Die Entscheidung, ob ein neues Studenteninformationssystem gekauft oder gebaut werden soll, ist eine komplexe Entscheidung. Als CIO oder Leiter einer Bildungseinrichtung fragen Sie sich vielleicht, ob es sinnvoll ist, ein neues Schülerinformationssystem von Grund auf zu entwickeln. Welche potenziellen Probleme können auftreten, und welche möglichen Risiken müssen vor einer solchen Entscheidung abgewogen werden? Einige Bildungseinrichtungen entscheiden sich dafür, ihr eigenes SIS zu entwickeln, was zu unsicheren Ergebnissen und übermäßigen Budgetüberschreitungen führen kann. Wenn Ihr Vorstand jedoch der Meinung ist, dass es das Risiko wert ist, sollten Sie die tatsächlichen Kosten und den Zeitaufwand für den Aufbau eines neuen und komplexen Managementinformationssystems in Betracht ziehen.
Beginnen wir mit dem einfachsten, aber wichtigsten Faktor: der Dauer.
Die Entwicklung eines Management-Informationssystems von Grund auf besteht aus mehreren Phasen, deren Umsetzung wiederum eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt. In jedem Fall kann die Implementierungszeit variieren, da sie von den individuellen Bedürfnissen und natürlich von der Komplexität abhängt. Dennoch ist die Entwicklung von Software in jeder Situation wie der Bau eines Hauses. Alle erforderlichen Schritte sind ähnlich, angefangen bei der Ermittlung der Anforderungen und dem Entwurf über die Planung, Architektur und Entwicklung bis hin zum Testen. In Anbetracht dessen kann die Gesamtdauer eines Softwareentwicklungszyklus (SDLC ) im Durchschnitt 4-9 Monate betragen.
Phase 1: Entwurf und Systemspezifikation
Wie bereits erwähnt, ist der erste Schritt bei einer kundenspezifischen Entwicklung der Entwurf des Produkts. Dies kann 2 bis 4 Wochen dauern. In dieser Zeit konzentrieren sich die Entwickler darauf, ein einzigartiges und maßgeschneidertes Produkt für Ihre Bedürfnisse zu erstellen. Wie bei einem Bauprojekt müssen Sie einen klaren technischen Plan haben, bevor Sie beginnen, um sicherzustellen, dass er den Anforderungen des Produkts entspricht. Den Entwicklern muss eine klare Vision gegeben werden, damit sie wissen, was sie entwickeln müssen und wie sie es entwickeln können.
Phase 2: Architektur und Entwicklung
Dies ist die längste Phase der Entwicklung und kann bis zu 3-8 Monate dauern. Am Anfang steht die Planung, die alle notwendigen Aufgaben und Ressourcen einbezieht und prüft, welche Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können und welche nicht. Danach braucht das System einen Rahmen oder eine Struktur, auf der es aufgebaut werden kann. Um das Projekt in Angriff zu nehmen und auf den Weg zu bringen, wird ein Team mit spezifischen Aufgaben benötigt. Konkret brauchen Sie Softwareentwickler, die den Code schreiben, technische Architekten, die den Rahmen entwerfen, und Designer, die bei der Benutzeroberfläche (UI) und/oder der Benutzererfahrung (UX) helfen.
Phase 3: Qualitätssicherung und Einhaltung der Vorschriften
Dies ist die letzte Phase der kundenspezifischen Softwareentwicklung und dauert normalerweise 3-6 Wochen. Dabei wird das Endprodukt anhand von Normen für Benutzerfreundlichkeit und Kodierung getestet und verglichen. Während dieses Zeitraums sollte das System zumindest einer Überprüfung der Codierung, End-to-End-Tests und Benutzerakzeptanztests (UAT) unterzogen werden. Zusätzliche Tests der Ladezeiten und der Leistung bei hohem Verkehrsaufkommen sollten ebenso durchgeführt werden wie Tests zur Integration Ihrer Software mit anderen Systemenvon Drittanbietern.
Nach alledem stellt sich noch eine Frage: Lohnt es sich zu warten?
Selbst wenn Sie Ihr eigenes SIS bauen und es bereits in Betrieb ist, dauert es etwa doppelt so lange, bis das System voll funktionsfähig ist. Auf dem Weg dorthin können viele Unzulänglichkeiten und/oder Fehler auftreten, deren Behebung ebenfalls Zeit erfordert. Auch während des Aufbaus des Management-Informationssystems werden sich viele der Anforderungen weiterentwickelt haben oder neue Technologien auftauchen, was bedeutet, dass weitere Änderungen vorgenommen werden müssen.
Die Wahrheit ist, dass die Einführung einer fertigen SIS-Lösung die Zeit für die Implementierung in Ihrer Einrichtung erheblich verkürzen kann. Genauer gesagt, die Zeit für die Implementierung und Inbetriebnahme der Software wurde von 4-9 Monaten auf 2-3 Wochen verkürzt, was einer Zeitersparnis von mehr als 90% entspricht. Dieser Zeitraum wird benötigt, um mit dem von Ihnen gewählten Produktteam in Kontakt zu treten, um Ihre individuellen Bedürfnisse zu ermitteln und im nächsten Schritt mit der Konfiguration und Integration Ihrer Daten in das System zu beginnen. Gehen Sie davon aus, dass Sie als Endprodukt ein komplettes, vollständig konfiguriertes und einsatzbereites SIS erhalten werden.
Kommen wir nun zum nächsten wichtigen Faktor, den Sie in Betracht ziehen sollten: die Komplexität.
Wir wissen bereits, dass der Aufbau eines Verwaltungssystems von Grund auf ein komplexer Prozess ist, der viel Organisation und Geduld erfordert. Die gleiche Komplexität (vielleicht sogar noch mehr) besteht bei der Verwaltung einer Schule, insbesondere im Hochschulbereich und in großen Organisationen im Allgemeinen. Wenn wir also bedenken, wie viele Informationen zu jedem Studenten gehören und wie viele Studenten aktiv sind oder wie viele sich im Zulassungsverfahren befinden, haben wir bereits das Gefühl, am Anfang eines Labyrinths zu stehen.
Ein Teil der Komplexität ergibt sich daraus, dass eine Vielzahl von Betreibern im System registriert und ständig aktualisiert werden muss:
1. Mehrere Stakeholder
Lehrer, Mitarbeiter, Schüler, Eltern, Vorstandsmitglieder usw.
2. Vielfältige institutionelle Strukturen
Klassenstufen, Abteilungen, Leichtathletik, Kunst, Vereine usw.
3. Zustellung der Dienstleistung
Verwalter, Lehrer, Personal usw.
Ein Schülerinformationssystem (SIS) muss in der Lage sein, eine große Menge an Informationen zu verwalten, die aus verschiedenen Quellen stammen. Sie muss wichtige Prozesse automatisieren, Verwaltung und IT-Manager entlasten und natürlich das Lernen verbessern.
Vergessen Sie nicht, dass Ihr SIS Sie auch in folgenden Bereichen unterstützen sollte
Jeder Schüler muss über einen eigenen persönlichen Datensatz verfügen, der alle demografischen Daten sowie akademische Informationen (aktuelle Kurse, Noten, Verhalten, Finanzen usw.) enthält. Die Studierenden sollten auch die Möglichkeit haben, sich in Fächer einzuschreiben, ihre Aufgaben zu koordinieren und einen Überblick über ihre akademischen Fortschritte zu erhalten.
Die Lehrkräfte wiederum sollten in der Lage sein, ihre Klassen mit Leichtigkeit zu führen. Sie müssen bei Bedarf häufig und direkt mit ihren Schülern und deren Eltern kommunizieren. Darüber hinaus sind die Erstellung von Stundenplänen und Beurteilungen, die Bewertung, die Übersicht über den Lernfortschritt der Schüler, Arbeitsabläufe und vieles mehr grundlegende Funktionen, die den Lehrkräften zur Verfügung gestellt werden sollten.
Die Zulassungsverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil jedes Studenteninformationssystems. SIS sind dafür bekannt, dass sie den gesamten Registrierungsprozess von Anfang bis Ende verbessern und ihn sowohl für die Einrichtung als auch für die Bewerber erleichtern. Die Bewerber müssen die Möglichkeit haben, sich mit allen erforderlichen Unterlagen über das System zu bewerben, und die Zulassungsbeauftragten sollten jederzeit Zugang zu jeder Bewerbung haben.
Eine wesentliche Funktion, die Ihr System bieten muss, ist die Finanzverwaltung. Das bedeutet Funktionen für die Verfolgung von Ausgaben, Budgetierung, Erstellung von Rechnungen und Zahlungen. Die Entwicklung eines SIS von Grund auf kann für die Entwickler schwierig sein, da nur wenige über Fachwissen im Finanzbereich verfügen. Um glaubwürdige Ergebnisse zu erzielen, brauchen Sie also einen Finanzexperten in Ihrem Team.
Und das Labyrinth der Komplexität hört hier noch nicht auf
Eine hohe Komplexität liegt vor, wenn ein Projekt mehr als 30 Bildschirme enthält, Benutzerportale und Benutzeranwendungen umfasst, mehrere Betriebssysteme (Web, Android, iOS) unterstützt, eine Datenmigration von älteren Systemen beinhaltet und mit mehreren Systemen und Plattformen integriert ist: CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), Zahlungs-Gateways, MS Teams usw.) und hat komplexe Berichtsanforderungen. Klingt nach dem, was ein SIS beinhaltet, oder?
Nicht zuletzt sollten Sie auch die Gesamtkosten und die Auswirkungen auf die Rentabilität Ihrer Investition berücksichtigen.
Die Kosten für die Erstellung von Software sind von Fall zu Fall unterschiedlich. Untersuchungen haben gezeigt, dass die durchschnittlichen Kosten für kundenspezifische Software zwischen $50.000 und $250.000 liegen. In unserem Fall hängen die endgültigen Kosten von mehreren Faktoren ab, die im Folgenden erläutert werden.
Um mit dem Projekt zu beginnen, müssen Sie zunächst, wie bereits erwähnt, ein Team von Personen suchen und einstellen, das aus folgenden Personen besteht:
- Ein technischer Architekt
- Ein Team von Entwicklern
- UI/UX-Designer
- Ein Experte für Benutzerfreundlichkeit
- Ein Technischer Redakteur
- Ein Projektleiter
- Ein QA-Ingenieur
Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wo die Preisspanne liegt, werfen wir einen kurzen Blick auf die genauen Faktoren und wie sie die Endkosten bestimmen.
Größe der Software
Je größer der Umfang, desto mehr Arbeit muss geleistet werden. Sie können die Größe anhand der Anzahl der Bildschirme, die Ihr System hat oder benötigt, schnell berechnen; groß ist alles, was mehr als 40 hat.
Komplexität
Wie in der Softwarebranche bedeutet eine kompliziertere Geschäftslogik mehr Codierung und Tests.
Integrationen vonDrittanbietern
Die Integration mit anderen Systemen kann riskant sein, da es viele unbekannte Faktoren gibt. Aktualisierungen der entsprechenden Lösungen von Drittanbietern können zu Fehlern führen und die Entwicklungskosten in die Höhe treiben.
Migration bestehender Daten
Um Ihre bestehenden Daten zu übertragen, müssen Sie sie aus Ihrem alten System entfernen und in Ihr neues System migrieren. Die Zeit, die für die Festlegung von Übersetzungsregeln, die Erstellung von Skripten und die Durchführung einer Reihe von Tests aufgewendet wird, verursacht zusätzliche Kosten für das Projekt.
Ein All-in-One-Schülerinformationssystem
Wenn Sie eine SIS-Lösung wie Classter kaufen , ersparen Sie sich den Aufwand, sie selbst zu erstellen. Hinter einem vorgefertigten Softwaresystem steht ein Team mit jahrelanger Erfahrung und Fachwissen in diesem Bereich. Das endgültig installierte System bietet eine voll funktionsfähige Plattform, die in der Vergangenheit erfolgreich in Bildungseinrichtungen getestet und implementiert wurde. Denken Sie auch daran, dass Ihnen ein technisches Supportteam zur Seite steht, das Sie während der Konfiguration und Installation des Systems begleitet und Ihnen bei Fragen oder Schwierigkeiten bei der Nutzung der Plattform zur Seite steht.
Während der Umsetzung übernimmt das von Ihnen gewählte Produktteam die gesamte Arbeit für Sie. Bedeutet: Übertragung aller Daten, Erstellung von Abläufen, Status, Portalen, Schülern, Stundenplänen und allem, was sonst noch benötigt wird, um ein möglichst vollständiges Schülerinformationssystem zu erhalten, das Ihren Anforderungen entspricht. Und wir haben gesagt, dass es nur 2 bis 3 Wochen dauert, bis Ihr SIS einsatzbereit ist, also zögern Sie nicht, damit zu beginnen.
Wir haben Ihnen eine Menge Denkanstöße gegeben, aber die Antwort auf die Frage, ob es sich lohnt, ein neues Studenteninformationssystem aufzubauen, liegt bei Ihnen.
FAQ’s
Die Entscheidung hängt von Faktoren wie Zeit, Budget und institutionellem Bedarf ab. Ein von Grund auf neu erstelltes SIS bietet zwar Anpassungsmöglichkeiten, ist aber mit einer längeren Entwicklungszeit und höheren Kosten verbunden, während der Kauf eines vorgefertigten SIS wie Classter gebrauchsfertige Lösungen mit schneller Implementierung bietet.
Der Aufbau eines benutzerdefinierten SIS dauert in der Regel 4-9 Monate und umfasst Phasen wie Design, Entwicklung und Tests. Fertige Lösungen können jedoch in nur 2 bis 3 Wochen implementiert werden, was die Zeit bis zur Einführung erheblich verkürzt.
Die Entscheidung für eine vorgefertigte SIS-Lösung wie Classter bietet eine schnellere Implementierung, geringere Entwicklungskosten, laufenden Support und eine nachweisliche Erfolgsbilanz erfolgreicher Implementierungen in Bildungseinrichtungen weltweit.
