Post-COVID Akademische Veranstaltungsanmeldung und -verwaltung: 4 Tipps

Es steht außer Frage, dass COVID-19 Schulleitungen und Pädagogen dazu veranlasst hat, ihre Herangehensweise an Veranstaltungen und pädagogischen Erfahrungen dramatisch. Wenn ich über die letzten anderthalb Jahre nachdenke, wird deutlich, dass einige Aspekte der Schulerfahrung sich reibungsloser auf das Fernlernen übertragen haben als andere. Zum Beispiel, Schulveranstaltungen sind mit Online-Mitteln schwieriger zu reproduzieren, so dass sich der Ansatz Ihrer Schule in der Post-COVID-Landschaft möglicherweise ändern wird.

Bevor Sie einen Wechsel in der Art und Weise, wie Schulveranstaltungen durchgeführt werden, planen, sollte die Leitung Ihrer Schule sowohl die Vorteile als auch die Bedenken berücksichtigen, die in naher Zukunft in Bezug auf die öffentliche Gesundheit und Versammlungen auftreten werden.

Mit einem Ansatz, der sich an den neuesten Entwicklungen im Bereich der öffentlichen Gesundheit orientiert, an der Frage, wie andere Schulen mit der gleichen Situation umgehen, und an Ressourcen, die bewährte Verfahren für das Veranstaltungsmanagement bereitstellen, kann Ihre Schule erfolgreich mit der Planung für das Kommende beginnen. Um Ihrer Schule den Einstieg zu erleichtern, werden in diesem Artikel vier Tipps für die Anmeldung und Verwaltung von Schulveranstaltungen in der Post-COVID-Ära gegeben:

1. Beachten Sie die wichtigsten Registrierungsanforderungen.
2. Bieten Sie Optionen für eine gemischte Teilnahme an.
3. Informieren Sie sich über die Richtlinien Ihres Veranstaltungsortes und befolgen Sie diese.
4. Legen Sie Ziele für die Veranstaltung fest.

Die meisten Lösungen für die Bewältigung von Problemen im Bereich der öffentlichen Gesundheit beruhen auf Technologie, und das ist auch beim Veranstaltungsmanagement Ihrer Schule nicht anders. Nutzen Sie die Tipps dieses Leitfadens, um Ihre aktuelle Eventmanagement-Software zu bewerten und neue Best Practices zu implementieren, um sie für Ihre kommenden Veranstaltungen besser nutzen zu können. Fangen wir an.

1. Berücksichtigen Sie die wichtigsten Registrierungsanforderungen.

Das Anmeldeverfahren für Ihre Veranstaltung spielt eine Schlüsselrolle für den Erfolg Ihrer Veranstaltung, da es wichtige Informationen über die teilnehmenden Schüler liefert. Während alle Organisationen bestrebt sein sollten, die wichtigsten Informationen aus ihren Anmeldeformularen zu erfassen, müssen Sie bei Ihren Post-COVID-Veranstaltungen besonders sorgfältig darauf achten, dass Sie Anleitungen bereitstellen und Registrierungsanforderungen umsetzen.

• Verwenden Sie bedingte Logik. Die Anmeldeformulare für Ihre Veranstaltung werden wahrscheinlich mehr Fragen als üblich enthalten, was das Ausfüllen der Formulare lang und schwierig machen kann. Glücklicherweise können Sie Ihre Registrierungsformulare kurz halten und dennoch alle benötigten Informationen mit bedingter Logik erfassen. Die bedingte Logik verwendet frühere Antworten, um zu bestimmen, welche Fragen im weiteren Verlauf des Formulars angezeigt werden. Sie könnten die Schüler zum Beispiel fragen, ob sie gesundheitliche Probleme haben, die sie zu einem hohen Risiko für ansteckende Krankheiten machen könnten. Wenn sie „Ja“ wählen, würde Ihr Formular sie zu den Optionen für die virtuelle Teilnahme leiten, während diejenigen, die „Nein“ wählen, Fragen zur persönlichen Teilnahme sehen würden.

• Kerndaten speichern. Die aus Ihren Anmeldeformularen gesammelten Daten können für künftige Veranstaltungen und Bildungserlebnisse verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Möglichkeit haben, die gesammelten Daten langfristig zu speichern und die Formulare dem Schüler zuzuordnen, der sie ausgefüllt hat. Auf diese Weise können Sie den Zeitaufwand für künftige Formulare verringern und entscheiden, welche Fragen Sie erneut stellen müssen. So müssen Sie beispielsweise die Zustimmung der Erziehungsberechtigten für jede einzelne Veranstaltung erneut einholen, während andere Antworten, wie z. B. die bevorzugte Anwesenheitsmethode, möglicherweise von einem Formular auf das nächste übertragen werden können.

• Versenden Sie Umfragen nach der Veranstaltung. Ihr Anmeldeverfahren sollte auch eine Umfrage nach der Veranstaltung umfassen. Diese Umfragen können freiwillig sein, aber je mehr Schüler sie ausfüllen, desto mehr Informationen können Sie über den Gesamterfolg Ihrer Veranstaltung sammeln.

Überlegen Sie außerdem, welche Formulare die Schüler einreichen oder ausfüllen müssen. Sie können zum Beispiel verlangen, dass die Schüler ein Formular ausfüllen Online-Verzichtserklärung und geben Sie die Kontaktdaten für den Notfall an. Stellen Sie sicher, dass Ihr Anmeldeverfahren den Studierenden die Möglichkeit bietet, diese und andere Dokumente einzureichen.

2. Bieten Sie Optionen für eine gemischte Teilnahme an.

Hybride Bildung ist auf absehbare Zeit die neue Normalität, und das gilt wahrscheinlich auch für die Veranstaltungen an Ihrer Schule. Um die Sicherheit Ihrer Schüler zu gewährleisten, ohne dass einige von ihnen von Ihren Veranstaltungen ausgeschlossen werden, sollten Sie die Möglichkeit einer gemischten Teilnahme anbieten.

Hybride Veranstaltungen können komplexer sein als virtuelle oder persönliche Versammlungen, da Ihre Veranstaltungsleiter zwei Gruppen von Studierenden verwalten müssen. Zum Glück gibt es Ressourcen wie Der Bloomerang-Leitfaden für hybride Veranstaltungen bietet Ratschläge für die Durchführung dieser Art von Veranstaltungen:

• Erstellen Sie Aktivitäten sowohl für virtuelle als auch für reale Teilnehmer. Wenn Ihre Veranstaltung eine Aktivität oder ein interaktives Erlebnis für Ihre persönlichen Gäste vorsieht, finden Sie einen Weg, dieses Erlebnis zu replizieren oder ein Äquivalent für Ihre virtuellen Gäste zu finden. Während Ihre Schüler, die persönlich an der Veranstaltung teilnehmen, an praktischen Aktivitäten teilnehmen, können Sie beispielsweise Quizfragen, Umfragen und interaktive Spiele für Ihre Schüler erstellen, die von zu Hause aus teilnehmen.

• Bieten Sie soziale Möglichkeiten. Gesellschaftlich distanziert Die Kommunikation hat sich wahrscheinlich auf die Fähigkeit Ihrer Schule ausgewirkt, Beziehungen zu den Schülern aufzubauen, ebenso wie auf die Beziehungen der Schüler untereinander. Nutzen Sie Ihre Veranstaltungen als Gelegenheit, den Schülern die Möglichkeit zu geben, miteinander und mit Ihrem Veranstaltungspersonal in Kontakt zu treten und dabei gleichzeitig zu lernen und sich mit dem Lehrmaterial zu beschäftigen.

• Pflegen Sie eine gute Kommunikation. Wie bereits erwähnt, Halten Sie Ihr virtuelles Publikum bei der Stange ist ein regelmäßiges Anliegen bei hybriden Veranstaltungen. Stellen Sie sicher, dass ein Mitglied des Veranstaltungsteams den Video- und Text-Chat Ihrer virtuellen Veranstaltungsteilnehmer überwacht, und lassen Sie ihn Ihre virtuellen Gäste einbeziehen, indem er ihre Kommentare und Fragen mit Ihren persönlichen Gästen teilt.
• Erstellen Sie „Drive-by“-Ereignisse. Mit „Drive-by“-Veranstaltungen, an denen die Kinder vom Auto ihrer Eltern aus teilnehmen können, können Sie die Kinder in sicherer sozialer Distanz zueinander halten und ihnen lustige Aktivitäten bieten. Anstelle eines traditionellen Ausflugstages könnten Sie zum Beispiel auf dem Parkplatz Ihrer Schule Ringe werfen und Imbissbuden aufstellen, um ein ähnliches Erlebnis zu schaffen und gleichzeitig die Gesundheit Ihrer Schüler zu schützen.

Wie diese Tipps zeigen, erfordern Ihre hybriden Veranstaltungen möglicherweise mehr Planung als eine rein virtuelle oder persönliche Veranstaltung. Die Arbeit wird sich jedoch lohnen, da die Schüler wertvolle Bildungserfahrungen machen können, ohne sich gezwungen zu fühlen, ihre Sicherheit zu gefährden. Außerdem bieten Sie denjenigen, die aus dem Haus gehen und persönlich an Ihren Veranstaltungen teilnehmen möchten, eine Gelegenheit dazu.

3. Informieren Sie sich über die Richtlinien Ihres Veranstaltungsortes und befolgen Sie diese.

Ihre Schule verfügt über COVID-Sicherheitsrichtlinien, und es ist sehr wahrscheinlich, dass die Veranstaltungsorte, die Sie besuchen möchten, ebenfalls über solche Richtlinien verfügen. Museen, Zoos und andere Einrichtungen, in denen Sie Ihre Veranstaltung durchführen möchten, müssen für die Sicherheit ihrer Mitarbeiter und anderer Gäste sowie für die Sicherheit Ihrer Schüler sorgen.

Setzen Sie sich zu Beginn Ihrer Veranstaltung mit dem Personal Ihres Veranstaltungsortes in Verbindung, um dessen Richtlinien zu erfahren. Verteilen Sie dann alle Regeln oder Vorschriften, die für persönliche Teilnehmer gelten, an Ihre Schüler, wenn sie sich zum ersten Mal anmelden. So können Sie eine Vereinbarung zwischen Ihrem Veranstaltungsort und Ihrer Schule treffen.

Die meisten Veranstaltungsorte werden wahrscheinlich ähnliche Richtlinien befolgen, wie z. B. die Forderung nach Masken, Händewaschen, sozialer Distanzierung und dem Verzicht auf das Berühren von Gemeinschaftsobjekten. Für Grundschulen kann es notwendig sein, mehr Freiwillige zu rekrutieren, die den jüngeren Schülern helfen, sich an alle Richtlinien zu erinnern und diese zu befolgen, um eine sichere und lehrreiche Veranstaltung zu erleben.

4. Legen Sie Ziele für die Veranstaltung fest.

Wie bereits erwähnt, muss Ihre Schule bei der Planung von Veranstaltungen nach dem COVID aufgrund der anhaltenden gesundheitlichen Bedenken noch sorgfältiger vorgehen. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie eine Veranstaltung mit einer persönlichen Komponente planen, bereit sein sollten, zu begründen, warum die Veranstaltung notwendig ist und welches Bildungsziel damit erreicht werden soll.

Dies gilt auch für die Fundraising-Veranstaltungen Ihrer Schule. Auch wenn der Zweck dieser Veranstaltungen natürlich darin besteht, Geldmittel zu beschaffen, muss Ihr Veranstaltungsteam unter Umständen intensiver als sonst darüber nachdenken, welchen Nutzen ein persönliches Publikum hat. Um diese Entscheidungen zu treffen und klare Ziele für die Veranstaltung festzulegen, sollten Sie sich zunächst einen Überblick über frühere Veranstaltungen verschaffen und prüfen, wie mit ähnlichen Problemen im Bereich Gesundheit und Sicherheit umgegangen wurde. In einigen Fällen können Sie feststellen, dass Ihre gesamte Veranstaltung virtuell durchgeführt werden kann, ohne dass Sie etwas verlieren.

Wenn Sie dann mit der Planung neuer Veranstaltungen beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über Datenerfassungsinstrumente verfügen, um zu verfolgen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben. In einigen Fällen haben Sie vielleicht eher qualitative Ziele, was bedeutet, dass Sie sich eher auf Umfragen und Feedback-Formulare als auf Daten verlassen müssen. Glücklicherweise sollte Ihre Online-Registrierungssoftware, wie bereits erwähnt, mit Umfragen zur Messung Ihrer qualitativen Ziele und mit Tracking-Tools zur Messung Ihrer quantitativen Ziele ausgestattet sein.

Legen Sie bei der Vorbereitung künftiger Veranstaltungen spezifische Bildungsziele für jede Veranstaltung fest und befolgen Sie alle erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen, damit Ihre Schüler eine unterhaltsame und lehrreiche Erfahrung machen und dabei gesund bleiben. Bleiben Sie auf dem Laufenden über die Entwicklungen in der schulischen Veranstaltungspraxis und überprüfen Sie Ihre derzeitige Software für die Veranstaltungsregistrierung und -verwaltung, damit Ihre Schule auf die notwendigen Umstellungen in der Post-COVID-Landschaft vorbereitet ist.

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