5 Dinge, die Sie über College-Management-Systeme wissen sollten

In der sich schnell entwickelnden Bildungslandschaft von heute, benötigen Bildungseinrichtungen eine breite Palette von IT-Lösungen und Anwendungen, um effizient arbeiten zu können. Die Hochschulen müssen alle Daten ihrer Studenten und Lehrkräfte unter einem Dach speichern. Außerdem sollten die Verwaltungssysteme der Hochschulen die den Informationsaustausch zwischen Schülern, Lehrkräften und Verwaltungspersonal und helfen den Schülern, ihre akademischen Leistungen zu verbessern. Heutzutage werden bildungstechnische Studenteninformationssysteme (SIS) zu einem wesentlichen Instrument für den reibungslosen und effizienten Betrieb von Hochschulen.

In diesem Beitrag werden wir zeigen, wie ein SIS die tägliche Verwaltung von Hochschulen in fünf wichtigen Aspekten unterstützt.

Warum ist ein Schülerinformationssystem wichtig?

Aufgrund der Digitalisierung der Bildung und des Ausbruchs der COVID-19-Pandemie, fast alle Colleges mussten zum Online-Lernen übergehen. Die IT-Administratoren der Hochschulen sahen sich bei dieser Umstellung mit großen Herausforderungen konfrontiert, da sie auf ältere und vor Ort installierte Lösungen angewiesen waren. Die Einführung eines cloudbasierten SIS löst das Problem der Fernzugänglichkeit und erleichtert es den Lehrkräften und der Verwaltung der Hochschule, von überall aus auf Informationen zuzugreifen, wenn sie es wünschen.

Die Nachfrage nach SIS-Lösungen steigt rapide an. Der Grund, warum Studenteninformationssysteme im Bildungssektor immer beliebter werden, sind ihre einzigartigen Funktionen, die eine durchgängige Verwaltung von akademischen und betrieblichen Prozessen über eine einheitliche IT-Infrastruktur ermöglichen.

Schauen wir uns die wichtigsten Vorteile von SIS genauer an.

#1 Cloud-basierte Lösung

Durch die Implementierung einer Cloud-basierten Architektur in die IT-Infrastruktur Ihrer Hochschule mittels eines SIS können Sie sich von teuren und schwer zu wartenden lokalen Installationen befreien. Durch die Migration der Studentendatenbank Ihrer Hochschule in die sichere Umgebung der Clouds von Microsoft, Amazon oder Google erhalten Sie die sicherste Umgebung für Ihre Daten und profitieren von einer nahezu 100-prozentigen Betriebszeit. Da es keine Backups und keine erheblichen IT-Vorabinvestitionen gibt, können die Administratoren das IT-Budget der Hochschule effizienter einsetzen.

#2 Digitale Zulassungs- und Einschreibungsprozesse

Ein Hochschulmanagementsystem kann einen papierlosen Zulassungsprozess ermöglichen, der Hochschulen dabei hilft, sich wiederholende Verwaltungsaufgaben zu reduzieren und die Registrierung für Bewerber zu verbessern. Zulassungsbeauftragte können auf einfache Weise Registrierungs-Workflows erstellen, Zulassungsdokumente und Zustimmungen verwalten sowie Echtzeitdaten und umfassende Bewerbungsberichte abrufen. Außerdem erhalten die Verantwortlichen der Hochschulen alle erforderlichen Funktionen, um interessierte Studenten zu gewinnen und ihnen eine intuitive Möglichkeit der Bewerbung über webbasierte und anpassbare Zulassungsportale zu bieten. Schließlich können die Verantwortlichen für das Bildungswesen in Echtzeit über Anmeldeinformationen von verschiedenen Standorten verfügen und die Zulassungsdaten visualisieren, um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen.

#3 Rechnungsstellung und Gebühreneinzug

Ein College-Management-System könnte ein mühelosese und sichere Art und Weise, die Zahlungen der Studenten für Studiengebühren zu verwalten. Die Mitarbeiter der Verwaltung können sich einen vollständigen Überblick über die Zahlungspläne während des akademischen Jahres verschaffen und die Zahlungen mit einem flexiblen und benutzerfreundlichen System verwalten. Sie können auch den Überblick über die Rechnungsstellung in Bezug auf Zulassungsgebühren, Transport oder außerschulische Aktivitäten und Dienstleistungen behalten. Darüber hinaus können Hochschulen jeder Größe Online-Zahlungen durch die Integration mit 3rd Zahlungsgateways, wie Stripe und PayPal, und schaffen papierlose Prozesse für ihre Abrechnungs- und Fakturierungstätigkeiten.

#4 Verbesserte Kommunikationskanäle

Obwohl die Kommunikation in jedem College-Ökosystem auf natürliche Weise stattfinden kann, kann ein zentraler Kommunikationskanal dazu beitragen, die Verbindungen zwischen Schülern, Lehrkräften und Verwaltungsangestellten zu verbessern. Ein Studenteninformationssystem kann den Nutzern ein leistungsfähiges Messaging Center zur Verfügung stellen, das den Hochschulen die vollständige Kontrolle über die Kommunikation ermöglicht. Von der Planung von Einzelgesprächen zwischen Studierenden und Lehrkräften bis hin zum Versand von Massen-E-Mails an Studierende, die einen bestimmten Kurs besuchen, sind dies Aufgaben, die mit einem in ein Hochschulmanagementsystem integrierten Kommunikationswerkzeug leicht zu bewältigen sind.

#5 Alumni-Engagement

Ein aktives Alumni-Netzwerk kann Ihrer Organisation bei der Mittelbeschaffung helfen, während es Ihren derzeitigen Studenten bessere Karrieremöglichkeiten bietet. Die Studierenden können auch nach der Abschlussfeier mit ihrer Alma Mater in Verbindung bleiben und ein starkes Netzwerk aufbauen, das die Studentengemeinschaft unterstützt und sich an künftigen Spendenaktionen beteiligt. So kann ein Studenteninformationssystem Alumni durch Ankündigungen von Karrieremöglichkeiten, Informationen über Stipendien und die Integration von Social-Media-Plattformen bei der Stange halten.

Einpacken

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Hochschulmanagementsysteme eine wichtige Rolle bei der Entwicklung der Einrichtung spielen können. Die Hochschulen von heute müssen eine Vielzahl von Schülerdaten verwalten und benötigen fortschrittliche Systeme, die ihnen helfen, ihre akademischen Ziele zu erreichen. Ein Studenteninformationssystem ist ein wichtiges Instrument, das zur Straffung der Arbeitsabläufe und zur pünktlichen und kostengünstigeren Erbringung von Leistungen eingesetzt werden kann.

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