Die manuelle Verwaltung des gesamten Zulassungsverfahrens kann viel Kopfzerbrechen bereiten, aber wie Sie vielleicht wissen, sind Zulassungen die Lebensader jeder Bildungseinrichtung. Heutzutage geben viele Bildungseinrichtungen die traditionelle Datenverarbeitung auf und ersetzen sie durch Online-Zulassungssoftware. Die Technologie hat jeden Aspekt des Bildungswesens durchdrungen, und die Zulassungsstellen bilden da keine Ausnahme. Das Zulassungsverfahren ist nicht mehr so einfach, wie es einmal war, sondern hat sich zu einem sehr komplizierten Verfahren entwickelt, das mehrere Aufgaben, eine beträchtliche Anzahl von Datenverarbeitungen und einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand mit sich bringt. Das Geheimnis einer reibungslosen und effektiven Immatrikulation zu Beginn eines jeden Studienjahres liegt jedoch in den Merkmalen, die alle Zulassungssysteme bieten sollten. In diesem Beitrag gehen wir auf 12 Funktionen ein, die das Zulassungsverfahren von Anfang bis Ende erleichtern.
Die Bedeutung von Zulassungssoftware
Zunächst einmal verringern Softwarelösungen für die Zulassung die Verwendung von Papier und die umfangreiche Organisation, die für die Verwalter erforderlich ist, erheblich. Sie füllt Lücken, die bei den traditionellen manuellen Methoden entstanden wären. Zulassungsplattformen sind zuverlässige Systeme in Bezug auf Sicherheit, Genauigkeit, Speicherung und Zahlungen und unterstützen sowohl die Verwaltungen als auch die Studierenden.
Die Online-Zulassung bietet Ihnen einen systematischen Ablauf und einen vereinfachten Prozess, während sie gleichzeitig jedem Studenten einen einzigartigen und maßgeschneiderten Ansatz bietet, der sich auf seine Präferenzen konzentriert. Es erleichtert den Zulassungsbeauftragten das Leben, indem es die Fortschritte jedes Studieninteressenten verfolgt, grundlegende Verfahren automatisiert und nützliche Erkenntnisse über die Zulassung generiert, die jederzeit zugänglich sind.
Andererseits nutzen die Einrichtungen jede Gelegenheit, um Studierende für einen ersten Besuch auf ihrem Campus zu gewinnen. Mit dem Aufkommen der Technologie können die Bewerber jedoch das Internet nutzen, um nach Einrichtungen zu suchen, die ihren Bedürfnissen entsprechen. In diesen Fällen ist die Software für die Schulzulassung eine der effektivsten Methoden, um potenzielle Studenten aus aller Welt anzuziehen.
1. Studiengebühren Berechnung und Einzug der Gebühren
Der letzte Schritt zum Ausfüllen eines Anmeldeformulars ist bekanntlich die Berechnung und Zahlung der Studiengebühren. In der Vergangenheit musste der Studienbewerber persönlich in der Zulassungsstelle erscheinen, um die oben genannten Schritte durchzuführen. Während des Anmeldeverfahrens über die Online-Zulassungsplattform kann der Student jedoch problemlos das Bildungsprogramm seiner Wahl sowie zusätzliche Dienstleistungen wie Transport, Bibliothek usw. auswählen. Da das System vorkonfiguriert ist, werden die Preise für jeden Kurs und jede Dienstleistung aktualisiert und können automatisch berechnet werden, bevor dem Studenten die endgültigen Kosten angezeigt werden.
2. Automatisierte E-Mail-Workflows
Zulassungsprozesse an Bildungseinrichtungen eignen sich ideal für die Einführung automatisierter Workflows, da sie Studieninteressierte zum beabsichtigten Ziel, nämlich der Bewerbung an Ihrer Einrichtung, führen können. Sobald die potenziellen Kunden Interesse zeigen, erhalten sie relevante E-Mails, die ihnen die Möglichkeit bieten, Ihre Einrichtung besser kennen zu lernen und langsam eine Verbindung aufzubauen. Die Workflows unterstützen auch die Schulverwaltung, indem sie ihr alle Informationen darüber liefern, wie die Bewerber reagieren oder, falls sie sich beworben haben, in welchem Stadium sich ihre Bewerbungen befinden, ob sie gültig sind oder nicht und welche noch ausstehen, was zu einer erheblichen Zeit- und Komplexitätsreduzierung führt.
3. Anpassungsfähigkeit
In vielen Fällen wird in den verschiedenen Bildungseinrichtungen eine unterschiedliche Terminologie verwendet, z. B. je nach Niveau, Kultur usw. Das ist der Hauptgrund, warum eine integrierte Zulassungssoftware eine individuelle Anpassung ermöglichen sollte. Das bedeutet, dass die Administratoren in der Lage sein werden, die Registrierungsformulare vollständig zu ändern, um sicherzustellen, dass nur relevante Informationen von den Antragstellern verlangt werden.
4. Benutzer- und mobilfreundliche Schnittstelle
Die Jugendlichen von heute sind Digital Natives und mit der Technologie bestens vertraut. Die Wahrheit ist, dass sie viel Zeit auf ihren Mobiltelefonen verbringen, entweder auf der Suche nach Informationen oder einfach beim Surfen im Internet. Deshalb ist es äußerst wichtig, den Bewerbern eine Website zur Verfügung zu stellen, die leicht zu navigieren und benutzerfreundlich ist und auch auf mobilen Geräten funktioniert. Eine Zulassungssoftware bietet den Bewerbern einen vollständig geführten Weg durch den Prozess, den sie befolgen müssen, um ihre Bewerbung einfach von ihrem mobilen Gerät aus abzuschließen. Sie haben auch die Möglichkeit, Informationen zur Anmeldung zu finden oder Fragen direkt bei der Navigation durch die App zu klären.
5. Zulassungsportal
Einer der größten Vorteile der Zulassungssoftware sind personalisierte Portale für die Studienbewerber. Die Bewerber können sich im Zulassungsportal mit ihren Daten anmelden, wodurch automatisch ein Konto erstellt wird, und dann können sie mit dem Anmeldeverfahren fortfahren. Von den Portalen profitieren sowohl die Studierenden als auch die Zulassungsbeauftragten. Erstens können die Studierenden auf ihr Profil zugreifen und sich jederzeit über den aktuellen Stand ihrer Bewerbung informieren sowie jede Art von Datei oder Dokument hochladen, die erforderlich sein könnte. Zweitens können Administratoren den Fortschritt und das Stadium jedes Antrags leicht verfolgen und verwalten und gleichzeitig statistische Einblicke erhalten – alles über ein einziges Dashboard.
6. In-App-Nachrichten
Zulassungsplattformen enthalten häufig eine In-App-Messaging-Funktion, die es den Bewerbern ermöglicht, durch kontextbezogene und zeitnahe Nachrichten über die App noch stärker mit dem Institut in Kontakt zu treten. Er soll den Bewerber in den verschiedenen Phasen des Zulassungsverfahrens unterstützen und leiten. Über In-App-Nachrichten erhalten die Schüler genauere Anweisungen zur Durchführung des Verfahrens, indem sie ihre Fragen stellen können. Studierende können sofort über Aktualisierungen und Ankündigungen benachrichtigt werden und sogar wichtige Rückmeldungen über ihre Zulassungserfahrungen mitteilen.
7. Zugangsprüfungen
Die meisten Bildungseinrichtungen streben ein ausgeklügeltes Prüfungssystem an, das sich mit einer Zulassungssoftware leicht verwalten lässt. Bewerber, die ihre Bewerbung eingereicht und die Zulassungskriterien erfüllt haben, können zur nächsten und letzten Phase der Zulassung, der Aufnahmeprüfung, übergehen. Die Institute können ein fortgeschrittenes Prüfungssystem einführen, das es den Zulassungsbeauftragten ermöglicht, Studierende auf der Grundlage bestimmter akademischer Qualifikationen auszuwählen.
8. Mehrere Anwendungen
Ein gewisser Prozentsatz der Studieninteressierten ist wahrscheinlich an mehr als einem Bildungsprogramm interessiert. Mit einer Zulassungssoftware lassen sich solche Wünsche einfach und mühelos erfüllen. Der Anmeldeprozess bleibt derselbe, außer dass der Kandidat, wenn er den Auswahlpunkt erreicht, das zusätzliche Bildungsprogramm seiner Wahl mit nur einem Klick auswählen muss. Außerdem können sie über ihr personalisiertes Portal die Programme bequem nach ihren Präferenzen priorisieren, und obwohl es viele Bewerbungen geben kann, behält jede Bewerbung für ein Programm ihre eigenen Spezifikationen, wie z. B. finanzielle Aspekte, sowie die erforderliche Zustimmung.
9. Verwaltung der Eingänge
Je nach der Struktur des Instituts kann eine Zulassungssoftware mehrere Zulassungsvorgänge unterstützen. Außerdem können Sie eine geschlossene Aufnahme nicht neu erstellen, sondern für jedes akademische Jahr wieder öffnen, während die Plattform die historischen Daten über die Anzahl der Bewerbungen der vergangenen Jahre speichert.
10. Benachrichtigungen
Kein Studienbewerber wird über den Stand seiner Bewerbung im Unklaren gelassen, und gleichzeitig müssen die Zulassungsbeauftragten keine zusätzliche Zeit für die Bearbeitung von Bewerbungen aufwenden, die noch nicht abgeschlossen sind. Die Plattform benachrichtigt die Bewerber automatisch, wenn Probleme mit ihren Bewerbungen auftreten, Dateien fehlen oder Fristen ablaufen.
11. Anordnung der Interviews
Nach Ablauf der Bewerbungsfrist beginnt die Bewertungsphase. Die Plattformen für das Zulassungsmanagement unterstützen Sie nicht nur bei der sorgfältigen Bewertung der einzelnen Bewerbungen, sondern ermöglichen es Ihnen auch, ein Gespräch mit jedem potenziellen Studenten zu vereinbaren. Die ausgewählten Bewerber müssen nicht in die Einrichtung kommen, da das Gespräch online über die Plattform mit der entsprechenden Integration (z. B. MS Teams, Zoom) geführt werden kann. Alle Informationen werden direkt an den Kandidaten über maßgeschneiderte E-Mails, SMS oder andere Mittel gesendet.
12. Finanzielle Aufzeichnungen
Die Erstellung eines Finanzbogens für alle Registrierungen kann eine zeitraubende und anspruchsvolle Aufgabe sein. Sie verlangt von den Instituten, dass sie überfällige Zahlungen, Nettoabhebungen, eingezogene Gesamtgebühren, Rechnungen und mehr ausweisen. Bei einer großen Anzahl von Studenten an einer kleinen Einrichtung ist dies äußerst schwierig zu berechnen und lässt Raum für Fehler. Eine Zulassungssoftware rationalisiert den gesamten Prozess, indem sie automatisch eine Erklärung erstellt, die alle erforderlichen Informationen enthält.
Einpacken
Die anstrengende Zulassungssaison gehört der Vergangenheit an, da Online-Zulassungen die neue Norm für Bildungseinrichtungen sein werden. Die rechtzeitige Gewinnung potenzieller Kunden ist im Zuge der digitalen Entwicklung der Bildungsbranche kein aktives Hindernis mehr. Zulassungssoftware ist ein wichtiges und wertvolles Instrument, das den gesamten Schulverwaltungsprozess rationalisiert und den Verwaltern hilft, Zeit und Kosten zu sparen. Wir haben die wichtigsten Merkmale hervorgehoben, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie das für Sie am besten geeignete Modell auswählen.
FAQ’s
Ja, Zulassungssoftware kann E-Mail-Workflows automatisieren, so dass in jeder Phase des Zulassungsverfahrens relevante Informationen an Studieninteressierte gesendet werden. Dies spart den Verwaltern Zeit und hält die Bewerber auf dem Laufenden.
Über In-App-Nachrichten können Bewerber mit der Einrichtung in Kontakt treten, Anweisungen erhalten und über Aktualisierungen und Ankündigungen informiert werden, was die Kommunikation während des gesamten Zulassungsverfahrens erleichtert.
Die Online-Zulassungssoftware richtet sich an Bewerber, die sich für mehr als einen Bildungsgang interessieren, und ermöglicht es ihnen, sich einfach zu bewerben und ihre Präferenzen über personalisierte Portale zu priorisieren.
