Das digitale Zeitalter: Wie Sie die Technologie für Ihre Schulbehörde nutzen können

Seit Beginn der Pandemie haben sich die Schulen auf den virtuellen Betrieb verlagert, vor allem auf den Online-Klassen . Aber wie sieht dieser Übergang für andere Bereiche der Verwaltung Ihrer Schule aus, z. B. für den Vorstand?

Durch den Einsatz effektiver Technologie kann Ihr Schulausschuss seine Arbeit transparent gestalten, um die Beteiligung der Gemeinschaft zu erhöhen, ein Gefühl des Vertrauens zu schaffen und die Arbeit insgesamt zu rationalisieren. Sie können Besprechungen abhalten, Besprechungsmaterialien zentralisieren und Informationen zu den Distriktzielen an einem Ort speichern, so dass Sie diese Materialien leicht mit Ihrer Gemeinde teilen können.

Warum ist das alles so wichtig? Zum einen verlangen die meisten Schulbezirke und die lokalen Gesetzgeber von den Schulbehörden, dass sie durch Gesetze über öffentliche Sitzungen und ähnliche Vorschriften für Transparenz sorgen. Neben der Pflicht zur Einhaltung dieser Vorschriften sollten die Aufrechterhaltung von Transparenz, die Schaffung von Vertrauen in der Gemeinschaft und die Priorisierung von Strategien zur Verbesserung der schulischen Leistungen zu den wichtigsten Zielen Ihres Vorstands gehören.

Der Einsatz von Technologie ist eine gute Möglichkeit, diesen Prozess zu rationalisieren. Als immer mehr Schulen kehren zum Präsenzunterricht zurückEs lohnt sich, darüber nachzudenken, ob Sie mit der neuen Technologie Ihre derzeitige Board-Management-Strategie überarbeiten oder ganz neu beginnen müssen. Wir zeigen Ihnen verschiedene Möglichkeiten auf, wie die Mitglieder Ihrer Schulbehörde Technologie in ihre Arbeit einfließen lassen können, darunter:

1. Nutzen Sie virtuelle Meeting-Tools, um hybride Meetings durchzuführen.
2. Gemeinsamer Zugang der Öffentlichkeit zu relevanten Informationen.
3. Verfolgen Sie die Ziele für das Schuljahr.

Die Mitglieder der Schulaufsichtsbehörden sollen eine Führungsrolle übernehmen und sich für das öffentliche Bildungswesen einsetzen. Die Technologie ermöglicht es ihnen, ihre Arbeit zu rationalisieren und eröffnet ihnen mehr Möglichkeiten, Pläne zu entwickeln, die akademische Spitzenleistungen unterstützen. Es kommt ganz darauf an, wie Sie Ihre Werkzeuge in Ihre Arbeit einbeziehen. Fangen wir an.

1. Nutzen Sie virtuelle Meeting-Tools, um hybride Meetings durchzuführen.

Ihre Vorstandsmitglieder haben wahrscheinlich unterschiedliche Ansichten über die Pandemie. Einige werden sich mit einem persönlichen Treffen anfreunden können, während andere es vorziehen, von einem entfernten Ort aus teilzunehmen, da wir immer wieder mit gesundheitlichen Problemen zu kämpfen haben. Um den Vorlieben aller Beteiligten gerecht zu werden, sollten Sie Ihren Schulausschuss mit hybriden Meeting-Tools ausstatten.

Während Ihre Dozenten mit einem hybriden Klassenzimmer die Initiative ergreifen könnten, fragen Sie sich vielleicht, wie eine solche Technologie den besonderen Aufgaben der Vorstandsmitglieder gerecht werden kann, wie z. B. der Vorbereitung von Sitzungen, der Abstimmung über wichtige Entscheidungspunkte und der Kommunikation nach der Sitzung. Hier erfahren Sie, wie die Technologie in Ihre hybriden Vorstandssitzungen integriert werden kann:

Planen Sie die Sitzungen vollständig, um den Schwung aufrechtzuerhalten.

Sie möchten die Planung von Besprechungen nicht vernachlässigen. Ein digitaler Agenda-Builder kann dem Vorsitzenden Ihres Schulausschusses helfen, einen Fahrplan für die anstehenden Sitzungen zu erstellen. Sie sollten dazu in der Lage sein:

• Gestalten Sie Ihr Meeting genau so, wie Sie es brauchen mit einfach zu bedienenden Bearbeitungswerkzeugen.
• Verteilen Sie die Tagesordnungspunkte auf verschiedene Sprecher damit nicht alle die ganze Zeit dem Vorstandsvorsitzenden zuhören müssen.
• Legen Sie für jeden Punkt eine bestimmte Zeit fest damit jeder weiß, wie viel Zeit er für jedes Thema aufwenden muss.
• Weisen Sie den Punkten Ziele zu (z. B. eine Entscheidung zu treffen oder Informationen auszutauschen), damit die Vorstandsmitglieder wissen, worauf sie hinarbeiten.
• Geben Sie die fertige Tagesordnung damit sich jeder ausreichend vorbereiten und aufschlussreiche Gedanken einbringen kann.

Ihre Tagesordnung und wie gut sich der Moderator daran hält, wird letztendlich darüber entscheiden, wie produktiv Ihre Sitzung ist. Achten Sie darauf, dass die Tagesordnung während der Besprechung auf den Bildschirmen aller Teilnehmer angezeigt wird, damit alle den Überblick behalten.

Nehmen Sie ein umfassendes Protokoll.

Während der Sitzungen Ihres Schulausschusses werden die Teilnehmer wahrscheinlich in einen Rausch verfallen und anfangen, nachdenkliche Ideen von sich zu geben, vor allem, wenn sie sich voll in das Gespräch einbringen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Sie am Ende des Meetings feststellen, dass sich niemand Notizen zu all den großartigen Ideen gemacht hat, die im Raum herumflogen.

Deshalb sollten Sie die Technologie nutzen, um effektive Protokolle zu erstellen. Die Sekretärin Ihres Schulausschusses sollte in der Lage sein, Vorlagen zu erstellen, um schnell Notizen zu machen oder direkt auf der Tagesordnung ein Protokoll aufzunehmen. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr bei Null anfangen und wertvolle Zeit für Besprechungen verschwenden (oder, schlimmer noch, wichtige Informationen ganz übersehen). Auf diese Weise verlangsamen Sie die Sitzung nicht und schließen wichtige Diskussionen nicht aus, was Ihrer Schule hilft, Haftungsprobleme zu vermeiden.

Wählen Sie aus der Ferne.

Ihr Schulausschuss ist dafür verantwortlich, die Vision Ihres Bezirks festzulegen und offizielle Entscheidungen zu treffen, um diese Vision zu erreichen. Ob sie nun über den diesjährigen Lehrplan abstimmen oder über die Verwendung der Mittel der Schule entscheiden, dies kann sich direkt auf das Vertrauen der Öffentlichkeit auswirken. Um wirksame offizielle Entscheidungen zu treffen und die Öffentlichkeit darüber zu informieren, sollten Sie den Vorstand mit virtuellen Abstimmungsinstrumenten ausstatten, die es ihm ermöglichen:

• Anonyme Abstimmung für sensible Entscheidungen ermöglichen
• Erstellen Sie anstehende Umfragen, die der Schulausschuss vor einer Sitzung einsehen kann.
• Ermöglichen Sie es den Mitgliedern, von ihren Smartphones aus abzustimmen, so dass sowohl Teilnehmer aus der Ferne als auch Teilnehmer vor Ort problemlos ihren Beitrag leisten können.

Jeder kann seine Meinung kundtun, unabhängig davon, ob er physisch anwesend ist. Außerdem vereinfacht dies die das Abstimmungsverfahren im Verwaltungsrat Sie müssen keine Zeit mit dem Auszählen der erhobenen Hände oder der Papierstimmzettel verbringen. Dann können Sie die Abstimmungen schnell in die Tagesordnung eintragen und die Ergebnisse wichtiger Entscheidungen der Öffentlichkeit mitteilen.

Nutzen Sie Videokonferenzen, um sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen.

Wahrscheinlich hat Ihre Schule bereits mit folgenden Methoden experimentiert Fernunterricht Sie wissen wahrscheinlich, dass ein Mangel an persönlicher Interaktion ein häufiges Problem bei Fernkonferenzen ist. Glücklicherweise können persönliche Interaktionen mit der richtigen Technologie in einem Online-Meetingraum nachgeahmt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr virtuelles Meeting-Toolkit ein Videokonferenz-Tool enthält. Auf diese Weise können Ihre Vorstandsmitglieder die Körpersprache der anderen während des Gesprächs einschätzen, um Begeisterung, Uneinigkeit oder Langeweile zu erkennen.

Legen Sie Regeln für Videokonferenzen fest, um diese technologiebasierte Strategie so effektiv wie möglich zu gestalten. Bitten Sie Ihre Vorstandsmitglieder darum:

• Finden Sie einen ruhigen Ort für die Teilnahme
• Bleiben Sie stumm, wenn Sie nicht sprechen, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden.
• Seien Sie kameratauglich und tragen Sie die richtige Kleidung

Videokonferenzen erleichtern auch die Aufzeichnung von Sitzungen, um sie mit Mitgliedern der Gemeinschaft zu teilen, die wissen wollen, was im Sitzungssaal vor sich geht. Auch wenn es in Ihrem Distrikt wahrscheinlich nicht vorgeschrieben ist, ist die Aufzeichnung von Vorstandssitzungen eine großartige Möglichkeit, das Vertrauen der Gemeinschaft zu erhalten und alle am Erfolg des Distrikts zu beteiligen.

2. Gemeinsamer Zugang der Öffentlichkeit zu relevanten Informationen.

Da die Gemeindemitglieder Ihre Schule durch Steuern finanzieren, gelten sie als Interessenvertreter Ihres Schulbezirks. Das bedeutet, dass sie ein Recht darauf haben zu erfahren, was in der Vorstandsetage vor sich geht und ob die Mittel ordnungsgemäß verwendet werden. Sie können dies erreichen, indem Sie der Öffentlichkeit Zugang zu relevanten Informationen verschaffen.

Während und zwischen den Ausschuss- und Vorstandssitzungen kommunizieren Ihre Vorstandsmitglieder ständig und machen eine Menge der Entscheidungen. Auch wenn nicht alles mit der Öffentlichkeit geteilt werden sollte (wie z. B. die Bewertung des Superintendenten durch den Vorstand), gibt es doch einige Dinge, die es wert sind, mit der Gemeinde geteilt zu werden, um ein Gefühl des Vertrauens und der Transparenz zu schaffen.

Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge, die Ihnen dabei helfen werden, Ihre Vorstandsunterlagen zu sichten und zu entscheiden, was es wert ist, mit Ihrer Gemeinschaft geteilt zu werden:

• Geben Sie bekannt, wann und wo Ihre nächste Sitzung stattfindet und ob diese Sitzung öffentlich sein wird.
• Geben Sie die Tagesordnung vor den Sitzungen online bekannt. Auf diese Weise können Sie die Informationen vor den Sitzungen einsehen.
• Teilen Sie Livestreams oder Videoarchive von öffentlichen Schulratssitzungen.
• Zentralisieren Sie Besprechungsdokumente wie Tagesordnungen, Protokolle und andere offizielle Ressourcen in einem Online-Archiv, wo die Teilnehmer jederzeit darauf zugreifen können.
• Teilen Sie die Ziele, die sich Ihr Vorstand gesetzt hat. Wir werden dies im nächsten Abschnitt ausführlicher behandeln.

Wenn Sie den Gemeindemitgliedern die entsprechenden Ressourcen zur Verfügung stellen, fördert dies das Vertrauen in Ihren Vorstand und seine Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen. A Die Website der Schule ist das ultimative Online-Markenzeichen der Schule und der perfekte Ort, um Eltern und potenziellen Schülern Informationen zu vermitteln. Geben Sie hier zunächst wichtige Informationen weiter, z. B. Details zu Besprechungen in Ihrem Veranstaltungskalender und Aufzeichnungen vergangener Besprechungen.

Um die gemeinsame Nutzung anderer Informationen zu erleichtern, kann Ihre Verwaltungssoftware einschlägige Verwaltungsratsunterlagen (z. B. Richtlinien, Sitzungsunterlagen und Informationen zur Gesetzgebung) speichern, wobei die Softwareadministratoren festlegen können, wer auf welche Ressourcen Zugriff hat. Auf diese Weise können Sie auswählen, was für die Öffentlichkeit freigegeben wird, ohne befürchten zu müssen, dass diese auf sensible Dokumente zugreifen kann.

3. Verfolgen Sie die Ziele für das Schuljahr.

In der Regel legt der Vorstand im Sommer die Ziele für das kommende Jahr fest. Die Ausarbeitung dieser Ziele ist keine Kleinigkeit. Der Vorstand muss festlegen, was für den Erfolg Ihres Distrikts entscheidend ist und welche Daten zur Überwachung der Fortschritte herangezogen werden sollen. Die offiziellen Ziele, die sie sich setzen, müssen messbar sein und eine visionäre Tragweite haben.

Ein Teil der Digitalisierung bedeutet, dass Sie den Aufwand und die Verschwendung von physischen Dokumenten vermeiden können, indem Sie papierlos werden . Moderne Werkzeuge gehen sogar noch weiter.

Bei herkömmlicher, nicht kollaborativer Dokumentationssoftware kann es passieren, dass mehrere Versionen neuer Dokumente im Umlauf sind, da die Mitarbeiter ihre Bearbeitungen getrennt einreichen, was zu Verwirrung führt. Bei einer Software für kollaborative Dokumentation könnte der Prozess folgendermaßen aussehen:

1. Ihr Vorstandsvorsitzende lädt einen groben Entwurf eines kürzlich in einer Vorstandssitzung besprochenen Ziels hoch.
2. Ein Vorstandsmitglied, Elizabeth, kommentiert ihre Vorschläge, die mit einem Zeitstempel versehen werden und für andere Nutzer einsehbar sind.
3. Ein anderes Vorstandsmitglied, Derek, liest Elizabeths Kommentar und macht einen Vorschlag zu einem anderen Teil des Ziels, anstatt einfach zu wiederholen, was sie bereits vorgeschlagen hat.
4. Künftige Kommentatoren können auf das Dokument zugreifen und mit der gleichen Version arbeiten, und der Administrator kann diese Änderungen jederzeit annehmen (oder ablehnen).

Die Festlegung dieser Ziele erfordert in der Regel einen umfangreichen Bearbeitungsprozess, bei dem alle Vorstandsmitglieder ihre Vorschläge überprüfen und einbringen. Ein Tool zur kollaborativen Bearbeitung erleichtert die Festlegung dieser Ziele erheblich, da die Vorstandsmitglieder ihre Kommentare hinzufügen und mit anderen online in Echtzeit zusammenarbeiten können.

Es ist nicht nötig, bei jeder Überarbeitung ein neues Dokument zu verschicken, wenn alle Beteiligten ihre Ideen auf einmal einbringen und die Vorschläge der anderen sehen können. Tools für die gemeinsame Bearbeitung machen das Hin und Her überflüssig, vor allem, wenn alle Beteiligten über Ihr Board-Portal jederzeit auf die Dokumente zugreifen können.

Verfolgen Sie die Fortschritte bei der Erreichung der Ziele.

Wenn Sie sich gemeinsam Ziele für das kommende Schuljahr gesetzt haben, brauchen Sie eine Möglichkeit, diese zu messen. Nur weil die Festlegung der Jahresziele Ihres Distrikts zeitaufwändig sein kann, heißt das nicht, dass die Verfolgung dieser Ziele auch zeitaufwändig sein muss.

Von Fundraising für Schulen Zielsetzungen bis hin zu den Anwesenheitszielen der Schüler – mit Hilfe von Zielverfolgungsinstrumenten lassen sich die Ziele leicht nachvollziehen. Durch das Speichern und Aktualisieren Ihrer Ziele können Sie Ihre Fortschritte während des gesamten Schuljahres verfolgen und sicherstellen, dass derjenige, der für das Erreichen dieses Ziels verantwortlich ist, auf dem richtigen Weg bleibt.

Und wie wir bereits erwähnt haben, ist die Weitergabe dieser Ziele ein guter Weg, um ein Gefühl der Transparenz zu schaffen. Gemeindemitglieder, die in den Erfolg des Distrikts investieren, haben natürlich ihre eigenen Ziele für die Schulen Ihres Distrikts. Der Austausch von Zielen und Fortschritten mit ihnen hilft ihnen festzustellen, ob die Vision des Vorstands mit ihren Vorstellungen übereinstimmt und ob der Vorstand geeignete Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele ergreift.

Wenn sie effektiv eingesetzt wird, kann die Technologie für Ihre Bildungseinrichtung viel Gutes bewirken. Wie wir bereits berichtet haben, ermöglicht es ihnen, ihre Sitzungen zu rationalisieren, die richtigen Informationen öffentlich zu machen und die Fortschritte des Distrikts während des Schuljahres zu verfolgen.

Unabhängig davon, wie Sie Ihre Technologie einsetzen, sollten Sie bei der Auswahl neuer Tools die Benutzerfreundlichkeit in den Vordergrund stellen. Schulbehörden sollten den Großteil ihrer Zeit damit verbringen, wichtige Entscheidungen zu treffen, und nicht damit, komplizierte Software zu verwalten. Wenn Sie Ihre Software sorgfältig auswählen und festlegen, wie sie eingesetzt werden soll, können Sie die Arbeit Ihrer Schulbehörde erheblich verbessern. Damit ist Ihr Gremium auf dem besten Weg, die Lernerfahrung an Ihrer Schule zu verbessern und akademische Spitzenleistungen zu fördern.

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