منذ بداية الوباء، تحولت المدارس نحو العمليات الافتراضية، وأبرزها الفصول الدراسية عبر الإنترنت. ولكن كيف يبدو هذا التحول بالنسبة للمجالات الأخرى في إدارة مدرستك، مثل مجلس الإدارة؟
من خلال الاستفادة من التكنولوجيا الفعالة، يستطيع مجلس إدارة مدرستك إجراء عمله بشفافية لزيادة المشاركة المجتمعية، وإنشاء شعور بالثقة، وتبسيط العمل تمامًا. يمكنك إجراء الاجتماعات، وتجميع مواد الاجتماعات بشكل مركزي، وتخزين المعلومات المتعلقة بأهداف المنطقة في مكان واحد، مما يسهل مشاركة هذه المواد مع مجتمعك.
لماذا كل هذا الأمر؟ أولاً، تطلب معظم المناطق التعليمية والمشرعون المحليون من مجالس المدارس الحفاظ على الشفافية من خلال قوانين الاجتماعات المفتوحة واللوائح المماثلة. بالإضافة إلى واجبهم بالامتثال قانونيًا لهذه القواعد، يجب أن يكون الحفاظ على الشفافية وبناء ثقة المجتمع وتحديد أولويات استراتيجيات الإنجاز الأكاديمي العالي جزءًا من الأهداف الرئيسية لمجلس الإدارة.
تعد الاستفادة من التكنولوجيا وسيلة قوية لتبسيط هذه العملية. مثل تعود المزيد من المدارس إلى العمليات الشخصية، من المفيد التفكير فيما إذا كانت التكنولوجيا الجديدة ستعني تجديد إستراتيجية إدارة مجلس الإدارة الحالية أو البدء من الصفر. سنستعرض عدة طرق يمكن لأعضاء مجلس إدارة مدرستك من خلالها إدخال التكنولوجيا في عملهم، بما في ذلك:
- استخدم أدوات الاجتماع الافتراضية لإجراء اجتماعات مختلطة.
- مشاركة وصول الجمهور إلى المعلومات ذات الصلة.
- تتبع أهداف العام الدراسي.
يهدف أعضاء مجلس إدارة المدرسة إلى أن يكونوا قادة ومدافعين عن التعليم العام، وتسمح لهم التكنولوجيا بتبسيط عملهم، وفتح المزيد من الفرص لتطوير الخطط التي تدعم التميز الأكاديمي. الأمر كله يتعلق بكيفية دمج أدواتك في عملك. هيا بنا نبدأ.
1. استخدم أدوات الاجتماعات الافتراضية لعقد اجتماعات مختلطة.
من المحتمل أن يكون لدى أعضاء مجلس إدارتك وجهات نظر مختلفة حول الوباء. سيكون البعض مرتاحًا للاجتماع شخصيًا، بينما يفضل البعض الآخر الحضور من مكان بعيد حيث نواصل مواجهة المخاوف الصحية المستمرة. لتلبية تفضيلات الجميع، قم بتجهيز مجلس إدارة مدرستك بأدوات الاجتماعات المختلطة.
في حين أن مدرسيك قد يأخذون زمام المبادرة من خلال إعداد فصل دراسي مختلط، فقد تتساءل عن مدى قدرة التكنولوجيا المماثلة على استيعاب المسؤوليات الفريدة لأعضاء مجلس الإدارة، مثل التحضير للاجتماعات، والتصويت على بنود اتخاذ القرار المهمة، والتواصل بعد وقوع الحدث. إليك كيف يمكن للتكنولوجيا أن تلعب دورًا في اجتماعات مجلس الإدارة المختلط:
التخطيط الكامل للاجتماعات للحفاظ على الزخم المستمر.
أنت لا تريد تخطي التخطيط للاجتماع. يمكن لأداة إنشاء الأجندة الرقمية أن تساعد رئيس مجلس إدارة مدرستك في إنشاء خريطة طريق لاجتماعاتك القادمة. من المفترض انا تسطيع:
- قم بتنظيم اجتماعك بالطريقة التي تريدها بالضبط باستخدام أدوات التحرير سهلة الاستخدام.
- قم بتعيين بنود جدول الأعمال لمتحدثين مختلفين حتى لا يجلس الجميع ويستمعون إلى رئيس مجلس الإدارة وهو يتحدث طوال الوقت.
- خصص وقتًا محددًا لكل عنصر حتى يعرف الجميع مقدار الوقت الذي سيقضيه في كل موضوع.
- قم بتعيين أهداف للعناصر (على سبيل المثال، التوصل إلى قرار أو مشاركة المعلومات) حتى يعرف أعضاء مجلس الإدارة ما الذي يعملون من أجله.
- قم بمشاركة جدول الأعمال المكتمل بشكل آمن مسبقًا حتى يتمكن الجميع من الاستعداد بشكل كافٍ والحصول على أفكار ثاقبة.
إن جدول أعمالك ومدى التزام الميسر به سيحدد في النهاية مدى إنتاجية اجتماعك. تأكد من عرض جدول أعمالك على شاشات الجميع أثناء اجتماعك لإبقاء الجميع على المسار الصحيح.
خذ دقائق شاملة.
أثناء اجتماعات مجلس إدارة المدرسة، من المحتمل أن يدخل الحاضرون في حالة من الفوضى ويبدأون في طرح الأفكار المدروسة يمينًا ويسارًا، خاصة إذا كانوا منشغلين بالكامل في المحادثة. آخر شيء تريده هو اختتام الاجتماع فقط لتدرك أنه لم يكن هناك أحد يقوم بتدوين جميع الأفكار الرائعة التي كانت تطير في جميع أنحاء الغرفة.
لهذا السبب يجب عليك الاستفادة من التكنولوجيا لتسجيل الدقائق الفعالة. يجب أن يكون سكرتير مجلس إدارة مدرستك قادرًا على إنشاء قوالب لتدوين الملاحظات بسرعة أو تدوين محاضر مباشرة في جدول أعمالك. وهذا يلغي الحاجة إلى البدء من الصفر وإضاعة وقت الاجتماع الثمين (أو الأسوأ من ذلك، تفويت المعلومات الأساسية تمامًا). وبهذه الطريقة، لن تتمكن من إبطاء الاجتماع أو استبعاد المناقشات الرئيسية، مما يساعد مدرستك على تجنب مشكلات المسؤولية.
التصويت عن بعد.
يتولى مجلس إدارة مدرستك مسؤولية تحديد رؤية منطقتك واتخاذ القرارات الرسمية لتحقيق تلك الرؤية. سواء كانوا يصوتون على المنهج الدراسي لهذا العام أو يحددون كيفية إنفاق أموال المدرسة، فإن هذا يمكن أن يؤثر بشكل مباشر على ثقة الجمهور. لاتخاذ قرارات رسمية فعالة وإعلام الجمهور بها، قم بتزويد مجلس الإدارة بأدوات التصويت الافتراضية التي تسمح له بما يلي:
- تمكين التصويت المجهول للقرارات الحساسة
- قم بإنشاء استطلاعات الرأي القادمة لمجلس إدارة المدرسة لمراجعتها قبل الاجتماع
- السماح للأعضاء بالتصويت من هواتفهم الذكية، مما يسهل على الحاضرين عن بعد والحاضرين شخصيًا المساهمة
يمكن للجميع مشاركة آرائهم بغض النظر عما إذا كانوا حاضرين فعليًا. بالإضافة إلى ذلك، هذا يبسط عملية التصويت في مجلس الإدارة تمامًا لأنك لن تضطر إلى قضاء الوقت في عد الأيدي المرفوعة أو أوراق الاقتراع. وبعد ذلك، يمكنك تسجيل الأصوات في جدول الأعمال بسرعة ومشاركة نتائج القرارات الرئيسية مع الجمهور.
استخدم مؤتمرات الفيديو للتواصل وجهًا لوجه.
ربما قامت مدرستك بتجربة التعلم عن بعد، من المحتمل أنك تدرك أن الافتقار إلى التفاعل وجهًا لوجه يعد مأزقًا شائعًا في الاجتماعات عن بعد. ولحسن الحظ، يمكن محاكاة التفاعلات وجهاً لوجه في مساحة اجتماعات عبر الإنترنت باستخدام التكنولوجيا المناسبة. تأكد من أن مجموعة أدوات الاجتماعات الافتراضية الخاصة بك تتضمن أداة لعقد مؤتمرات الفيديو. سيمكن هذا أعضاء مجلس الإدارة من قياس لغة جسد بعضهم البعض عند التحدث للكشف عن الحماس أو الخلاف أو الملل.
قم بوضع قواعد آداب عقد مؤتمرات الفيديو لجعل هذه الإستراتيجية القائمة على التكنولوجيا فعالة قدر الإمكان. اطلب من أعضاء مجلس الإدارة أن:
- ابحث عن مكان هادئ للحضور
- ابقَ صامتًا عند عدم التحدث للتخلص من الضوضاء في الخلفية
- كن جاهزًا للكاميرا بالملابس المناسبة
تعمل مؤتمرات الفيديو أيضًا على تسهيل تسجيل الاجتماعات لمشاركتها مع أعضاء المجتمع الذين يرغبون في معرفة ما يجري في قاعة مجلس الإدارة. على الرغم من أن ذلك ليس مطلوبًا على الأرجح في منطقتك، إلا أن تسجيل اجتماعات مجلس الإدارة يعد طريقة رائعة للحفاظ على شعور بالثقة بين المجتمع وإشراك الجميع في نجاح المنطقة.
2. مشاركة وصول الجمهور إلى المعلومات ذات الصلة.
نظرًا لأن أفراد المجتمع يمولون مدرستك من خلال الضرائب، فإنهم يعتبرون من أصحاب المصلحة في منطقتك التعليمية. وهذا يعني أن لديهم الحق في معرفة ما يجري في مجلس الإدارة وما إذا كان يتم استخدام الأموال بشكل صحيح. يمكنك تحقيق ذلك من خلال توفير الوصول العام إلى المعلومات ذات الصلة.
أثناء اجتماعات اللجنة ومجلس الإدارة وفيما بينها، يتواصل أعضاء مجلس الإدارة باستمرار ويكسبون الكثير من القرارات. على الرغم من أنه لا ينبغي مشاركة كل شيء مع الجمهور (مثل تقييم مجلس الإدارة للمشرف)، إلا أن بعض الأشياء تستحق مشاركتها مع مجتمعك لتأسيس شعور بالثقة والشفافية.
فيما يلي بعض الاقتراحات التي ستساعدك على تصفية مواد المنتدى الخاصة بك وتحديد ما يستحق المشاركة مع مجتمعك:
- أعلن متى وأين سيكون اجتماعك التالي، وكذلك ما إذا كان هذا الاجتماع سيكون مفتوحًا للجمهور.
- مشاركة جدول الأعمال عبر الإنترنت قبل الاجتماعات. وهذا يسمح بعرض المعلومات قبل الاجتماعات.
- مشاركة البث المباشر أو أرشيفات الفيديو لاجتماعات مجلس إدارة المدرسة العامة.
- قم بتجميع مستندات الاجتماع مثل جداول الأعمال والمحاضر وأي موارد رسمية أخرى في أرشيف عبر الإنترنت، حيث يمكن للأشخاص الرجوع إليها في أي وقت.
- شارك الأهداف التي يحددها مجلس الإدارة الخاص بك. سنغطي هذا الأمر بشكل أكثر تعمقًا في القسم التالي.
وبشكل عام، فإن عرض الموارد المناسبة لأعضاء المجتمع يعزز الشعور القوي بالثقة في مجلس الإدارة وقدرته على اتخاذ القرارات. أ يعد الموقع الإلكتروني للمدرسة هو البيان النهائي لعلامتها التجارية عبر الإنترنت وهو الموقع المثالي لمشاركة المعلومات مع أولياء الأمور والطلاب المحتملين. ابدأ بمشاركة المعلومات الأساسية هنا، مثل تفاصيل الاجتماع في تقويم الأحداث وتسجيلات الاجتماعات السابقة.
للمساعدة في مشاركة معلومات أخرى، يمكن لبرنامج إدارة مجلس الإدارة الخاص بك تخزين مواد المجلس ذات الصلة (مثل السياسات ومواد الاجتماعات والمعلومات التشريعية)، مع السماح لمسؤولي البرامج بضبط من يمكنه الوصول إلى أي موارد. وبهذه الطريقة، يمكنك انتقاء واختيار ما تتم مشاركته مع الجمهور دون القلق من إمكانية وصولهم إلى المستندات الحساسة.
3. تتبع أهداف العام الدراسي.
عادةً، خلال فصل الصيف، سيحدد مجلس إدارتك الأهداف للعام القادم. إن صياغة هذه الأهداف ليس بالأمر الهين. يجب أن يحدد مجلس الإدارة ما هو مهم لنجاح منطقتك وما هي البيانات الداعمة التي سيستخدمونها لمراقبة التقدم. ويجب أن تكون الأهداف الرسمية التي يضعونها قابلة للقياس ولها رؤية واسعة النطاق.
جزء من التحول الرقمي يعني أنه يمكنك القضاء على المعاناة وإهدار الوثائق المادية من خلال الاستغناء عن الأوراق. الأدوات الحديثة تأخذ هذه الاستراتيجية إلى أبعد من ذلك.
باستخدام برامج التوثيق التقليدية غير التعاونية، يمكن أن ينتهي الأمر بإصدارات متعددة من المستندات الجديدة للتداول حيث يرسل الأشخاص تعديلاتهم بشكل منفصل، مما يسبب الارتباك. بينما مع برامج التوثيق التعاوني، قد تبدو العملية كما يلي:
- يقوم رئيس مجلس الإدارة بتحميل مسودة تقريبية لهدف حديث تمت مناقشته في اجتماع مجلس الإدارة.
- تقوم إحدى أعضاء مجلس الإدارة، إليزابيث، بالتعليق على اقتراحاتها، والتي تكون ذات طابع زمني ومتاحة للمستخدمين الآخرين لرؤيتها.
- يقرأ عضو آخر في مجلس الإدارة، ديريك، تعليق إليزابيث ويقدم اقتراحًا لجزء مختلف من الهدف، بدلاً من مجرد تكرار ما اقترحته بالفعل.
- يمكن للمعلقين المستقبليين الوصول إلى المستند والعمل على نفس الإصدار، ويمكن للمسؤول الدخول وقبول (أو رفض) هذه التغييرات في أي وقت.
يتطلب تحديد هذه الأهداف عادة عملية تحرير واسعة النطاق، حيث يقوم جميع أعضاء مجلس الإدارة بمراجعة اقتراحاتهم والمساهمة بها. تعمل أداة التحرير التعاوني على تسهيل تحديد هذه الأهداف إلى حد كبير حيث يمكن لأعضاء مجلس الإدارة إضافة تعليقاتهم والتعاون مع الآخرين عبر الإنترنت في الوقت الفعلي.
ليست هناك حاجة لإرسال مستند جديد في كل مرة يتم فيها إجراء مراجعة، حيث يمكن للأشخاص جميعًا المساهمة بأفكارهم في وقت واحد ورؤية اقتراحات بعضهم البعض. تعمل أدوات التحرير التعاونية على التخلص من التقلبات، خاصة عندما يتمكن الجميع من الوصول إلى المستندات في أي وقت باستخدام بوابة المنتدى الخاصة بك.
تتبع التقدم نحو الأهداف.
بمجرد التعاون على أهداف العام الدراسي القادم، ستحتاج إلى طريقة لقياسها. إن مجرد تحديد أهداف منطقتك لهذا العام يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً لا يعني أن تتبعها يجب أن يكون كذلك.
من جمع التبرعات المدرسية من الأهداف إلى أهداف حضور الطلاب، وأدوات تتبع الأهداف تجعل الأهداف قابلة للتتبع بسهولة. يساعد تخزين أهدافك وتحديثها على تتبع تقدمك طوال العام الدراسي، مما يضمن بقاء الشخص المسؤول عن تحقيق هذا الهدف على المسار الصحيح.
وكما ذكرنا سابقًا، فإن مشاركة هذه الأهداف هي طريقة رائعة لتأسيس شعور بالشفافية. من الطبيعي أن يكون لأفراد المجتمع الذين يستثمرون في نجاح المنطقة أهدافهم الخاصة لمدارس منطقتك. إن مشاركة الأهداف والتقدم المحرز معهم يساعدهم في تحديد ما إذا كانت رؤية مجلس الإدارة تتوافق مع رؤيتهم وما إذا كان مجلس الإدارة يتخذ الإجراء المناسب للوصول إلى تلك الأهداف.
عندما يتم الاستفادة منها بشكل فعال، يمكن للتكنولوجيا أن توفر الكثير من الفوائد لمجلس التعليم الخاص بك. وكما تناولنا، فهو يمكّنهم من تبسيط اجتماعاتهم ومشاركة المعلومات المناسبة علنًا وتتبع تقدم المنطقة طوال العام الدراسي.
بغض النظر عن كيفية الاستفادة من التكنولوجيا الخاصة بك، قم بإعطاء الأولوية لسهولة الاستخدام عند اختيار أدوات جديدة. يجب أن تقضي مجالس إدارة المدارس الجزء الأكبر من وقتها في اتخاذ قرارات مؤثرة، وليس إدارة البرامج المعقدة. ومن خلال اختيار برنامجك بعناية وتحديد كيفية الاستفادة منه، يمكنك تحسين عمل مجلس إدارة مدرستك بشكل كبير. ونتيجة لذلك، سيكون مجلس الإدارة الخاص بك في طريقه لتحسين تجربة التعلم في مدرستك وتعزيز التميز الأكاديمي.
الأسئلة الشائعة
تمكن التكنولوجيا مجالس إدارة المدارس من إجراء اجتماعات مختلطة من خلال توفير أدوات الاجتماعات الافتراضية للحضور عن بعد، والتخطيط الشامل لجدول الأعمال، وتدوين الدقائق الرقمية، وإمكانيات التصويت عن بعد، ومؤتمرات الفيديو للتفاعل وجهًا لوجه.
تسهل التكنولوجيا تتبع الأهداف من خلال توفير أدوات التوثيق التعاونية لتحديد الأهداف ومراقبة التقدم ومشاركة التحديثات. يمكن لأعضاء مجلس الإدارة التعاون في الوقت الفعلي، وتبسيط عملية التحرير، وضمان المساءلة في تحقيق أهداف المنطقة.
يجب على مجالس إدارة المدارس تنفيذ تدابير قوية للأمن السيبراني، مثل التشفير والمصادقة وضوابط الوصول، لحماية المعلومات الحساسة المخزنة والمشتركة من خلال أدوات التكنولوجيا.
