7 Unerwartete Wege, wie Colleges mit der richtigen Schulverwaltungssoftware florieren

Wir alle wissen, dass die richtige Software das Leben leichter macht. Aber wenn es um Hochschulen geht, kann die richtige Schulverwaltungssoftware (School Management Software, SMS) mehr tun, als nur Stundenpläne zu rationalisieren oder die Anwesenheit zu verwalten – sie kann das Gedeihen Ihrer Einrichtung verändern. Im Jahr 2024 haben die Colleges und Universitäten in den Vereinigten Staaten ihre Softwarebudgets im Vergleich zum Vorjahr um etwa 20% erhöht. Doch viele kratzen kaum an der Oberfläche dessen, was SMS wirklich leisten kann. Die meisten Gespräche beschränken sich auf die Grundlagen, aber es gibt so viel ungenutztes Potenzial, das nur darauf wartet, erforscht zu werden.

Wir zeigen Ihnen 7 überraschende Möglichkeiten auf, wie die richtige SMS Hochschulen auf eine Art und Weise voranbringen kann, an die Sie wahrscheinlich noch nie gedacht haben. Stellen Sie sich vor, Sie könnten den Erfolg Ihrer Studenten vorhersagen, Mikro-Learning-Erlebnisse schaffen oder sogar das Krisenmanagement auf Ihrem Campus verändern. Dies sind die Art von Vorteilen, die die meisten Hochschulen nicht auf dem Radar haben – aber das sollten sie.

#1 Unsichtbare zeitsparende Automatisierung

Wahrscheinlich wissen Sie bereits, wie man die großen Dinge automatisiert – die Planung von Klassen, die Überwachung der Anwesenheit oder die Verwaltung von Noten. Aber was ist mit den kleineren, alltäglichen Aufgaben, die still und leise Stunden von Mitarbeitern verschlingen? Die richtige Schulverwaltungssoftware (SMS) ändert das Spiel, indem sie eine unsichtbare, zeitsparende Automatisierung einführt, die Sie vielleicht gar nicht bemerken – aber Ihre Mitarbeiter ganz sicher.

Nehmen Sie zum Beispiel automatische Mahnungen für unbezahlte Studiengebühren. Anstatt dass Mitarbeiter manuell Benachrichtigungen verschicken, kümmert sich die Software darum und sendet rechtzeitig personalisierte E-Mails an Studenten oder Eltern. Oder denken Sie an automatische Benachrichtigungen über Anmeldetermine für Kurse, damit niemand einen wichtigen Termin verpasst. Das sind keine auffälligen Funktionen, aber sie verschaffen Ihnen wertvolle Zeit.

#2 Prädiktive Analytik für den Studienerfolg

Predictive Analytics hilft Hochschulen, gefährdete Studenten frühzeitig zu erkennen und proaktive Schritte zu ihrer Unterstützung zu unternehmen. Und so funktioniert es: Die Software analysiert Datenpunkte wie Anwesenheit, Noten, Teilnahme an Aktivitäten und sogar Muster bei der Nutzung von Campus-Ressourcen durch Studenten. Sie kann aufzeigen, wenn die Leistung eines Studenten nachlässt, seine Anwesenheit unregelmäßig wird oder er sich von außerschulischen Aktivitäten abwendet. Dies mögen für sich genommen kleine Dinge sein, aber zusammen ergeben sie ein aussagekräftiges Bild.

Sobald gefährdete Schüler identifiziert sind, kann SMS maßgeschneiderte Interventionsstrategien vorschlagen. Das System könnte zum Beispiel empfehlen, einen Termin mit einem Berater zu vereinbaren, gezielte akademische Ressourcen zu schicken oder den Schüler mit einem gleichaltrigen Tutor zu verbinden.

#3 „Mikro-Campus“-Erlebnisse schaffen

Hochschulen sind wie kleine Städte, in denen die unterschiedlichsten Gruppen von Studenten mit ihren eigenen Bedürfnissen und Erwartungen leben. Aber wie können Sie sicherstellen, dass sich jede Gruppe gesehen, unterstützt und einbezogen fühlt? Und „Mikro-Campus“-Erfahrungen machen es möglich. Durch die Analyse von Studentendaten, wie z.B. der Art des Programms, der Teilnahmequoten und des Feedbacks, identifiziert die Software Muster und schneidet die Erlebnisse auf die verschiedenen Untergruppen zu. So kann die Software beispielsweise einen Anstieg des Interesses an Ressourcen für psychische Gesundheit bei internationalen Studenten feststellen oder vorschlagen, karriereorientierte Workshops für Studenten im letzten Studienjahr zu organisieren. Mit diesen Erkenntnissen können Administratoren Mikro-Events planen, personalisierte Mitteilungen versenden und Ressourcen effektiver zuweisen.

#4 Akademische Integrität jenseits von Plagiaten aufspüren

Die Aufrechterhaltung der akademischen Integrität ist für jede Bildungseinrichtung von größter Bedeutung, und Schulverwaltungssoftware kann bei diesem Unterfangen erheblich helfen. Es geht nicht mehr nur um das Aufspüren von Plagiaten, sondern um die Nutzung einer fortschrittlichen Datenverfolgung, um die Authentizität aller akademischen Aktivitäten sicherzustellen. Die Software überwacht Muster bei der Abgabe von Aufgaben, Anwesenheitsprotokollen und anderen studentischen Aktivitäten. Sie kann ungewöhnliche Spitzen bei Einsendungen in letzter Minute oder doppelte Anwesenheitslisten erkennen, die auf akademische Unehrlichkeit hindeuten könnten. Wenn beispielsweise eine große Anzahl von Studenten jedes Mal kurz vor dem Abgabetermin Aufgaben einreicht, könnte dies auf Kopieren in letzter Minute hindeuten.

Das System kann auch Anwesenheitsmuster verfolgen und Ungereimtheiten erkennen, die auf betrügerisches Verhalten hindeuten könnten. Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem die Anwesenheit eines Studenten an zwei verschiedenen Orten zur gleichen Zeit erfasst wird. Solche Anomalien können zur weiteren Untersuchung markiert werden, um die Integrität der akademischen Aufzeichnungen zu gewährleisten.

#5 Krisenmanagement in Echtzeit

Wenn das Unerwartete eintritt, müssen die Schulen in der Lage sein, schnell und effektiv zu reagieren. Die richtige Schulverwaltungssoftware verfügt über robuste Dashboards, die für die Bewältigung kleiner und großer Krisen ausgelegt sind. Diese digitale Kommandozentrale kann sichere Evakuierungsverfahren oder nahtlose Übergänge zum Fernunterricht bei Pandemien, Wetterkatastrophen oder sogar Protesten koordinieren. In die Software integrierte Notfallkommunikationstools ermöglichen die schnelle Verbreitung wichtiger Informationen. Diese Tools stellen sicher, dass die Nachrichten schnell und präzise übermittelt werden. Push-Benachrichtigungen, SMS-Benachrichtigungen und E-Mail-Updates halten alle Beteiligten auf dem Laufenden, minimieren die Verwirrung und gewährleisten eine koordinierte Reaktion. Darüber hinaus können die Funktionen zur Ressourcenzuteilung in der Software die Verfügbarkeit und den Standort von Notvorräten, medizinischer Ausrüstung und sicheren Schutzräumen verfolgen. Auf diese Weise können Administratoren datengestützte Entscheidungen treffen und die Ressourcen dorthin lenken, wo sie am dringendsten benötigt werden.

#6 Erleichterung von Ökosystemen für lebenslanges Lernen

Mit der richtigen Schulverwaltungssoftware können Hochschulen eine echte Gemeinschaft für lebenslanges Lernen aufbauen. Die Plattform kann die Fortschritte und Leistungen der Alumni verfolgen und sie über ihre Karrierefortschritte und Interessen auf dem Laufenden halten. Anhand dieser Daten kann die Software Weiterbildungsprogramme, Zertifizierungen oder sogar maßgeschneiderte Mentoring-Möglichkeiten empfehlen. Es ist, als hätte man einen persönlichen Lern-Concierge, der die Alumni durch ihre berufliche Laufbahn begleitet. Engagement-Funktionen innerhalb der Software können auch Networking-Veranstaltungen, Webinare und Foren ermöglichen, in denen Alumni Erfahrungen und Ratschläge austauschen können. So entsteht ein dynamisches Ökosystem, in dem aktuelle Studenten und Alumni interagieren.

#7 Institutionelles Storytelling aufwerten

Im heutigen digitalen Zeitalter ist das Erzählen von Geschichten ein mächtiges Werkzeug für Hochschulen, um ihre einzigartigen Stärken und Leistungen zu präsentieren. Die Nutzung von visualisierten Daten aus Schulverwaltungssystemen kann trockene Statistiken in fesselnde Erzählungen verwandeln, die potenzielle Studenten, Eltern, Alumni und die breitere Öffentlichkeit fesseln. Ein College nutzt seine Verwaltungssoftware, um die Leistungen der Studenten in den verschiedenen Abteilungen zu verfolgen und zu visualisieren. Diese Daten können dann zu aussagekräftigen Geschichten für Marketing und Öffentlichkeitsarbeit aufbereitet werden. Vielfalt ist ein weiteres wichtiges Element des institutionellen Storytellings. Die richtige Software kann detaillierte Einblicke in die unterschiedlichen Hintergründe und Erfahrungen der Studentenschaft liefern. Hochschulen können diese Daten nutzen, um Geschichten über Inklusivität und kulturellen Austausch zu erzählen und so ihr Engagement für die Schaffung einer einladenden und bereichernden Umgebung für alle Studenten zu demonstrieren.

Classter’s SMS: Colleges den Vorsprung geben, den sie verdienen

In einem wettbewerbsintensiven Umfeld, in dem Hochschulen ständig darum kämpfen, Studenten anzuziehen und Mitarbeiter zu halten, kann Classter den entscheidenden Unterschied ausmachen. Was macht Classter so besonders? Beginnen wir mit seinem All-in-One-Ansatz. Stellen Sie sich vor, Sie verwalten die Zulassung, die akademischen Stundenpläne, die Benotung, die Wohnheimlogistik und sogar das Engagement der Ehemaligen – alles über eine einzige Plattform. Classter beseitigt die Kopfschmerzen, die das Jonglieren mit mehreren Systemen mit sich bringt, und ersetzt das Chaos durch Klarheit. Classter wurde entwickelt, um Colleges auf unerwartete Weise zum Erfolg zu verhelfen. Möchten Sie eine integrativere Kultur auf dem Campus fördern? Nutzen Sie die Tools von Classter, um Initiativen zur Förderung der Vielfalt zu verfolgen und zu unterstützen oder die Kommunikation mit unterrepräsentierten Gruppen zu optimieren.

Classter stattet Hochschulen sogar mit Echtzeitwarnungen und datengesteuerten Lösungen für das Notfallmanagement aus, um in Krisenzeiten zu glänzen. Ganz gleich, ob es sich um einen wetterbedingten Notfall oder eine campusweite Umstellung auf Fernunterricht handelt, Classter hält alle Beteiligten auf dem Laufenden und in Verbindung.

Entdecken Sie, wie Classter’s SMS Ihrer Hochschule den nötigen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann. Buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo und überzeugen Sie sich selbst vom Unterschied!

FAQ’s