Als Schule wissen Sie, welch wichtige Rolle Ihre Verwaltungsangestellten spielen. Sie sind der Klebstoff, der alles zusammenhält – sie verwalten Stundenpläne, sorgen für die Einhaltung von Vorschriften, beantworten Elternanfragen und bewältigen eine scheinbar endlose Liste von Aufgaben. Aber es ist an der Zeit, dass wir für einen Tag in ihre Schuhe schlüpfen, um die Anforderungen ihrer Arbeit wirklich zu schätzen.
Wir zeigen Ihnen genau, wie ein Schülerinformationssystem (SIS) ihren ohnehin schon vollen Terminkalender noch weiter auflockern kann. Von der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben bis hin zur Bereitstellung von Dateneinblicken in Echtzeit – ein SIS ist ein Rettungsanker für Administratoren, der ihnen hilft, ihre Aufgaben einfach und effizient zu bewältigen.
Egal, ob Sie selbst Administrator, Lehrer oder Schulleiter sind, lassen Sie uns einen Blick auf den Alltag eines Administrators werfen, der von einem SIS unterstützt wird. Und sehen Sie selbst, wie diese Technologie Herausforderungen in Chancen umwandelt und jeden Aspekt der Schulverwaltung vereinfacht.
8:00 AM – Morgen-E-Mails und Benachrichtigungen
Der Tag eines Administrators beginnt in der Regel mit einer Tasse Kaffee und einem schnellen Login in das SIS-Dashboard. Anstatt sich durch einen chaotischen Posteingang zu wühlen, sind alle wichtigen Aktualisierungen übersichtlich an einem Ort angeordnet. Anwesenheitsübersichten, Elternanfragen und Personalaktualisierungen erscheinen als automatische Benachrichtigungen und ersparen Ihnen die lästige Suche nach Informationen.
Sie sehen sofort eine markierte Benachrichtigung über die wiederholten Abwesenheiten eines Schülers. Sie brauchen nicht nach Unterlagen zu suchen – die Anwesenheitsliste ist nur einen Klick entfernt. Mit diesen Informationen können Sie dem Lehrer des Schülers eine E-Mail schicken, um weitere Informationen zu erhalten, ohne das Dashboard zu verlassen.
Es gibt auch eine Nachricht von einem Elternteil, der sich über einen bevorstehenden Schulausflug erkundigt. Dank der voreingestellten E-Mail-Vorlagen können Sie schnell eine detaillierte Antwort senden, die auch den Zeitplan des Ausflugs und die Anforderungen für die Erlaubniserklärung enthält.
9:00 AM – Terminplanung und Fahrplananpassungen
Jeder Verwalter kennt den Jonglierakt bei der Verwaltung von Stundenplänen – Lehrer, die sich krank melden, Raumkonflikte oder Änderungen in letzter Minute können den ganzen Tag durcheinander bringen. Aber mit dem SIS ist es nicht länger ein Spiel von Versuch und Irrtum.
Das Terminplanungsmodul ist ein Lebensretter. Wenn sich ein Lehrer für den Tag krank meldet, müssen Sie nicht erst alles umorganisieren, sondern ziehen einfach eine Vertretung auf den entsprechenden Platz. Das System prüft, ob es Konflikte gibt, und aktualisiert den Master-Stundenplan sofort. Es gibt keine manuellen Anpassungen, keine doppelt belegten Räume – alles ist nahtlos.
10:00 AM – Zusammenarbeit der Mitarbeiter
Am Vormittag ist eine kurze Besprechung mit Ihrem Team angesagt, und mit den integrierten Kommunikationstools des SIS ist die Zusammenarbeit der Mitarbeiter einfacher denn je. Sie beginnen mit einer virtuellen Besprechung, um anstehende Ereignisse zu besprechen und dringende Anliegen anzusprechen. Mit ein paar Klicks leiten Sie den Anruf ein, und die Lehrer nehmen nahtlos daran teil. Während der Besprechung äußert ein Lehrer seine Besorgnis über das geringe Engagement der Schüler in einer bestimmten Klasse. Sofort greifen Sie auf die entsprechenden Berichte im SIS zu und zeigen sie auf dem Bildschirm an. Die Daten lösen ein produktives Gespräch aus, das zu umsetzbaren Lösungen führt. Nach dem Ende der Besprechung verwenden Sie das SIS, um eine Folgeankündigung mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse zu versenden.
11:00 AM – Verwaltung von Studentendaten
Der späte Vormittag verlangt nach etwas Zeit für die Schülerdaten. Anstatt sich durch Aktenschränke zu wühlen oder durch mehrere Systeme zu navigieren, verfügt Ihr SIS über ein zentrales Dashboard, auf dem jedes Detail zu finden ist. Ein Elternteil hat eine aktualisierte Version der Krankenakte seines Kindes eingereicht. Sie loggen sich schnell in das Profil des Schülers ein, um das Dokument hochzuladen, die notwendigen Notizen hinzuzufügen und sicherzustellen, dass die Details korrekt sind – alles in weniger als fünf Minuten. Das SIS benachrichtigt die Schulkrankenschwester automatisch über die Aktualisierung, so dass Sie sich diesen zusätzlichen Schritt sparen können.
12:30 PM – Mittagspause mit mobilem Zugang
Mittagspause – eine Zeit zum Auftanken, aber wie jeder Schulverwalter weiß, pausiert der Job selten vollständig. Hier wird die SIS Mobile App zu Ihrer Geheimwaffe, mit der Sie in Verbindung bleiben können, ohne Ihre dringend benötigte Auszeit zu opfern.
Sie nehmen im Aufenthaltsraum des Personals Platz, ein Sandwich in der Hand, und bemerken eine Benachrichtigung auf Ihrem Handy. Ein Elternteil hat in letzter Minute eine Anfrage für eine frühe Abholung gestellt. Dank der mobilen App können Sie die Anfrage schnell genehmigen, den Lehrer benachrichtigen und das Anwesenheitssystem aktualisieren – und das alles innerhalb weniger Minuten, ohne an Ihren Schreibtisch zurückkehren zu müssen.
1:00 PM – Kommunikation mit den Eltern
Es ist an der Zeit, sich auf einen der wichtigsten Aspekte des Schulbetriebs zu konzentrieren: die Eltern zu informieren. Mit dem SIS ist die Verwaltung der Elternkommunikation nahtlos und stressfrei. Sie verfassen eine kurze Erinnerung an den bevorstehenden Elternsprechtag. Anstatt einzelne E-Mails manuell zu verfassen, verwenden Sie die integrierten E-Mail-Vorlagen des SIS. Diese Vorlagen personalisieren jede Nachricht automatisch mit dem Namen des Empfängers und relevanten Details, so dass sich alle Eltern direkt angesprochen fühlen. Mit nur wenigen Klicks sind die E-Mails geplant und auf dem Weg.
2:30 PM – Handhabung von Aufnahme und Onboarding
Im Laufe des Tages haben Sie einige Aufgaben im Zusammenhang mit der Aufnahme und dem Onboarding. Das Aufnahmemodul des SIS verwaltet alle neuen Aufnahmen ordentlich, komplett mit hochgeladenen Dokumenten wie Geburtsurkunden, Zeugnissen und Empfehlungsschreiben. Das SIS sendet sogar automatische Erinnerungen an Eltern, die unvollständige Unterlagen eingereicht haben, so dass Sie sich unzählige Nachfassanrufe sparen können.
Einige Studenten, die vor kurzem ihren Studienplatz angenommen haben, müssen noch zu den Klassenplänen hinzugefügt und den Beratern zugewiesen werden. Die Nutzung des SIS ist so einfach wie die Auswahl der richtigen Optionen aus einem Dropdown-Menü. Das System aktualisiert automatisch die relevanten Daten in allen Abteilungen und stellt so sicher, dass Lehrer, Berater und sogar das Personal in der Cafeteria über die genauesten Informationen verfügen.
3:30 PM – Berichterstattung und Analyse
Die Erstellung von Berichten und die Analyse von Daten ist ein wichtiger Aspekt dessen, was Sie an einem Tag tun müssen. Sie beginnen mit der Erstellung von Leistungsberichten für Schüler. Mit nur wenigen Klicks stellt das SIS Noten, Anwesenheitslisten und Verhaltensdaten in einem umfassenden, visuell ansprechenden Bericht zusammen. Grafiken und Diagramme bieten einen schnellen Überblick über Trends und machen es einfach, Bereiche zu identifizieren, in denen Schüler zusätzliche Unterstützung benötigen. Schließlich ist es an der Zeit, einen Blick auf die schulweiten Daten zu werfen. Einschreibungstrends, Budgetzuweisungen und akademische Ergebnisse werden in Echtzeit-Dashboards zusammengefasst. Mit dieser Vogelperspektive können Sie fundierte Entscheidungen über die Verteilung von Ressourcen und anstehende Initiativen treffen.
4:30 PM – Abschluss mit Aufgabenmanagement
Wenn sich der Schultag dem Ende zuneigt, ist es an der Zeit, die letzten Dinge zu erledigen und sich für den morgigen Tag zu organisieren. Das SIS-Aufgabenverwaltungsmodul macht diesen Prozess nahtlos und hilft Ihnen, den Tag mit einem guten Gefühl zu beenden. Sie loggen sich in das Aufgaben-Dashboard ein, um alle anstehenden Aufgaben zu überprüfen. Müssen Sie eine Elternanfrage weiterverfolgen oder einen Kaufantrag genehmigen? Alles befindet sich dort an einem Ort, kategorisiert und farblich gekennzeichnet, damit Sie die Prioritäten leicht setzen können.
Erledigte Aufgaben werden mit zufriedenstellenden Klicks abgehakt, während unerledigte Aufgaben an den Anfang der morgigen Agenda verschoben werden. Mit der eingebauten Erinnerungsfunktion können Sie Benachrichtigungen für zeitkritische Aufgaben einstellen, damit Sie gleich am Morgen loslegen können.
Classter’s SIS: Für Administratoren entwickelt
Wenn Sie Ihren Schulverwaltern die richtigen Werkzeuge an die Hand geben wollen, um erfolgreich zu sein, dann ist das Schülerinformationssystem von Classter genau das Richtige für Sie. Classter wurde speziell für Administratoren entwickelt und ist mehr als nur eine Software – es ist ein zuverlässiger Partner bei der Rationalisierung der täglichen Aufgaben und der Verbesserung des Schulbetriebs.
Warum ist Classter die perfekte Wahl für Administratoren? Mit seiner intuitiven All-in-One-Plattform. Classter fasst alles – Anwesenheit, Terminplanung, Kommunikation und Berichte – in einem einzigen, nahtlosen System zusammen. Verabschieden Sie sich vom Jonglieren mit mehreren Tools und begrüßen Sie die Effizienz, die Sie auf Knopfdruck haben.
Was Classter auszeichnet, ist seine Anpassungsfähigkeit. Ganz gleich, ob Sie eine kleine Grundschule oder eine große Universität verwalten, Classter passt sich an die individuellen Bedürfnisse Ihrer Einrichtung an. Mit Modulen für die Zulassung, den akademischen Fortschritt und sogar die Finanzverwaltung ist es eine Lösung, die mit Ihrer Schule wächst.
Entdecken Sie noch heute, wie Classter Ihren Schulbetrieb verändern kann. Buchen Sie eine kostenlose Demo und sehen Sie, warum Administratoren auf Classter vertrauen, um ihre Arbeit zu vereinfachen und ihre Wirkung zu steigern. Warten Sie nicht – machen Sie jetzt den ersten Schritt zu einer intelligenteren Schulverwaltung!
FAQ’s
Schulverwalter benötigen ein SIS, um den täglichen Betrieb zu rationalisieren, Daten zu zentralisieren und den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben zu verringern. Ein SIS sorgt für eine bessere Kommunikation, verbessert die Entscheidungsfindung durch Echtzeit-Analysen und steigert die Gesamteffizienz bei der Verwaltung von Stundenplänen, Anwesenheit und Berichterstattung.
Ein SIS automatisiert manuelle Prozesse wie die Erfassung der Anwesenheit, die Anpassung von Stundenplänen und die Erstellung von Berichten. Es integriert Kommunikationstools, Schülerdaten und Analysen in einer Plattform und ermöglicht es den Administratoren, intelligenter und nicht härter zu arbeiten und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und die Genauigkeit der Daten sicherzustellen.
Classter zeichnet sich durch seine All-in-One-Plattform, seine anpassbaren Module und seine benutzerfreundliche Oberfläche aus. Es richtet sich an Institutionen jeder Größe und bietet Tools zur Rationalisierung von Abläufen, ohne dass Sie mehrere Softwarelösungen benötigen.
