تتبنى المزيد والمزيد من المؤسسات التعليمية الآن أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRMs). وهذا يساعدهم على جذب الطلاب والمعلمين وأولياء الأمور والمشاركة والتواصل معهم بشكل أفضل. كما هو الحال في عالم الأعمال، يعد وجود اتصال متسق عبر القنوات أمرًا بالغ الأهمية للمؤسسات الأكاديمية أيضًا.
ونتيجة لذلك، يجب أن يكون جوهر إدارة علاقات العملاء الأكاديمية مشابهًا لإدارة علاقات العملاء التقليدية . يجب أن يتمتع نظام إدارة علاقات العملاء الأكاديمي بواجهة نظيفة وسهلة الاستخدام، مما يسهل على المستخدمين النهائيين استخدامه على أساس يومي. كما ينبغي أن يساعد المؤسسات على دمج جميع خطوط الاتصال في مسار واحد. وبالتالي، فإنه سيوفر للموظفين الأدوات اللازمة للتواصل باستمرار مع أصحاب المصلحة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن لإدارة علاقات العملاء الأكاديمية تحسين الرحلة الكاملة للطالب أو مقدم الطلب من خلال توفير محتوى سياقي يمكن إثراؤه بسهولة من موارد البيانات الداخلية.
ولكن أين تختلف إدارة علاقات العملاء التقليدية عن تلك الأكاديمية؟
الاختلافات الأساسية في هذا النوع من منصات إدارة علاقات العملاء هي:
- البيانات المجمعة مختلفة
الغرض من إدارة علاقات العملاء الأكاديمية هو جمع وتصنيف البيانات المتعلقة بالطلاب مثل الدرجات والدورات والاعتمادات وما إلى ذلك. قارن ذلك بإدارة علاقات العملاء التقليدية التي تركز على التفاعلات المتعلقة بالمبيعات مثل المشتريات والفواتير وما إلى ذلك.
يركز نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) التقليدي على العلاقات مع العملاء وكيفية تنمية هذه العلاقات من الناحية المالية مع التنشيط التسويقي ذي الصلة. من ناحية أخرى، تركز إدارة علاقات العملاء الأكاديمية على كيفية تبسيط التواصل بين الطلاب والمعلمين وأولياء الأمور لتحسين العملية التعليمية عن طريق إزالة صوامع البيانات.
- هندسة التصميم مختلفة أيضًا
تم تصميم منصات CRM الأكاديمية بطريقة تسمح للمستخدمين غير المتطورين بأداء المهام اليومية دون تدريب مكثف. في حالة التعليم من الروضة إلى الصف الثاني عشر، يجب تصميم هذا النظام بطريقة يسهل على الأطفال استخدامها أيضًا.
وهذا يتطلب اهتمامًا إضافيًا ليس فقط بقضايا سهولة الاستخدام ولكن أيضًا بالامتثال. يجب أن يكون النظام الذي يستخدمه الأطفال آمنًا ضد هجمات البرامج الضارة.
- مستخدم نهائي مختلف
تم تصميم أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) التقليدية ليتم استخدامها من قبل الموظفين ذوي الخلفية الواسعة في مجال تكنولوجيا المعلومات، والذين لديهم، في معظم الحالات، معرفة أساسية بإدارة قواعد البيانات، وSQL، وما إلى ذلك.
ومن ناحية أخرى، يجب أن يكون نظام إدارة علاقات العملاء الأكاديمي سهل الاستخدام من قبل موظفي المكتب الأمامي للمؤسسة التعليمية. عادةً ما يقوم هؤلاء الأشخاص بمهام أخرى في نفس الوقت، لذلك ليس من السهل عليهم استخدام برامج معقدة.
ويتطلب ذلك بنية أبسط لإدارة علاقات العملاء (CRM) مع التركيز على الميزات سهلة الاستخدام، دون تعقيد حلول إدارة علاقات العملاء (CRM) الكبيرة للمؤسسات.
- لغة المجند بدلا من مندوب المبيعات
لدى كل من قطاع الأعمال والأوساط الأكاديمية نفس الاحتياجات لتتبع “عملائهم” وتحليلهم والإبلاغ عنهم. لكن اللغة المستخدمة في إدارة علاقات العملاء التعليمية تختلف بشكل كبير عن لغة إدارة علاقات العملاء النموذجية. استبدل كلمات مثل مسار التحويل واكتساب العملاء والطلبات التجريبية بالدورات التدريبية والاعتمادات واجتماع أولياء الأمور والمعلمين. يمكنك أن تدرك أنها لغة مختلفة تمامًا بين هذين النوعين من إدارة علاقات العملاء (CRM).
ما هي الميزات الرئيسية لإدارة علاقات العملاء الأكاديمية؟
قد تعمل جداول البيانات وأنظمة معلومات الطلاب ومنصات التسويق عبر البريد الإلكتروني بشكل جيد بمعزل عن غيرها. لكن حقيقة أنهم لا “يتحدثون” مع بعضهم البعض تعني الكثير من الجهد اليدوي لنسخ المعلومات من مكان إلى آخر.
هذه ليست مهمة تستغرق وقتا طويلا فحسب، بل هي أيضا مهمة محفوفة بالمخاطر. يمكن أن يكون وضع البيانات في غير مكانها ضارًا، وفي بعض الحالات، قد يتسبب في مشكلات تتعلق بالامتثال. خاصة في أعقاب متطلبات القانون العام لحماية البيانات (GDPR) الجديدة داخل دول الاتحاد الأوروبي.
توفر لك إدارة علاقات العملاء الأكاديمية مثل Classter العديد من الميزات المهمة لتحسين العمليات اليومية لمؤسساتك التعليمية.
قد يساعدك ذلك في جدولة الأحداث الأكاديمية وإدارتها بسرعة وسهولة، عبر الإنترنت وغير متصل باستخدام برنامج إدارة الأحداث للمدارس.
كما أنه يوفر للمعلمين القدرة على إنشاء الأحداث عبر الإنترنت على لوحة التحكم الشخصية الخاصة بهم والتي يتم تحميلها تلقائيًا إلى التقويم المدرسي المركزي.
يمكن لكل مستخدم، سواء الطلاب وأولياء الأمور أو المعلمين والموظفين، الحصول على تقويم شخصي خاص به. وبهذه الطريقة، يمكن تنظيم وإدارة جميع الأحداث والاجتماعات والإجراءات والواجبات والامتحانات بسهولة في مكان واحد
علاوة على ذلك، عند إقامة حدث أكاديمي، يمكن لإدارة علاقات العملاء الأكاديمية تمكين تسجيل الحضور ، مما يضمن التسجيل الناجح للحدث الخاص بك. يمكنك أيضًا إنشاء إعلاناتك اليومية وتحديث المستخدمين بسهولة.
يتيح لك نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الأكاديمي، مثل Classter، التحكم في عملية القبول والتسجيل بشكل فعال. وهذا يجعل إدارة المرشحين مهمة سهلة التعامل معها. قم بإدارة المرشحين والوثائق وقائمة التحقق من القبول والتطبيقات وعمليات التسجيل، بينما تسمح لك ميزات إدارة علاقات العملاء الأكاديمية أيضًا بإدارة العلاقة بين مؤسستك والخريجين.
تساعدك ميزات مثل بوابات الخريجين على إنشاء شبكة اتصالات قوية وناجحة ومدى الحياة مع خريجيك.
ميزة أخرى مهمة هي أنها توفر لك الفرصة لتسجيل حوادث التنمر بدقة وكفاءة. سيؤدي الاحتفاظ بسجل مفصل لمثل هذه الأحداث إلى تعزيز الوقاية الفعالة وبالتالي إدارة التنمر. علاوة على ذلك، يوفر نظام إدارة علاقات العملاء الأكاديمي للمعلمين القدرة على إدارة الأحداث وردود الفعل.
وهذا يساعدهم على الاحتفاظ بسجلات دقيقة تتعلق بمختلف الأحداث والأحداث التي تجري في البيئة المدرسية وإبلاغ أولياء الأمور بذلك.
يمكن أن يساعدك نظام إدارة علاقات العملاء الأكاديمي أيضًا في إدارة طلبات المستندات، مثل النسخ الرسمية للتصديق أو أي تقرير رسمي آخر أو نسخة أو مستند يطلبه الطالب.
وأخيرًا وليس آخرًا، يساعدك نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الأكاديمي على إعلام المستخدمين لديك في الوقت الفعلي من خلال لوحة المعلومات المخصصة وإرسال رسائل جماعية عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة تحتوي على محتوى مستهدف.
مختلفة ولكن بهدف
باختصار، تعد أنظمة إدارة علاقات العملاء حجر الزاوية للمؤسسات التعليمية بنفس الطريقة التي تعتبر بها الشركات التقليدية . يمكن لنظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الجيد أن يبني أو يقطع العلاقة مع الطلاب الحاليين أو المحتملين ويؤثر على المنظمة بأكملها.
كما يجب على قادة المؤسسات التعليمية أن يكونوا حذرين للغاية بشأن اختيار نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الذي يناسبهم لطبيعة مؤسستهم. يمكن أن يكون لهذا الاختيار تأثير خطير على أداء المنظمة بأكملها وأصحاب المصلحة فيها.
الأسئلة الشائعة
تركز إدارة علاقات العملاء الأكاديمية على البيانات المتعلقة بالطلاب والاتصالات داخل المؤسسات التعليمية، في حين أن إدارة علاقات العملاء التقليدية تعطي الأولوية للتفاعلات المتعلقة بالمبيعات والنمو المالي.
تتضمن ميزات Classter إدارة الأحداث والتقويمات الشخصية وبوابات الخريجين وإدارة الأحداث وطلبات المستندات وتسجيل الحضور والتواصل في الوقت الفعلي.
يوفر نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بـ Classter قاعدة بيانات مركزية تتضمن السجلات الأكاديمية وتاريخ الاتصالات والمعالم الشخصية، مما يوفر رؤية 360 درجة لكل طالب للتفاعلات والدعم الشخصي.
