Wenn Sie sich für den Einsatz eines Schülerinformationssystems (SIS) in Ihrer Organisation entscheiden, kann sich dies als eine ziemlich schwierige Aufgabe erweisen. Es gibt eine Vielzahl von Aspekten, die zu berücksichtigen sind, und es ist gut möglich, dass Sie viel Zeit und Mühe aufwenden müssen, um herauszufinden, was für Sie am besten geeignet ist. Die Investition in ein gut durchdachtes Studenteninformationssystem kann jedoch beeindruckende Ergebnisse erzielen, damit Ihre Organisation reibungsloser als je zuvor läuft.
Wenn Sie über die Installation eines SIS nachdenken, stellen Sie sich zunächst die Frage, woher Sie wissen, dass Sie die richtige Lösung gewählt haben. In diesem Beitrag geben wir Ihnen Antworten auf die 10 häufigsten Fragen, die bei der Suche nach einem SIS gestellt werden, und analysieren einige wichtige Funktionalitäten, die das richtige Schülerinformationssystem bieten sollte.
Beschleunigt es die tägliche Arbeit Ihrer Nutzer?
Mit dem richtigen SIS können die alltäglichen Abläufe für alle Nutzer beschleunigt werden. Die Mitarbeiter der Verwaltung werden in der Lage sein, Anträge, Zahlungen und andere wichtige Vorgänge umfassend und reibungslos zu verwalten. Lehrkräfte können schnell und einfach Klassen, Aufgaben und Prüfungen erstellen und gleichzeitig die Fortschritte ihrer Schüler überwachen. Schließlich haben die Studierenden jederzeit Zugang zu ihren Aufgaben, Fächern und Abwesenheiten und können so den Ablauf des akademischen Jahres verfolgen.
Ist sie wirklich Cloud-basiert?
Die Cloud-Architektur kann Ihnen dabei helfen, ein großartiges Benutzererlebnis zu schaffen und gleichzeitig auf alle institutionellen Anforderungen vorbereitet zu sein, die in Zukunft auftreten könnten. Außerdem entfallen durch die Cloud-basierte IT-Infrastruktur die Kosten und der Stress, die mit der Wartung einer lokalen Lösung verbunden sind.
Ist sie für jeden und von überall aus zugänglich?
Eine gute SIS-Plattform sollte mit jedem Gerät kompatibel sein und es den Benutzern leicht machen, zu navigieren und Informationen zu finden, egal ob sie in der Schule oder zu Hause sind. Achten Sie darauf, dass die Schnittstelle der Plattform für jeden leicht zu bedienen ist, unabhängig von seinen persönlichen IT-Kenntnissen.
Wie einfach ist es, Informationen zu finden, zu nutzen und zu durchsuchen?
Der Erfolg Ihrer Bildungseinrichtung hängt in hohem Maße vom einfachen Zugang zu zuverlässigen Daten ab. Ihr SIS sollte Ihrer Organisation und den Distriktadministratoren die Werkzeuge an die Hand geben, die sie benötigen, um dynamische Berichte zu erstellen, die datengesteuerte Entscheidungen unterstützen. Kategorien, Suchfilter und weitere Hilfsmittel sollten den Endnutzern angeboten werden, um Ihre Arbeit noch einfacher und schneller zu machen.
Wie sicher sind Ihre Daten?
Bei Cloud-basierten Systemen kommen umfassende Cybersicherheitsmaßnahmen zum Einsatz, insbesondere bei der Verwaltung sensibler Daten wie Schülerdaten. Bevor Sie ein neues SIS in Ihrer Einrichtung installieren, sollten Sie sich vergewissern, dass es personenbezogene Daten sicher über sichere Netze überträgt und die Informationen mit Hilfe von Passwörtern und der entsprechenden Datenverschlüsselung sicher speichert.
Kann das SIS an Ihre Bedürfnisse angepasst werden?
Wenn Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen, können Sie wichtige Details über Ihre Schüler und Mitarbeiter genauer verfolgen. Individuell angepasste Optionen, wie z. B. Terminologie, bieten mit größerer Wahrscheinlichkeit die von Ihnen benötigte Funktionalität. Darüber hinaus erhalten Sie durch die Erstellung benutzerdefinierter Berichte wertvolle Informationen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Bietet die Lösung einen 24/7-Support?
Ein Schlüsselfaktor bei der Auswahl eines Studenteninformationssystems ist die Verfügbarkeit von technischer Unterstützung. Es ist wahrscheinlich, dass Sie bei den ersten Schritten der Einführung des Systems sowie bei kleineren Anpassungen Unterstützung benötigen. Jedes System hat unterschiedliche Betriebsmodi, und es wird wahrscheinlich einige Zeit dauern, bis Sie sich damit vertraut gemacht haben. Vergewissern Sie sich also, dass Ihnen Schulungen und technische Unterstützung angeboten werden, um Sie auf dem Weg dorthin zu unterstützen.
Sind Integrationen mit anderen Systemen verfügbar?
Sofort einsatzbereite Integrationen helfen Ihrer Einrichtung sowohl in finanzieller als auch in zeitlicher Hinsicht, denn sie ersparen Ihnen Geld und Zeit bei der Einführung mehrerer Systeme. Darüber hinaus sollte ein gut ausgebautes SIS auch die Integration mit anderer Software von Drittanbietern ermöglichen und die entsprechende Konnektivität zwischen ihnen bieten, um einen sicheren Informationsaustausch zu gewährleisten. Dies ist ein weiterer wichtiger Faktor, der Ihre IT-Verantwortlichen von der Überlastung und der Notwendigkeit befreit, inkompatible Software miteinander zu verbinden.
Ist die Zahlungsabwicklung Teil des Systems?
Die Finanzverwaltung ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg Ihrer Einrichtung. Ein SIS sollte Ihnen Werkzeuge zur Verfügung stellen, mit denen Sie die Zahlungen der einzelnen Schüler verfolgen können, ebenso wie Budgetierung, Hauptbücher, Rechnungen und Quittungen. Sie sollten in der Lage sein, Massenrechnungen zu erstellen, Zahlungen online einzuziehen und über alle erforderlichen Berichte zu verfügen, die Ihnen helfen, die Aufschlüsselung der Einnahmen zu verfolgen.
Verbessert es Ihre Zulassungsverfahren?
Zu Beginn eines jeden akademischen Jahres stehen Tausende von Bewerbungen in der Schlange und warten darauf, bewertet zu werden. Ein leichtes und einfaches Zulassungsverfahren wird der Verwaltung die Hände binden. Achten Sie also darauf, dass Ihr Bewerber-SIS den Bewerbern ein schnelles Verfahren bietet, wenn sie sich bei Ihrer Einrichtung bewerben wollen. Die Zulassungsbeauftragten sollten jederzeit Zugriff haben und müssen in der Lage sein, jede Art von Bewerbung einzeln oder in großer Zahl ohne Aufwand zu finden.
Einpacken
Bevor Sie sich für ein Studenteninformationssystem entscheiden, sollten Sie sich gründlich informieren. Es gibt viele Möglichkeiten, und Sie wollen sich nicht auf eine festlegen, die für Sie nicht geeignet ist. Bei der Wahl des besten SIS-Systems für Ihre Bildungseinrichtung sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen, darunter Bedeutung und Vielfalt. Stellen Sie sicher, dass Sie ein SIS auswählen, das alle Funktionen bietet, die Ihren Bedürfnissen und Anforderungen am besten entsprechen.
FAQ’s
Cloud-basierte SIS bieten Zugänglichkeit, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz und gewährleisten einen nahtlosen Zugriff auf Informationen von jedem Ort aus, während gleichzeitig die Notwendigkeit der Wartung und Infrastruktur vor Ort entfällt.
Ein robustes SIS sollte Verschlüsselung, sichere Netzwerke und Passwortschutz nutzen, um Schülerdaten und persönliche Daten zu schützen und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.
Ja, das SIS von Classter lässt sich mit Software von Drittanbietern integrieren, was einen nahtlosen Datenaustausch ermöglicht und die Gesamteffizienz und Produktivität steigert.
