dass Sie Ihren Google-Kalender mit Ihren SMS synchronisieren können.
- Barcode/RFID-Scannen
Eine der nützlichsten Integrationen in das Schulverwaltungssystem ist die RFID/Barcode-Integration. Aber was ist RFID? RFID steht für Radiofrequenz-Identifikation. Ein Schulverwaltungssystem kann mit RFID-Lesegeräten integriert werden, um automatisch Informationen zu übermitteln, wenn der Ausweis benutzt wird. Ein Beispiel für die Art von Informationen, die auf diese Weise integriert werden, wäre etwas so Einfaches wie die Eintritts- und Austrittszeiten von Schülern. Durch die Integration von Barcodes in das Bibliotheksmodul Ihres Schulverwaltungssystems wird außerdem sichergestellt, dass die von Schülern und Lehrern ausgeliehenen Bibliotheksbücher und -materialien mit Barcodes erfasst werden.
Nachbereitung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Einrichtungen heute fortschrittliche Systeme benötigen, die sie bei der Erreichung höherer Lernziele unterstützen. Schülerverwaltungssysteme sind ein wirksames Instrument, das zusammen mit seinen unglaublich nützlichen Integrationen in jeder Schule vorhanden sein muss. Diese hochmodernen Werkzeuge helfen den Einrichtungen, sich weiterzuentwickeln, ihren Kurs auf dem Weg der Bildung zu gestalten und beizubehalten.
Mit einem fortschrittlichen Schulverwaltungssystem ist es einfacher, die Funktionen zu aktualisieren und Bildungseinrichtungen das Beste der letzten Technologie zu bieten und sie in einer wettbewerbsorientierten und komplexen Welt auf den neuesten Stand zu bringen.
FAQ’s
Zu den wesentlichen Integrationen für ein SMS gehören Office 365, Moodle LMS, E-Mail-Dienstleister, WordPress, Google Suite und Barcode/RFID-Scansysteme, die jeweils einzigartige Funktionen zur Verbesserung der Abläufe bieten.
Classter zeichnet sich dadurch aus, dass es eine nahtlose Integration seiner SMS mit einer Vielzahl von wichtigen Tools wie Office 365, Moodle LMS, E-Mail-Anbietern, WordPress, Google Suite und Barcode/RFID-Scansystemen bietet und damit eine umfassende Lösung für Bildungseinrichtungen darstellt.
Classter bietet umfassenden technischen Support für Integrationsimplementierungen, einschließlich Unterstützung bei der Einrichtung, Fehlerbehebung und laufenden Wartung, um einen reibungslosen Betrieb und die Zufriedenheit der Benutzer zu gewährleisten.
