هل يستحق بناء نظام جديد لمعلومات الطلاب من الصفر؟

إن القرار بشأن شراء أو إنشاء نظام جديد لمعلومات الطلاب هو قرار معقد. باعتبارك مدير تكنولوجيا المعلومات أو رئيس قسم التعليم، قد تجد نفسك تفكر فيما إذا كانت هناك أي فوائد لبناء نظام معلومات جديد للطلاب من الصفر؟ ما هي المشاكل المحتملة التي يمكن أن تحدث، وما هي المخاطر المحتملة التي يجب وزنها قبل اتخاذ هذا القرار؟ تختار بعض المؤسسات التعليمية تطوير نظام معلومات الطالب الخاص بها، مما قد يؤدي إلى نتائج غير مؤكدة وتجاوزات مفرطة في الميزانية. ولكن إذا شعر مجلس الإدارة أن الأمر يستحق المخاطرة، فقد ترغب في النظر في التكلفة الفعلية والوقت اللازم لبناء نظام معلومات إداري جديد ومعقد.

لنبدأ بالعامل الأبسط والأهم: المدة .

يتكون تطوير نظام المعلومات الإدارية من الصفر من عدة مراحل، والتي بدورها تحتاج إلى قدر معين من الوقت لتنفيذها. في كل حالة، قد يختلف وقت التنفيذ لأنه يعتمد على الاحتياجات الفردية الموجودة وبالطبع على التعقيد. ومع ذلك، في أي حالة، فإن بناء البرمجيات يشبه بناء منزل. جميع الخطوات المطلوبة متشابهة، بدءًا من تحديد المتطلبات والتصميم إلى التخطيط والهندسة المعمارية والتطوير، وأخيرًا إلى الاختبار. بالنظر إلى ما ورد أعلاه، يمكن أن تتراوح المدة الإجمالية لدورة حياة تطوير البرمجيات (SDLC) من 4 إلى 9 أشهر في المتوسط.

المرحلة الأولى: التصميم ومواصفات النظام

كما قيل في ما سبق، فإن الخطوة الأولى في التطوير المخصص هي تصميم المنتج. قد يستغرق ذلك من 2 إلى 4 أسابيع ، وخلال هذه الفترة سيركز المطورون على إنشاء منتج فريد ومصمم خصيصًا لتلبية احتياجاتك. مثل مشروع البناء، يجب أن يكون لديك خطة هندسية واضحة قبل البدء للتأكد من أنها تلبي متطلبات المنتج. ويجب إعطاء رؤية واضحة للمطورين للتأكد من أنهم يعرفون ما يحتاجون إلى تطويره وكيفية تطويره.

المرحلة الثانية: العمارة والتطوير

إنها أطول مرحلة من التطور ويمكن أن تستغرق ما يصل إلى 3-8 أشهر. أولاً يأتي التخطيط الذي يتضمن جميع المهام والموارد الضرورية مع التحقق من المهام التي يمكن القيام بها في وقت واحد والتي لا يمكن القيام بها. بمجرد الانتهاء من ذلك، سيحتاج النظام إلى إطار عمل أو هيكل ليتم البناء عليه. ستكون هناك حاجة إلى فريق بأدوار محددة لبدء المشروع والسير على المسار الصحيح. على وجه التحديد، ستحتاج إلى مطوري برامج لكتابة التعليمات البرمجية، ومهندسين معماريين تقنيين لتصميم إطار العمل، ومصممين للمساعدة في واجهة المستخدم (UI) و/أو تجربة المستخدم (UX).

المرحلة 3: ضمان الجودة والامتثال

هذه هي المرحلة الأخيرة من تطوير البرامج المخصصة وتستمر عادةً من 3 إلى 6 أسابيع. يتضمن اختبار المنتج النهائي ومقارنته بمعايير سهولة الاستخدام والترميز. خلال هذه الفترة، يجب أن يخضع النظام، على الأقل، لمراجعة الترميز، والاختبار الشامل، واختبار قبول المستخدم (UAT). يجب أيضًا إجراء اختبارات إضافية لأوقات التحميل وأداء حركة المرور العالية بالإضافة إلى اختبار كيفية تكامل برنامجك مع أنظمة الطرف ^الثالث الأخرى.

لذا، بعد كل شيء، هناك سؤال آخر قد يخطر ببالك: هل يستحق الأمر الانتظار؟

هناك شيء واحد يجب أخذه في الاعتبار وهو أنه حتى إذا قمت بإنشاء نظام SIS الخاص بك وكان قيد التشغيل بالفعل، فسوف يستغرق الأمر ضعف الوقت تقريبًا للوصول بالنظام إلى نقطة العمل بكامل طاقته. يمكن أن تظهر العديد من أوجه القصور و/أو الأخطاء على طول الطريق والتي تستغرق أيضًا وقتًا لإصلاحها. وأيضًا خلال فترة بناء نظام المعلومات الإدارية، من المعقول أن تكون العديد من المتطلبات قد تطورت أو ربما تظهر تقنيات جديدة، مما يعني أنه ستكون هناك حاجة إلى إجراء المزيد من التغييرات.

والحقيقة هي أن اعتماد حل SIS الجاهز يمكن أن يقلل بشكل كبير من وقت التنفيذ في مؤسستك. وبشكل أكثر تحديدًا، تم تقليل الوقت اللازم لتنفيذ البرنامج وتشغيله من 4-9 أشهر إلى 2-3 أسابيع ، مما يعني تقليل الوقت بنسبة تزيد عن 90%. تجدر الإشارة إلى أن هذه الفترة ضرورية حتى تتمكن من التواصل مع فريق المنتج الذي اخترته، لتحديد احتياجاتك الفردية، وفي الخطوة التالية، للبدء في تكوين بياناتك ودمجها في النظام. أعتقد أن المنتج النهائي الذي ستحصل عليه سيكون نظام SIS كاملاً ومجهزًا بالكامل وجاهزًا للاستخدام.

مع ما قيل، دعنا ننتقل إلى العامل الرئيسي التالي الذي يجب أن تأخذه بعين الاعتبار: التعقيد.

نحن نعلم بالفعل أن بناء نظام إدارة من الصفر هو في حد ذاته عملية معقدة ويتطلب الكثير من التنظيم والصبر. يوجد نفس التعقيد (وربما أكثر) في إدارة المدرسة، خاصة في التعليم العالي وفي المنظمات الكبيرة بشكل عام. لذا، إذا أخذنا في الاعتبار مقدار المعلومات التي تتوافق مع كل طالب وعدد الطلاب النشطين أو عدد الطلاب الذين هم في عملية القبول، فقد بدأنا بالفعل نشعر وكأننا في بداية المتاهة.

يأتي جزء من التعقيد من عدد المشغلين الذين يحتاجون إلى التسجيل والتحديث المستمر في النظام، ويشمل ذلك:

1. أصحاب المصلحة المتعددين

المعلمين والموظفين والطلاب وأولياء الأمور وأعضاء مجلس الإدارة، الخ.

2. الهياكل المؤسسية المتعددة

الدرجات والأقسام وألعاب القوى والفنون والأندية وما إلى ذلك.

3. تقديم الخدمة

إداريين، معلمين، موظفين، الخ.

يجب أن يكون نظام معلومات الطلاب (SIS) قادرًا على إدارة كمية كبيرة من المعلومات الواردة من مصادر متعددة. ويجب أن تعمل على أتمتة العمليات الرئيسية، وتسهيل الإدارة ومديري تكنولوجيا المعلومات، وبطبيعة الحال، تعزيز التعلم.

لا تنس أن نظام SIS الخاص بك يجب أن يكون قادرًا أيضًا على مساعدتك فيما يلي

يجب أن يكون لكل طالب سجل شخصي خاص به يحتوي على جميع بياناته الديموغرافية، بالإضافة إلى معلوماته الأكاديمية (المقررات الدراسية الحالية، الدرجات، السلوك، المالية، إلخ). يجب أن يتمتع الطلاب أيضًا بالقدرة على التسجيل في المواد والتنسيق مع مهامهم والحصول على نظرة عامة على تقدمهم الأكاديمي.

ومن ناحية أخرى، يجب أن يكون المعلمون أيضًا قادرين على إدارة فصولهم الدراسية بسهولة. إنهم بحاجة إلى التواصل المتكرر والمباشر مع طلابهم وأولياء أمورهم كلما دعت الحاجة. بالإضافة إلى ذلك، يعد إنشاء الجداول الزمنية والتقييمات والتقييم ونظرة عامة على تقدم الطلاب وسير العمل والمزيد من الوظائف الأساسية التي يجب توفيرها للمعلمين.

تعد إدارة القبول عنصرًا حاسمًا في كل نظام معلومات للطلاب. تشتهر أنظمة SIS بتعزيز عملية التسجيل بأكملها من البداية إلى النهاية، مما يسهل الأمر على كل من المؤسسة والمرشحين. يجب أن يكون المتقدمون قادرين على التقديم من خلال النظام مع جميع المستندات اللازمة بينما يجب أن يكون لدى موظفي القبول إمكانية الوصول إلى أي طلب في أي وقت.

وأخيرا، فإن الميزة الأساسية التي يجب أن يوفرها نظامك هي الإدارة المالية. وهذا يعني ميزات لتتبع النفقات وإعداد الميزانية وإنشاء الفواتير والمدفوعات. قد يكون تطوير SIS من الصفر أمرًا صعبًا بالنسبة للمطورين نظرًا لأن القليل منهم فقط لديهم خبرة في مجال التمويل. لذا، من أجل الحصول على نتائج موثوقة، ستحتاج إلى خبير مالي في فريقك.

ولا تتوقف متاهة التعقيد هنا

يعتبر التعقيد العالي موجودًا عندما يحتوي المشروع على أكثر من 30 شاشة، ويتضمن بوابات المستخدم وتطبيقات المستخدم، ويدعم أنظمة تشغيل متعددة (الويب، Android، iOS)، ويتضمن ترحيل البيانات من الأنظمة القديمة، ويتكامل مع أنظمة ومنصات متعددة: CRM (إدارة علاقات العملاء)، وتخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وبوابات الدفع، وMS Teams، وما إلى ذلك)، ولها متطلبات إعداد تقارير معقدة. يبدو أن ما يحتوي عليه SIS، أليس كذلك؟

وأخيرًا وليس آخرًا، يجب عليك أيضًا أن تفكر في التكلفة الإجمالية وكيف ستؤثر على عائد استثمارك.

تكلفة بناء البرمجيات تختلف في كل حالة. أظهرت الأبحاث أن متوسط ​​تكلفة البرامج المخصصة يتراوح بين 50.000 دولار و250.000 دولار . في حالتنا، يتم تحديد التكلفة النهائية من خلال عدة عوامل سيتم مناقشتها أدناه.

في البداية، كما ذكرنا سابقًا، من أجل بدء المشروع، ستحتاج إلى البحث وتوظيف فريق من الأشخاص يتكون من:

• مهندس فني
• فريق من المطورين
• مصممي واجهة المستخدم/تجربة المستخدم
• خبير سهولة الاستخدام
• كاتب تقني
• مدير المشروع
• مهندس ضمان الجودة

للحصول على فكرة أفضل عن مكان انخفاض النطاق السعري، سيكون لدينا نظرة سريعة على العوامل الدقيقة وكيفية تحديد التكلفة النهائية.

حجم البرنامج

كلما زاد الحجم، كلما زاد العمل الذي يتعين القيام به. يمكنك حساب الحجم سريعًا من عدد الشاشات التي يمتلكها نظامك أو يحتاجها، فالحجم الكبير هو أكثر من 40 شاشة.

تعقيد

كما هو الحال في حجم البرنامج، فإن منطق الأعمال الأكثر تعقيدًا يعني المزيد من الترميز والاختبار.

تكاملات الطرف ^الثالث

قد يكون التكامل مع الأنظمة الأخرى محفوفًا بالمخاطر نظرًا لوجود العديد من العوامل غير المعروفة. قد تؤدي تحديثات حلول الطرف الثالث المقابلة إلى حدوث أخطاء وزيادة تكلفة التطوير.

ترحيل البيانات الموجودة

لنقل بياناتك الحالية، ستحتاج إلى إزالتها من نظامك القديم وترحيلها إلى نظامك الجديد. الوقت المستغرق في تحديد قواعد الترجمة، وبناء النصوص، وإكمال سلسلة من الاختبارات سيضيف تكلفة إضافية للمشروع.

نظام معلومات الطالب الكل في واحد

عند شراء أحد حلول SIS، مثل Classter، فإنك تتجنب متاعب بنائه بنفسك. خلف النظام البرمجي الجاهز فريق عمل يتمتع بسنوات من الخبرة والخبرة في هذا المجال. يوفر النظام النهائي المثبت منصة كاملة الوظائف تم اختبارها وتنفيذها بنجاح في المؤسسات التعليمية في الماضي. ضع في اعتبارك أيضًا أن فريق الدعم الفني سيكون إلى جانبك لإرشادك خلال عملية تكوين النظام وتثبيته وفي أي وقت لديك أسئلة أو صعوبات في استخدام النظام الأساسي.

أثناء التنفيذ، سيقوم فريق المنتج الذي اخترته بكل العمل نيابةً عنك. المعنى: نقل كافة البيانات، وإنشاء التدفقات، والحالات، والبوابات، والطلاب، والجداول الزمنية، وأي شيء آخر مطلوب حتى تحصل على نظام معلومات الطلاب الأكثر اكتمالاً الذي يلبي احتياجاتك. وقد قلنا أن الأمر يستغرق من 2 إلى 3 أسابيع فقط لإعداد SIS وتشغيله، لذا لا تتردد في البدء.

لقد قدمنا ​​لك الكثير من الأفكار للتفكير، ولكن الحقيقة هي أن الإجابة على ما إذا كان الأمر يستحق بناء نظام جديد لمعلومات الطلاب هي إجابتك.

الأسئلة الشائعة